نطاق وكيفية المراجعة الداخلية في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات
يركز المراجع اهتمامه في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات ، وتحليل المعلومات علي النواحي الآتية :ــ
أولاً : المراجعة السابقة علي المدخلات .
ويتمثل ذلك في مراجعة الدورات المستندية ، ومراقبة أو متابعة انسياب البيانات من خلال المستندات ، واستيفائها لكافة الشروط الشكلية والموضوعية المتعارف عليها ، وطبقا للنظم واللوائح الداخلية ودليل الإجراءات ، وما في حكم ذلك ، ومن الوسائل التي تستخدم في هذا المجال :
# ــ حصر وتبويب المستندات التي تؤخذ منها البيانات ومراجعتها .
# ــ المقارنة بين الاجماليات والتفاصيل .
# ــ استخدام أسلوب الأرقام المسلسلة في إدخال البيانات وإعداد سجل خاص بها.
# ــ توثيق البيانات الداخلة من جهة أو شخص مسئول .
ثانياً : المراجعة علي البيانات الداخلة إلي الكمبيوتر .
ويركز المراجع علي الآتي :ــ
* ــ التأكد من صحة البيانات المقدمة إلي قسم إعداد البيانات بقسم الحاسبات الإلكترونية من خلال مراجعتها علي المستندات ، فمثلاً إذا كانت الأجور سوف يتم حسابها بمعرفة الكمبيوتر ففي هذه الحالة يجب أن تطابق البيانات الواردة في كشوف الأجور علي سجل الأجور .
* ــ التأكد من صحة المعلومات والتعليمات المطلوب اتباعها عند القيام بتشغيل البيانات ، وهذا يتطلب منه دراسة برامج الكمبيوتر والاطمئنان إلي سلامتها
* ــ التأكد من أن التعديلات والإضافات في البيانات الداخلة قد أضيفت إلي البرنامج المخزن في الكمبيوتر بعد موافقة الجهات المخولة بذلك .
ثالثاً : المراجعة علي برامج الكمبيوتر المستخدمة في تشغيل البيانات وتحليل وعرض المعلومات .
عندما تدخل البيانات إلي الكمبيوتر فإنه يصعب التعديل فيها إلا بناءً علي برنامج جديد ، ولا يكون هناك فرصة سانحة للتلاعب أو الغش أو حدوث أخطاء ، ولقطع الشك باليقين ، يمكن للمراجع الداخلي التأكد من أن البيانات والمعلومات المخزنة داخل الكمبيوتر مطابقة للأصل وفي هذه الحالة يركز المراجع علي ما يلي :ـ
* ـ صحة تصميم البرنامج .
* ــ سلامة أداء الحاسب الالكتروني .
* ــ سلامة الأوامر والتعليمات [ أوامر التشغيل ] من المنظور المحاسبي .
* ــ وجود وسائل التحكم الذاتي داخل البرنامج .
* ــ صحة التعديلات المداخلة علي برامج الكمبيوتر .
ويمكن للمراجع في الصدد اختبار برامج الكمبيوتر التي تستخدمها المنشأة عن طريق إدخال بيانات تجريبية إلي الكمبيوتر وتشغليها مرة أخري باستخدام الأساليب اليدوية ، ويقارن بين مخرجات الحالتين .
رابعاً : المراجعة علي المخرجات من المعلومات وسبل عرضها وتفسيرها .
يتركز دور المراجع في هذه المرحلة علي ما يلي : ــ
1 ] ــ مطابقة المعلومات الواجب أن تكون من ناحية التصميم والواقعية علي المخرجات الفعلية .
2 ] ــ التأكد من أن تفسير المحاسب أو غيره مستندا إلي أرقام صحيحة واردة في مخرجات الكمبيوتر لتلافي التلاعب في تفسير تلك المعلومات .
3 ــ حيث أن معظم المديرين ليسوا خبراء في مجال الكمبيوتر يجب التأكد من التقارير المرفوعة إليهم تطابق من الناحية الموضوعية المعلومات الواردة من مخرجات الكمبيوتر ومن أن اقتراحاتهم قد روعيت عند تشغيل البيانات دورة أخري .
إجراءات المراجعة الداخلية في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات .
تتمثل إجراءات المراجعة في حالة التشغيل الالكتروني للبيانات في الآتي :
1 ] ــ المراجعة حول الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة البيانات الداخلة بمراجعتها علي المستندات ، وكذلك مراجعة المعلومات الخارجة للتأكد من السلامة والموضوعية .
2 ] ــ المراجعة داخل الحاسب الالكتروني : حيث يتم التأكد من صحة التشغيل الداخلي في ضوء البرنامج المعد ، ويتم ذلك عن طريق المقارنة بين التشغيل اليدوي وبين التشغيل الالكتروني للبيانات ، أو تشغيل نفس البيانات باستخدام برنامج كمبيوتر آخر وإجراء المقارنة .
3 ] ــ المراجعة باستخدام الحاسب الالكتروني : حيث يستطيع المراجع استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في تنفيذ بعض عمليات المراجعة ومنها علي سبيل المثال ما يلي : ــ
# ــ التحقق من صحة العمليات الحسابية .
# ــ المطابقة بين الموازين الفرعية والميزان العام .
# ــ استخراج الأرصدة الشاذة .
# ــ تحليل الأرصدة التي تزيد أو تقل عن أرقام محددة لإعطائها مزيداً من الفحص .
# ــ تحليل بعض الأرصدة مثل المتحركة والبطيئة والساكنة .
# ــ استخدام إمكانيات الحاسب الالكتروني في إعداد القوائم والتقارير المالية علي فترات قصيرة .
# ــ الاستفادة من أسلوب التغذية العكسية بالمعلومات .
يركز المراجع في ظل التشغيل الالكتروني للبيانات على مراجعة الدورات المستندية ومراقبة انسياب البيانات واستيفائها للشروط الموضوعية والشكلية المتعارف عليها، كما يقوم بالمراجعة على صحة البيانات المدخلة إلى الكمبيوتر والبرامج المستخدمة في تشغيل البيانات وتحليلها وعرض المعلومات، وكذلك على صحة المخرجات ومطابقتها للمعلومات الواجب أن تكون.