http___proquest.libguides.com_oasistr_ratifier_1.xml
1.1 1.2 2.1 3.1 4.1 4.2 4.3 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 10.2 11.1 12.1 13.1 13.2 14.1 14.2 14.3 15.1 16.1 17.1 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6 18.1 19.1 20.1 20.2 21.1 22.1 22.2 23.1 24.1 24.2 25.1 25.2 26.1 26.2 26.3 27.1 27.2 28.1 28.2 29.1 29.2 29.3 29.4
The term Ratifier (usually someone from Acquisitions) is used to describe the person or persons authorized to send orders to ProQuest Coutts. In these instructions we will focus on the process (check out type) referred to as Create Firm Order. OASIS Demo: Selecting and Ordering : Selector – Acquisitions Workflow OASIS Demo: Quick Selecting and Ordering: Single User Workflow User accounts are setup by ProQuest in the OASIS backend system and then the library account administrator sets access levels for individual users. The Administrator can assign a user or generic user with ratification rights. More administration features and responsibilities are describe in the OASIS Help Portal. As a Ratifier once you login to OASIS go to: Authorize orders Process various orders by day as sent to you by selectors. Numbers in parenthesis to the right indicates there are items to be processed and the total number of items. Orders can also be processed from any list where you see an Action arrow with the ordering option, such as Shopping Cart. Authorize Orders, however, is where all selections sent to a Ratifier will accumulate. Selections arrive in Authorize Orders with an action already noted above the green Action arrow. Edit Order Template Form Make sure order form has all necessary fields properly filled out and apply template to all items you want to order together. Most workflows require order information to be added by a Selector prior to sending their selection to Acquisitions. But, if this is done in Acquisitions or if the information needs editing go to the Action arrow and make the changes in the Order Info, then save. If you are creating or editing information on a single title select Save Order Info for: This title. If you are creating or editing information to all titles on the list then select the button for All Titles on List at the top of the box. If you are changing a field previously filled you will need to use the Overwrite option at the top of the Order Info form. Process List and Create Firm Order This is the last step in Ratifier workflow. Click Process List to open a dialog box. You will see the number of orders being placed on the right. Check the box which says Checkout Orders. As mentioned in the beginning we are using the checkout type Create Firm Order which sends the order via the web to ProQuest through OASIS. Your final action is to select the Process button at the bottom of the box. For this process we are done. Workflow Recap: Select Authorize Orders from the main menu. If no edits or changes need to be made click Process List, check the Create Firm Order box and select the Process button. You will see an on screen confirmation that your orders have gone through. When you select Authorize Orders in the menu you are taken directly to the current Authorize Orders list, which we can confirm from the bolder header. The number of titles noted in the Lists dropdown at the top left represents the current week’s total as of today. To see all orders, select the top line in the dropdown. To see orders from a specific day or previous weeks – select from the other choices in the dropdown. Orders can be sorted, or filtered in many ways – depending on your workflow needs. Fund or Initial Selector are used often by Ratifiers. You can also edit the list by sending a title back to a selector using List/Forward option in the Action arrow. Please refer to the Help Portal for additional information on using the List/Forward feature. If you are creating or editing information on a single title select Save Order Info. If you are creating or editing information to all titles on the list then select the button for Overwrite order info at the top of the box. If you are changing a field previously filled you will need to use the Overwrite option at the top of the Order Info form. Titles arrive in the Authorize Orders list with the action already set to Order. You can immediately order each title individually using Order Now from or order all checked titles using Express Checkout. If there is a title that you want to save and order later you can uncheck the box next to the item. This title will remain in Authorize Orders until it is actioned and processed. Click Express Checkout to open a dialog box. You will see the number of orders being placed on the right. Your final action is to select the Process button at the bottom of the box. For this process we are done.
1.1 2.1 3.1 4.1 5.1 6.1 7.1 8.1 9.1 10.1 11.1 12.1 13.1 14.1 15.1 16.1 17.1 18.1 19.1 20.1 21.1 22.1 23.1 24.1 25.1 26.1
Ratifier (Onaylayıcı) kitap siparişlerini ProQuest Coutts'a ileten kişidir. Bu bölümde Create Firm Order (Kesin Sipariş Oluşturma) süreçlerine odaklanacağız. Kullanıcı OASIS hesapları ProQuest tarafından oluşturulur ve kütüphane hesabı yöneticisi bu bireysel kullanıcılara daha sonra erişim seviyeleri tanımlayabilir. Kütüphane hesabı yöneticisi genel kullanıcıya onaylayıcı yetkisi atayabilir. Yönetici hesabı sorumlulukları ve özellikleri ile ilgili daha fazla bilgiye OASIS Yardım Platformu' ndan erişebilirsiniz. OASIS platformunda Onaylayıcı olarak oturum açtığınızda : 1. Şiparişleri İşleme Koyma Seçici tarafından iletilmiş olan siparişleri işleme koyabilirsiniz. Sağdaki parantez içindeki sayılar, işlenecek öğeler ve toplam öğe sayısı olduğunu gösterir. Şiparişler ayrıca Action butonunu gördüğünüz herhangi bir listeden Shopping Cart seçeneği seçilerek işleme konulabilir. 2. Şipariş Formu Şablonunu Düzenleme Şipariş formu üzerindeki tüm alanların eksiksiz doldurulduğundan emin olun ve birlikte sipariş etmek istediğiniz tüm öğeler için şablonu bu öğelere uygulayın. Birçok iş süreci seçilen öğeleri sağlama departmanına göndermek için Seçici tarafından sipariş bilgisi eklenmesini gerektirmektedir. Fakat eğer bu Sağlama tarafından yapılıyorsa yada bilgilerin düzenlenmesi gerekiyorsa Action okundan Order Info seçilerek bu işlemler geçekleştirilebilir. Eğer tek bir kitap üzerinde şipariş bilgisi değişikliği yapılacaksa Action butanundan Order Info seçildikten sonra değişiklikler yapılıp sayfanın sağ alt köşesinde bulunan Save Order Info for: This title seçeneği seçilmelidir. Eğer tüm kitaplar için sipariş bilgisi oluşturulacak yada değişiklik yapılacaksa bu durumda bilgiler girildikten sonra kutucuğun üst tarafında yer alan All Titles on List seçeneğinin seçilmesi gerekmektedir. Daha önce doldurulmuş bir alanı değiştiriyorsanız, Sipariş Bilgileri formunun üst kısmındaki Overwrite seçeneğini kullanabilirsiniz. 3.İşlem Listesi ve Kesin Sipariş Oluşturma Bu adım Onaylayıcı iş süreçlerinde son adımdır. Process List butonunu tıklayarak diyalog kutucuğunu açınız. Sağ tarafta siparişlerin sayısını göreceksiniz. Checkout Orders kutucuğunu tıklayın. Daha öncede bahsettiğimiz üzere sipariş türü olarak Create Firm Order 'ı kullanmaktayız. Bu sayede siparişler web üzerinden OASIS aracılığı ile ProQuest'e iletilmektedir. Son olarak kutucuğun alt tarafında yer alan Process butonuna tıklamanız yeterli olacaktır. Bu işlemin ardından sipariş verme işleminiz tamamlanmış olacaktır. İşlem Özeti: Ana menüden Authorize Orders seçeneğini seçiniz. Herhangi bir değişiklik yapmayacaksanız Process List seçeneğini seçiniz, Create Firm Order kutucuğunu seçip Process butonuna tıklayınız. Siparişinizin iletildiği uyarısını ekranda göreceksiniz. Menüden Authorize Orders seçtikten sonra güncel Authorize Orders listenize yönlendirileceksiniz. Lists açılır menüsünde gösterilen kitap sayısı son haftanın yani bugünün toplam kitap sayısını iifade eder. Tüm siparişleri görmek için, açılır menüden en üst satırı seçiniz. Belirli bir gün yada bir önceki haftaya ait siparişleri görüntülemek için açılır menüden diğer seçeneklerden seçeim yapabilirsiniz. Siparişler ihtiyacınız olan birçok şekilde filtrelenebilir ve sıralanabilir . Fund yada Initial Selector Onaylayıcı tarafından en çok kullanılan seçeneklerdir. Ayrıca Action butonundan List/Forward seçeneği ile listeyi yeniden Seçiciye değiştirilmesi için iletebilirsiniz. Eğer sadece seçili bir kitap üzerinde düzenleme yapıyor yada sipariş oluşturuyorsanız Save Order Info for: This title seçeneğini seçiniz. Eğer tüm kitaplar üzerinde düzenleme yapıyor yada sipariş oluşturuyorsanız All Titles on List seçeneğini seçiniz. Eğer daha önceden yazmış olduğunuz bir bilgi üzerinde değişiklik yapacaksanız Overwrite seçeneğini kullanmanız gerekmektedir. Action butonundan Order butonu ile sipariş edilmiş kitaplar Authorize Orders llistesi içerisinde yer alır. Action butonunda yer alan Order Now seçeneğini seçerek hemen sipariş verebilir yada Process List seçeneğinden tüm kitaplar için işlem yapabilirsinzi. Eğer daha sonra sipariş vermek içn kaydetmek istediğiniz bir kitap var ise Action butonundan Clear Action Now seçeneğini seçebilirsiniz. Bu kitap Authorize Orders listesinde işlem görene kadar kalacaktır. Diyalog kutusunu açmak için Process List seçeneğini seçiniz. Sipariş verilecek kitapların sayılarını sağ tarafta göreceksiniz. Checkout Orders kutucuğunu seçiniz. Daha öncede belirttiğimiz üzere sipariş verme türü olarak Create Firm Order kullanmaktayız. Bu sayede siaprişleriniz OASIS aracılığı ile ProQuest'e iletilecektir. Son yapmanız gereken işlem kutunun aşağısında yer alan Process butonunu tıklamanız olacaktır.