الحارثي: سرعة وإتقان في إنجاز المعاملات حققتها الخدمات الإلكترونية بمركز الاتصال
رعى سعادة الشيخ محمد بن حمدان التوبي مستشار بوزارة التربية والتعليم دشنت وزارة التعليم العالي أمس بديوان عام الوزارة مركز الاتصال للوزارة، حيث اشتمل حفل التدشين على عرض مرئي ومن ثم الافتتاح وبعدها قام الحضور بجولة في المركز، وقد حضر الافتتاح المستشارون ومدراء العموم ومدراء الدوائر وموظفي وزارة التعليم العالي، وكما تم أيضا الاعلان عن رقم التواصل للمركز وهو: (24340900).
وفي العرض المرئي قدم حمد بن خلفان الحارثي، مدير دائرة خدمات المراجعين فكرة عن عمل المركز حيث قال فكرة عمله على خدمة المجتمع العماني بتقديم الدعم والرد على الاستفسارات الاستعلامية والإجرائية فيما يتعلق بالخدمات والتعاملات الالكترونية المقدمة من وزارة التعليم العالي للمستفيدين من مواطنين ومقيمين، وقطاع الأعمال وجهات حكومية أخرى، عن طريق موظفين مدربين لديهم المعلومات الكافية حول جميع خدمات الوزارة بالآلية والكيفية السليمة ، وتطمح دائرة خدمات المراجعين بالتعليم العالي إلى تقديم خدماتها افتراضيا أي تكون دائرة بدون مراجعين، حيث يتم تقسيم الخدمات التي تقدمها وزارة التعليم العالي «تبعاً للجهة المستفيدة» إلى خدمات داخلية تشمل الخدمات البينية بين التقسيمات الإدارية بالوزارة، وخدمات مقدمة موظفي الوزارة.
واضاف انه خلال الفترة القادمة ستقوم الوزارة بإعداد دليل الخدمات للمراجعين، مع توفيره في الموقع الإلكتروني للوزارة، بحيث يشمل الدليل بطاقات وصفية لكل خدمة من حيث اسم الخدمة ونوعها وإجراءات التقديم لها، والوثائق المطلوبة، الفترة الزمنية لإنجازها، وهذا الدليل سيعين المراجع على فهم أوسع للخدمة والمراحل التي تمر بها.
وأشار مدير دائرة خدمات المراجعين إلى النتائج الإيجابية التي حققتها الخدمات الإلكترونية منها السرعة والإتقان في إنجاز المعاملة من قبل الموظف ، حيث يركز الموظف الآن على المعاملة بدون مشتتات كالرد على المكالمات واستقبال المراجعين، وهي المهام التي تمت إحالتها لدائرة خدمات المراجعين، أو البحث في الملفات الورقية إلى جانب تقليل مراجعة المراجعين للوزارة، وهناك انخفاض كبير في أعداد المراجعين من خلال الترابط بين كافة قواعد البيانات، أي من خلال الرقم المدني للطالب أو المراجع، كما يتمكن الموظف من الاطلاع على مختلف معاملات الطالب ونتائجه الدراسية وبياناته الشخصية وبيانات الاتصال، وقرارات اللجان والمقابلات التي أجراها من المعنيين بالوزارة وغيرها من الأمور التي تساعد في سرعة اتخاذ القرار بدقة عالية، وسهلت الخدمات الإلكترونية عمليه التواصل مع الملحقيات الثقافية والأقسام الثقافية خارج السلطنة حيث عملت على توثيق إجراءات العمل بالنسبة للموظف والمراجع، فالخدمة الإلكترونية لم تترك للموظف أو المراجع تأويل مسارات أخرى لطلبه أو طلب وثائق أخرى لم تذكر في الطلب، حيث يقوم النظام بالتأكد من تلك الوثائق وكذلك مسار المعاملة واضح للجميع.
وذكر الحارثي الى انه تم إطلاق اسم «أساس» على نظام الخدمات الإلكترونية، وذلك لأنه أساس العمل، حيث يشترط النظام على الطالب فتح ملف إلكتروني له ليتمكن من الاستفادة من خدمات الوزارة، وذلك من خلال الولوج لموقع وزارة التعليم العالي الإلكتروني واختيار خدمات الطلاب، وهذا الشرط سيسهم كثيرا في توفير بيانات حقيقية وواضحة عن الطلبة الدارسين والخريجين من مؤسسات التعليم العالي، داخل وخارج السلطنة ولمختلف الدرجات العلمية وعند فتح الملف يطلب من الطالب تحديث بياناته الشخصية وبيانات التواصل معه، وذلك لكون تواصل الوزارة معه سيكون من خلال رقم الهاتف والبريد الإلكتروني للطالب، ولا يمكن للطالب تقديم أي طلب في حالة لم يقم بتحديث تلك البيانات، حيث يتضمن ملف الطالب البيانات الشخصية، بيانات البعثة الدراسة، طلبات الطالب، تذاكر السفر، طلبات التصديق والمعادلة (للخرجين) خدمات المراجعين، والتي من الممكن أن يقدم من خلالها الطالب استفساراته، طلبات التظلمات والشكاوى وطلبات المقابلات.
كما يوفر «أساس» خدمة معرفة الطالب لنتيجة طلبه، والطلبات التي قدمها سابقاً، كما يتيح له معرفة في حالة وجود أي أخطاء أو بيانات ناقصة من خلال إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني للطالب تخبره بإجراء تصحيح على طلبه.
أما بالنسبة لأولياء الأمور والمراجعين من غير فئة الطلبة، والذين يودون التقدم بطلبات الاستفسار والشكاوى والتظلمات والمقابلات، لمواضيع لا تتعلق بطلبة مبتعثين، فيمكن له الاستفادة كذلك من الخدمات الإلكترونية من خلال التواصل مع مركز الاتصال أو موقع الوزارة الإلكتروني والذي سيتم وضع رابط خاصة لهذه الفئة، بحيث يقوم موظف دائرة خدمات المراجعين بتسجيل بيانات المراجع ضمن قاعة بيانات المراجعين بالوزارة، ليسهل عمليه ربط المواضيع التي يتقدم بها، مما يسهل على تقديم الخدمات بشكل أسرع وبجودة عالية.
بعد ذلك تم الدخول الى البرنامج ومعرفة الخدمات وسهولة التعامل معها و خاصة في ما يتعلق بخدمات المراجعين، ثم قام سعادة راعي الحفل بتدشين المركز وتجول والحضور بالتجول في مركز الاتصال ومركز خدمات المراجعين.
تدشين مركز الاتصال لوزارة التعليم العالي في سلطنة عمان.