http___www.uhpa.hr_o-nama_zastita-privatnosti-5b0d5aff4bb49_politika-zastite-osobnih-podataka-5b0e8495a935c_1.xml
1.1 1.2 2.1 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 15.1 16.1 17.1 18.1 19.1 20.1 20.2 20.3 20.4 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1 27.1 27.2 28.1 29.1 30.1 30.2 30.3 30.4 31.1 32.1 32.2 33.1 34.1 34.2 34.3 34.4 35.1 36.1 36.2 36.3 36.4 37.1 38.1 39.1 40.1 40.2
Individuals, private or public entities (‘Organisations’) resident in the Cayman Islands (‘Cayman’) which do not comply with the European Union (‘EU’) General Data Protection Regulation (‘GDPR’) after 25 May 2018 may face heavy fines. Although the legislation is not part of Cayman law, it can apply to companies outside the EU, including Cayman funds with EU investors, and those working with or advising them. What is the GDPR? GDPR is a binding legislative act whose provisions become enforceable on 25 May 2018. It applies in its entirety across the EU and in certain circumstances applies to Organisations which are established outside the EU. The aim behind it is to protect EU citizens from improper uses of their personal data, such as privacy or data breaches by Organisations within or outside the EU. It lays down rules to protect natural persons with regard to the processing of their personal data. It goes beyond the Directive it replaces in important aspects: - 1) it makes it clear that it can apply outside the EU; - 2) it sets out rights of ‘data subjects’; - 3) it also increases the clarity required in both the request for consent to process data and any consent given; and - 4) it sets out a requirement to design systems to include data protection. When could it apply to a Cayman Organisation? Under Article 3.2, the GDPR applies to the ‘processing’ of ‘personal data’ of ‘data subjects’ who are in the EU by a ‘controller’ or ‘processor’ which is not established in the EU, where those processing activities are related to: (a) the offering of goods or services, irrespective of whether a payment of the data subject is required, to such data subjects in the EU; or (b) the monitoring of their behaviour where that behaviour takes place within the EU. What do those terms mean? In brief: - a) 'processing’ – any operation or set of operations which is performed on personal data or on sets of personal data, whether or not by automated means; - b) ‘personal data’ – any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’); - c) 'data subject’ – an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factor; - d) ‘controller’ – the natural or legal person, public authority, agency or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of personal data; - e) ‘processor’– a natural or legal person, public authority, agency or other body which processes personal data on behalf of the controller. When might it apply to my Organisation? The GDPR applies to all Organisations which process the personal data or monitor the behaviour in the EU of data subjects who live in the EU. Under Article 2 it applies to the processing of personal data wholly or partly by automated means and to the processing other than by automated means of personal data which form part of a filing system or are intended to form part of a filing system. Where the GDPR applies to a controller or processor which is not established in the EU then that controller or the processor shall designate in writing a representative in one of the EU Member States where the data subjects are. However, under Article 27 this does not apply to: (a) processing which is occasional, does not include, on a large scale, processing of certain specified special categories of data or certain processing of personal data relating to criminal convictions and offences, and is unlikely to result in a risk to the rights and freedoms of natural persons, taking into account the nature, context, scope and purposes of the processing; or (b) a public authority or body. What are a data subject’s rights? The rights of the data subject include: - 1) Mandatory Notice of Breach – giving a data subject notice within 72 hours of any data breach which is likely to ‘result in a risk for the rights and freedoms of individuals’; - 2) Right of access – allowing a data subject to have the controller confirm whether their personal data is being processed, where and why and be given a free electronic copy; - 3) Right to be Forgotten – a right that the data controller erase the data subject’s personal data, stop its dissemination and processing by third parties. There are provisions to allow controllers considering these requests to compare the data subjects' rights to ‘the public interest in the availability of the data’ when considering such requests. - 4) Right to Data Portability – a right which allows data subjects to ask a controller for data they have provided and to transmit it to another controller. How has the consent requirement changed? The GDPR makes it clear that both the request to the data subject for consent to process data and the consent given must be clear, in plain language, and distinguishable from other matters. It must also be as easy for the data subject to withdraw consent as it is to give it. Consent is defined as: 'any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes, by which statement or clear affirmative action, the data subject signifies agreement to the processing of personal data'. Failure to obtain the required consent would potentially attract the maximum fine (see below). Privacy by Design as a legal requirement The GDPR Article 25 puts the concept of designing systems to include data protection from the outset as a legal requirement. It calls for controllers to hold and process only the data absolutely necessary for the completion of their duties (data minimisation); implement appropriate technical and organisational measures (e.g. pseudonymisation); as well as limiting the access to personal data to those needing to carry out the processing. What happens if an Organisation does not comply? Organisations which breach the GDPR are liable to a potential maximum fine of the greater of €20m (about US$26m) or up to 4% of their annual global turnover. The GDPR’s administrative fines are designed to reflect the severity of the breach and in each case be effective, proportionate and dissuasive. The maximum fine would apply where there was a lack of sufficient customer consent to process data or of data subject rights (see below). A fine of 2% of annual global turnover would apply where records were not in order, or there is a failure to notify the supervising authority and data subject about a breach. What should I be doing now? If you or your Organisation hold data on any EU citizen the GDPR may apply. If so then the extent of any review of any existing systems and processes for data retrieval, management and storage, both manual and automatic may be considerable. You may need to design and set up new systems, review existing contracts and create new roles within your Organization to ensure compliance. So as soon as possible before 25 May 2018 you should consider if you should seek advice from a firm qualified to advise on EU laws and regulations, including the GDPR, to see what steps you should be taking. Solomon Harris Whilst we are not able to advise on matters of EU law, if you require any further information on how to get advice on how GDPR might affect a Cayman fund, then contact your usual contact at Solomon Harris or Richard Addlestone at raddlestone@solomonharris.com or Nick Reid at nreid@solomonharris.com and we can recommend a firm which can help. Disclaimer The information contained in this article is necessarily brief and general in nature and does not constitute legal advice. Appropriate legal or other professional advice should be sought for any specific matter.
1.1 2.1 3.1 4.1 4.2 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 14.2 15.1 16.1 17.1 18.1 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1 27.1 28.1 29.1 30.1 31.1 32.1 33.1 34.1 35.1 36.1 37.1 38.1 39.1 40.1 40.2 41.1 42.1 42.2 43.1 43.2 43.3 44.1 45.1 46.1 46.2 47.1 48.1 49.1 50.1 51.1 52.1 53.1 54.1 55.1 56.1 56.2 56.3 57.1 58.1 59.1 60.1 61.1 62.1 63.1 64.1 64.2 65.1 66.1 67.1 68.1 69.1 70.1 71.1 72.1 73.1 74.1 74.2 75.1 76.1 77.1 78.1 78.2 79.1 80.1 81.1 82.1 83.1 84.1 85.1 86.1 87.1 88.1 88.2 89.1 90.1 91.1 92.1 93.1 94.1 95.1 96.1 97.1 98.1 99.1 100.1 101.1 102.1 103.1 103.2 104.1 105.1 106.1 107.1 108.1 110.1
Politika zaštite osobnih podataka UVOD Udruga hrvatskih putničkih agencija (u daljnjem tekstu UHPA) u svom poslovanju provodi mjere zaštite osobnih podataka sukladno Općoj Uredbi o zaštiti podataka (GDPR), zakonskim i regulatornim obvezama. Uprava je u potpunosti predana osiguranju kontinuirane i efektivne uspostave ove politike, te isto očekuje od svojih zaposlenika i poslovnih partnera. Svako kršenje ove politike može rezultirati disciplinskim mjerama ili poslovnim sankcijama. Ova politika određuje očekivano ponašanje UHPA-e, njenih stalnih, privremenih i povremenih zaposlenika kao i poslovnih partnera te trećih strana u odnosu na prikupljanje, korištenje, čuvanje, prijenos, otkrivanje ili uništavanje osobnih podataka koji se obrađuju u poslovnim procesima UHPA-e DEFINICIJE - osobni podaci su svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („Ispitanik”); pojedinac čiji se identitet može utvrditi jest osoba koja se može identificirati izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca; - obrada je svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje; - ograničavanje obrade je označivanje pohranjenih osobnih podataka s ciljem ograničavanja njihove obrade u budućnosti; - izrada profila je svaki oblik automatizirane obrade osobnih podataka koji se sastoji od uporabe osobnih podataka za ocjenu određenih osobnih aspekata povezanih s pojedincem, posebno za analizu ili predviđanje aspekata u vezi s radnim učinkom, ekonomskim stanjem, zdravljem, osobnim sklonostima, interesima, pouzdanošću, ponašanjem, lokacijom ili kretanjem tog pojedinca; - sustav pohrane je svaki strukturirani skup osobnih podataka dostupnih prema posebnim kriterijima, bilo da su centralizirani, decentralizirani ili raspršeni na funkcionalnoj ili zemljopisnoj osnovi; - voditelj obrade je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka; kada su svrhe i sredstva takve obrade utvrđeni pravom Unije ili pravom države članice, voditelj obrade ili posebni kriteriji za njegovo imenovanje mogu se predvidjeti pravom Unije ili pravom države članice; - izvršitelj obrade je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade; - primatelj je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana. Međutim, tijela javne vlasti koja mogu primiti osobne podatke u okviru određene istrage u skladu s pravom Unije ili države članice ne smatraju se primateljima; obrada tih podataka koju obavljaju ta tijela javne vlasti mora biti u skladu s primjenjivim pravilima o zaštiti podataka prema svrhama obrade; - treća strana je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije Ispitanik, voditelj obrade, izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću voditelja obrade ili izvršitelja obrade; - privola Ispitanika znači svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja Ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose; - povreda osobnih podataka je kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani; - poduzeće ili društvo je fizička ili pravna osoba koja se bavi gospodarskom djelatnošću, bez obzira na pravni oblik te djelatnosti, uključujući partnerstva ili udruženja koja se redovno bave gospodarskom djelatnošću; - nadzorno tijelo znači neovisno tijelo javne vlasti koje je osnovala država članica; - međunarodna organizacija je organizacija i njezina podređena tijela uređena međunarodnim javnim pravom ili bilo koje drugo tijelo koje su sporazumom ili na osnovi sporazuma osnovale dvije ili više zemalja. PODACI KOJE PRIKUPLJAMO Tijekom različitih oblika interakcije sa UHPA-om (korištenje Internet stranice, slanje upita/zahtjeva e-mailom, poštom) prikupljaju se osobni podaci koji podrazumijevaju, ali nisu ograničeni na sljedeće: - Ime, prezime - Funkcija - e-mail adresa - broj telefona UHPA tijekom različitih oblika interakcije može prikupljati i podatke koji ne spadaju u grupu osobnih podataka, koji podrazumijevaju, ali nisu ograničeni na sljedeće: - Podatke o uređaju putem kojeg se spajate na Internet - Vrstu i verziju Internet preglednika koji koristite - Načine korištenja Internet stranice UHPA-e Korištenje podataka UHPA koristi osobne podatke za slijedeće svrhe: - Pružanje usluga članovima i partnerima sukladno ugovornim obvezama – UHPA osobne podatke može upotrijebiti tijekom pružanja ugovorenih usluga, te za pružanje različitih oblika komunikacije tijekom procesa realizacije suradnje - Marketinške i prodajne aktivnosti – UHPA osobne podatke može upotrijebiti s ciljem obavještavanja o novim pogodnostima, popustima ili sličnim aktivnostima - Zaštita zaposlenika UHPA-e – UHPA osobne podatke pojedinaca može otkriti ako vjeruje da je neophodno ili prikladno kako bi se zaštitili zdravlje i sigurnost zaposlenika, posjetitelja, imovine i/ili korisnika - Zakonske obveze izvještavanja i obrade podataka Prikupljanje podataka Osobni podaci se prikupljaju na jedan od sljedećih načina: - Izravno od pojedinca – kada osoba stupa u kontakt s UHPA-om slanjem upita za određenu uslugu putem e-maila, telefonskog poziva, popunjavanjem kontakt forme na www.uhpa.hr i dolaskom u prostore UHPA-e - Neizravno – podaci koji su javno dostupni na internetskim stranicama koje ne pripadaju UHPA-i (npr. Sudski i obrtni registar, objave na društvenim mrežama, otvorenim forumima), podaci dobiveni korištenjem kolačića, poveznica i sličnih tehnologija KOLAČIĆI Kolačići (engl. cookies) omogućavaju UHPA-i prikupljanje statističkih podataka o ponašanju korisnika na www.uhpa.hr (npr. na kojim dijelovima Internet stranice se korisnici zadržavaju najduže, a gdje najkraće), koji se Internet preglednik (npr. Internet Explorer, Opera, Safari, Google Chrome, Firefox) koristi i slično. Kolačići su mali skup podataka poslan sa poslužitelja www.uhpa.hr na računalo korisnika, a služi kao anonimni identifikator. Kolačići se također koriste za lakšu navigaciju kroz Internet stranice (npr. ne morate svaki put iznova unositi podatke za registraciju). Kolačići se ne koriste s ciljem pristupa korisničkim podacima ili kako bi se pratile aktivnosti korisnika nakon www.uhpa.hr . UHPA zadržava pravo korištenja kolačića na www.uhpa.hr no svaki korisnik može zabraniti primanje kolačića uređivanjem/promjenama postavki u svom Internet pregledniku. DIGITALNI MARKETING UHPA šalje promotivne materijale putem digitalnih komunikacijskih kanala korisnicima koji su dali privolu za takav oblik komunikacije. Korisnici imaju u svakom trenutku pravo onemogućiti uslugu primanja promotivnih materijala, a UHPA će omogućiti alate kako bi se pravo za brisanje iz baze podataka za slanje obavijesti provelo. Korisnik će biti obaviješten u trenutku prvog kontakta ili u bilo kojoj fazi vršenja usluge o korištenju njegovih podataka u svrhe digitalnog marketinga. ZAHTJEVI ISPITANIKA UHPA osigurava ostvarivanje prava korisnika u odnosu na: - Pristup informacijama; - Prigovor na obradu; - Ograničenje obrade; - Prijenos podataka; - Ispravljanje podataka; - Brisanje podataka. Korisnik zahtjeve za ostvarenje prava podnosi pisanim ili usmenim putem. Ako pojedinac podnese zahtjev koji se odnosi na bilo koje gore navedeno pravo, UHPA će razmotriti svaki takav zahtjev u skladu sa svim primjenjivim zakonima i propisima o zaštiti podataka. UHPA zadržava pravo naplate troškova za obradu zahtjeva korisnika u iznimnim slučajevima kada su zahtjevi nerazumni. Korisnici imaju pravo na informiranje temeljem podnesenog zahtjeva, a nakon uspješne provjere njihovog identiteta, o sljedećem: - Svrsi obrade osobnih podataka; - Izvoru osobnih podataka, ako nije dobiven od korisnika; - Kategoriji osobnih podataka; - Primateljima ili kategorijama primatelja kojima su ili mogu biti preneseni osobni podaci, zajedno s lokacijom tih primatelja; - Predviđenom razdoblje pohrane osobnih podataka ili obrazloženje za određivanje razdoblja pohrane; - Upotrebi bilo kakvog automatiziranog odlučivanja, uključujući profiliranje; Svi zahtjevi za pristup ili ispravak osobnih podataka moraju biti upućeni UHPA-i kao Voditelju obrade koja će evidentirati svaki zahtjev po primitku. Odgovor na svaki zahtjev dostavlja se u roku od 30 dana od primitka pismenog zahtjeva korisnika. Ako se ne može u potpunosti odgovoriti na zahtjev korisnika u roku od 30 dana, dostavlja se obavijest o: - Potvrdi primitku zahtjeva - Svim informacijama koje su prikupljene - Pojedinosti o bilo kojoj traženoj informaciji ili izmjenama koje neće biti dostavljene korisniku, razlogu za odbijanje te o svim mogućim postupcima za žalbu na odluku. - Procijenjeni datum do kojeg će biti dostavljeni preostali odgovori. - Procjena troškova koje mora platiti korisnik (ako je zahtjev prekomjeran). - Ime i kontaktne informacije društva koje bi Ispitanik trebao kontaktirati za daljnje informacije. ZADRŽAVANJE PODATAKA UHPA neće zadržati osobne podatke duže nego što je to neophodno u odnosu na svrhe za koje su izvorno prikupljeni ili za koje je definiran zakonski ili ugovorni rok. Točni vremenski periodi čuvanja podataka navedena su u dokumentu "Politika pohrane podataka". Pri čemu se uzimaju u obzir zakonske i ugovorne obveze, kako minimalne tako i maksimalne. Kad razdoblje zadržavanja istekne, organizacija će osobne podatke izbrisati na način koji osigurava da se oni ne mogu rekonstruirati niti pročitati. ZAŠTITA PODATAKA UHPA provodi fizičke, tehničke i organizacijske mjere koje jamče sigurnost osobnih podataka (npr. prevenciju gubitka ili oštećenja, neovlaštene izmjene, pristupa ili obrade i drugih prijetnji kojima mogu biti izloženi osobni podaci uzrokovani ljudskim djelovanjem ili fizičkim/prirodnim okruženjem). Minimalni skup sigurnosnih mjera koje UHPA provodi u svrhu zaštite osobnih podataka navedeni su u dokumentu „Politika informacijske sigurnosti“ i drugim vezanim politikama i procedurama. Sigurnosne mjere koje se provode imaju za cilj: - Spriječiti neovlaštene osobe da dobiju pristup sustavu obrade podataka u kojima se obrađuju osobni podaci. - Spriječiti osobe koje imaju pravo koristiti sustav obrade podataka od pristupa osobnim podacima koji su izvan njihovih potreba i ovlaštenja. - Osigurati da se osobni podaci tijekom elektronskog prijenosa ili tijekom prijenosa ne mogu čitati, kopirati, mijenjati ili ukloniti bez odobrenja. - Osigurati dostupnost zapisa sustava u svrhu utvrđivanja od koga su uneseni, mijenjani ili uklonjeni osobni podaci iz sustava obrade podataka. - Osigurati da u slučaju kada obradu obavlja izvršitelj obrade, podaci se mogu obrađivati samo u skladu s uputama voditelja obrade. - Osigurati da su osobni podaci zaštićeni od neželjenog uništavanja ili gubitka. - Osigurati da osobni podaci prikupljeni za različite svrhe mogu biti obrađeni odvojeno. - Osigurati da se osobni podaci ne drže duže nego što je potrebno. ZAHTJEVI OD STRANE PRAVOSUDNIH TIJELA U određenim okolnostima, dopušteno je da se osobni podaci dijele bez znanja ili suglasnosti korisnika. I to kada je otkrivanje osobnih podataka potrebno u bilo kojoj od sljedećih svrha: - Sprječavanje ili otkrivanje zločina. - Uhićenje ili progon prekršitelja. - Procjena ili naplata poreza ili pristojbi. - Po nalogu suda ili bilo kojeg zakona. PRIJENOS PODATAKA UHPA zadržava pravo prijenosa osobnih podataka unutar svoje poslovne grupe kao i na treće strane poštivajući načelo odgovarajuće razine pravne zaštite za prava i slobode korisnika. Prijenos osobnih podataka se provodi isključivo ako je zadovoljen barem jedan od sljedećih uvjeta: - Prijenos je neophodan za izvedbu ugovornih obveza/usluga; - Prijenos je neophodan za provedbu predugovornih mjera koje se poduzimaju kao odgovor na zahtjev korisnika; - Prijenos je neophodan za zaključivanje ili izvršenje ugovora sklopljenog s trećom stranom u interesu korisnika; - Prijenos je zakonski obvezan na temelju važnih javnih interesa; - Prijenos je neophodan za osnivanje, vršenje ili obranu pravnih zahtjeva; - Prijenos je neophodan kako bi se zaštitili vitalni interesi korisnika. RUKOVANJE PRITUŽBAMA U slučaju pritužbi vezanih uz pridržavanje ovih i drugih pravila vezanih za zaštitu osobnih podataka, molimo da nam se javite na uhpa1@uhpa.hr . U slučaju pritužbe, istražit ćemo cijelu situaciju koja se odnosi na upotrebu i otkrivanje osobnih podataka sukladno ovim pravilima te ćemo ih pokušati riješiti u najkraćem mogućem roku. KONTAKT Udruga hrvatskih putničkih agencija Kršnjavoga 1/II Zagreb E: uhpa1@uhpa.hr U Zagrebu, 15. svibnja 2018.