مستند سازی گسترده فرایندها در بخش دولت: ارایه یک راهکار

بخش دولت در حال حاضر با مشکلات فراوانی روبرو است که بخش عمده ای از آن ها در فرایندهای ناهماهنگ انجام امور ریشه دارد. فرایندها به مثابه رگ ها, به جریان در آوردن امور در بدنه سازمان های دولتی را بر عهده دارند. این در حالی است که در سیستم اجرایی دولت به دلیل گسترش قابل توجه سازمان ها, عدم بازنگری در نحوه انجام کارها, تنوع, و پیچیدگی سازمان ها, این فرایندها به شدت ناکارآمد شده اند. از این رو, بهبود فرایندهای دولت, می تواند تاثیر قابل توجهی در کارا کردن کل بدنه دولت داشته باشد و مستند سازی این فرایندها, اولین گام در این راستا است. تاکنون ابزارها و راهکارهای موجود مستندسازی در مقیاس های کوچک سازمانی با موفقیت به کار برده شده اند؛ اما عواملی نظیر پراکندگی و تنوع سازمان های دولتی, شبکه پیچیده ارتباطات بین آن ها, نظام های گوناگون مدیریتی حاکم بر سازمان های مختلف, ساختارهای متفاوت سازمانی و محدودیت های زمان وامکانات, چالش های جدیدی را در مستند کردن فرایندهای بخش دولت پدید آورده است. از سوی دیگر, مستندسازی موثر فرایند ها باید کارکردهایی همچون ارائه تصویر کلی از فرایندها, نشان دادن توالی انجام آن ها در بخش های مختلف سازمان, تعیین سلسله مراتب آن ها, کمک به درک اهداف و استراتژی سازمان ها و نحوه عملیاتی کردن آن ها, تعیین فرایندهای اصلی, تسهیل ارزیابی سازمانی, امکان نمایش جزئیات در سطوح مختلف, امکان مقایسه فرایندها, و کمک در یافتن گزینه های بهبود سازی را تامین کند. این ملاحظات از یک سو و از سوی دیگر, فقدان هر گونه تجربه علمی و علمی در چنین گستره ای, مشکلات و چالش ها را در چندان می سازد. این مقاله با پرداختن به موضوعات فوق, راهکاری برای مستندسازی فرایندهای دولت ارائه می کند.