http___www.ina.hr_UserDocsImages_e-nadmetanje_Supplier_20Guide_20for_20Profile_20update_20for_20MOL_20Group_Croatian.pptx_1.xml
1.1 1.2 1.3 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 7.1 7.2 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 11.1 11.2 11.3 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 13.1 13.2 14.1 14.2 14.3 15.1 15.2 15.3 15.4 16.1 16.2
1Login pages for updating profile by using the username/password you have received in MOL Group Notification (Notification contains only your username because of security reasons. Please generate your password by click on the Forgot password link from the entry page.) Entry pages for suppliers not yet registered inside MOL’s eBidding system’s database:https://molgroup.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://mol.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://slovnaft.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://ina.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phpSupplier’s Guide for Updating Profile inside the MOL eBidding system 13In case of New Supplier Registration please click on the Next button. The user has to fill in or modify the cells which contain the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. Selecting an Answer from drop-downs are mandatory. If you have a Code of Ethics or Code of Conduct implemented you shall specify its content from the drop-down. If your Code does not cover a topic, Comment field is Optional to explain the gap. If you do not have a Code of Ethics or Code of Conduct, but you have any other type of published management commitment/statement of ethical business conduct, select an Answer from the dropdown menu and upload it to the Documents. If any of the listed procedures occured, fill the Comment field with description and upload relevant documents if available. For already registered Suppliers, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to will find the Ethics tab. In Company information – Ethics tab, users are asked to provide some information regarding company’s Ethical behaviour 15In Company information – HSE tab, users are asked to provide Health, Safety, Environment information in case of relevant activity. Same steps are required as when you complete information at Legal tab. (see information above – page 12)In case of New Supplier Registration please click on the Save button. In case of already registered users, please click on the Save button on every tab, in order for the information which were given by the user to be saved on the corresponding page. The user has to fill in or modify the cells which contain the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. Selecting an Answer from drop-down is mandatory, but Comment section is optional. For already registered Suppliers, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to will find the HSE tab. 16This is the Mail icon where the User can read unread messages from events, etc. (Only after he was invited to at least one event)This is the Contact icon where the User can find contact information for support. This is the Refresh icon where the User can refresh the page in the system. If the icon appears this way then there is a problem with the internet connection. The refresh icon animates in every 30 seconds. The page can be refreshed manually so User does not need to wait. The language selection is possible on this page and the menu of the system will be shown in the selected language (This language is only active until the user logs out from the system, in order to change the language permanently, this can be done in Company – Company Information tab, General Data section). The Back button can be used to navigate back to an earlier page in the system. *** The amount of requested information on the shown tabs may vary depending on the answers given by the users *** 3Main Recommendations during your activity inside the system :Do not opet the system in two tabs / browsers in the same time ! Do not use your browsers Back or Refresh options, because these can result filled data loss. It is recommended, to have another internet connection as a backup, just in case something happens with your current connection. It is recommended to have a mobil internet connection if possible. Filling in the data in the forms should be done as soon as possible then click on Next and/or also Save buttons. It is suggested to have all necessary data prepared by previously verifying what is needed, logout from the system/close the New supplier registration forms and reopen only when all data are prepared for inserting. Please note that the below structure of the Prescreening forms of MOL ebidding system can differ depending on where are you opening the system from (Login with received credentials (1st screen) or New supplier registration (2nd screen)) but the basic mechanism is that all fields from all Prescreening forms are mandatory to be filled in . 2In the entry pages there are two possibilities : - an already registered user can use it to log in to own account – for users receiving the MOL official letter please login using the received Username and - Click on Forgot my password button - an individual Supplier can self register to MOL Suppliers Database. If you type your account’s password wrong for three times one after another, the Security Code field appears with a randomly generated password which will also must be typed together with password. 4In order to keep your profile up to date, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to change or update all the mandatory fields marked with a red star and click on the Save button, in order for the information entered by the user, to be saved in the system. In General Data tab, the user has to fill in or modify the cells which contain the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. Here the user can give general information about the company, which is asked by the Buying Company, the address of the company, homepage (webpage), user information (who will represent the company), different postal address if the main office can be found elsewhere and application settings on how different data will be displayed in the system.(see print screen above – page 3)In Company – Material Classification tab, users can add what kind of products or services they can provide the Purchasing company. The steps are:In the Search field you enter a custom material and click on the Search button. If the material is found, you can click on the displayed material name and add it the mandatory field with the help of the arrows in the middle of the screen.* You can search manually by reviewing the categories which were given by the Purchasing company. Click on the Save button, in order for the filled information to be saved by the system.(see print screen below – page 5) 12In case of New Supplier Registration please click on the Next button. The user has to fill in or modify the cells which contain the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. Selecting an Answer from drop-down is mandatory, but Comment section is requested in case of „YES” answer. Please do not forget to upload the signed and scanned version of Online bidding terms and conditions to Documents tab because this is prerequisite to participate in a tendering process. For already registered Suppliers, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to will find the Legal tab. In Company information – Legal tab, users are asked to provide some legal information 10In case of New Supplier Registration please click on the Next button. In Company information – Finance tab, users are asked to provide some financial informationIn case of New Supplier Registration please click on the Next button. The user has to fill in or modify the cells which contain the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. The user has to provide financial information about the registered company. (Please do not provide the consolidated financial data!) The user has to upload Financial Statements from the last financial year. (It is possible to add any further Finance related document.) For already registered Suppliers, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to will find the Financial tab. 5*** Additional tabs may appear according, which material was chosen when profile was updated or at New supplier registration process. ***Tabs which may appear are: Scaffolding Services, Static Equipment Maintenance, Heat Exchanger Cleaning, Surface Treatment, Furnace Cleaning, Tank Cleaning, Column Cleaning, Corrosion Protection. Valve Maintenance, etc. 6In Company – Company Documents tab, users are asked to upload into their profile the Documents asked by MOL Group. With the Browse button the user can search Company Documents on his Computer. It is mandatory to select a Document TypeThe users are able to fill in a short Explanation to their uploaded Documents in the Comment field. At the Valid until function a Calendar will appear and the user can add the Expiration date of a document if it is relevant. When 30 days before a documents expiry date is reached, the system sends a notification email for the user to renew the document.*** If the user receives a reminder about the Expiring document and he/she does not upload the new valid document, than he/she will receive a negative qualification from the systems side. The Upload Document button must be clicked in order to save the uploaded Document. With the Preview of Attachment button the user can Preview the uploaded documents in a downloaded version on his/hers Computer. Please download the Online Bidding Terms and Conditions document and upload the scanned version with the same document type. – link to the document on the bottom of the page. 11In case of New Supplier Registration please click on the Next button. In Company information – Finance tab, users are asked to provide some financial information 8In case of New Supplier Registration please click on the Next button. If the user select for example: Hungary, than additional tabs may appear requiring country specific information. In Company – Regional Presence tab, users are asked to select their presence in the World 9The user has to fill in or modify the cells which contains the data. No mandatory field can be left empty and it will be marked by an exclamation if the user does so. For already registered Suppliers, first you need to navigate to Company / Company information menu, where you need to find the References tab. Information is requested in the References tab regarding your business partnership with MOL Group and other partners. 7This can be done by checking the check-box in the desired area which can be found in the Select column area.. Click on the Save button, in order for the filled in information to be saved by the system.(see print screen below – page 8)In Company – Regional Presence tab, users are asked to select their presence in the World
1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 4.1 5.1 5.2 6.1 6.2 6.3 6.4 7.1 8.1 8.2 8.3 8.4 9.1 9.2 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 11.1 11.2 11.3 11.4 12.1 12.2 12.3 13.1 14.1 14.2 15.1 16.1 16.2 16.3
15Na kartici Informacije o tvrtki – HSE (ZZSO) korisnici unose određene podatke u vezi zaštite zdravlja, sigurnosti i zaštiti okoliša, ukoliko obavljaju relevantne aktivnosti.Isti koraci provode se i na kartici Pravni podaci (vidjeti gore – 12. stranica)U slučaju registracije novog dobavljača kliknite na Spremi.U slučaju registriranog korisnika, u cilju pohranjivanja unesenih podataka na svim stranicama kliknite na Spremi.Korisnici popunjavaju ili izmjenjuju polja s podacima. Obvezna polja ne smiju ostati prazna, prazna polja označuju se uskličnikom.Obvezno je biranje odgovora iz padajućeg izbornika, polje Komentar popunjava se opcionalno.Registrirani korisnici pristupaju preko kartice HSE izbornika Tvrtka / Profil tvrtke.. 16Ikona Poruka: korisnik ovdje može pročitati nove poruke u vezi događaja itd. (Nakon što je primio poziv na barem jedan događaj)Ikona Kontakt: korisnik ovdje može dobiti informacije ili podršku.Ikona Osvježavanje: korisnik ovdje može osvježiti stranicu sustava. Ikona ukazuje na probleme s internetskom vezom. Osvježavanje se izvodi svakih 30 sekundi. Stranica se može osvježavati i ručno, ne treba se čekati automatsko osvježavanje.Na ovoj stranici bira se i jezik, izbornik sustava prikazuje se na izabranom jeziku (jezična postavka je privremena, ostaje aktivna do odjave). Preferirani jezik može se izmijeniti na kartici Tvrtka – Profil tvrtke – Opći podaci).Gumb Natrag koristi se za povratak na prethodne stranice sustava. *** Podatkovna polja na karticama mogu se mijenjati ovisno o odgovorima Korisnika*** 11U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Na kartici Informacije o tvrtki – Financije korisnici unose određene financijske podatke. 12U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Korisnici popunjavaju ili izmjenjuju polja s podacima. Obvezna polja ne smiju ostati prazna, prazna polja označuju se uskličnikom.Biranje odgovora iz padajućeg izbornika je obvezno, popunjavanje Komentara obvezno je ako ste odgovorili pozitivno („DA”).Ne zaboravite učitati potpisanu, skeniranu verziju Uvjeta korištenja servisa e-Dražbe na kartici Dokumenti, to je preduvjet za sudjelovanje u natječajnom procesu.Registrirani korinici otvaraju izbornik Tvrtka / Informacije o tvrtki, u kojem biraju Pravne podatke.Na kartici Informacije o tvrtki – Pravni podaci korisnici unose određene pravne informacije. 3Najvažnije preporuke u vezi rada u sustavu :Ne otvarajte sustav istodobno u dvije kartice / dva preglednika !Ne koristite opcije Natrag i Osvježavanje vašeg preglednika, kako ne bi došlo do gubitka unesenih podataka.Preporuča se korištenje dodatne, pričuvne internetske veze, kako bi se izbjegle teškoće u slučaju problema s glavnom vezom. Ukoliko je moguće koristite mobilni internet. Što je brže moguće popunite obrazac, potom kliknite na Sljedeće i/ili Spremi. Predlažemo da prvo provjerite koji su vam podaci potrebni: zatim se odjavite iz sustava/zatvorite obrazac za registraciju novog dobavljača, te ga otvorite ponovno nakon pripreme podataka za unos.Molimo uzmite u obzir da se struktura Pretkvalifikacijskog obrasca MOL-ovog sustava e-Dražbe može razlikovati od dolje navedenog, ovisno o načinu pristupa sustavu (Prijava pomoću registriranih podataka (prvi ekran) ili Registracija novih dobavljača (drugi ekran)), no popunjavanje polja Pretkvalifikacijskog obrasca u svakom je slučaju obvezno 2Stranica za prijavu sadrži dvije mogućnosti: - Registrirani korisnici mogu se prijaviti i pristupiti svom korisničkom računu – molimo da se korisnici koji su primili službenu obavijest MOL-a prijave s dostavljenim korisničkim imenom - Za kreiranje lozinke kliknite na gumb Zaboravljena lozinka - pojedinačni Dobavljači mogu se samostalno registrirati u MOL-ovoj Dobavljačkoj bazi podataka.Ako tri puta uzastopno krivo upišete lozinku pojavljuje se polje Sigurnosni kod s nasumce kreiranim kodom koji unosi zajedno s lozinkom. 4Za osvježavanje korisničkog profila prvo otvorite izbornik Tvrtka / Profil tvrtke, u kojem možete unositi i mijenjati podatke obveznih polja označenih crvenom zvjezdicom, potom kliknite na gumb Spremi za pohranjivanje unesenih podataka.Podatke pojedinih polja korisnici mogu unositi ili mijenjati na kartici Opći podaci. Niti jedno obvezno polje ne smije ostati prazno, na prazna polja upozorava uskličnik. Korisnici ovdje unose podatke o tvrtki koje traži Naručitelj: sjedište tvrtke, web stranicu, podatke korisnika (zastupnika tvrtke), poštansku adresu tvrtke (ako se razlikuje od sjedišta), odnosno postavke u vezi prikazivanja pojedinih podataka u sustavu.(vidjeti gornju snimku ekrana – 3. stranica)Na kartici Tvrtka – Klasifikacija proizvoda Dobavljač bira proizvode i usluge koje nudi tvrtki Naručitelju. Tijekom toga provode se sljedeći koraci:Nakon unošenja proizvoda u polje za pretraživanje kliknite na gumb Pretraživanje.Ako sustav pronađe pogotke kliknite na odgovarajući proizvod, te ih pomoću strijela u sredini ekrana dodajte obveznom polju.* Možete pretraživati i ručno, prema kategorijama koje određuje Naručitelj.Za pohranjivanje unesenih podataka kliknite na Spremi.(vidjeti gornji ekran na 5. stranici) 5*** Mogu se pojavljivati dodatne kartice, ovisno o proizvodu koji ste birali tijekom osvježavanja profila ili registracije novog korisnika. ***Mogu se pojaviti sljedeće kartice: Skelarski radovi, Održavanje statičnih uređaja, Čišćenje izmjenjivača topline, Obrada površine, Čišćenje peći, Čišćenje spremnika, Čišćenje kolona, Antikorozijska zaštita, Održavanje ventila, itd. 6Korisnici dokumente tražene od strane MOL Grupe učitavaju u svoj profil na kartici Tvrtka – Dokumenti tvrtke.Korisnici pomoću gumba Pretraži mogu pretraživati Dokumente tvrtke na svom računalu. Biranje Vrste dokumenta je obvezno.Korisnici mogu unositi kratka Pojašnjenja u vezi učitanih Dokumenata u polju Komentar.Korištenjem funkcije Vrijedi do prikazuje se Kalendar. Ukoliko je potrebno, Korisnik može unijeti Datum istjeka dokumenta. Sustav 30 dana prije istjeka valjanosti dokumenta u e-mail poruci upozorava korisnika o potrebi osvježavanja.*** Ako korisnik unatoč primljenoj obavijesti o skorom istjeku dokumenta ne obavi osvježavanje i ne učita valjani dokument, sustav će ga ocijeniti negativno.Dokumenti se unose klikom na gumb Učitaj dokument.Pregled učitanog dokumenta obavlja se pomoću gumba Pregled privitka.Molimo preuzmite dokument Uvjeti online ponude i učitajte skeniranu verziju. Poveznica se nalazi na dnu kartice. 10U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Na kartici Informacije o tvrtki – Financije korisnici unose određene financijske podatke.U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Korisnici popunjavaju ili izmjenjuju polja s podacima. Obvezna polja ne smiju ostati prazna, prazna polja označuju se uskličnikom.Korisnici unose financijske informacije o registriranoj tvrtki. (Molimo ne unosite konsolidirane financijske podatke!)Korisnici učitavaju Financijsko izvješće protekle poslovne godine. (Mogu se učitavati i dodatni financijski dokumenti.)Registrirani korisnici pristupaju preko kartice Financije izbornika Tvrtka / Profil tvrtke. 9Korisnici popunjavaju ili izmjenjuju polja s podacima. Obvezna polja ne smju ostati prazna, prazna polja označuju se uskličnikom.Registrirani korisnici prvo otvaraju izbornik Tvrtka / Informacije o tvrtki, zatim otvaraju karticu Reference. Na kartici Reference traže se informacije o odnosu s MOL Grupom i ostalim partnerima. 8U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Kada, primjerice, Korisnik bira Mađarsku pojavljuje se dodatna kartica na kojoj se traže informacije specifične za tu državu.Korisnici na kartici Tvrtka – Regionalna prisutnost određuju regije u kojima posluje njihova tvrtka. 1Kako biste osvježili korisnički profil prijavite se na stranicu pomoću korisničkog imena/lozinke koju ste primili u obavijesti MOL Grupe(Obavijest iz sigurnosnih razloga sadrži samo korisničko ime. Molimo kliknite na poveznicu Zaboravljena lozinka na početnoj stranici i kreirajte novu lozinku.)Poveznice za pristup dobavljačima koji još nisu registrirani u dobavljačkoj bazi podataka MOL-ovog sustava e-Dražbe:https://molgroup.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://mol.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://slovnaft.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phphttps://ina.esourcing.molgroup.info/ql/home_custom/index.phpNaputak za dobavljače o osvježavanju profila u MOL-ovom sustavu e-Dražbe (eBidding) 7To možete učiniti označavanjem okvira pored odgovarajuće regije.Za pohranjivanje podataka kliknite na Spremi.(vidjeti na gornjem ekranu, 8. stranica)Korisnici na kartici Tvrtka – Regionalna prisutnost određuju regije u kojima posluje njihova tvrtka. 13U slučaju registracije novog dobavljača klinite na Sljedeće.Korisnici popunjavaju ili izmjenjuju polja s podacima. Obvezna polja ne smiju ostati prazna, prazna polja označuju se uskličnikom.Obvezno je biranje odgovora iz padajućeg izbornika.Ukoliko tvrtka posjeduje Etički kodeks ili Poslovnik, pronađite odgovarajući sadržaj u padajućem izborniku. Ukoliko se dotična tema ne razmatra u Kodeksu, u polju Komentar (koje nije obvezno) možete unijeti pojašnjenje.Ukoliko tvrtka ne posjeduje Etički kodeks ili Poslovnik, ali ima drugačiju izjavu o rukovoditeljskoj opredijeljenosti/etičnom poslovnom ponašanju, birajte odgovarajući odgovor iz padajućeg izbornika i učitajte pripadajuće dokumente.Ukoliko je aktualan bilo koji od navedenih koraka popunite polje Komentar i učitajte odgovarajuće dokumente, ukoliko su isti raspoloživi.Registrirani korisnici pristupaju preko kartice Etički kodeks izbornika Tvrtka / Profil tvrtke.Na kartici Informacije o tvrtki – Etički kodeks korisnici unose određene podatke o etičnom ponašanju tvrtke.