الأدوات والتقنيات لتجعل عملك أكثر كفاءة
إيجاد سبل لتحقيق وفورات الكفاءة في جميع جوانب عمليات المشروع هى الشغل الشاغل لكل اصحاب الاعمال. والخبر السار هو أن هناك الكثير من الأدوات والنصائح والتقنيات المتاحة لمساعدتهم على تحقيق وفورات في التكاليف وزيادة الإنتاجية. التالى 10 منهم.
1. استخدام التكنولوجيا لتسريع سير العمل :
يجب أن تبحث الشركات الصغيرة عن ما هو جديد في مجال التكنولوجيا لتساعد فى حل المتاعب التى تصادفها يوما بعد يوم ، على سبيل المثال، غالبا ما تنفق قدرا كبيرا من الوقت على الاشراف وإرسال المعلومات ذهابا وإيابا بين مختلف الأطراف. هناك الكثير من ذلك يمكن توفيره من خلال المشاركه للوثائق من خلال استخدام برامج الكومبيوتر.يمكنك زيادة الإنتاجية دون أية تكاليف عمل إضافية ، أي شيء من الاتصالات، وتوفير مصادر البيانات والمدفوعات يمكن ان تتم من الأجهزة النقالة، مما يمكن عملك من النمو .
2. اجتماعات أقصر تشحن الكفاءة:
عقد اجتماع قصير وقوفا دون جلوس، كل صباح، حيث كل شخص يفسر ما سينفذه للعمل في ذلك اليوم. هذا سيضمن ان الجميع على الطريق الصحيح وعدم إضاعة الوقت على المهام غير العاجلة. من خلال ذلك الوقوف، يمكنك التأكد من ان هذا الاجتماع محدد ولا يتطرق لاحاديث جانبيه و هو للتنشيط وتأكيد الالتزام بالتنفيذ.
3. المساحات المكتبية الذكية تفيد:
المساحات المكتبية يمكن أن تنطوي على إنفاق كبير للشركات الصغيرة والمتوسطة، ولكنها أيضا المنطقة حيث بعض التفكير الأكثر ذكاء يمكن أن يحدث فرقا حقيقيا.
يمكن مشاركة قاعات الاجتماعات وبعض وسائل التواصل الأخرى، على سبيل المثال مع الشركات والأفراد الآخرين يقلل من التكاليف، بالنسبة للتجار الفردى، وهذا يمكن أن يعني العمل في بيئة مكتبية جنبا إلى جنب مع غيره من الشركات، بدلا من العمل من المنزل أو المقهى المحلي.مثال كما فى القريه الذكيه . فائدة إضافية من مساحات العمل المشترك هو أنه يعزز التعاون والإبداع بين مختلف الشركات والأشخاص الذين يستخدمون القاعات المشتركه. وهذا يتم مع تحديد جداول زمنيه لاستخدام القاعات.
4. التغييرات الصغيرة، وفورات كبيرة :
احد الطرق لتحسين كفاءة المشروع لأصحاب الأعمال هو إجراء تغييرات صغيرة على الطريقة التي تتعامل بها مع نفقات الشركة. الاستثمار في ميكنه الحسابات و استخدام البرامج الآلية لتقليل الوقت والتكلفة التي ينطوي عليها التعاملات يدويا ،مما يوفر أيضا لمحة عامة عن الإنفاق. ذلك يسمح للشركات بوضع سياسات واضحة للمصروفات، وتحديد الموردين الرئيسيين والتفاوض على معدلات أفضل مع الموردين. اعقد اجتماعات منتظمة مع الموردين لضمان استمرارهم في تلبية الاحتياجات الخاصة بالمشروع والتأكد من تحقيق الاستفادة بشكل فعال من الخدمات التي يقدموها.
5. إدارة نفقات الموظفين :
طبق برنامج بطاقة الشركه، الذى يمكن أن يساعد في الإشراف وإدارة مصروفات الموظفين وتوفير المعلومات الإدارية بجودة عالية.
6. الحفاظ على قبضه قويه على التدفقات النقديه :
حدد عملية الدفع والأسماء الرئيسية لاعلى الزبائن التي تشكل 80٪ من الأعمال. خمسة أيام عمل بعد ارسال الفاتورة، تأكد من الاتصال بكياسة للتحقق ان كل شيء مضبوط حتى لا يتعطل سداد الفاتوره. انتبه لدفتر التوريدات. هذا الدفتر يجب ان يسجل فيه بوضوح حركه طلب و توريد البضائع. ويشمل الطلبات المؤكدة عندما يتم تأكيد العمل والبدأ فى التنفيذ، و المحتمله عندما يكون من المحتمل ان تتم بعد الانتهاء من الاتفاقات الجاريه بالفعل، وكن منتبها لكل ما هو ممكن ان يستجد و يكون مطلوبا فى ما بعد .
7. الحفاظ على الاتصال أثناء التنقل :
الاتجاه المتزايد نحو العمل المتنقل و المرن يعني أن الموظفين تتواصل بشكل دائم وتعمل بشكل متزايد اثناء تنقلهم. الجيل الجديد من الطباعة المحمولة وتكنولوجيا المسح الضوئي يقدما دعما هائلا لكفاءة العمل. الطابعات المحمولة والماسحات الضوئية تمكن الموظفين للعمل المثمر اثناء تنقلهم داخل المنشأه كما كانوا يفعلوا عندما كانوا جالسين في مكاتبهم. على سبيل المثال، فإنها تسمح للموظف لطباعة اى تعديل نهائي فى العروض الذى سيقدمها وهو في السيارة قبل أن يتوجه إلى اللقاء مع العميل، أو تصوير الوثائق الهامة.
8. استخدام الوقت بشكل أكثر كفاءة :
كلما كان مقدار الوقت الذي تسمح لنفسك به قصير، كلما نفذت اكثر، لذلك تأكد ان فى أول 90 دقيقة من يومك ان تركز على تنمية عملك. إوقف البريد الإلكتروني والهواتف و ركز فقط على ذلك. ثم قسم يوم العمل من 45- أو 30 دقيقة - استخدم جهاز توقيت - فكر في المهمة فقط التى تتناولها، حتى لا تتشتت.احتفظ بدفتر يومية مع أيام الأسبوع، وضع في هذا الدفتر المهمات التي يجب القيام بها في ذلك اليوم. ضع أي شيء لم يكتمل في بدايه يوميه اليوم التالي. هذا يخلق روتين جيد حيث تتم كل مهمه فى موعدها دون تأخير.
9. الحصول على أفضل صفقة للتأمين :
يجب التامين على المشروع من اول يوم عمل حتى يعطيك شعور بالامان . ويمكن ان تحدد المخاطر التى تريد ان تغطيها شركه التامين فى البوليصه حتى لا تظهر مشاكل عند حدوث لا قدر الله اى كارثه.
10. لا تتراخي مع النواحى القانونيه :
في عملية بدء الأعمال التجارية، مؤسسي المشروعات الصغيره في كثير من الأحيان يؤجلوا فرز المسائل القانونية حتى وقت لاحق، أو لا على الاطلاق. ومع ذلك، فإن المشورة من محامى لوضع الأسس القانونية الصحيحة في البداية تجنب المشاكل التخريبية المكلفة في المستقبل. إذا كنت قد بدأت العمل، وقررت الدخول في شراكة مع شخص ما، صديق أو أحد أفراد العائلة، فإنه من المهم أن يكون اتفاق شراكة رسمي دقيق وقانونى. هذا الاتفاق القانونى يحل، جميع أنواع المنازعات التي يمكن أن تنشأ، حتى بين أقرب الأصدقاء، وهذا يمكن أن يكون مكلفا ومدمرا لرجال الأعمال.
المصدر: د.نبيهه جابر
(يجب ذكر المصدر والرابط عند النقل والاقتباس)
هذه بعض النصائح والأدوات لجعل عملك أكثر كفاءة وتوفيرًا للتكاليف. استخدم التكنولوجيا لتحسين سير العمل، وعقد اجتماعات أقصر، واختيار مساحة عمل ذكية، وإدارة نفقاتك بفعالية، والحفاظ على اتصال فعال أثناء التنقل، والحصول على صفقة تأمين جيدة، وعدم التراخي في النواحي القانونية.