https___docs4biz.indicator-flm.co.uk_workplace_and_environment_employment_law_data_protection_record_of_personal_data_processing_activities.xml
http___fpz.unizg.hr_o-fakultetu.asp_m_zastita-osobnih-podataka_1.xml
1.1 2.1 3.1 3.2 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 15.1 16.1 16.2 17.1
Introduction to this document Record of personal data processing activities Use our document to keep a written record of your processing activities for employee-related personal data as required by the GDPR. Your record must incorporate certain minimum information. Processing record There's a specific obligation in the EU General Data Protection Regulation (GDPR), which comes into force in the UK on 25 May 2018, to maintain a written record of your processing activities, to include: - names and contact details of the data controller, i.e. the business, any joint controller, your representative and the data protection officer (if applicable) - a description of the categories of personal data - the purposes of the processing - a description of the categories of data subjects - a description of the categories of recipients to whom the personal data has been or will be disclosed - where applicable, information about transfers to non-EEA countries or to international organisations (including details of appropriate safeguards applied) - where possible, the envisaged time limits for erasure of the different categories of data - where possible, a general description of the technical and organisational security measures adopted. Our Record of Personal Data Processing Activities includes columns for you to insert information on all these matters. We've also usefully included some common examples of the types of employee personal data that you're likely to process, such as basic personal information and contact details, recruitment records, employment contracts, financial and tax information, disciplinary, grievance and capability records, appraisals, leave and absence records and termination of employment documentation. However, our examples are not intended to be exhaustive, so you will need to include such additional or amended information in your own record as is relevant to your data processing activities. We've also included some guidance notes to further help you with completing the columns. Once you've completed your record, do regularly review it to ensure it continues to accurately reflect your data processing activities. Lawful processing Processing of personal data, and special categories of personal data and data on criminal convictions and offences, is only lawful where you have a legal basis for it and these bases are set out in the GDPR. You don't have to specify which legal basis for processing that you're relying on in your record of processing activities, but we have included two columns for this (one for personal data and one for special categories of personal data or data on criminal convictions and offences) as it ensures that you're clear about what your legal basis is, helping you to comply with the GDPR's "accountability" requirements relating to the lawfulness of processing. Document
1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 10.2 10.3 11.1 12.1 13.1 13.2 14.1 15.1 16.1 16.2 16.3 16.4 16.5 17.1 17.2 18.1 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 23.2 24.1 25.1 26.1 26.2 27.1 28.1 29.1 30.1 31.1 32.1 33.1 34.1 35.1 36.1 37.1 37.2 38.1 38.2 39.1 40.1 40.2 41.1 42.1 43.1 44.1 44.2 45.1 46.1 47.1 48.1 48.2 49.1 50.1 51.1 52.1 53.1 54.1 55.1
Zaštita osobnih podataka Politika zaštite osobnih podataka TEMELJNE INFORMACIJE Fakultet prometnih znanosti Sveučilišta u Zagrebu poštuje privatnost svake osobe čije osobne podatke prikuplja. Fakultet prometnih znanosti, kao Voditelj obrade Vaših podataka obvezuje se na zaštitu Vaših osobnih podataka te jamči da će prikupljanje i čuvanje podataka izvoditi u skladu s odredbama Uredbe EU 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka), Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/2018) i ostalih propisa koji uređuju predmetno područje, a imaju primjenu u Republici Hrvatskoj. Primjena načela zaštite podataka Fakultet prometnih znanosti posebno pazi na poštivanje načela obrade podataka, stoga obrađuje podatke: - Zakonito – obrada će biti moguća ako je ista dopuštena zakonom i to u granicama koje zakon dopušta. - Pošteno – uvažavajući specifičnosti svakog odnosa, primjenjujući sve adekvatne mjere za zaštitu osobnih podataka i privatnosti općenito te ne sprečavajući ispitanika u ostvarivanju svojih prava. - Transparentno – informirajući ispitanike o obradama osobnih podataka. Od samog prikupljanja podataka kada su ispitanici informirani o svim aspektima obrade podataka pa sve do prestanka obrade podataka ispitanicima se pruža jednostavan i brz pristup vlastitim podacima što uključuje mogućnost uvida i dobivanja kopije u skladu s odredbama Uredbe. Određene informacije mogu se ograničiti samo kada je to zahtijevano zakonom ili kada je to nužno za zaštitu trećih osoba. - Uz ograničenje svrhe – obrađujući osobne podatke u one svrhe u koji su prikupljeni a u druge svrhe ako su za to ispunjeni uvjeti iz Uredbe. - Uz ograničenje pohrane – pohranjujući podatke u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju, a duže samo ako je dopušteno Uredbom ili pozitivnim propisom. - Uz smanjenje količine podataka – obrađujući podatke ako su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno. Posebno se pazi da se ne prikupljaju podaci za koje ne postoji opravdana potreba za obradom. - Vodeći računa o točnosti – vodeći računa o točnosti i ažurnosti podataka i brišući netočne podatke u okviru mogućnosti. - Vodeći računa o cjelovitosti i povjerljivosti – pružajući tehničkim i organizacijskim mjerama odgovarajuću sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih ili organizacijskih mjera. Vaše osobne podatke obrađivat ćemo samo na temelju zakonske obveze, radi ispunjenja ugovorne obveze, Vaše privole ili druge legitimne osnove. Prikupljene osobne podatke obrađujemo uz obaveznu primjenu odgovarajućih pravnih, tehničkih i organizacijskih mjera sigurnosti kako bismo spriječili svaku neovlaštenu obradu podataka. Pristup Vašim osobnim podacima ograničen je samo na one zaposlenike kojima su te informacije potrebne. Prikupljamo samo one podatke koji su nužni za predmetnu obradu te jamčimo da podaci koji su prikupljeni za jednu svrhu neće se koristiti ni za jednu drugu svrhu ili na način koji nije u skladu s odobrenom svrhom. Za svrhu obrade koja se ne provodi temeljem zakonske osnove ili ugovora tražit ćemo od Vas posebnu privolu. Za izvršavanje određenih usluga Fakultet je ovlastio treće osobe – izvršitelje obrade, kojima dostavlja Vaše podatke u svrhu obavljanja ugovorenih usluga. S izvršiteljima obrade Fakultet sklapa ugovor u pogledu njihovih ovlasti i obveza kod obrade osobnih podataka, povjerljivosti ustupljenih podataka, a sve sukladno zahtjevima Uredbe i pozitivnim propisima. Razdoblje čuvanja podataka Fakultet će Vaše osobne podatke čuvati samo onoliko koliko je potrebno kako bi se izvršila ugovorna ili zakonska obveza ili legitimni interes, osim u slučaju obrade osobnih podataka na temelju privole, kada u trenutku povlačenja Vaše privole prestaje obrada. Privolu možete povući u svakom trenutku slanjem zahtjeva na e-adresu Službenika za zaštitu osobnih podataka Fakulteta prometnih znanosti (sluzbenik-za-zastitu-podataka@fpz.hr). Napominjemo da povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade temeljene na privoli prije njezina povlačenja. Ostvarivanje prava ispitanika Svaki ispitanik ima pravo da u svakom trenutku od voditelja obrade može zatražiti pristup svojim osobnim podacima, njihov ispravak ili dopunu, brisanje (ukoliko ne postoje opravdani razlozi za čuvanje podataka), ograničavanje njihove obrade (primjerice kada osporavate točnost podataka, sve dok ne provjerimo njihovu točnost) kao i pravo na povlačenje suglasnosti za obradu podataka. Navedena prava ostvaruju se podnošenjem zahtjeva na e-adresu Službenika za zaštitu osobnih podataka Fakulteta prometnih znanosti (sluzbenik-za-zastitu-podataka@fpz.hr). Obrada osobnih podataka kandidata za zapošljavanje Fakultet prometnih znanosti u svojstvu voditelja obrade prikuplja i obrađuje osobne podatke kandidata za zapošljavanje na otvorena radna mjesta na Fakultetu prometnih znanosti u sklopu postupka selekcije te u svrhu sklapanja i izvršavanja ugovora o radu s kandidatima, ovisno o rezultatima selekcijskog postupka. Fakultet prometnih znanosti ima legitimni interes za zapošljavanje onih radnika koji svojim znanjem, vještinama i osobnošću najbolje odgovaraju potrebama pojedinih radnih mjesta na Fakultetu. Radi ostvarivanja tog legitimnog interesa, Fakultet provodi selekcijske postupke vezane za izbor kandidata koji su se prijavili na objavljeni natječaj za posao. Tijekom selekcijskog postupka, a kako bi provjerio sposobnost i znanja kandidata te utvrdio koji od kandidata zadovoljavaju sve postavljene zahtjeve pojedinog radnog mjesta, Fakultet prometnih znanosti od kandidata prikuplja i obrađuje samo i isključivo one kategorije i vrste osobnih podataka koje su potrebne za provedbu selekcijskog postupka: - opće podatke o kandidatu (ime i prezime, OIB, datum rođenja, adresa prebivališta/boravišta, broj mobitela, e-mail adresa), - podatke o stečenom obrazovanju (stečeno zvanje i stručna sprema, naziv završene ustanove u kojoj je stečeno zvanje i stručna sprema, period trajanja obrazovanja), - podatke o prethodnom poslodavcu (tvrtka prethodnog poslodavca, naziv i opis radnog mjesta, razdoblje rada kod prethodnog poslodavca), - podatke o stažu, - dokaze o stečenim kvalifikacijama i znanjima (stečene diplome, certifikati i potvrde kojima kandidat potvrđuje svoje stručne i druge kompetencije koje je naveo u svojoj prijavi na natječaj), - uvjerenje nadležnog suda da se protiv kandidata ne vodi kazneni postupak i da nije kažnjavan,v - podatke o preporukama koje je kandidat naveo u svojoj prijavi, - dokumentacija koju kandidat dostavi s osnove prednosti pri zapošljavanju, - podatke o rezultatima provedenih testiranja kandidata. Vaši osobni podaci su nam potrebni radi utvrđivanja ispunjavate li uvjete raspisanog natječaja za slobodno radno mjesto. Ako nam ne pružite osobne podatke ili to ne učinite u mjeri u kojoj su nam ti podaci nužni za utvrđivanje ispunjavate li uvjete raspisanog natječaja, nećemo biti u mogućnosti uključiti Vas u raspisani natječaj. Vaši osobni podaci otkrivaju se zaposlenicima unutar kadrovske službe te voditeljima organizacijskih jedinica za koje podnosite zamolbu za zaposlenje, te zaposlenicima koji su u sastavu povjerenstva koje odlučuje o selekciji kandidata. Vaše osobne podatke možemo dostaviti i vanjskim primateljima, tj. fizičkim i pravnim osobama koje su s nama u poslovnom odnosu u vezi sa provođenjem postupka zapošljavanja odnosno provođenja testiranja kandidata. Za cijelo vrijeme njihove obrade osobni podaci kandidata tretiraju se kao poslovna tajna te se obrađuju uz primjenu adekvatnih tehničkih i organizacijskih mjera kojima se osigurava njihova zaštita. Podatke kandidata za posao koji nisu prošli selekcijski postupak brišu se, odnosno vraćaju se, nakon što proteknu rokovi za pravne lijekove po provedenom natječaju, osim u slučaju kada ih, uz izričitu privolu kandidata, zadržavamo u svojoj bazi podataka radi eventualnog budućeg zaposlenja. Ukoliko ne želite da čuvamo Vaše podatke, ističemo da u svakom trenutku možete povući svoj pristanak za obradu osobnih podataka u kojem slučaju ćemo izbrisati odnosno uništiti Vaše osobne podatke. Ukoliko Fakultet prometnih znanosti s kandidatom sklopi ugovor o radu, od Vas ćemo zatražiti i druge kategorije osobnih podataka koje smo dužni obrađivati sukladno zakonskim propisima a i koji su navedeni u našem pravilniku o radu, a isto u svrhu ostvarivanja prava iz radnog odnosa i radi poštivanja naše pravne obveze kao poslodavca. Ističemo kako Vi imate pravo na pristup svojim podacima, pravo na ispravak osobnih podataka (u slučaju da su pohranjeni Vaši osobni podaci netočni ili nepotpuni, imate pravo zatražiti ispravak ili nadopunu), pravo na brisanje osobnih podataka, pravo prigovora na obrade osobnih podataka temeljene na legitimnom interesu voditelja obrade, pravo na ograničenje obrade. Ako smatrate da obrada Vaših osobnih podataka nije u skladu s propisima o zaštiti osobnih podataka, imate pravo podnijeti pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka (https://www.azop.hr) Ne dovodeći u pitanje Vaše pravo na podnošenje pritužbe nadzornom tijelu predlažemo Vam da se prije podnošenja pritužbe obratite našem službeniku za zaštitu podataka radi razjašnjenja spornih pitanja. Također, za ostvarivanje svih svojih prava u vezi s obradom osobnih podataka možete se obratiti našem službeniku za zaštitu podataka putem navedenih kontaktnih podataka. Postupanje u slučaju povrede osobnih podataka Fakultet prometnih znanosti kao voditelj obrade osigurava da slučaju povrede osobnih podataka, bez nepotrebnog odgađanja i, ako je izvedivo, najkasnije 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvješćuje nadležno nadzorno tijelo o povredi osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode pojedinaca. Izvješće koje se dostavlja nadzornom tijelu sadržava sve informacije sukladno Uredbi. U slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinaca, Fakultet prometnih znanosti bez nepotrebnog odgađanja obavješćuje ispitanika o povredi osobnih podataka. Ispitanike se neće obavijestiti u slučajevima kada Uredba propisuje da isto nije obvezno. Službenik za zaštitu podataka Službenikom za zaštitu podataka Fakulteta prometnih znanosti imenovana je Željka Ohnjec, dipl. iur. Adresa: Fakultet prometnih znanosti Sveučilišta u Zagrebu, Vukelićeva 4, 10 000 Zagreb. e-adresa: sluzbenik-za-zastitu-podataka@fpz.hr kontakt broj: 01/2380 358 - Odluka o imenovanju sluzbenika za zaštitu podataka - Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=EN