http___fertitron.com_politika-za-poveritelnost_1.xml
https___www.toolup.io_data-privacy.xml
1.1 2.1 2.2 2.3 2.4 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 9.2 9.3 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 15.1 16.1 17.1 18.1 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1 27.1 28.1 29.1 30.1 31.1 32.1 33.1 34.1 35.1 36.1 37.1 38.1 39.1 40.1 41.1 42.1 43.1 44.1 45.1 46.1 47.1 48.1 49.1 50.1 51.1 52.1 53.1 53.2 54.1 55.1 56.1 57.1 58.1 58.2 58.3 58.4 59.1 59.2 60.1 61.1 61.2 62.1 62.2 63.1 63.2 63.3 64.1 64.2 64.3 64.4 65.1 65.2 66.1 67.1 68.1 68.2 69.1 70.1 71.1 71.2 72.1 73.1 74.1 74.2 74.3 75.1 76.1 77.1 78.1 79.1 80.1 81.1 81.2 82.1 83.1 83.2 83.3 84.1 85.1 86.1 87.1 88.1 89.1 90.1 91.1 92.1 93.1 94.1 95.1 96.1 97.1 98.1 99.1 100.1 100.2 100.3 101.1 102.1 102.2 103.1 104.1 105.1 106.1 107.1 108.1 109.1 110.1 111.1 112.1 113.1 114.1 115.1 116.1 117.1 118.1 119.1 120.1 121.1 122.1 122.2 123.1 124.1 125.1 126.1 127.1 127.2 128.1 128.2 129.1 130.1 131.1 132.1 133.1 134.1 134.2 135.1 136.1 136.2 137.1 138.1 139.1 140.1 141.1 142.1 143.1 144.1 145.1 146.1 147.1 148.1 149.1 150.1 151.1 152.1 153.1 154.1 155.1 156.1
Политика за защита на данните във ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ ЕООД ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ ЕООД, ЕИК: 131040111, с адрес: ул. „Хаджи Димитър“ №9-11, гр. София, обл. София град, тел.: +359 2 980 72 71 и имейл адрес: info@fertitron.com, прилага в търговските си взаимоотношения с Клиентите настоящите Общи условия, ("Администраторът" или "ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ"), ПРЕАМБЮЛ ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ, като администратор на лични данни, събира и обработва определена информация за физически лица. Тази информация може да се отнася до служители, управители, клиенти, доставчици, контрагенти, бизнес контакти и други физически лица, с които Администраторът има връзка или иска да установи бизнес контакт. Настоящата политика за защита на личните данни урежда как да бъдат събирани, обработвани и съхранявани личните данни, за да отговарят на стандартите в организацията на Администратора и да са в съответствие със правните изисквания. I.Правно основание Настоящата Политика за защита на личните данни ("Политика") се издава на основание Закона за защита на личните данни и подзаконовите му актове, така както се променят, ("Българското законодателство") и Общия регламент относно защитата на данните (ЕС) 2016/679 ("GDPR"). Българското законодателство и GDPR предвиждат правила как организациите, вкл. ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ, трябва да събират, обработват и съхраняват лични данни. Тези правила се прилагат от Администратора независимо дали се отнася до данни, които се обработват електронно, на хартия или на други носители. За да бъде обработването на лични данни в съответствие с правните изискванията, личните данни се събират и използват основателно, съхраняват се сигурно и Администраторът предприема необходимите мерки, за да не бъдат обработваните лични данни обект на незакономерно разкриване. Администраторът на лични данни е запознат с и следва принципите, предвидени в GDPR: -личните данни се обработват законосъобразно, добросъвестно и прозрачно; -личните данни се събират за конкретни, изрично указани и легитимни цели и не се обработват по-нататък по начин, несъвместим с тези цели; -личните данни са подходящи, свързани с и ограничени до необходимото във връзка с целите, за които се обработват; -личните данни са точни и при необходимост се поддържат в актуален вид; -личните данни се съхраняват във форма, която да позволява идентифицирането на засегнатите лица за период, не по-дълъг от необходимото за целите, за които се обработват личните данни; -личните данни са обработвани по начин, който гарантира подходящо ниво на сигурност на личните данни, включително защита срещу неразрешено или незаконосъобразно обработване и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, като се прилагат подходящи технически или организационни мерки. II.Цели на Политиката Настоящата Политика цели Администраторът да: -бъде в съответствие с приложимото законодателство по отношение на личните данни и да следва установените добри практики; -установи механизмите за водене, поддържане и защита на отчетните регистри; -установи задълженията на длъжностните лица, обработващи лични данни и/или лицата, които имат достъп до лични данни и работят под ръководството на обработващите лични данни, тяхната отговорност при неизпълнение на тези задължения; -защитава правата на персонала, клиентите и партньорите; -бъде открит как съхранява и защитава личните данни на физическите лица; -установи необходимите технически и организационни мерки за защита личните данни от неправомерно обработване (случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от всички други незаконни форми на обработване на лични данни); -бъде защитен при риск от нарушения. III.Обхват Настоящата Политика се прилага по отношение на обработването на лични данни на контрагенти, доставчици, клиенти и партньори, така както са описани в електронните отчетни регистри, установени в съответствие с тази Политика, Българското законодателство и чл. 30 от GDPR ("Регистри на дейностите по обработване"). IV.Събиране на лични данни Категории данни и субекти "Лични данни" са всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („Субект на данни“), а именно: Администраторът събира лични данни по отношение на следните категории лица: -лица, представляващи дружествата, с които Администраторът има или планира да има бизнес взаимоотношения; -лица за контакт в дружествата, с които Администраторът има бизнес взаимоотношения; -лица, които са заинтересовани от получаването на информационни услуги – информационен бюлетин, справочници и др.; -лица, които се регистрират с цел използване на онлайн-магазин. Цели на събирането на данните Администраторът събира личните данни във връзка с изпълнението на следните цели: За изпълнение на дейности, свързани със сключване, съществуване, изменение и прекратяване на договорни правоотношения, вкл. за: -изготвяне на всякакви документи; -за установяване на връзка с лицето за контакт по телефон, факс, имейл или по всякакъв друг законосъобразен начин; -за доставка и/или приемане на стоки/услуги, за комуникация във връзка с предоставяне и/или получаване на стоки/услуги и за предоставяне на свързаното с тях клиентско обслужване; -за водене на счетоводна отчетност във връзка с изпълненията по договори, по които Администраторът е страна; -за обработка на плащания във връзка със сключените договори от Администратора; -за изпращане на важна информация до субектите във връзка с промени в правилата, условията и политиките на Администратора и/или друга административна информация; За маркетингови цели – след получаване на изрично съгласие от субектите на лични данни; За статистически цели - след получаване на изрично съгласие от субектите на лични данни; Събиране на данните Данни на контрагенти (вкл. физически лица, управители, представители и/или лица за контакт на юридическото лице по търговски договор) Личните данни за всяко лице се предоставят доброволно от самите лица и се събират от Администратора в изпълнение на нормативно задължение, във връзка със сключването на договор и/или изпълнения на задълженията по сключен договор съгласно разпоредбите на Закона за задълженията и договорите, Търговския закон, Закона за счетоводството, Закона за данъка добавена стойност и др. и условията посочени в търговски договор със съответния клиент чрез: хартиен носител-писмени документи (вкл. пълномощни, договори, банкова информация и др.), по електронна поща- предоставени във връзка с изпълнението на граждански или търговски договор и/или чрез попълване на регистрационна форма. Лицата се уведомяват за разпоредбите на тази Политика предварително или в момента на получаване на данните им. V.Законни интереси, преследвани от Администратора Във връзка с обработване на данните на управителите и контрагенти: Обработването на данните се извършва на основание законен интерес и във връзка със сключването, съществуването, изменението и прекратяването на търговски и граждански договори при прилагането и изпълнение на нормативните изисквания на Търговския закон, Закона за задълженията и договорите, Кодекса за социално осигуряване, Данъчно-осигурителен процесуален кодекс, Кодекса на застраховането, Закон за данъците върху доходите на физическите лица, Закона за счетоводството и др. VI.Политика относно „бисквитките“ „Бисквитката“ е информация, подобна на маркер, която се съхранява на твърдия диск на компютъра Ви от Вашия уеб браузър, когато посещавате електронна страница. Наред с други онлайн услуги, използваме „бисквитки“ (включително във връзка с услугите, предоставяни от Google Анализ, както е описано по-горе в раздел „информация, която събираме за Вас“), за да получи определена потребителска информация относно това как и кога са разгледани определени раздели на Страницата ни, както и колко хора са ги посетили. Можете да настроите браузъра си да откаже, премахне или блокира „бисквитки“ или да Ви покаже, когато се генерира „бисквитка“, без това да засяга ползването на повечето функции на Страницата. За повече информация относно „бисквитките“, моля, посетете: www.allaboutcookies.ogr. „Бисквитката“ е малък файл с букви и цифри, който се запазва на Вашия браузър или на твърдия диск на Вашия компютър, ако сте се съгласили. „Бисквитките“ съдържат информация, която се прехвърля на твърдия диск на Вашия компютър. Ние използваме следните „бисквитки“: - Строго необходими „бисквитки“: Това са „бисквитки“, които са ноебходими за функционирането на нашия Сайт. Те включват например „бисквитки“, които Ви позволяват да влизате в защитените зони на нашия Сайт. - Аналитични/ „бисквитки“ за ефективност: Тези „бисквитки“ ни позволяват да разпознаваме и отброяваме посетителите на нашия Сайт и да видим как го ползват те. Тази „бисквитка“ ни помага да подобрим начина, по който функционира нашия уебсайт. - Функционални „бисквитки“: Тези „бисквитки“ записват Вашето посещение на нашия Сайт, посетените от Вас страници и връзките, които сте проследили. Ние ще използваме тази информация, за да направим нашия Сайт и рекламите, предлагани на него, по-подходящи за вашите интереси. Също така ние може да споделим тази информация с трети страни с тази цел. Моля, имайте предвид, че трети страни могат също да използват „бисквитки“, върху които ние нямаме контрол. Тези „бисквитки“ може да са само аналитични „бисквитки“ за ефективност или насочващи „бисквитки“. Ако не искатее да използваме „бисквитки“, както сме описали по-горе, или ако промените решението си, след като вече сте се съгласили и използването на „бисквитки“, Вие можете на изтриете и блокирате „бисквитките“ на този Сайт чрез Вашия браузър. Ако използвате настройките на Вашия браузър, за да блокирате всички „бисквитки“ (включително основните „бисквитки“), части от нашия уебсайт може да не фунционират. VII. Анализ на уеб пространството Нуждаем се от статистическа информация за използването на нашата уеб-страница, за да я направим по-достъпна, да извършваме измервания на обхвата и да правим пазарни проучвания. За тази цел използваме инструментите за уеб анализ, описани в този раздел. Потребителските профили, създадени от тези инструменти, с помощта на аналитични бисквитки или чрез оценка на лог файловете, не съдържат лични данни. Инструментите или изобщо не използват IP адресите на потребителите, или ги съкращават незабавно след събирането им. Доставчиците на инструментите обработват данните само като обработващи личните данни според нашите указания, а не за собствени цели. По-долу ще намерите информация за всеки доставчик на инструмент и как можете да възразите срещу събирането и обработването на лични данни чрез инструмента. Следва да имате предвид, че при инструментите, които използват бисквитки за отказ, функцията за отказ е свързана с устройството или браузъра и, следователно, е валидна за използваното в момента крайно устройство или браузър. Ако използвате няколко крайни устройства или браузъра, трябва да изберете функцията за отказ на всяко крайно устройство и във всеки използван браузър. Освен това, като цяло можете да предотвратите създаването на потребителски профили, като деактивирате използването на бисквитки. Google Analytics Google Analytics се предлага от Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ("Google"). Ползваме Google Analytics с предлаганата от Google допълнителна функция за анонимизиране на IP адресите. Google съкращава IP адреса още в рамките на ЕС и само в изключителни случаи в САЩ, като и в двата случая записва само съкратени IP адреси. Можете да възразите срещу събирането и обработването на данните ви, като изтеглите и инсталирате приставка за браузър от следния линк: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en VIII.Прозрачност. Права на лицата, чиито данни се обработват от Администратора Прозрачност и условия за упражняване на правата на лицата Администраторът предоставя информация на лицата в кратка, прозрачна, разбираема и лесно достъпна форма, на ясен и прост език. Администраторът се стреми да гарантира, че лицата са запознати относно обработваните от него лични данни и, че лицата изцяло и напълно разбират и са информирани във връзка с обработването в съответствие с изискванията на GDPR и Българското законодателство. Администраторът предоставя информацията на лицата писмено или по друг начин, включително, когато е целесъобразно, с електронни средства. Ако лицето е поискало това, информацията може да бъде дадена устно, при положение че идентичността на лицето е доказана с други средства. Администраторът предоставя на лицата безплатно информация относно действията, предприети във връзка с искане относно правото им на достъп, коригиране, изтриване, ограничаване на обработването, преносимост, възражение и автоматизирано вземане на решения, без ненужно забавяне и във всички случаи в срок от един месец от получаване на искането. При необходимост този срок може да бъде удължен с още два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията. Администраторът информира лицето за всяко такова удължаване в срок от един месец от получаване на искането, като посочва и причините за забавянето. Когато съответно лице подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя с електронни средства, освен ако лицето не е поискало друго. Ако Администраторът не предприеме действия по искането, Администраторът уведомява лицето без забавяне и най-късно в срок от един месец от получаване на искането за причините да не предприеме действия и за възможността за подаване на жалба до надзорен орган и търсене на защита по съдебен ред. Когато исканията на лицето са явно неоснователни или прекомерни, по-специално поради своята повторяемост, Администраторът може или: -да наложи разумна такса, като взема предвид административните разходи за предоставяне на информацията или комуникацията или предприемането на исканите действия или -да откаже да предприеме действия по искането. Право на достъп на лицата Всяко лице има право да получи от Администратора потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с него, и ако това е така, да получи достъп до данните и следната информация: -целите на обработването; -съответните категории лични данни; -получателите или категориите получатели, пред които са или ще бъдат разкрити личните данни (вкл. в трети държави или международни организации); -когато е възможно, предвиденият срок, за който ще се съхраняват данните, а ако това е невъзможно, критериите, използвани за определянето на този срок; -съществуването на право да се изиска от Администратора коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването на лични данни, свързани със засегнатите лицата, или да се направи възражение срещу такова обработване; -правото на жалба до Комисията за защита на личните данни; -когато личните данни не се събират от самите лица, всякаква налична информация за техния източник; -съществуването на автоматизирано вземане на решения, вкл. профилирането, и поне в тези случаи съществена информация относно използваната логика, както и значението и предвидените последствия от това обработване за лицата. Когато личните данни се предават на трета държава или на международна организация, лицата имат право да бъдат информирани относно подходящите гаранции във връзка с предаването. Администраторът предоставя на лицето копие от личните данни, които са в процес на обработване. За допълнителни копия, поискани от лицата, Администраторът може да наложи разумна такса въз основа на административните разходи. Когато лицето подава искане с електронни средства, по възможност информацията се предоставя в широко използвана електронна форма, освен ако лицето не е поискало друго. Право на коригиране Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има право да поиска от Администратора да коригира без ненужно забавяне неточните лични данни, свързани с него. Като се имат предвид целите на обработването лицето има право непълните лични данни да бъдат допълнени. Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“) Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има правото да поиска от Администратора изтриване на свързаните с него лични данни без ненужно забавяне, а Администраторът има задължението да изтрие без ненужно забавяне личните данни, когато: -личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин; -лицето оттегли своето съгласие, върху което се основава обработването на данните, и няма друго правно основание за обработването; -лицето възрази срещу обработването и няма законни основания за обработването, които да имат преимущество; -личните данни са били обработвани незаконосъобразно; -личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение, което се прилага спрямо администратора; -личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество. Когато Администраторът е направил личните данни обществено достояние и е задължен съгласно предходния параграф да изтрие личните данни, той, като отчита наличната технология и разходите по изпълнението, предприема разумни стъпки, включително технически мерки, за да уведоми администраторите, обработващи личните данни, че засегнатото лице е поискало изтриване от тези администратори на всички връзки, копия или реплики на неговите лични данни. Право на ограничаване на обработването Всяко лице, чиито данни се обработват от Администратора, има право да изиска от Администратора ограничаване на обработването, когато се прилага едно от следното: -точността на личните данни се оспорва от лицето, за срок, който позволява на Администратора да провери точността на личните данни; -обработването е неправомерно, но субектът на данните не желае личните данни да бъдат изтрити, а изисква вместо това ограничаване на използването им; -Администраторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но субектът на данните ги изисква за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; -субектът на данните е възразил срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Администратора имат преимущество пред интересите на субекта на данните. Когато обработването е ограничено съгласно горния параграф, такива данни не се обработват, с изключение на тяхното съхранение, само със съгласието на субекта на данните или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции или за защита на правата на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес. Когато субект на данните е изискал ограничаване на обработването, Администраторът го информира преди отмяната на ограничаването на обработването. Задължение за уведомяване при коригиране или изтриване на лични данни или ограничаване на обработването Администраторът съобщава за всяко извършено коригиране, изтриване или ограничаване на обработване на всеки получател, на когото личните данни са били разкрити, освен ако това е невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия. Администраторът информира субекта на данните относно тези получатели, ако субектът на данните поиска това. Право на преносимост на данните Субектът на данните има право да получи личните данни, които го засягат и които той е предоставил на Администратора, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат и има правото да прехвърли тези данни на друг администратор без възпрепятстване от Администратора, когато (i) обработването е основано на съгласие във връзка с определени цели или на договорно задължение на субекта или предприемане на стъпки преди сключване на договор и (ii) обработването се извършва по автоматизиран начин. Когато упражнява правото си на преносимост, субектът на данните има право да получи пряко прехвърляне на личните данни от един администратор към друг, когато това е технически осъществимо. Право на възражение Субектът на данните има право, по всяко време и на основания, свързани с неговата конкретна ситуация, на възражение срещу обработване на лични данни, отнасящи се до него (когато обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия на Администратора, или обработването е за целите на легитимните интереси на Администратора или на трета страна), включително профилиране. Администраторът прекратява обработването на личните данни, освен ако не докаже, че съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции. Когато се обработват лични данни за целите на директния маркетинг, субектът на данни има право по всяко време да направи възражение срещу обработване на лични данни, отнасящо се до него за този вид маркетинг, което включва и профилиране, доколкото то е свързано с директния маркетинг. Когато субектът на данни възрази срещу обработване за целите на директния маркетинг, обработването на личните данни за тези цели се прекратява. Най-късно в момента на първото осъществяване на контакт със субекта на данните, той изрично се уведомява за съществуването на правото по предходните параграфи, което му се представя по ясен начин и отделно от всяка друга информация. IX.Технически и организационни мерки за защита на данните Защитата на данните на хартиено копие, както и на електронен носител от неправомерен достъп, повреждане, изгубване или унищожаване се осигурява посредством поредица от вътрешно регулирани технически и организационни мерки. X.Трансфер на лични данни Към настоящия момент Администраторът не осъществява трансфер на лични данни в други страни в или извън Европейския съюз. XI.Нарушения. Уведомяване за нарушения Нарушения Нарушение на сигурността на данни възниква, когато личните данни, за които ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ отговаря, са засегнати от инцидент със сигурността, в резултат на който се нарушава поверителността, наличието или целостта на личните данни. В този смисъл, нарушение на данните възниква, когато има нарушение на сигурността, водещо до инцидентно или незаконно унищожаване, загуба, изменение, нерегламентирано разкриване на данни, които се предават, съхраняват или по друг начин се обработват. В случай на нарушение на сигурността на личните данни незабавно следва да се уведоми на имейл info@fertitron.com Оценка на нарушенията След като съответният служител на ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ получи информация за извършено нарушение, то трябва да определи дали конкретното събитие представлява нарушение на лични данни и да уведоми управителите на Администратора за събитието (в случай, че те не знаят). В случай на нарушение на сигурността на личните данните, което съществува вероятност да породи риск за правата и свободите на физическите лица, Администраторът (чрез съответния служител), без ненужно забавяне и когато това е осъществимо-не по-късно от 72 часа след като е разбрал за него, уведомява за нарушението Комисията за защита на личните данни. Когато и доколкото не е възможно информацията да се подаде едновременно, информацията може да се подаде поетапно без по-нататъшно ненужно забавяне. Когато има вероятност нарушението на сигурността на личните данни да породи висок риск за правата и свободите на физическите лица, Администраторът без ненужно забавяне, съобщава на субекта за нарушението. Администраторът документира всяко нарушение на сигурността на личните данни, включително фактите, свързани с нарушението, последиците от него и предприетите действия за справяне с него. XII.Унищожаване Счетоводната и търговската информация, както и всички други сведения и документи от значение за данъчното облагане и задължителните осигурителни вноски се съхраняват от Администратора в следните срокове: -ведомости за заплати - 50 години; -счетоводни регистри и финансови отчети-10 години; -документи за данъчно-осигурителен контрол-5 години след изтичане на давностния срок за погасяване на публичното задължение, с което са свързани; -всички останали носители-5 години, доколкото по закон не е предвиден друг срок. След изтичането на срока за съхранението им носителите на информация (хартиени или технически), които не подлежат на предаване в Националния архивен фонд, могат да се унищожават. След приключване на срока за съхранение данните се унищожават възможно най-бързо посредством унищожаването на хартиените носители чрез рязане чрез машина тип „Шредер“ (шредиране), а на техническия носител-чрез заличаване и изтриване на съответните файлове от сървъра/компютрите на Дружеството. Допълнителни разпоредби По смисъла на настоящите вътрешни правила: ”Администратор на лични данни” е "ФЕРТИТРОН БЪЛГАРИЯ", еднолично дружество с ограничена отговорност, с ЕИК 131040111, като действия от името на администратора осъществява Гергана Мървакова, администратор база данни. „Обработване" означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване; Настоящaта Политика подлежи на утвърждаване и довеждане до знанието на лицата, които касаят, със заповед на управителя на Администратора.
1.1 2.1 3.1 3.2 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 8.2 8.3 9.1 9.2 9.3 9.4 10.1 11.1 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 13.1 14.1 14.2 14.3 15.1 15.2 16.1 17.1 17.2 17.3 17.4 18.1 19.1 20.1 21.1 21.2 21.3 22.1 23.1 23.2 24.1 25.1 25.2 26.1 27.1 28.1 28.2 28.3 28.4 28.5 28.6 28.7 28.8 28.9 28.10 28.11 29.1 30.1 31.1 32.1 32.2 32.3 32.4 32.5 32.6 32.7 32.8 32.9 33.1 34.1 34.2 34.3 34.4 34.5 34.6 35.1 36.1 37.1 38.1 38.2 38.3 38.4 38.5 38.6 38.7 38.8 38.9 38.10 38.11 39.1 39.2 40.1 41.1 42.1 43.1 43.2 43.3 43.4 43.5 44.1 45.1 46.1 47.1 47.2 47.3 47.4 47.5 47.6 48.1 49.1 50.1 51.1 51.2 52.1 52.2 53.1 53.2 53.3 54.1 55.1 55.2 56.1 57.1 58.1 58.2 58.3 59.1 60.1 60.2 60.3 60.4 61.1 61.2 62.1 62.2 62.3 62.4 63.1 64.1 64.2 65.1 66.1 66.2 66.3 66.4 66.5 66.6 66.7 67.1 68.1 68.2 68.3 68.4 68.5 68.6 69.1 70.1 70.2 71.1 72.1 72.2 72.3 72.4 72.5 72.6 73.1 74.1 74.2 74.3 75.1
Name and address of the controller: The controller within the meaning of the General Data Protection Regulation and other national data protection legislation of the member states as well as other data protection provisions is: TOOLUP Rheinsberger Str. 76/77, 10115 BerlinGermany E-mail: info@toolup.io Website: https://toolup.io General use of the website Scope of processing personal data We only process the personal data of our users if this is necessary to provide a functional website as well as our content and services. The personal data of our users are processed regularly only once the user has given consent. An exception applies in cases in which it is not possible to obtain consent in advance for practical reasons and data processing is permitted by law. We generally only collect personal information about users of our website in connection with enquiries about our services, e.g. via the ‘Contact’ page. As a customer, you also receive login details for our website to access your personal user account. We will store your personal information in the user account, and only use this to provide contractually agreed services and to organise and manage our contractual relationship as well as creating a profile on our Website for your presentation. In addition to the data above, this information may include the following: Your private/business address;Your private/business landline or mobile number;Your lastName and the firstName you select;Your picture,Your residence;Your language Skills;Further skills Legal basis for processing personal data The legal basis for obtaining the consent of the data subject to process personal data is point (a) of Art. 6 (1) EU General Data Protection Regulation (GDPR). The legal basis for processing personal data required to fulfil a contract, with the data subject being one of the contracting parties, is point (b) of Art. This also applies to processing operations that are required to perform pre-contractual measures. The legal basis for processing personal data required to fulfil a legal obligation to which our company is subject is point (c) of Art. The legal basis for vital interests of the data subject or another natural person making the processing of personal data necessary is point (d) Art. The legal basis for data processing being required to maintain a legitimate interest of our company or a third party and this not being outweighed by the interests, basic rights and fundamental freedoms of the data subject is point (f) of Art. Data erasure and storage duration The personal data of the data subject will be erased or blocked once the purpose of storage no longer applies. The data may be stored for longer if this is stipulated by European or national legislators in European regulations, laws and other provisions to which the controller is subject. The data are blocked or erased once a retention period prescribed by the stated regulations expires unless it is necessary to continue storing the data to enter into or fulfil a contract. III. Providing the website and creating log files Description and scope of data processing Every time our website is accessed, our system automatically records data and information from the accessing computer system. When accessing our website toolup.io, information is automatically sent to the server of our website by the browser used on your mobile device. This information is temporarily stored in a so-called log file. The following information will be recorded without any action on your part and stored until it is automatically erased:- IP address of the requesting computer,- Date and time of access,- Name and URL of the retrieved file,- Website from which our site is accessed (referrer URL),- Browser used and possibly the operating system of your computer as well as the name of your access provider. Legal basis for data processing The legal basis for the temporary storage of data and the log files is point (f) of Art. Purpose of data processing The temporary storage of the IP address by the system is necessary to transmit the website to the user’s computer. The IP address of the user must stored for the duration of the session. These purposes are in line with our legitimate interest in data processing according to point (f) of Art. Duration of storage The data will be erased once they are no longer required to achieve the purpose for which they were collected. This is the case when each session ends if data are collected to provide the website. Option to object and appeal It is necessary to collect data to provide the website and to store data in log files to operate the website. The user cannot object to this. Use of cookies Description and scope of data processing Our website uses cookies. Cookies are text files that are stored on the Internet browser or by the Internet browser on the user’s computer system. If a user accesses a website, a cookie can be stored on the user’s operating system. This cookie contains a string of characters that allows the browser to be clearly identified when the website is accessed again. Like many other websites, we use so-called cookies on various pages in order to make the visit to our website attractive and to allow you to use certain functions. These are small text files that are placed on your computer and allow your use of the website to be analysed. Most of the cookies we use are deleted from your hard drive once the browser session ends (so-called session cookies). Other cookies remain on your computer and allow us to recognise your computer the next time you visit our website (so-called persistent cookies). Our partner companies are not permitted to use cookies to collect, process or use personal data via our website. If you do not want cookies to be used, you can disable them: The help feature in the menu bar on most web browsers explains how to adjust your browser settings so that it does not accept new cookies, informs you about new cookies, or deletes all cookies. However, cookies enable you to use some of the functions on our website, therefore we recommend leaving the cookie function enabled. Legal basis for data processing The legal basis for processing personal data using cookies is point (f) of Art. Purpose of data processing Cookies are used in order to make the use of our website more comfortable for you. We use so-called session cookies to recognise that you have already visited individual pages of our website. These are erased automatically when you leave our website. Furthermore, we also use temporary cookies to improve user friendliness, which are stored on your mobile device for a certain period of time. If you visit our site again to use our services, it is automatically recognised that you have visited us before and which entries and settings you specified so that you do not have to enter this again. We also use cookies to collect statistics about the use of our website and to analyse the use to improve our offer for you. These cookies allow us to automatically recognise that you have already visited our site when you visit again. These cookies are automatically erased after a certain period of time. These purposes are in line with our legitimate interest in processing personal data according to point (f) of Art. Duration of storage, option to object and appeal Cookies are stored on the user’s computer, which transmits them to our website. Therefore, you as the user have full control over the use of cookies. By changing the settings in your Internet browser, you can disable or limit the transfer of cookies. Cookies that are already stored can be erased at any time. This can also be carried out automatically. If cookies are disabled for our website, it is possible that you cannot use all of the functions of the website in full. Tracking Scope of processing personal data: The software runs exclusively on the cloud on servers of AWS (Frankfurt) . The user’s personal data are only stored there. The data are not passed on to third parties. For the purposes of advertising, market research and to design the website to meet the user’s needs, TOOLUP also uses the tracking system Google Analytics, a web analysis service of Google Inc. (‘Google’). Google Analytics uses cookies that allow your use of the website to be analysed. The information generated by the cookie about your use of this website (including your IP address) is transferred to a Google server in the USA and stored there. Google will use this information to analyse your use of the website in order to compile reports about the website activities for the website operators and in order to provide other services associated with the use of the website and Internet. Google may also transmit this information to third parties where required by law or if third parties process this data on Google’s behalf. In no case will Google associate your IP address with other Google data. As already explained, you can prevent the installation of cookies by adjusting the settings of your browser software. However, we would like to point out that if you do so, you may not be able to use all functions of this website. TOOLUP also uses hotjar as a third party and shares limited user behaviour there based on fully GDPR regulated data privacy . This data will not be shared with other third parties and will be deleted maximum one month after recording. Legal basis for processing personal data The legal basis for processing the user’s personal data is point (f) of Art. Purpose of data processing The processing of the user’s personal data allows us to analyse the surfing behaviour of our users. By analysing the data we obtain, we can compile information about the use of individual components of our website. This helps us to constantly improve our website and its user friendliness. These purposes are in line with our legitimate interest in data processing according to point (f) of Art. Anonymising the IP address adequately takes the user’s interest in protecting their personal data into account. Duration of storage The data is erased once they are no longer required for our recording purposes. Option to object and appeal Cookies are stored on the user’s computer, which transmits them to our website. Therefore, you as the user have full control over the use of cookies. By changing the settings in your Internet browser, you can disable or limit the transfer of cookies. Cookies that are already stored can be erased at any time. This can also be carried out automatically. If cookies are disabled for our website, it is possible that you cannot use all of the functions of the website in full. Rights of the data subject If your personal data is processed, you are a data subject within the meaning of the GDPR and have the following rights with regard to the controller: Right to access You have the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not your personal data are being processed. Where that is the case, you can request access to the following information from the controller: (1) the purposes of the processing;(2) the categories of personal data concerned;(3) the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed;(4) where possible, the envisaged period for which your personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period;(5) the existence of the right to request from the controller rectification or erasure of personal data or restriction of processing of your personal data or to object to such processing;(6) the right to lodge a complaint with a supervisory authority;(7) where the personal data are not collected from the data subject, any available information as to their source;(8) the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Art. 22 (1) and (4) GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and the envisaged consequences of such processing for the data subject. You shall have the right to be informed if your personal data are transferred to a third country or to an international organisation. In this context, you shall have the right to be informed of the appropriate safeguards pursuant to Art. 46 GDPR relating to the transfer. Right to rectification You shall have the right to have personal data rectified and/or completed by the controller if the personal data about you is incorrect or incomplete. The controller shall rectify the data without undue delay. Right to restriction of processing You shall have the right to obtain from the controller restriction of processing where one of the following applies: (1) the accuracy of the personal data is contested by you, for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data;(2) the processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead;(3) the controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the establishment, exercise or defence of legal claims; (4) you have objected to processing pursuant to Art.21(1) GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override yours. Where processing has been restricted, such personal data shall, with the exception of storage, only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defence of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the Union or of a Member State. If you have obtained restriction of processing pursuant to the requirements above, you shall be informed by the controller before the restriction of processing is lifted. Erasure obligation You shall have the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning you without undue delay and the controller shall have the obli- gation to erase personal data without undue delay where one of the following grounds applies:(1) the personal data about you are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed;(2) you withdraw consent on which the processing is based according to point (a) of Article 6 (1), or point (a) of Art. 9 (2), and where there is no other legal ground for the processing;(3) you object to the processing pursuant to Art. 21(1) GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or you object to the processing pursuant to Art. 21(2) GDPR;(4) your personal data have been unlawfully processed;(5) the personal data have to be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject;(6) your personal data have been collected in relation to the offer of information society services referred to in Art. b) Information to third partiesWhere the controller has made the personal data public and is obliged pursuant to Art. 17 (1) GDPR to erase the personal data, the controller, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform controllers which are processing the personal data that you as the data subject have requested the erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, those personal data. c) ExceptionsThe right to erasure shall not apply to the extent that processing is necessary:(1) for exercising the right of freedom of expression and information;(2) for compliance with a legal obligation which requires processing by Union or Member State law to which the controller is subject or for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller;(3) for reasons of public interest in the area of public health in accordance with points (h) and (i) of Art. 9 (2) as well as Art. 9 (3) GDPR;(4) for archiving purposes in the public interest, scientific or historical research purposes or statistical purposes in accordance with Art. 89 (1) GDPR in so far as the right referred to in section a) is likely to render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of that processing; or(5) for the establishment, exercise or defence of legal claims. Right to information If you have exercised your right to rectification, erasure or limitation of processing against the controller, the controller shall communicate any rectification or erasure of personal data or restriction of processing carried out to each recipient to whom the personal data have been disclosed, unless this proves impossible or involves disproportionate effort. The controller shall inform you about those recipients if you request it. Right to data portability You shall have the right to receive your personal data, which you have provided to a controller, in a structured, commonly used and machine-readable format and have the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data have been provided, where:(1) the processing is based on consent pursuant to point (a) of Art. 6 (1) GDPR or point (a) of Art. 9 (2) GDPR or on a contract pursuant to point (b) of Art. 6 (1) GDPR; and(2) the processing is carried out by automated means. In exercising this right to data portability, you shall have the right to have the personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible. This right shall not adversely affect the rights and freedoms of others. The right to data portability shall not apply to processing necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller. Right to object You shall have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to processing of your personal data which is based on point (e) or (f) of Art. 6 (1) GDPR, including profiling based on those provisions. The controller shall no longer process your personal data unless the controller demonstrates compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms or for the establishment, exercise or defence of legal claims. Where personal data are processed for direct marketing purposes, you shall have the right to object at any time to processing of your personal data for such marketing, which includes profiling to the extent that it is related to such direct marketing. Where you object to processing for direct marketing purposes, your personal data shall no longer be processed for such purposes. In the context of the use of information society services, and notwithstanding Directive 2002/58/EC, you may exercise your right to object by automated means using technical specifications. Right to withdraw the declaration of consent under data protection law You shall have the right to withdraw you consent at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. Automated individual decision-making including profiling You shall have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you. This shall not apply if the decision:(1) is necessary for entering into, or performance of, a contract between you and the data controller;(2) is authorised by Union or Member State law to which the controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests;(3) is based on your explicit consent. These decisions shall not be based on special categories of personal data referred to in Art. 9 (1) GDPR, unless point (a) or (g) of Art. 9 (2) GDPR applies and suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests are in place. In the cases referred to in points (1) and (3), the data controller shall implement suitable measures to safeguard your rights and freedoms and legitimate interests, at least the right to obtain human intervention on the part of the controller, to express his or her point of view and to contest the decision. Right to lodge a complaint with a supervisory authority Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you shall have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of your personal data infringes the GDPR. The supervisory authority with which the complaint has been lodged shall inform the complainant on the progress and the outcome of the complaint including the possibility of a judicial remedy pursuant to Art. 78 GDPR. Status as of: Jan 2021