http___metss.hr_izjava-o-privatnosti__1.xml
1.1 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2 3.3 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 9.2 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 15.1 15.2 15.3 16.1 17.1 18.1 18.2 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1 27.1 28.1 29.1 30.1 31.1 32.1 33.1 34.1 34.2 35.1 36.1 37.1 38.1 39.1 40.1 41.1 42.1 43.1 44.1 45.1 47.1 48.1 49.1 50.1 51.1 52.1 53.1 54.1 55.1 56.1 57.1 57.2 58.1 59.1 60.1 61.1 62.1 63.1 64.1 65.1 66.1 67.1 68.1 69.1 70.1 71.1 72.1 73.1 74.1 75.1 75.2 76.1 77.1 77.2 77.3 78.1 78.2 79.1 79.2 80.1 81.1 81.2 82.1 82.2 83.1 83.2 84.1 84.2 85.1 85.2 86.1 87.1 87.2 88.1 89.1 89.2 89.3 89.4 90.1 90.2 90.3 91.1 91.2 91.3 91.4 92.1 92.2 92.3 92.4 92.5 93.1 94.1 94.2 94.3 94.4 94.5 94.6 95.1 95.2 95.3 95.4 96.1 96.2 96.3 96.4 96.5 96.6 97.1 98.1 98.2 99.1 100.1 101.1 102.1 103.1 104.1 105.1 106.1 106.2 107.1 108.1 108.2 109.1 110.1 111.1 111.2 112.1 113.1 114.1 115.1 115.2 116.1 117.1 117.2 118.1 119.1 120.1 121.1 122.1 123.1 124.1 125.1 126.1 126.2 127.1 128.1 129.1 129.2 130.1 131.1 132.1 133.1 134.1 135.1 136.1 137.1 138.1 139.1 139.2 140.1 140.2 141.1 142.1 143.1 144.1 145.1 146.1 147.1 147.2 148.1 149.1 149.2 150.1 151.1 152.1 153.1 153.2 154.1 155.1 155.2 155.3 156.1 157.1 157.2 158.1 159.1 160.1 161.1 162.1 163.1 164.1 165.1
GDPR compliance – Privacy Policy We are very delighted that you have shown interest in our enterprise. Data protection is of a particularly high priority for the management of IKEUCHI EUROPE B.V.. This Privacy Policy explains you what personal data we collect, for which purpose, how they are protected and what are your rights in accordance with the new EU General Data Protection Regulation (GDPR). The processing of personal data, such as the name, address, e-mail address, or telephone number of a data subject shall always be in line with the General Data Protection Regulation (GDPR), and in accordance with the country-specific data protection regulations applicable to IKEUCHI EUROPE B.V.. By means of this data protection declaration, our enterprise would like to inform the general public of the nature, scope, and purpose of the personal data we collect, use and process. Furthermore, data subjects are informed, by means of this data protection declaration, of the rights to which they are entitled. If you have any questions or remarks while reading our terms, let us know by sending us an email to the Data Protection Officer or directly through the “Contact Us” form on our website. Topics: Definitions: key terms The Controller: who is collecting the data? Data Subject: who is a data subject? Personal data: what personal data do we collect? And how? Purpose of the processing: what purpose do we use your data for? International Data Transfer: who will it be shared with? Protection of your personal data: protection measures, retention period, routine erasure Data subject’s Rights Definitions: key terms The data protection declaration of IKEUCHI EUROPE B.V. is based on the terms used by the European legislator for the adoption of the General Data Protection Regulation (GDPR). Our data protection declaration should be legible and understandable for the general public, as well as our customers and business partners. To ensure this, we would like to first explain the terminology used. In this data protection declaration, we use, inter alias, the following terms: Personal data Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person (“data subject”). An identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person. Data subject Data subject is any identified or identifiable natural person, whose personal data is processed by the controller responsible for the processing. Processing Processing is any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction. Restriction of processing Restriction of processing is the marking of stored personal data with the aim of limiting their processing in the future. Profiling Profiling means any form of automated processing of personal data consisting of the use of personal data to evaluate certain personal aspects relating to a natural person, in particular to analyze or predict aspects concerning that natural person’s performance at work, economic situation, health, personal preferences, interests, reliability, behavior, location or movements. Pseudonymisation Pseudonymisation is the processing of personal data in such a manner that the personal data can no longer be attributed to a specific data subject without the use of additional information, provided that such additional information is kept separately and is subject to technical and organizational measures to ensure that the personal data are not attributed to an identified or identifiable natural person. Controller or controller responsible for the processing Controller or controller responsible for the processing is the natural or legal person, public authority, agency, or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data; where the purposes and means of such processing are determined by Union or Member State law, the controller or the specific criteria for its nomination may be provided for by Union or Member State law. Processor Processor is a natural or legal person, public authority, agency, or other body which processes personal data on behalf of the controller. Recipient Recipient is a natural or legal person, public authority, agency, or another body, to which the personal data are disclosed, whether a third party or not. However, public authorities which may receive personal data in the framework of a particular inquiry in accordance with Union or Member State law shall not be regarded as recipients; the processing of those data by those public authorities shall be in compliance with the applicable data protection rules according to the purposes of the processing. Third party Third party is a natural or legal person, public authority, agency, or body other than the data subject, controller, processor, and persons who, under the direct authority of the controller or processor, are authorized to process personal data. Consent Consent of the data subject is any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject’s wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to him or her. The Controller: who is collecting the data? Name and Address of the Controller Controller for the purposes of the General Data Protection Regulation (GDPR), other data protection laws applicable in Member states of the European Union and other provisions related to data protection is: IKEUCHI EUROPE B.V. Merwedeweg 6 3621 LR Breukelen The Netherlands Email: info@ikeuchi.eu Website: www.ikeuchi.eu Data subject: who is a data subject? You are considered as a data subject for IKEUCHI EUROPE B.V.: - If you are an existing Customer, Supplier, or Business Partner; - If you are a User of our website; - If you are a Visitor of our booth during an exhibition; - If you are an applicant or an employee of IKEUCHI EUROPE B.V.; - If you are an employee of a Customer, Supplier, Business Partner who interacts with us. These terms apply to data subjects in connection with the services and products we offer as a manufacturer of spraying nozzles and solution provider. Personal data: what personal data do we collect? And how? Unless limited by local legislation, IKEUCHI EUROPE B.V. collects, processes, and uses the following categories of personal data about you, including but not limited to: - Name, title/position, business contact information, content of communication (such as emails or business letters), website registration and site use details, contract details, services or products provided or offered, invoice and payment information, shipment information, and business relationship history. - We do not collect “special categories of personal data” such as race, ethnicity, religion, health, sexuality, or biometric data. - We do not collect children’s personal data. We collect the above-mentioned personal data from several sources, including but not limited to: - Directly from the data subjects (direct inquiries, newsletter sign up, account registration, business cards received) - Collected automatically while visiting / interacting on our website and other third-party platforms branded with our company (see the Cookie Policy and Website usage) - Interacting at our booth during exhibitions - Prospecting for acquisition - Referenced from business partners / satisfied customers We ensure you we never bought and will never buy listing of companies for cold calling purpose. Purpose of the processing: what purpose do we use your data for? Data protection for specific and limited purposes as a B2B company We collect, process, and use personal data from Customers, Suppliers, Business Partners and Users or from their employees for purposes of performing the contractual relationship including invoice processing, communication, legal and compliance activities, for marketing purposes and customer relationship, management activities, and for fraud prevention and security activities. - Conducting business We collect the above-mentioned data to provide you with the most suitable solution (products / services) with a high quality of technical support to respond to your inquiries or to solve issues you may have. - Marketing and customer relationship Processing of personal data applies to marketing content, including news, offers and promotions for our products and services which we send to you on third-party websites (MailChimp, LinkedIn) based on your industry and country. These third-party websites (systems) have their own Privacy Policy that we encourage you to read them. - Data analysis As a responsible company, we do not use automatic decision-making. Only marketing personas will be analyzed to deliver content that will be the most relevant and useful for our customers and prospects. Marketing personas are built with segments depending on your industry, your need, your online behavior. We use the personal data collected to also conduct data analytics to improve our products and solutions. It will only be used where it is necessary to achieve a legitimate interest. We process your personal data so far as such processing is legally permitted. Below is a description of the legal basis on which IKEUCHI EUROPE B.V. processes your personal data. Please note that this is not the full and complete list of legal principles, but solely a list of examples which are intended to illustrate how IKEUCHI EUROPE B.V. is handling your personal data. - Consent – IKEUCHI EUROPE B.V. will process certain personal data only with your explicit and free consent, e.g., when you allowed us to send you marketing material via email. You are entitled to withdraw your approval at any time to end future processing. - Performance of the contractual relationship with the Customer, Supplier, or Business Partner- IKEUCHI EUROPE B.V. may enter into legal contracts with you. IKEUCHI EUROPE B.V. processes your personal data to comply with legal obligations arising from these contracts. - Compliance with legal obligations – IKEUCHI EUROPE B.V. is subject to a number of statutory requirements. Such legal obligations may sometimes require the processing of certain personal and sometimes also sensitive personal data. - Legitimate interest of IKEUCHI EUROPE B.V., other IKEUCHI group companies or other third parties -IKEUCHI EUROPE B.V. will process your personal data in order to safeguard our own or any third party’s interests. However, this applies only if your interests do not prevail in the individual case. The provision of personal data is necessary for the conclusion and/or performance of the Customer, Supplier, or Business Partner relationship, and is voluntary. However, if you do not provide Customer, Supplier or Business Partner data, the affected Customer and Supplier management and administration processes might be delayed or impossible. The legitimate interests pursued by the Controller or by a third party Where the processing of personal data is based on Article 6(1) lit. f GDPR our legitimate interest is to carry out our business in favor of the well-being of all our employees and the shareholders. Legal basis for the processing Art. a GDPR serves as the legal basis for processing operations which we obtain consent for a specific processing purpose. If the processing of personal data is necessary for the performance of a contract to which the data subject is party, as is the case, for example, when processing operations are necessary for the supply of goods or to provide any other service, the processing is based on Article 6(1) lit. b GDPR. The same applies to such processing operations which are necessary for carrying out pre-contractual measures, for example in the case of inquiries concerning our products or services. Is our company subject to a legal obligation by which processing of personal data is required, such as for the fulfillment of tax obligations, the processing is based on Art.6(1) lit. c GDPR. In rare cases, the processing of personal data may be necessary to protect the vital interests of the data subject or of another natural person. This would be the case, for example, if a visitor were injured in our company and his name, age, health insurance data or other vital information would have to be passed on to a doctor, hospital or other third party. Then the processing would be based on Art. d GDPR. Finally, processing operations could be based on Article 6(1) lit. f GDPR. This legal basis is used for processing operations which are not covered by any of the above-mentioned legal grounds, if processing is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by our company or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject which require protection of personal data. Such processing operations are particularly permissible because they have been specifically mentioned by the European legislator. He considered that a legitimate interest could be assumed if the data subject is a client of the controller (Recital 47 Sentence 2 GDPR). Data protection for job applications and the application procedures The data controller shall collect and process the personal data of applicants for the purpose of the processing of the application procedure. The processing may also be carried out electronically. This is the case, in particular, if an applicant submits corresponding application documents by e-mail or by means of a web form on the website to the controller. If the data controller concludes an employment contract with an applicant, the submitted data will be stored for the purpose of processing the employment relationship in compliance with legal requirements. If no employment contract is concluded with the applicant by the controller, the application documents shall be automatically erased two months after notification of the refusal decision, provided that no other legitimate interests of the controller are opposed to the erasure. Other legitimate interest in this relation is, e.g. a burden of proof in a procedure under the General Equal Treatment Act (AGG). Provisions of personal data as statutory or contractual requirement. Requirement necessary to enter into a contract. Obligation of the data subject to provide the personal data. Possible consequences of failure to provide such data. We clarify that the provision of personal data is partly required by law (e.g. tax regulations) or can also result from contractual provisions (e.g. information on the contractual partner). Sometimes it may be necessary to conclude a contract that the data subject provides us with personal data, which must subsequently be processed by us. The data subject is, for example, obliged to provide us with personal data when our company signs a contract with him or her. The non-provision of the personal data would have the consequence that the contract with the data subject could not be concluded. Before personal data is provided by the data subject, the data subject must contact any employee. The employee clarifies to the data subject whether the provision of the personal data is required by law or contract or is necessary for the conclusion of the contract, whether there is an obligation to provide the personal data and the consequences of non-provision of the personal data. International Data Transfer: who will it be shared with? The personal data that we collect or receive about you may be transferred to and processed by recipients listed in the categories of recipients, who can be located inside or outside the European Economic Area (“EEA”). For recipients located outside of the EEA, IKEUCHI EUROPE B.V. has taken appropriate measures to comply with the requirements of the data protection law to secure transfer of Personal Data outside EU, such as implementing a Data Transfer Agreement, based on appropriate EU Commission model clauses. - Categories of Recipients Access to Personal Data is given to those individuals of IKEUCHI EUROPE B.V. who need such access for a purpose listed in this Privacy Policy or where required by law. IKEUCHI EUROPE B.V. will sometimes as required by applicable law and for the purposes listed in this Privacy Policy, need to make some of your personal data on a need-to-know-basis available to, including but not limited to: - Other employees within the IKEUCHI group, external advisers, public accountants, governmental authorities, courts, distributors and suppliers of goods and services, and external service providers for various service. IKEUCHI EUROPE B.V. requires from the service providers to whom your personal data may be transferred that they undertake to process your personal data only on behalf and subject to its instructions and to implement appropriate security measures to keep your personal data confidential. Protection of your personal data: Protection measures: Technical and Organizational Measures IKEUCHI EUROPE B.V. puts into place appropriate technical and organizational security measures to minimize the risk of unauthorized or unlawful disclosure or access to, or accidental or unlawful loss, destruction, alteration, or damage to your personal data. These security measures will over time be improved in line with legal and technological development. Period for which the personal data will be stored The criteria used to determine the period of storage of personal data is the respective statutory retention period. After expiration of that period, the corresponding data is routinely deleted, as long as it is no longer necessary for the fulfillment of the contract or the initiation of a contract. Your personal data is stored by IKEUCHI EUROPE B.V. and/or our service providers, strictly to the extent necessary for the performance of our obligations and strictly for the time necessary to achieve the purposes for which the information is collected, in accordance with applicable data protection laws. Therefore, IKEUCHI EUROPE B.V. will delete your personal data when your data are no longer relevant and upon expiration of the maximum storage term of your data as set forth by the applicable law in any case. Personal data contained in contracts, business communication and letters can be subject to statutory retention requirements, which may require a retention of up to 10 years. Any other Supplier data will in principle be deleted two years after the termination of the business relationship between you and IKEUCHI EUROPE B.V. We ensure deletion, pseudonymization and anonymization of personal data wherever possible. Data subject’s Rights Right of confirmation Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller the confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed. If a data subject wishes to avail himself of this right of confirmation, he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. Right of access Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller free information about his or her personal data stored at any time and a copy of this information. Furthermore, the European directives and regulations grant the data subject access to the following information: - the purposes of the processing; - the categories of personal data concerned; - the recipients or categories of recipients to whom the personal data have been or will be disclosed, in particular recipients in third countries or international organizations; - where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period; - the existence of the right to request from the controller rectification or erasure of personal data, or restriction of processing of personal data concerning the data subject, or to object to such processing; - the existence of the right to lodge a complaint with a supervisory authority; - where the personal data are not collected from the data subject, any available information as to their source; - the existence of automated decision-making, including profiling, referred to in Article 22(1) and (4) of the GDPR and, at least in those cases, meaningful information about the logic involved, as well as the significance and envisaged consequences of such processing for the data subject. Furthermore, the data subject shall have a right to obtain information as to whether personal data are transferred to a third country or to an international organization. Where this is the case, the data subject shall have the right to be informed of the appropriate safeguards relating to the transfer. If a data subject wishes to avail himself of this right of access, he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. Right to rectification Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her. Taking into account the purposes of the processing, the data subject shall have the right to have incomplete personal data completed, including by means of providing a supplementary statement. If a data subject wishes to exercise this right to rectification, he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. Right to erasure (Right to be forgotten) Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay, and the controller shall have the obligation to erase personal data without undue delay where one of the following grounds applies, as long as the processing is not necessary: - The personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed. - The data subject withdraws consent to which the processing is based according to point (a) of Article 6(1) of the GDPR, or point (a) of Article 9(2) of the GDPR, and where there is no other legal ground for the processing. - The data subject objects to the processing pursuant to Article 21(1) of the GDPR and there are no overriding legitimate grounds for the processing, or the data subject objects to the processing pursuant to Article 21(2) of the GDPR. - The personal data have been unlawfully processed. - The personal data must be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject. - The personal data have been collected in relation to the offer of information society services referred to in Article 8(1) of the GDPR. If one of the above-mentioned reasons applies, and a data subject wishes to request the erasure of personal data stored by IKEUCHI EUROPE B.V., he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. The Data Protection Officer shall promptly ensure that the erasure request is complied with immediately. Where the controller has made personal data public and is obliged pursuant to Article 17(1) to erase the personal data, the controller, taking account of available technology and the cost of implementation, shall take reasonable steps, including technical measures, to inform other controllers processing the personal data that the data subject has requested erasure by such controllers of any links to, or copy or replication of, those personal data, as far as processing is not required. The Data Protection Officer will arrange the necessary measures in individual cases. Right of restriction of processing Each data subject shall have the right granted by the European legislator to obtain from the controller restriction of processing where one of the following applies: - The accuracy of the personal data is contested by the data subject, for a period enabling the controller to verify the accuracy of the personal data. - The processing is unlawful, and the data subject opposes the erasure of the personal data and requests instead the restriction of their use instead. - The controller no longer needs the personal data for the purposes of the processing, but they are required by the data subject for the establishment, exercise, or defense of legal claims. - The data subject has objected to processing pursuant to Article 21(1) of the GDPR pending the verification whether the legitimate grounds of the controller override those of the data subject. If one of the above-mentioned conditions is met, and a data subject wishes to request the restriction of the processing of personal data stored by IKEUCHI EUROPE B.V., he or she may at any time contact the Data Protection Officer. The Data Protection Officer will arrange the restriction of the processing. Right to data portability Each data subject shall have the right granted by the European legislator, to receive the personal data concerning him or her, which was provided to a controller, in a structured, commonly used, and machine-readable format. He or she shall have the right to transmit those data to another controller without hindrance from the controller to which the personal data have been provided, as long as the processing is based on consent pursuant to point (a) of Article 6(1) of the GDPR or point (a) of Article 9(2) of the GDPR, or on a contract pursuant to point (b) of Article 6(1) of the GDPR, and the processing is carried out by automated means, as long as the processing is not necessary for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller. Furthermore, in exercising his or her right to data portability pursuant to Article 20(1) of the GDPR, the data subject shall have the right to have personal data transmitted directly from one controller to another, where technically feasible and when doing so does not adversely affect the rights and freedoms of others. In order to assert the right to data portability, the data subject may at any time contact the Data Protection Officer. Right to object Each data subject shall have the right granted by the European legislator to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time, to processing of personal data concerning him or her, which is based on point (e) or (f) of Article 6(1) of the GDPR. This also applies to profiling based on these provisions. IKEUCHI EUROPE B.V. shall no longer process the personal data in the event of the objection, unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override the interests, rights, and freedoms of the data subject, or for the establishment, exercise, or defense of legal claims. If IKEUCHI EUROPE B.V. processes personal data for direct marketing purposes, the data subject shall have the right to object at any time to processing of personal data concerning him or her for such marketing. This applies to profiling to the extent that it is related to such direct marketing. If the data subject objects to IKEUCHI EUROPE B.V. to the processing for direct marketing purposes, IKEUCHI EUROPE B.V. will no longer process the personal data for these purposes. In addition, the data subject has the right, on grounds relating to his or her particular situation, to object to processing of personal data concerning him or her by IKEUCHI EUROPE B.V. for scientific or historical research purposes, or for statistical purposes pursuant to Article 89(1) of the GDPR, unless the processing is necessary for the performance of a task carried out for reasons of public interest. In order to exercise the right to object, the data subject may contact any employee of IKEUCHI EUROPE B.V.. In addition, the data subject is free in the context of the use of information society services, and notwithstanding Directive 2002/58/EC, to use his or her right to object by automated means using technical specifications. Automated individual decision-making, including profiling Each data subject shall have the right granted by the European legislator not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning him or her, or similarly significantly affects him or her, as long as the decision (1) is not necessary for entering into, or the performance of, a contract between the data subject and a data controller, or (2) is not authorized by Union or Member State law to which the controller is subject and which also lays down suitable measures to safeguard the data subject’s rights and freedoms and legitimate interests, or (3) is not based on the data subject’s explicit consent. If the decision (1) is necessary for entering into, or the performance of, a contract between the data subject and a data controller, or (3) it is based on the data subject’s explicit consent, IKEUCHI EUROPE B.V. shall implement suitable measures to safeguard the data subject’s rights and freedoms and legitimate interests, at least the right to obtain human intervention on the part of the controller, to express his or her point of view and contest the decision. If the data subject wishes to exercise the rights concerning automated individual decision-making, he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. Right to withdraw data protection consent Each data subject shall have the right granted by the European legislator to withdraw his or her consent to processing of his or her personal data at any time. If the data subject wishes to exercise the right to withdraw the consent, he or she may, at any time, contact the Data Protection Officer. Updated on June 28th, 2019
1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 9.2 9.3 10.1 11.1 12.1 12.2 12.3 13.1 14.1 15.1 16.1 17.1 17.2 17.3 18.1 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1 27.1 28.1 29.1 29.2 30.1 30.2 31.1 32.1 32.2 32.3 33.1 34.1 35.1 36.1 37.1 38.1 39.1 40.1 41.1 42.1 43.1 44.1 45.1 46.1 47.1 47.2 48.1 49.1 50.1 51.1 52.1 53.1 54.1 55.1 56.1 57.1 58.1 59.1 60.1 61.1 62.1 63.1 64.1 65.1 66.1 67.1 67.2 68.1 69.1 69.2 70.1 71.1 72.1 73.1 74.1 75.1 76.1 77.1 78.1 79.1 80.1 81.1 82.1 83.1 84.1 85.1 86.1 87.1 88.1 89.1 90.1 91.1 92.1 93.1 94.1 95.1 96.1 97.1 97.2 98.1 98.2 98.3 99.1 99.2 99.3 100.1 100.2 101.1 102.1 102.2 103.1 103.2 103.3 103.4 104.1 105.1 106.1 107.1 108.1 108.2 109.1 110.1 111.1 112.1 113.1 114.1 114.2 115.1 116.1 117.1 118.1 119.1 119.2 119.3 120.1 121.1 122.1 123.1 124.1 125.1 126.1 127.1 128.1 129.1 130.1 131.1 132.1 133.1 134.1 134.2 135.1 136.1 137.1 137.2 137.3 138.1 139.1 140.1 141.1 142.1 143.1 144.1 145.1 146.1 147.1 148.1 149.1 150.1 151.1 152.1 153.1 154.1 155.1 156.1 157.1 158.1 159.1 160.1 161.1 161.2 162.1 162.2 163.1 164.1 165.1 166.1 167.1 168.1 169.1 170.1 171.1 172.1 173.1 174.1 175.1 176.1 177.1 178.1 179.1 180.1 181.1 182.1 183.1 184.1 184.2 185.1 186.1 187.1 188.1 189.1 190.1 191.1 191.2 192.1 193.1 194.1 195.1 195.2 196.1 197.1 198.1 199.1 199.2 200.1 201.1 202.1 202.2 202.3 203.1 204.1 205.1 206.1 207.1 208.1 209.1 210.1 211.1 212.1 213.1 214.1 215.1 216.1
Na temelju odredbi Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka) te Zakona o radu, Uprava METSS d.o.o. donijela je, nakon dobivene prethodne suglasnosti sindikalnog povjerenika (predsjednik Nezavisnog sindikata radnika METSS d.o.o. Čakovec), dana 23. svibnja 2018. godine, sljedeći Pravilnik o postupanju s osobnim podacima Članak 1. METSS d.o.o. kao obveznik primjene Uredbe (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka (u daljnjem tekstu: Opća uredba)), ovim Pravilnikom reguliraju zaštitu pojedinaca (fizičkih osoba) u vezi s obradom njihovih osobnih podataka u samom društvu. Primjenu odredbi ovog Pravilnika, odredbi Opće uredbe kao i odredbi drugih mjerodavnih propisa koji reguliraju zaštitu pojedinaca vezano uz obradu njihovih osobnih podataka, u METSS d.o.o. dužni su osigurati te za isto snose odgovornost upravitelji radnih jedinica (svaki za svoju radnu jedinicu) te rukovoditelji i voditelji službi (svaki za svoju službu). Ovim se Pravilnikom ne obuhvaća obrada osobnih podataka koji se tiču pravnih osoba, a osobito poduzetnika koji su ustanovljeni kao pravne osobe, uključujući ime i oblik pravne osobe i kontaktne podatke pravne osobe. Članak 2. U skladu sa Općom uredbom pojedini izrazi u ovom Pravilniku imaju sljedeće značenje: • Osobni podatak – svaki podatak koji se odnosi na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi. Osobni podatak je npr. ime i prezime, OIB i drugi podaci pod kojima je pojedinac registriran, adresa, mrežni identifikatori (IP adresa, identifikator kolačića i sl.) i drugi podaci svojstveni za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet pojedinca. Osobnim podacima smatraju se i podaci o plaći, bankovni račun, porezna prijava, broj putovnice ili broj osobne iskaznice i dr.; • Obrada osobnih podataka – svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima (npr. bilježenje, prikupljanje, organizacija, struktu-riranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje); • Sustav pohrane - svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi (npr. dosadašnje zbirke osobnih podataka); • Voditelj obrade – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka. U smislu odredbi ovog Pravilnika voditeljem obrade smatraju se METSS d.o.o. (u daljnjem tekstu: Društvo); • Izvršitelj obrade – onaj tko obrađuje podatke u ime Društva (fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo); • Primatelj – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci (neovisno o tome je li on treća strana); • Treća strana – fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, Društvo, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izvravnom nadležnošću Društva ili izvršitelja obrade; • Ispitanik – pojedinac (fizička osoba) čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi; • Identitet pojedinca – istovjetnost pojedinca koja ga, na osnovi oznaka koje ga karakteriziraju (dob, spol, rasa), izdvaja od ostalih pojedinaca. Identitet se najčešće utvrđuje uvidom u javne isprave, ali se može obaviti i na drugi način. Npr. oznaka fizičke osobe je ime i prezime, a njezin se identitet utvrđuje npr. uvidom u osobnu iskaznicu ili putovnicu; • Privola – svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želje ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka; • Povreda osobnih podataka – kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani. Članak 3. Osobne podatke ispitanika Društvo obrađuje pridržavajući se sljedećih osnovnih načela obrade osobnih podataka predviđenih Općom uredbom: • Zakonitost, poštenost i transparentnost; • Ograničavanje svrhe; • Smanjenje količine podataka; • Točnost; • Ograničenje pohrane; • Cjelovitost i povjerljivost; • Pouzdanost. Osobne podatke ispitanika Društvo obrađuje zakonito, pošteno i transparentno. Obrađuju se samo primjereni i relevantni osobni podaci i to isključivo u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne obrađuju na način koji nije u skladu s tim svrhama. Osobne podatke koje Društvo obrađuje su točni te se po potrebi ažuriraju. Osobni podaci koji nisu točni bez odlaganja se brišu ili ispravljaju. Društvo osobne podatke obrađuje isključivo na način kojim se osigurava odgovarajuća sigurnost osobnih podataka, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja primjenom odgovarajućih tehničkih i organizacijskih mjera. Društvo osobne podatke čuva samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju. Iznimno, osobni podaci mogu se pohraniti i na dulja razdoblja, ali samo ako će se isti obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe. Radi osiguravanja da se osobni podaci ne drže duže nego što je nužno, Društvo periodično vrši provjeru daljnje potrebe pohrane tih podataka obzirom na samu svrhu njihove obrade, a radi poduzimanja od-govarajućih mjera (npr. brisanje osobnih podataka ako nema zakonske prepreke). Članak 4. Društvo osobne podatke obrađuje samo i u onoj mjeri u kojoj je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta: − da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u jednu ili više posebnih svrha, − da je obrada nužna za izvršavanje ugovora u kojem je ispitanik stranka ili kako bi se poduzele radnje na zahtjev ispitanika prije sklapanja ugovora, − da je obrada nužna radi poštovanja pravnih obveza Društva, − da je obrada nužna kako bi se zaštitili ključni interesi ispitanika ili druge fizičke osobe, − da je obrada nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti Društva, − da je obrada nužna za potrebe legitimnih interesa Društva ili treće strane, osim u slučaju kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka, osobito ako je ispitanik dijete. Članak 5. Ako Društvo vrši obradu osobnih podataka za koju je potrebna privola ispitanika, ista privola se može dati na, za to predviđenom, obrascu „Privola za obradu osobnih podataka“ u Službi za opće i pravne poslove, kod upravitelja radne jedinice, rukovoditelja ili voditelja službe (i osoba koje isti ovlaste), a koji obrazac ispitanik potpisuje. Obrazac privole iz prethodnog stavka sastavljen je na način da osigurava primjenu odredbi Opće uredbe vezanih uz reguliranje davanja privole, a pisani oblik služi u svrhu dokazivanja da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka. Osim navedenog obrasca privolom kao i dokazom davanja iste smatrat će se i svaka izjava ili potvrdna radnja u pisanom ili u elektroničkom obliku dana Društvu od strane ispitanika, a koja po svom sadržaju predstavlja jasno ispitanikovo izražavanje dobrovoljnog, posebnog, informiranog i nedvosmislenog pristanka na obradu osobnih podataka koji se odnose na njega. Društvo vrši obradu osobnih podataka i na temelju usmene privole (izjave) ispitanika, ali pod uvjetom da Društvo može dokazati da je ispitanik dao privolu za obradu svojih osobnih podataka u tom obliku. Privola kojom ispitanik Društvu daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose mora biti dobrovoljna. Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu, a povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja. O predmetnom se ispitanik obavješćuje prije davanja privole. Povlačenje privole se može dati na, za to predviđenom, obrascu „Povlačenje privole“ u Službi za opće i pravne poslove, kod upravitelja radne jedinice, rukovoditelja ili voditelja službe (i osoba koje isti ovlaste), a koji obrazac ispitanik potpisuje. Ako se radi o obradi osobnih podataka maloljetne osobe, privolu te povlačenje privole sukladno prethodnim stavcima ili sukladno odredbama Opće uredbe, daje ili odobrava nositelj roditeljske odgovornosti nad tom osobom (roditelj ili zakonski skrbnik). Ispitanik ima pravo uskratiti davanje privole. Članak 6. Društvo ne vrši obradu posebno osjetljivih podataka kao što su: • Rasno ili etničko podrijetlo; • Političko mišljenje; • Vjersko ili filozofsko uvjerenje; • Genetski podaci; • Biometrijski podaci (radi jedinstvene identifikacije pojedinca); • Spolni život ili seksualna orijentacija pojedinca. Društvo vrši obradu podataka o članstvu u sindikatu isključivo na temelju dane izričite privole ispitanika za obradu tih osobnih podataka. Društvo vrši obradu podataka o zdravlju ispitanika, koja obrada je nužna za potrebe izvršavanja obveza i ostvarivanja posebnih prava Društva ili ispitanika, i to na temelju Zakona o obveznom zdravstvenom osiguranju, Zakona o radu, Zakona o zaštiti na radu, Zakona o profesionalnoj rehabilitaciji i zapošljavanju osoba s invaliditetom, Zakona o hrani, Zakona o zaštiti pučanstva od zaraznih bolesti, kao i drugih mjerodavnih propisa iz područja radnog prava i prava o socijalnoj sigurnosti te socijalnoj zaštiti iz nadležnosti Europske unije ili Republike Hrvatske. Pod podacima koji se odnose na zdravlje, kako je to navedeno u prethodnom stavku, podrazumijevaju se osobni podaci povezani s fizičkim ili mentalnim zdravljem ispitanika. U slučaju obrade odnosno ukazane potrebe obrade posebno osjetljivih podataka u Društvu, takva obrada se može temeljiti isključivo na osnovama predviđenim Općom uredbom. Članak 7. Privole dobivene po prethodnim člancima ove glave Pravilnika odlažu se u personalne dosjee ispitanika u Službi za opće i pravne poslove. Članak 8. U postupku obrade osobnih podataka Društvo ispitaniku pruža sve informacije vezano uz obradu njegovih osobnih podataka, a osobito o svrsi obrade podataka, pravnoj osnovi za obradu podataka, legitimnim interesima Društva, namjeri predaje osobnih podataka trećim osobama, razdoblju u kojem će osobni podaci biti pohranjeni, o postojanju prava ispitanika na pristup osobnim podacima te na ispravak ili brisanje osobnih podataka i ograničavanje obrade, pravu na ulaganje prigovora kao i o svim drugim informacijama predviđenim za ispitanika sukladno odredbama Opće uredbe. Informacije iz prethodnog stavka pružaju se ispitaniku objavom ovog Pravilnika te njegovih izmjena i dopuna na oglasnim pločama Društva i radnih jedinica te neposrednim uručenjem istih akata (u pisanom ili elektroničkom obliku) ispitaniku na njegov zahtjev, kao i objavom na internetskim stranicama Društva. Predmetne informacije mogu se ispitaniku pružati i izravno usmenim putem, ako to zatraži ispitanik, i to u Službi za opće i pravne poslove, kod upravitelja radne jedinice, rukovoditelja ili voditelja službe (i osoba koje isti ovlaste). Članak 9. U slučaju da se osobni podaci prikupljaju od ispitanika, Društvo će ispitaniku u trenutku prikupljanja osobnih podataka pružiti informacije navedene u prethodnom članku ovog Pravilnika. Takve informacije će ispitaniku Društvo dati i u slučaju da osobni podaci nisu dobiveni neposredno od njega. Primitak informacija iz prethodnog stavka ispitanik potvrđuje potpisom na za to predviđenom obrascu „Izjava o pruženim informacijama“ u Službi za opće i pravne poslove, kod upravitelja radne jedinice, rukovoditelja ili voditelja službe (i osoba koje isti ovlaste), a koja se izjava odlaže u personalni dosje radnika u Službi za opće i pravne poslove. U slučaju da Društvo ne dobiva osobne podatke neposredno od ispitanika, informacije iz stavka 1. pružit će se ispitaniku: • odmah po primitku, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana dobivanja osobnih podataka, • najkasnije u trenutku prve komunikacije ostvarene s ispitanikom, ako se osobni podaci trebaju upotrebljavati za komunikaciju s tim ispitanikom, • najkasnije u trenutku kada su osobni podaci prvi put otkriveni, ako je predviđeno otkrivanje podataka drugom primatelju. Kod prikupljanja osobnih podataka od ispitanika, istoga se obavještava o tome je li obvezan pružiti osobne podatke te o posljedicama koje mogu proizaći iz toga što takve podatke nije pružio. Članak 10. U okviru Društva, za obradu osobnih podataka ispitanika ovlašteni su Uprava te osobe koje Uprava Društva ovlasti posebnom odluku. Članak 11. Za potrebe ovog Pravilnika, pored pojma iz članka 2. ovog Pravilnika, pod ispitanikom podrazumijeva se osoba koja je zaposlena u Društvu, kao i osoba koja s Društvom ima poslovni odnos izvan radnog odnosa te svaka druga osoba čiji se osobni podaci obrađuju u Društvu po bilo kojoj osnovi. Članak 12. Sukladno Općoj uredbi, Društvo osigurava ispitanicima ostvarenje sljedećih prava: • Pravo na pristup; • Pravo na ispravak; • Pravo na brisanje (pravo na zaborav); • Pravo na ograničenje obrade; • Pravo na prenosivost podataka; • Pravo na prigovor. Članak 13. Društvo će odmah, a najkasnije u roku od mjesec dana od dana zaprimanja zahtjeva ispitanika ili njegovog zakonskog zastupnika ili punomoćnika: - omogućiti ispitaniku pristup njegovim osobnim podacima te ga informirati o svrsi obrade njegovih osobnih podataka, kategorijama njegovih osobnih podataka koji se obrađuju, o primateljima ili kategorijama primatelja kojima su njegovi osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, predviđenom razdoblju (odnosno kriterijima za utvrđivanje tog razdoblja) u kojem će osobni podaci biti pohranjeni te u slučaju kada se osobni podaci ne prikupljaju od ispitanika o njihovu izvoru, - informirati ispitanika o njegovom pravu na traženje ispravka ili brisanja osobnih podataka (pravo na zaborav) ili ograničavanja obrade osobnih podataka, pravu na podnošenje pritužbe Agenciji za zaštitu osobnih podataka, - ispraviti netočne osobne podatke ili uzimajući u obzir svrhe obrade dopunit nepotpune osobne podatke (npr. davanjem dodatne izjave) koji se odnose na ispitanika, - provesti brisanje osobnih podataka koji se odnose na ispitanika pod uvjetom da osobni podaci više nisu nužni za svrhu radi koje su prikupljeni ili ako ispitanik povuče privolu (ako se obrada vrši na osnovi privole ispitanika) ili ako su podaci nezakonito obrađeni ili je takva obveza određena pravom Europske unije ili Republike Hrvatske, - ograničiti obradu osobnih podataka ispitanika pod uvjetom da ispitanik osporava točnost osobnih podataka (za razdoblje dok Društvo ne izvrši provjeru točnosti osobnih podataka) ili je obrada nezakonita (ali ispitanik ne traži brisanje nego samo ograničenje uporabe) ili Društvo više ne treba osobne podatke za potrebe obrade (ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva) ili je ispitanik uložio prigovor na obradu, - dostaviti ispitaniku ispis osobnih podataka sadržanih u sustavu pohrane koji se na njega odnose ili iste podatke prenijeti ispitaniku na USB stick ili CD ili poslati elektroničkom poštom, - prestati s obradom osobnih podataka ispitanika koji se obrađuju na osnovi javnog interesa te legitimnog interesa Društva ili treće strane, osim u slučaju kad postoje opravdani razlozi za obradu koji nadilaze interese, prava i slobode ispitanika ili u slučaju postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. U slučaju iz alineje 1. prethodnog stavka (pravo na pristup) Društvo predaje ispitaniku presliku njegovih osobnih podataka koji se obrađuju, bez naplate troškova za prvu presliku (za svaku daljnju presliku zaračunat će se naknada sukladno članku 15. ovog Pravilnika). Preslika se podiže u Službi za opće i pravne poslove, kod upravitelja radne jedinice, rukovoditelja ili voditelja službe (i osoba koje isti ovlaste). Ispitanik ima pravo, u slučaju iz alineje 4. stavka 1. (pravo na brisanje – pravo na zaborav), zahtijevati brisanje svog osobnog podatka (zabilježenog posredno ili neposredno) s interneta ili brisanje svih poveznica s osobnim podacima, preslike ili rekonstrukcije tih osobnih podataka. Pravo na brisanje ograničeno je ako je obrada osobnih podataka ispitanika nužna radi ostvarivanja propisanih obveza Društva ili radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva. Kod ograničenja obrade, u slučaju iz alineje 5. stavka 1., Društvo obradu takvih osobnih podataka smije obavljati samo uz privolu ispitanika (danoj sukladno članku 5. ovog Pravilnika) na kojeg se podaci odnose, osim ako je obrada nužna radi zaštite pravnih interesa trećih ili radi javnog interesa Eurospske unije ili Republike Hrvatske. Ograničene podatke Društvo mora premjestiti u drugi sustav obrade, učiniti ih nedostupnim za korisnike te ih ukloniti s internetskih stranica. U slučaju ograničenja obrade Društvo unaprijed izvješćuje (pisanim ili elektronskim putem) ispitanika o ukidanju istog. U slučaju iz alineje 7. stavka 1. (pravo na prigovor) Društvo provodi test razmjernosti interesa radi ocjene važnosti svojih razloga za obradu i ispitanikovih razloga protiv obrade. Članak 14. Rok iz stavka 1. prethodnog članka ovo Pravilnika može se prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Društvo obavješćuje (u pisanom ili elektronskom obliku) ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja. Zahtjev iz stavka 1. prethodnog članka podnosi se pisanim ili elektroničkim putem. Zahtjev se može podnijeti i na za to predviđenim obrascima Društva, a podnosi se Službi za opće i pravne poslove, upravitelju radne jedinice, rukovoditelju ili voditelju službe (i osobi koju isti ovlaste). O poduzetim radnjama povodom navedenog zahtjeva Društvo pruža informacije u pisanom obliku. Ako je zahtjev ispitanika podnesen elektroničkim putem, Društvo infor-maciju pruža elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije. O razlozima nepostupanja po zahtjevu ispitanika iz stavka 1. prethodnog članka ovog Pravilnika, Društvo će bez odgađanja, a najkasnije jedan mjesec od dana primitka zahtjeva, izvijestiti ispitanika (u pisanom ili elektroničkom obliku). Uvjeti navedeni u odredbama prethodnih stavaka odnose se i na ispitanikovo podnošenje prigovora na obradu njegovih osobnih podataka. Članak 15. Društvo informacije pružene u skladu s člankom 13. ovog Pravilnika pruža bez naknade. Iznimno, ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, osobito zbog njihova učestalog ponavljanja, Društvo će naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir ad-ministrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti ili postupanja po zahtjevu. Pod istim uvjetima, Društvo može i odbiti da postupi po zahtjevu ispitanika. Članak 16. Ispitanik koji smatra da mu je Društvo povrijedilo neko njegovo pravo zajamčeno Općom uredbom ima pravo podnijeti zahtjev za utvrđivanje povrede prava Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Pored prava iz prethodnog stavka, ispitanik ima pravo i na učinkovit pravni lijek protiv Društva ili njegovih izvršitelja obrade ako smatra da mu je zbog obrade njegovih osobnih podataka protivno Općoj uredbi prekršena njegova prava iz iste uredbe. Ispitanik koji je pretrpio materijalnu ili nematerijalnu štetu zbog kršenja Opće uredbe ima pravo na naknadu od Društva ili njegovih izvršitelja obrade. Članak 17. U slučaju povrede osobnih podataka (u smislu članka 2. ovog Pravilnika) Društvo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije u roku od 72 sata nakon saznanja o toj povredi, izvješćuje Agenciju za zaštitu osobnih podataka, osim ako nije vjerojatno da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode ispitanika. U slučaju da navedeno izvješćivanje nije učinjeno unutar 72 sata, isto mora biti popraćeno razlozima za kašnjenje. Izvješće iz prethodnog stavka mora najmanje sadržavati podatke navedene u članku 20. stavku 2. ovog Pravilnika. Radi postupanja u skladu s odredbom prethodnog stavka, upravitelji radnih jedinica te rukovoditelji i voditelji služba unutar kojih je došlo do povrede osobnih podatka dužni su, odmah po saznanju o povredi osobnih podataka, o istome obavijestiti (usmeno, u pisanom ili elektroničkom obliku) Službu za opće i pravne poslove, a kako bi se pravodobno poduzele mjere predviđene Općom uredbom. Prilikom procjene da li postoji ili ne postoji vjerojatnost da će povreda osobnih podataka prouzročiti rizik za prava i slobode ispitanika (vezano uz stavak 1. ovog članka), osobito treba uzeti u obzir da li takva povreda može u konačnici prouzročiti fizičku, materijalnu ili nematerijalnu štetu ispitaniku, kao što je npr. gubitak nadzora nad osobnim podacima, ograničavanje prava, diskriminacija, krađa identiteta ili prijevara, financijski gubitak, šteta za ugled, gubitak povjerljivosti osobnih podataka zaštićenih poslovnom tajnom te bilo koja druga ekonomska ili društvena šteta za ispitanika. Članak 18. Izvršitelj obrade (u smislu članka 2. i 22. ovog Pravilnika) dužan je bez nepotrebnog odgađanja izvijestiti Društvo nakon što sazna za povredu osobnih podataka. Izvješće mora sadržavati sve elemente propisane Općom uredbom. Ispunjenje navedenih obveza izvršitelja obrade osigurava se unašanjem odgovarajuće klauzule u ugovor o obradi osobnih podataka koji Društvo sklapa s izvršiteljem obrade. Članak 19. Društvo dokumentira sve povrede osobnih podataka, uključujući činjenice vezane za povredu osobnih podataka, njezine posljedice kao i mjere poduzete za popravljanje štete, a radi omogućavanja Agenciji za zaštitu osobnih podataka provjere poštovanja Opće uredbe. Članak 20. U slučaju povrede osobnih podataka koje će vjerojatno prouzročiti visok rizik za prava i slobode pojedinca, Društvo će bez nepotrebnog odgađanja obavijestiti ispitanika (u pisanom ili elektroničkom obliku) o povredi osobnih podataka. Obavijest iz prethodnog stavka sadržava: - opis prirode povrede osobnih podataka, - ime i kontaktne podatke Voditelja općih i pravnih poslova, u svrhu dobivanja dodatnih informacija, - opis vjerojatne posljedice povrede osobnih podataka, - opis mjera koje je Društvo poduzelo ili predložilo poduzeti za rješavanje problema povrede osobnih podataka te umanjenje štetnih posljedica povrede. Obavješćivanje ispitanika sukladno prethodnim stavcima nije obvezno u slučaju ispunjena bilo kojeg od sljedećih uvjeta: - Društvo je poduzelo odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite koje su primijenjene na osobne podatke pogođene povredom osobnih podataka (npr. enkripcija), - Društvo je poduzelo naknadne mjere kojima se osigurava da više nije vjerojatno da će doći do visokog rizika za prava i slobode ispitanika, - time bi se zahtijevao nerazmjeran napor, a u kojem slučaju mora postojati javno obavješćivanje ili slična mjera kojom se ispitanici obavješćuju na jednako djelotvoran način. Članak 21. Društvo nije u obvezi te neće imenovati službenika za zaštitu podataka budući da sukladno odredbi članka 37. Opće uredbe: - Društvo nije tijelo javne vlasti ili javno tijelo, - osnovne djelatnosti Društva se ne sastoje od postupaka obrade koji zbog svoje prirode, opsega i/ili svrha iziskuju redovito i sustavno praćenje ispitanika u velikoj mjeri, - osnovne djelatnosti Društva se ne sastoje od opsežne obrade posebnih kategorija podataka na temelju članka 9. Opće uredbe i osobnih podataka u vezi s kaznenim osudama i kažnjivim djelima iz članka 10. Opće uredbe. Članak 22. U slučaju potrebe da obradu osobnih podataka u ime Društva provodi druga pravna ili fizčka osoba, Društvo će se koristiti jedino izvršiteljima koji u dovoljnoj mjeri jamče provedbu tehničkih i organizacijski mjera na način da je takva obrada u skladu s odredbama Opće uredbe te da se njome osigurava zaštita prava ispitanika. Obradu koju provodi izvršitelj obrade uređuje se ugovorom o obradi osobnih podataka koji izvršitelja obrade obvezuje prema Društvu, a u kojem su najmanje sadržani: - predmet obrade, - trajanje obrade, - priroda i svrha obrade, - vrsta osobnih podataka, - kategorije ispitanika, - prava i obveze voditelja obrade, - jamstva izvršitelja obrade, - obveze izvršitelja obrade. Ugovor iz prethodnog stavka sklapa se u pisanom obliku. Članak 23. Društvo vrši obrade sljedećih vrsta osobnih podatka: - osobni podaci radnika Društva (evidencije radnika i radnog vremena, plaće radnika i dr.), - osobni podaci umirovljenika Društva, - osobni podaci učenika i studenata koji rade ili obavljaju praksu u Društvu temeljem učeni-kih i studentskih ugovora te uputnica škole/fakulteta, - osobni podaci osoba na stručnom osposobljavanju za rad, - osobni podaci članova nadzornog i revizorskog odbora Društva, - osobni podaci kandidata koji sudjeluju u selekcijskom postupku za zasnivanje radnog odnosa, - osobni podaci dioničara Društva, - osobni podaci kupaca, dobavljača i poslovnih partnera Društva, - osobni podaci prikupljeni sustavom video nadzora u Društvu, - drugi osobni podaci koji se u Društvu prikupljaju u skladu s člankom 6. Opće uredbe. O osobnim podacima iz prethodnog stavka, kao i o svim drugim osobnim podacima, koji su prikupljeni u skladu s člankom 6. Opće uredbe, Društvo vodi evidencije aktivnosti obrade osobnih podataka, uvid u koje evidencije ispitanici mogu izvršiti u Službi za opće i pravne poslove Društva. Članak 24. Vođenje evidencija aktivnosti obrade osobnih podataka iz prethodnog članka raspodijeljeno je po radnim jedincima te po službama i ovlaštenim osobama za obradu podataka. Evidencija aktivnosti obrade sadrži najmanje sljedeće podatke: - naziv i kontaktne podatke Društva, - ovlaštene osobe za zastupanje Društva, - naziv radne jedinice te službe Društva, - ovlaštenu osobu za obradu osobnih podataka, - svrhu obrade, - kategoriju ispitanika - kategoriju osobnih podataka, - kategorije primatelja kojima su osobni podaci otkriveni ili će im biti otkriveni, - predviđene rokove za brisanje osobnih podataka (ako je to moguće), - opći opis tehničkih i organizacijskih sigurnosnih mjera za zaštitu podataka (ako je moguće). Prema potrebi, evidencija aktivnosti obrade osobnih podataka može sadržavati i druge podatke. Svaka ovlaštena osoba za obradu osobnih podataka u Društvu dužna je odmah po izmjeni postojeće ili uvođenju nove evidencije aktivnosti obrade, bez nepotrebnog odgađanja obavijestiti Službu za opće i pravne poslove kako bi se moglo postupiti u skladu s odredbom članka 8. ovog Pravilnika. Članak 25. Osobni podaci ispitanika koji se obrađuju u Društvu moraju biti odgovarajuće zaštićeni od slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjena, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa. Osobni podaci obrađuju se uz poštovanje sigurnosti i povjerljivosti osobnih podataka kroz sprečavanje neovlaštenog pistupa osobnim podacima i opremi kojom se Društvo koristi pri obradi podataka ili njihove neovlaštene upotrebe. Članak 26. Ovlaštene osobe za obradu osobnih podataka u Društvu iz članka 10. ovog Pravilnika, odgovorne su za zaštitu osobnih podataka ispitanika od slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjena, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa. Povreda odredbe prethodnog stavka kao i povreda odredbi Opće uredbe predstavlja povredu obveze iz radnog odnosa radi koje se odgovornim osobama iz prethodnog stavka može otkazati ugovor o radu. U svrhu osiguranja postupanja sukladno odredbama prethodnih stavaka, osobe navedene u stavku 1. ovog članka, podnose, na za to predviđenom obrascu, izjavu o povjerljivosti u Službi za opće i pravne poslove, koja izjava se odlaže u personalni dosje radnika u Službi za opće i pravne poslove. Uprava može zatražiti i od drugih osoba zaposlenih u Društvu podnošenje izjave o povjerljivosti, a sve u cilju osiguranja pridržavanja odredbi Opće uredbe. I svi drugi radnici u Društvu koji tijekom radnog odnosa, u obavljanju poslova svog radnog mjesta, izravnim ili neizravnim putem saznaju za osobne podatke nekog ispitanika, dužni su ih čuvati kao strogu tajnu i ne smiju ih na bilo koji način prenijeti trećim (neovlaštenim) osobama. Ugovorom o obradi osobnih podataka sklopljenim s izvršiteljima obrade osigurava se Društvu podnošenje izjave o povjerljivosti od strane nadležnih osoba izvršitelja obrade. Članak 27. Kao jedna od mjeri zaštite osobnih podataka osigurano je da je ulazak u sjedište Društva fizički zaštićen zaposlenicima zaštitarske službe. Članak 28. Osobni podaci ispitanika u pisanom obliku čuvaju se u omotima spisa odnosno u registratorima koji se odlažu u zaključane ormare ili se odlažu u prostorije koje se zaključavaju. Postupanje iz prethodnog stavka primjenjuje se tijekom radnog vremena, uslijed privremenog napuštanja radnog mjesta te po završetku radnog vremena. Pod istim uvjetima mora se osigurati da u radnim prostorijama ne budu izloženi te dostupni neovlaštenim osobama dokumenti koji sadrže osobne podatke (npr. ostavljanjem pisanog dokumenta na radnom stolu prilikom napuštanja kancelarije i sl.). Ispis dokumenata koji sadrže osobne podatke ispitanika mora se svesti na najmanju moguću mjeru, a isti dokumenti se po prestanku svrhe ili pravne osnove za njihovu pohranu uništavaju. Ovlaštene osobe za obradu osobnih podataka u Društvu dužne su zaključavati zaslon kad završe s upotrebom svog računala (tijekom radnog vremena) ili isključiti svoje računalo (tijekom i po završetku radnog vremena). Članak 29. Osobni podaci ispitanika u računalu zaštićuju se dodjeljivanjem lozinke za ulaz u računalo, koja je poznata samo ovlaštenoj osobi za obradu osobnih podataka u Društvu, a pohranjena u servisu „Active directory“ pod enkripcijom. Daljnja zaštita osigurana je dodjeljivanjem lozinke za ulaz u sustav programa ERP, a koja je također poznata samo ovlaštenoj osobi za obradu osobnih podataka u Društvu. Lozinka za elektroničku poštu čuva se u programu zaštićenom enkripcijom te lozinkom za ulazak u taj program. Pristup osobnim podacima u računalnom sustavu bilježi se putem logova. Osobni podaci ispitanika se preslikavaju radi stvaranja sigurnosnih kopija („back up“). Računalna oprema na kojoj se pohranjuju podaci („serveri“) nalazi se u ormaru pod ključem (koji se odlaže u prostoriju pod ključem) te je onemogućen pristup neovlaštenim osobama. „Off site“ poslužitelj za sigurnosne kopije nalazi se u zaključanoj prostoriji. Svi poslužitelji („serveri“) i računala u Društvu međusobno su povezana u lokalnoj mreži koja je zaštićena od vanjske mreže (Internet) s „vatrozidom“ („firewall“) te su zaštićeni i sigur-nosnim rješenjem („endpoint security“). Članak 30. Na sve vezano uz obradu osobnih podataka ispitanika u Društvu, a što nije regulirano ovim Pravilnikom, primjenjuju se odredbe Opće uredbe te odredbe drugih mjerodavnih propisa. Društvo će pojedine obrade osobnih podataka regulirati zasebnim pravilnicima (npr. Pravilnik o korištenju sustava video nadzora i dr). Članak 31. Ovaj Pravilnik se objavljuje na način propisan Pravilnikom o načinu objave pravilnika o radu. Zbog dislociranosti radnih jedinica Društva, a temeljem odredbi Pravilnika o načinu objave pravilnika o radu svaki radnik ima pravo uvida u ovaj Pravilnik kod svojeg upravitelja, odnosno rukovoditelja ili voditelja službe radnim danom od 08,00 do 12,00 sati ili u Službi za opće i pravne poslove od 08,00 do 14,00 sati. Osim gore navedenog, Pravilnik se sukladno članku 8. objavljuje i na internetskim stranicama Društva, a sve s ciljem informiranja ispitanika čiji se osobni podaci obrađuju. Članak 32. Izmjene i dopune ovoga Pravilnika donose se na način propisan Zakonom o radu za donošenje pravilnika o radu. Članak 33. Ovaj Pravilnik se dostavlja upraviteljima RJ, rukovoditeljima i voditeljima službi i sindikal-nom povjereniku. Svakome radniku upravitelj RJ, rukovoditelj ili voditelj službe, sindikalni povjerenik i referent općih poslova moraju na njegov zahtjev omogućiti uvid u ovaj Pravilnik. Članak 34. Ovaj Pravilnik stupa na snagu i primjenjuje se od 25. svibnja 2018. godine Član uprave: Branko Grašić, dipl.iur. Ovaj Pravilnik objavljen je, dana 23. svibnja 2018 . godine, na oglasnim pločama Društva i radnih jedinica.