Når du importerer fra en anden database, opretter Access en kopi af dataene i destinationsdatabasen uden at ændre kilden. Under importen kan du vælge de objekter, du vil kopiere, styre, hvordan tabeller og forespørgsler importeres, angive, om relationer mellem tabeller skal importeres, osv.
Du vil måske importere data for at oprette nogle tabeller, der ligner de tabeller, som findes i en anden database. Det kan være en idé at kopiere hele tabellen eller bare tabeldefinitionerne for at undgå at skulle designe hver af disse tabeller manuelt . Når du vælger kun at importere tabeldefinitionen, får du en tom tabel. Med andre ord kopieres felterne og feltegenskaberne til destinationsdatabasen, men ikke dataene i tabellen. En anden fordel ved at importere (sammenlignet med at kopiere og sætte ind) er, at du kan vælge at importere relationerne mellem tabellerne sammen med selve tabellerne.
Hvis du ønsker at føje poster fra én database til en eksisterende tabel i en anden database, bør du overveje at importere posterne til en ny tabel og derefter oprette en tilføjelsesforespørgsel. Du kan ikke føje poster til en eksisterende tabel under en importhandling. Du kan få mere at vide om tilføjelsesforespørgsler i artiklen Føj poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.
Måske vil du sammenkæde med data i en anden Access-database, hvis din organisation bruger flere Access-databaser, men dataene i nogle tabeller, f.eks. Medarbejdere, skal deles mellem forskellige databaser. I stedet for at dublere tabellen i hver af sådanne databaser kan du beholde tabellen i én enkelt database og oprette en kæde til den fra andre databaser. En anden arbejdsgruppe eller afdeling har brug for at kunne tilføje og bruge dataene i din database, men du vil gerne fortsat eje strukturen i tabellerne.
Bemærk!: Hvis du vil importere dataene til en ny database, skal du oprette en tom database (som ikke indeholder nogen tabeller, formularer eller rapporter), før du starter importen.
Det er vigtigt at bemærke, at hvis du vil føje posterne i kildetabellen til en tabel i destinationsdatabasen, skal du bruge en tilføjelsesforespørgsel i stedet for at køre en importhandling. Du kan få mere at vide om tilføjelsesforespørgsler i artiklen Føj poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.
Hvis du bruger Access 2007, skal du klikke på Access i gruppen Importér på fanen Eksterne data.
Guiden Hent eksterne data – Access-database til import og sammenkædning åbnes.
Markér de tabeller, du vil importere, på fanen Tabeller i dialogboksen Importér objekter. Hvis du vil importere forespørgsler, skal du klikke på fanen Forespørgsler og vælge de forespørgsler, du vil importere.
Processen med at oprette kæder til data i en anden Access-database følger disse generelle trin:
Forbered sammenkædningshandlingen
Kør guiden Sammenkæd
Identificer de tabeller, som du vil sammenkæde. Du kan oprette kæde til tabeller, men du kan ikke oprette kæde til forespørgsler, formularer, rapporter, makroer eller moduler. Hvis dette er første gang, du opretter en kæde til en anden Access-database, skal du se den følgende tabel for at få nogle nyttige tip.
Bemærk!: Hvis du vil oprette kæderne i en ny database, skal du oprette en tom database (en, som ikke indeholder nogen tabeller, formularer eller rapporter), før du starter sammenkædningen.
Du finder flere oplysninger om tilføjelsesforespørgsler i artiklen Føj poster til en tabel ved hjælp af en tilføjelsesforespørgsel.
Opret en kæde til dataene
Placeringen af guiden Sammenkæd varierer en smule afhængigt af din version af Access. Vælg de trin, der passer til din version af Access: