غالب ما يكون مفهوم دفتر المحاسبة الموحد جديد للأشخاص الذين يستخدمون أنظمة محاسبية تقليدية على الرغم من بساطة فكرته إذ تمتلك الأنظمة التقليدية النمطية دفتر المحاسبات العامة ودفتر المشتريات ودفتر المبيعات ويسجل المحاسبون البيانات في تلك الدفاتر المتعددة الكبيرة وت نسخ الأرصدة الحسابية الدقيقة من دفتر إلى آخر بحيث يمكن للفرد إجراء مجموعة كاملة من الحسابات بناء على تلك الأرصدة وت جرى أيض تسوية أي حسابات إضافية للتحكم من دقة العمليات الحسابية وذلك بالاعتماد على أن جميع الحسابات المجراة بواسطة الأفراد صحيحة تمام قبل إجراء أي عملية نقل أخرى أو إضافية في أواخر السبعينيات اكتشف خبراء الكومبيوتر إمكانية كتابة أنظمة المحاسبة بواسطة برامج الكومبيوتر وذلك بالاعتماد على متطلبات المحاسبين لتوفير أسهل حل يساعدهم ويمكن فهمه وكانت هذه النقطة هي انطلاق برامج المحاسبة التي تقوم بالعمليات المحاسبية إما عن طريق توليد معلومات في الخلفية أو عن طريق تجميع التحديثات في الدفاتر المحاسبية المختلفة مع وما لم يسأل عنه الخبراء هو سبب امتلاك المحاسبين لهذا العدد من الدفاتر المتنوعة والسبب في ذلك ببساطة هو ان أمتلاك دفتر واحد يعني الاضطرار إلى تجميع القيم الحسابية في مكان واحد البيع والشراء أو الاستلام نقد ما يجعل الدفتر الواحد صعب في إدارته لكن نظام المحاسبة الموحد له نمط مختلف فهو دفتر واحد درج فيه رقمان هما الخصم والائتمان في نفس الوقت وتضاف جميع الديون بقيم متساوية إلى كل الأرصدة ونتيجة ذلك لا توجد حاجة إلى نقل العمليات والمعلومات من دفتر إلى دفتر ولا توجد حاجة للتوفيق بين الحسابات المستخدمة ولن يخرج نظامك أبد عن الرصيد ولا تحتاج إلى برامج تحقق من الجودة أو الصيانة تحديد دفتر المحاسبة الموحد في هذه الأيام يعني تطور الحوسبة المتاح أن العديد من بائعي البرامج المحاسبية يد عون أن لديهم نظام محاسبة موحد للدفاتر المحاسبية ولكن هذا غير حقيقي فالعمليات الحاسوبية تضيف المدخلات الإضافية في النظام المحاسبي بسرعة كافية بحيث لا يلاحظ مستخد البرنامج ذلك فكيف يمكنك تحديد ما إذا كان نظامك المحاسبي معياري أم موحد مضاعفة الخطوط أحد شروط نظام المحاسبة الموحد هو أنه إذا أدخلت فاتورة شراء ذات ثلاثة سطور فلن يكون لديك سوى ثلاثة سطور مكتوبة في قاعدة البيانات أما في نظام المحاسبة المعياري في عاد إنشاء خطوط الشراء في الخانات المناسبة مع إعادة ربطها بالفاتورة الأساسية ما ينتج أربعة خطوط أو أكثر حسب كيفية إنشاء البرنامج مع تكرار المعلومات المستخدمة ففي نظام المحاسبة الموحد لا توجد خطوط مكررة ولا يكون ربط الخانات والبيانات ضروري إبطاء الوقت تخيل أنه جري إبطاء الوقت بحيث تستغرق أي عملية محاسبية بعد إدخال بيانات فاتورة الشراء الخاصة بك أكثر من دقائق فباستخدام نظام المحاسبة المعياري توضع أول ثلاث سطور من فاتورتك على دفتر المحاسبة الخاص بالشراء وتنتظر خمس دقائق حتى ينشئ البرنامج سطر إضافي في دفتر المحاسبة العام وتنتظر خمس دقائق لتحديد قيمة الحساب العام وهذا غير مناسب هذه الأيام ومع ظهور أي خطأ ستقوم بإيقاف تشغيل النظام في منتصف إحدى هذه العمليات ولكن النظام المحاسبي الموحد لا يمكن أن يكون غير متوازن هذا على افتراض أن عناصر التحكم في قاعدة البيانات موجودة وصحيحة وأول ثلاثة سطور في فاتورة الشراء تتم كتابتها بالكامل أو لا تتم كتابتها على الإطلاق بطء الإبلاغات والاستفسارات تخزن جميع الأنظمة الحسابية الموحدة جميع بيانات المعاملات الحسابية في جدول واحد بسبب تصميمها في حين أن لهذا بعض الفوائد من وجهة نظر التقارير واختصارها إلا أن الأمر قد يصبح معقد للمستخدم حيث يتعين عليه تمييز الموردين عن العملاء والمعاملات الاسمية بالإضافة إلى ذلك فإن نمو البيانات قد يجعل الحصول على بعض حسابات الأرباح والخسائر بطيئ مراجع تصنيف نظم المحاسبة