http___fihealth.bg_privacy-policy.php_1.xml
http___www.prcompany.org_privacy-policy_.xml
1.1 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 5.1 6.1 7.1 7.2 8.1 9.1 9.2 10.1 10.2 10.3 11.1 12.1 12.2 13.1 14.1 15.1 15.2 16.1 16.2 16.3 16.4 17.1 18.1 19.1 20.1 20.2 20.3 20.4 21.1 22.1 22.2 23.1 23.2 23.3 24.1 24.2 25.1 25.2 26.1 27.1 27.2 27.3 28.1 29.1 30.1 31.1 32.1 32.2 32.3 33.1 33.2 33.3 33.4 34.1 35.1 36.1 37.1 38.1 38.2 39.1 39.2 39.3 40.1 40.2 41.1 41.2 41.3 42.1 42.2 43.1 44.1 45.1 46.1 46.2 46.3 46.4 49.1 50.1 51.1 52.1 52.2 52.3 53.1 53.2 53.3 54.1 54.2 54.3 54.4 55.1 56.1 59.1 60.1
“Фи Хелт Застраховане“ АД (“Дружеството“, “ние“, “нас“) е компания, която има дългогодишна история и дейност на българския пазар по предоставянето на услуги като застраховател по застраховки “Заболяване“ и “Злополука“, развиващ и програми по здравно застраховане. При извършването на нашата търговска дейност, защитата на Вашите данни е основен приоритет за нас и поради това се стремим да ги обработваме при свеждане на данните до необходимия минимум и при ограничаване на сроковете за тяхното съхранение, като прилагаме подходящи технически и организационни мерки за тяхната сигурност. Ние ценим неприкосновеността на Вашия живот и здраве и конфиденциалността на Вашите данни. При извършването на нашата дейност, защитата на Вашите данни е основен приоритет за нас и поради това се стремим да ги обработваме при свеждане на данните до необходимия минимум и при ограничаване на сроковете за тяхното съхранение, като прилагаме подходящи технически и организационни мерки за тяхната сигурност. Ние ценим неприкосновеността на Вашия живот и здраве и конфиденциалността на Вашите данни. Настоящата Политика за конфиденциалност има за цел да Ви предостави обща информация за това как и какви видове лични данни обработваме (респективно събираме от и за Вас), защо са ни необходими, на кого могат да бъдат предоставени или разкрити и за какъв период от време ще бъдат съхранявани. Запознайте се с настоящата Политика внимателно и не се колебайте да се свържете с нас – на посочените данни за контакт – в случай че имате допълнителни въпроси, свързани с дейността на Дружеството по обработване на лични данни или с Вашите права като субекти на лични данни. Качеството “администратор на лични данни“ има лицето, което самостоятелно или съвместно с друго лице определя целите, за които ще се обработват (събират, използват и съхраняват) лични данни на хартиен носител или в електронна форма. Дружеството ще действа като администратор на личните Ви данни, когато е налице основание за тяхното обработване, например във връзка с предоставяните от Дружеството услуги; защитата на Вашия живот и здраве; изпълнението на Ваши искания, молби, заявления и жалби до Дружеството или свързани с дейността му; изпълнението на договори с Дружеството, по които сте страна или сте представител на страна; изпълнението на или защитата срещу Ваши претенции против Дружеството; реализирането на други законни/легитимни интереси на Дружеството. В определени случаи Дружеството може да обработва Вашите лични данни и в качеството му на съвместен администратор с други администратори на лични данни, които на законно основание също обработват информация за Вас, както и в качеството на обработващ – когато на Дружеството е възложено такова обработване. В такива случаи Дружеството ще продължава да се грижи за сигурността и конфиденциалността на Вашите данни. Обработвани лични данни Във връзка с дейността ни по застраховане ние обработваме широк обхват от лични данни за Вас и това обработване е необходимо и обуславящо точното и пълно изпълнение на нашите задължения към Вас като застраховано лице. За целите на застрахователната ни дейност и на правоотношенията с Вас, ние обработваме, например, Вашите имена, единен граждански номер, дата на раждане, адрес за кореспонденция (постоянен и настоящ адрес), адрес на електронна поща (имейл), здравна информация, данни за работодател, финансова информация. Важно е да Ви информираме, че българското действащо законодателство урежда изрично право на застрахователите по застраховки “Злополука“ и “Заболявания“ да обработват здравна информация (лични данни, свързани със здравословното състояние, физическото и психическото развитие на лицата, както и всяка друга информация, съдържаща се в медицинските рецепти, предписания, протоколи, удостоверения и в друга медицинска документация). Това законово право на застрахователите е самостоятелно и отделно основание за обработване на Вашите лични данни от наша страна. Поради това ние имаме право да обработваме посочените по-горе лични данни и без Вашето изрично съгласие за обработване. Лични данни за Вас обработваме и: Дружеството прилага пряко и непосредствено принципа за минимизиране на обработваните лични данни. Видовете лични данни, които се обработват са определени съобразно спецификата на дейността на Дружеството и пряко свързаните с нея рискове, налагащи необходимостта Дружеството да предприема мерки за сигурност на данните и нашите офиси. От Вас Дружеството не събира и използва лични данни, разкриващи расов или етнически произход, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации, както и обработването на генетични данни, данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на физическото лице, поради което в хода на комуникацията си с него Вие не следва да разкривате такива данни. Обработвани технически данни, които е възможно да Ви индивидуализират При ползването на уебсайта ни www.fihealth.bg (“Уебсайта“), Дружеството събира информация за Вас, която сама по себе си има характера на “лични данни“, само във връзка с функциите на интерактивната форма за контакт с нас. Точното предоставяне на лични данни във връзка с отправянето на запитване до Дружеството, чрез онлайн формата за контакт, е важно, за да можем да Ви предоставим отговор на поставените въпроси и да осъществим обратна връзка с Вас (в изпълнение на Вашето искане/запитване към нас). Важно е да знаете, че при посещаването на Уебсайта, Дружеството събира информация за Вас, която може да бъде квалифицирана като “лични данни“ единствено и само при обработване в комбинация с друга информация за Вас, събрана във връзка с работата на Уебсайта. Такава е информацията (данните), която показва Вашите потребителски интереси и поведение. Тези други данни се обработват във връзка с Вашето поведение като потребител на Уебсайта и/или във връзка функционирането на Уебсайта и адекватното предоставяне на заявените от Вас услуги, предоставяни посредством Уебсайта (временни данни (cookies) и други технически данни, записване върху Вашето устройство, чрез което достъпвате браузъра, в който функционира Уебсайта). Такива други данни по-конкретно включват следната информация: Тези данни се използват от Дружеството, за подобряване работата на Уебсайта, за подобряване на потребителската визия на Уебсайта, за улесняване управлението на страниците, за придобиване на информация за потребителските навици и за таргетирани реклами. Ние и нашите доставчици на услуги – трети лица – можем да получим тези други данни по различни начини, включително: По-долу има описание на файловете “кукис”/“бисквитки“, които използваме на нашата интернет страница за Република България, каква е функцията им, какви данни събират и как ги използваме. Можете да заявите отказ от получаване на файлове “бисквитки” от настройките на Вашия браузър. Но ако не приемете използването на тези “бисквитки”, е възможно да изпитате известни неудобства при употребата на Уебсайта и някои онлайн услуги. Вие можете и да изтриете всички бисквитки, които вече са запазени на Вашия компютър, а също така можете да настроите повечето браузъри да ги блокират. Ако направите това обаче, може да се наложи ръчно да настройвате някои параметри всеки път, когато посещавате даден сайт, а освен това е възможно някои услуги и функции да не работят. Както вече посочихме, целите, за които Дружеството обработва Вашите лични данни са: С оглед постигане на посочените цели, Дружеството събира данни за Вас по различни начини, като най-често обработваните лични данни са предоставени лично от Вас. Съществуват и други източници, от които Дружеството може да получи информация за Вас, например – от Вашия работодател (когато той е сключил застрахователен договор и с цел защита на Вашия живот и здраве Ви е включил в неговото застрахователно покритие); от наши партньори – застрахователни посредници (агенти или брокери); от Уебстраницата ни (когато сте използвали формата за контакт с нас); от Ваши представители; от официални регистри (като Имотния регистър, Търговския регистър, Централния регистър на особените залози, Централния кредитен регистър и други); от бази данни на държавни органи (Националния осигурителен институт, Националната агенция по приходите, Националната здравноосигурителна каса и нейните регионални каси и други); от медицински центрове, лекари, болнични заведения, погребални агенции; от общини; от наши устройства за видеонаблюдение и/или за информационна свързаност с ИНТЕРНЕТ и прочие. Дружеството обработва Вашите лични данни при прилагане на редица технически и организационни мерки за сигурност, посредством различни операции по обработване (в това число, но не само чрез: събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване), извършвани ръчно и автоматично. Видът и начинът на извършване на конкретните операции по обработване зависят от поставените цели на обработването и от бизнес процесите, свързани с тези цели. В хода на дейността си по обработване, Дружеството е възможно да използва обработващи, по отношение на които осъществява контрол за спазване на изискванията за високо ниво на сигурност и конфиденциалност на обработваните лични данни. Важно е да отчитате, че Вашето съгласие за обработване на лични данни, не е единственото законово основание, с което Дружеството обосновава своята дейност по обработване на данни. Поради това, Дружеството ще обработва законосъобразно информация за Вас, дори в случай че не се съгласите изрично с това обработване или пък ако сте дали своето съгласие, сте упражнили правото си да оттеглите така даденото съгласие за обработване. В тази връзка бихме желали да имате предвид, че за целите, посочени горе, когато съгласието Ви не е необходимо условие за обработването на личните Ви данни, Дружеството може да иска предоставяне от Вас на информация или да разкрива/предоставя на трети лице такава информация на основание, свързано с реализирането и на негови законни/легитимни интереси (например с оглед сигурност на помещенията и сградите или с оглед успешното провеждане на неговата търговска дейност и прочие). Сигурността на Вашите данни е приоритет за нас и независимо от необходимостта от реализирането на законни/легитимни интереси на Дружеството, за защитата на Вашите данни ще бъдат прилагани подходящи технически и организационни мерки за защита. Спецификите на търговската дейност на Дружеството изискват обработването на лични данни и поради това е важно да отчитате факта, че ако не желаете да ни предоставите някои от поисканите от нас данни, е възможно Дружеството да не може да Ви предложи/предостави услугите, които Ви интересуват, или съдействието, което изисквате, или да изготви предложения, съобразени с конкретните Ви нужди. Вашите лични данни е възможно да бъдат обработвани и чрез автоматизирани средства. Такива са например случаите, в които извършваме лабораторни изследвания по Ваше искане. Работим с апаратура, която е програмирана по начин, който автоматизирано изготвя, анализира и предоставя резултати от Вашите изследвания, за да можем бързо и ефективно да отговорим на Вашите нужди и очаквания. Дружеството гарантира, че личните Ви данни ще бъдат обработвани само в съответствие с целите, посочен по-нагоре.Във връзка с тези цели, данните Ви могат да бъдат предоставяни/разкривани/предавани на трети лица, действащи като администратори на лични данни, например: Във връзка с посочените цели, можем също да предоставяме данните и на лица, действащи като обработващи данните или като съвместни администратори, по отношение на които Дружеството има качеството администратор, като: Освен в горните случаи, е възможно да предоставим данните Ви на трети лица: Както посочихме по-горе, сигурността на Вашите данни е приоритет за нас и поради това Дружеството няма да разкрива/предоставя/предава Ваши данни на трети лица, които нямат обосновано право да узнаят информация за Вас. Вашите данни основно се обработват на територията на Република България и в рамките на Европейския съюз. В редки случаи, личните Ви данни могат да бъдат обработвани и извън Европейския съюз, като винаги ще са налице договорни ограничения във връзка с конфиденциалността и защитата на данните в съответствие с приложимите изисквания на действащото в Република България законодателство. Подобно обработване на лични данни извън територията на Европейския съюз е възможно да се случи при използването на информационни услуги за комуникация (включително и по Ваша инициатива) – например чрез имейли или приложения за комуникация, когато използваните имейл сървъри са базирани на хардуерни устройства, намиращи се извън територията на Европейския съюз. По повод мястото на обработване на Вашите данни следва да се посочи, че Дружеството е възможно да използва и “клауд“ технологии за обработването на Вашите данни. В тази връзка бихме желали да знаете, че практиката на Дружеството изисква сключването на договор с доставчиците на подобни технологии, който съдържа изрични инструкции относно мерките за защита на данните и на тяхната конфиденциалност, които доставчиците са задължени да спазват. В случай че ангажираните от Дружеството обработващи ползват за целите на тяхната дейност подобни технологии, Дружеството поставя изисквания към обработващите и следи те също да прилагат и изискват от доставчиците на “клауд“ технологии прилагането на високо ниво на защита на обработваните от тези технологии данни. Независимо от посоченото е важно да се отчита факта, че доставчиците на “клауд“ услуги и технологии по подразбиране прилагат засилени мерки за защита, предоставящи значително високо ниво на защита на данните. Възприетите от нас практики и методики за защита на данните и осигуряване на информационната сигурност задават параметрите на установените мерки, които са насочени към: В качеството Ви на субект на лични данни, по силата на Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (“Общия регламент за защита на данните“), Вие имате следните права: Можете да упражнявате описаните права с промяна на настройките на Вашия браузър или мобилно приложение, доколкото това е технически възможно, или като се свържете с нас на контактите, описани по-надолу, като попълните Формуляр за упражняване на права съгласно Общия регламент за защита на данните, който можете да намерите на Уебсайта ( http://www.fihealth.bg/ ), и го изпратите до Дружеството на хартия по пощата на адреса ни на управление или като го изпратите по електронен път на имейла, посочен на Уебсайта като данни за контакт с Дружеството. Предвид факта, че Дружеството осъществява контакт (установява правоотношения) с различни категории лица и по различни поводи (включително по повод фактическото Ви и непряко участие в определени събития), то правилното разглеждане на подаденото от Вас заявление за упражняване на права е пряко свързано с точното установяване от Ваша страна на обстоятелства, при които се е наложило за Дружеството да обработва Ваши лични данни. При упражняването на Вашите права като субект на лични данни, за Дружеството възниква необходимост да изиска и обработва определени Ваши лични данни за целите на установяването и проверката на Вашата самоличност. Като администратор на лични данни Дружеството не само е задължено да осигури начин за упражняването на правата Ви, но е задължено и да гарантира, че тези права ще бъдат упражнявани само от субектите, които действително са титуляри на съответното право, уредено с Общия регламент за защита на данните. Вашето заявление за упражняване на права, ще бъде разгледано своевременно, в най-общия случай за не повече от 30 (тридесет) календарни дни, освен ако искането Ви не е специфично и не е свързано със задълбочено проучване на информация. Все пак, екипът ни ще направи необходимото, за да Ви информира чрез изпращане на информация по имейл, в случай на забавяне при разглеждането на Вашето заявление. Предвид факта, че Дружеството високо оценява необходимостта от защита на данните, същото е утвърдило и прилага процедура по разглеждане на заявленията за упражняване на права съгласно Общия регламент за защита на данните, в която са разписани и сроковете за обработване и отговор при подаване на заявление за упражняване на права от субект на данни. В допълнение на гореизложеното е важно да бъдете информирани, че в определени редки хипотези (например смърт на субект на лични данни) Вие можете да упражните и правата и на друг субект на лични данни. В такъв случай, към заявлението (Формуляр за упражняване на права съгласно Общия регламент за защита на данните) ще следва да представите и документи, удостоверяващи връзката Ви (родствената Ви) със субекта на лични данни, чиито права желаете да упражните. Както посочихме, Вие имате право да възразите срещу обработването на личните Ви данни от Дружеството или да прекратите обработването (вкл. за целите на директния маркетинг). След като ни уведомите за това Ваше желание, ние ще прекратим обработването на личните Ви данни, освен ако същото не е позволено или основателно с оглед наличието на друго законово основание за обработване. Ако в хода на процеса по обработване сме разкрили личните Ви данни на трети лице, ние ще уведомим незабавно тези лица за упражненото от Вас възражение. Срокът на обработване на Вашите данни също е съобразен с целите на обработването и с нормативните изисквания за съхранение на счетоводна и данъчна информация. Определянето на конкретния срок за съхранение на Вашите лични данни е пряко обусловено от вида на отношенията, които сме установили с Вас и по повод които сме обработвали лични данни за Вас. Дружеството е утвърдило и прилага график за съхранението на всички видове данни, които обработваме, и следи за спазването му. Дружеството няма да съхранява Ваши лични данни по-дълго, отколкото е необходимо, и ще ги съхранява само във връзка с целите, за които са били събрани. “Фи Хелт Застраховане“ АД Град София, 1700, кв. “Студентски град“, ул. “Проф. Александър Фол“ №2, вход Б, етаж 2 (до зала Христо Ботев) Контакт по имейл можете да осъществите с нас на fihealth@fihealth.bg или чрез формата за запитване, публикувана на http://www.fihealth.bg/bg.php Длъжностно лице по защита на данните: Email: dpo@fihealth.bg По повод събирането и обработването на лични Ви данни можете да се обръщате и към Комисията за защита на личните данни на адрес: град София 1592, бул. "Проф. Цветан Лазаров" 2; www.cpdp.bg Преглеждаме настоящата Политика редовно. Актуалната версия може да бъде намерена на нашия сайт: http://www.fihealth.bg/, като ще Ви уведомим за всяка значима промяна, която би могла да Ви касае, посредством публикуване на информация за промените. Последната актуализация на настоящата декларация е от 20.05.2018 год. "Студентски град", ул. "Проф. Александър Фол" 2, вх. Б, ет. 2 (до зала Христо Ботев) София 1700 e-mail: fihealth@fihealth.bg Посетете my.fihealth.bg
1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2.1 3.1 4.1 4.2 4.3 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 15.1 15.2 16.1 17.1 17.2 17.3 18.1 19.1 19.2 19.3 19.4 19.5 19.6 19.7 20.1 21.1 21.2 21.3 21.4 21.5 21.6 21.7 21.8 21.9 21.10 21.11 21.12 21.13 22.1 23.1 23.2 23.3 23.4 23.5 23.6 23.7 24.1 25.1 25.2 25.3 25.4 25.5 25.6 26.1 27.1 27.2 27.3 27.4 28.1 28.2 29.1 29.2 30.1 30.2 31.1 31.2 31.3 31.4 32.1 33.1 33.2 33.3 33.4 34.1 35.1 35.2 36.1 37.1 38.1 39.1 40.1 40.2 40.3 40.4 40.5 40.6
The Company of Public Relations Practitioners (“the Company”) is a membership organisation based in the City of London which supports fellowship, charitable giving and educational activities. The Court of the Company is the data controller, which means that the Court decides how your personal data is processed and for what purposes. The Company has taken the appropriate and necessary steps in order to protect the privacy of your data as members of the Company. We will only use the information that we collect about you lawfully and in accordance with the Data Protection Act 1998 and (from 25th May 2018) the General Data Protection Regulation. Members’ and employees’ data will only be held and processed for the purposes of managing and documenting their relationship with the Company. We will not share your information for marketing purposes with any other organisation, except where you have given express consent to the contrary. The following privacy policy explains how we use your personal data. Our Privacy Policy: What information do we collect about you? We collect personal information when you apply to become a Freeman of the Company and when you apply to take part in events organised by the Company or make donations into the Company’s Charitable Trust. This information includes your name, address (personal or business or both), email, telephone number(s), employer and professional status. Applicants for Membership as a Freeman may be required to disclose sensitive personal data relating to any criminal convictions or disciplinary proceedings which have been made or are pending. How will we use the information about you? The Company will keep your personal data up to date (subject to you notifying the Company of any changes to the data we hold about you); will store and destroy your personal data securely; will not collect or retain excessive amounts of data; has appropriate and necessary measures to protect your personal data from loss, misuse, unauthorised access and unauthorised disclosure. We use your personal data for the following purposes: - To administer membership records - To fundraise for the Charitable Trust - To manage our employees - To maintain our accounts - To inform members of news, events and activities taking place which may be of interest to our members - To process gift aid applications - To ensure that you receive a service (e.g. an appropriate meal at Company events) which meets your particular requirements. If you apply for roles or appointments within the Company, other than as a Freeman, we may request further information and retain additional records, such as interview notes. In addition, minutes of meetings and records of decisions may include your name and other information about you. How long will we keep the information we hold on you? We will not keep data for longer than absolutely necessary. We have a statutory duty to retain financial information and accounting documentation for seven years. If you consent to us holding personal information we will hold this while you are a member or employee of the Company and your name and details about appointments within the Company may be retained indefinitely to support our historical records. Communications from the Company and marketing of Company events You may choose how you wish to receive communications from us (by email, post or telephone). However, there are some communications that we are required to send to you. These include membership-related mailings such as quarterage reminders, and any formal notices. In addition, we would like to send you information about events and activities we are running and events and activities being run by the City of London Corporation, which may be of interest to you. You may also opt to receive information from us about events and activities being run by other organisations in the City of London (e.g. other Livery Companies). If you have consented to such marketing, you may change your mind at any point. If you no longer wish to be contacted for marketing purposes please contact us by email: clerk@prcompany.org General information about website use When you visit our website at http://www.prcompany.org/ we collect certain information about your use of the site. Like many organisations, we use a third-party service, Google Analytics, to collect standard internet log information and details of visitor behaviour patterns. This informs us about matters such as the numbers of visitors to the various parts of the site but does not provide details by which any person can be identified. It is possible to opt out of being tracked by Google Analytics across all websites. For further information, see http://tools.google.com/dlpage/gaoptout. We also use a third-party service, WordPress.com, to publish our blog, available at http://www.prcompany.org/blog/ . We use a standard WordPress service to collect anonymous information about users’ activity on the site, including, for example the number of users viewing pages on the site. WordPress is provided by Automattic Inc. For more information about how WordPress processes data, please see Automattic’s privacy notice at https://automattic.com/privacy/. If we do wish to collect personal information through our website, we will make this clear when we collect it and will explain what we intend to do with it. We do not buy or rent information about you from third parties. All the information we have about you has been provided by you (or is publicly available, for example your postal address if you have not provided that to us directly and we need to check it in order to get in touch with you by post). We only use your personal data for the reasons described above. We do not carry out any profiling of your personal information, nor is your data used in relation to any automated decision-making. Use of cookies A cookie is a small text file which is placed onto your computer (or other electronic device) when you use our website. We use cookies on our website. For example, cookies may monitor how many times you visit the website, which pages you go to, and the originating domain name of your internet service provider. Although cookies may obtain information about your computer or other electronic device such as your IP address, this will not usually identify you personally. If you do not want to accept cookies, you can change your browser settings so that cookies are not accepted. This may reduce the efficiency of your use of the site in certain instances. For further information about cookies and how to disable them, see our Cookie Statement. Who your information might be shared with We will not share your personal information with third party organisations for marketing purposes, but may outsource particular functions (for example, payment processing, administration for events, subscriptions and renewals). In such cases we will only use reputable organisations and have contracts, processes and arrangements in place to ensure the safe and confidential processing of personal information at all times. We use a third-party payment provider (PayPal) to process payments and therefore do not collect or process any payment information. We also use a communications company, Mail Chimp, to process email communications to you. Mail Chimp commits to employ reasonable technical, administrative and physical safeguards to protect the confidentiality and security of your personal information, using industry recognized technical safeguards, such as firewalls, and adopting and implementing security procedures to protect your information from loss, misuse or unauthorized alteration. We may also disclose personal information where required or otherwise permitted by law. Recruitment and employment In order to comply with our contractual, statutory, and management obligations and responsibilities, we process personal data, including ‘sensitive’ personal data, from job applicants, consultants and employees. Such data can include, but isn’t limited to, information relating to health, racial or ethnic origin, and criminal convictions. In certain circumstances, we may process personal data or sensitive personal data, without explicit consent. Further information on what data is collected and why it’s processed is given below. Contractual responsibilities: Our contractual responsibilities include those arising from the contract of consultancy or employment (“the contract”). The data processed to meet contractual responsibilities includes, but is not limited to, data relating to: payroll, bank account, postal address, sick pay; leave, maternity pay, pension and emergency contacts. Statutory responsibilities: Our statutory responsibilities are those imposed on the organisation by law. The data processed to meet statutory responsibilities includes, but is not limited to, data relating to: tax, national insurance, statutory sick pay, statutory maternity pay, family leave, work permits, equal opportunities monitoring. Management responsibilities: Our management responsibilities are those necessary for the organisational functioning of the organisation. The data processed to meet management responsibilities includes, but is not limited to, data relating to: recruitment and employment, training and development, absence, disciplinary matters, e-mail address and telephone number. Disclosure of personal data to other bodies: In order to carry out our contractual and management responsibilities, we may, from time to time, need to share your personal data with one or more third party supplies. While your name and personal details will primarily be used internally within the Company, participation in some events organised by the Company may require us to provide your name and other details (e.g. dietary requirements) to venues and caterers. To meet the requirements of the contract, we are required to transfer personal data to third parties, for example, to pension providers and HM Revenue & Customs. In order to fulfil our statutory responsibilities, we may be required to provide personal data to government departments or agencies e.g. provision of salary and tax data to HM Revenue & Customs. Access to your information You have the right to request a copy of the information that we hold about you. If you would like a copy of some or all of your personal information please contact us by email: clerk@prcompany.org. We want to make sure that your personal information is accurate and up to date. You may ask us to correct or remove information you think is inaccurate. Changes to our privacy policy We will keep our privacy policy under regular review and we will place any updates on this page. This privacy policy was last updated on 23 May 2018. How to contact us Please contact us if you have any questions about our privacy policy or information we hold about you: By email: clerk@prcompany.org By post: 4 College Hill, London, EC4R 2RB *Sensitive personal data: The Act defines ‘sensitive personal data’ as information about racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs or other similar beliefs, trade union membership, physical or mental health, sexual life, and criminal allegations, proceedings or convictions. In certain limited circumstances, we may legally collect and process sensitive personal data without requiring the explicit consent of an employee. (a) We may process data about an employee’s health where it is necessary, for example, to record absence from work due to sickness, to pay statutory sick pay, to make appropriate referrals to occupational health services, and to make any necessary arrangements or adjustments to the workplace in the case of disability. This processing will not normally happen without the employee’s knowledge and, where necessary, consent. (b) We may process data about, but not limited to, an employee’s racial and ethnic origin, their sexual orientation or their religious beliefs only where they have volunteered such data and only for the purpose of monitoring and upholding equal opportunities policies and related provisions. (c) Data about an employee’s criminal convictions will be held as necessary.