25. maj 2018 træder der en ny persondataforordning fra EU i kraft. Det betyder, at der vil blive stillet nye krav til behandlingen af personoplysninger i firmaregi.
Du skal som virksomhed fremover sikre dig, at du har lov til at behandle personoplysninger om dine kunder, og du skal kunne dokumentere, at du behandler deres oplysninger efter reglerne. EU mener det alvorligt, og derfor kan man få en bøde på op til 4% af den årlige omsætning, hvis man ikke overholder reglerne.
Personoplysninger er alle oplysninger, der kan henføres til en bestemt person. Man skelner mellem ”generelle oplysninger” og ”følsomme oplysninger” – og der gælder forskellige regler for behandlingen af dem.
Begrebet ”følsomme oplysninger” er udtømmende oplistet som helbredsoplysninger, oplysninger om fagforeningsmæssige forhold, politisk eller religiøs overbevisning, seksuel orientering, etnisk oprindelse, samt genetiske data og såkaldt biometriske data.
Begrebet ”generelle oplysninger” dækker over alle de oplysninger, der ikke er følsomme. Det drejer sig f. eks. om oplysninger som navn, adresse, kontonummer, nummerplade og IP-adresse.
I denne artikel vil vi fokusere på de generelle oplysninger, som er de mest almindelige at behandle for en virksomhed, som beskæftiger sig med B2C eller B2B.
Behandling af generelle personoplysninger:
Man har lov til at behandle generelle personoplysninger om en person, hvis en række betingelser er opfyldt. F. eks. må man gerne behandle personoplysninger om en person, hvis det sker som led i opfyldelsen af en kontrakt, man har indgået med dem.
Det kan f. eks. være, hvis du som led i indgåelsen af en aftale skal bruge en kundes telefonnummer og adresse for at kunne levere en vare til dem.
I dette tilfælde må du som en naturlig del af aftalen bede om oplysningerne og arkivere dem i dit kundekartotek - for de fleste virksomheder vil det gælde, at de har lov til at beholde oplysningerne i 1-2 år i kundekartoteket, efter handlen er afsluttet.
Du må dog kun bruge de oplysninger du får til de formål, de er bestemt til – nemlig at opfylde kontrakten ved f. eks. at levere den vare, kunden har bestilt.
Hvis du gerne vil bruge oplysningerne til andet end at opfylde lige netop den aftale, du har indgået med kunden, skal du som hovedregel have et samtykke fra dem til at gøre det.
Det er dit ansvar at sikre, at din virksomhed overholder de nye regler, og det er derfor en god idé allerede nu at gøre dig nogle tanker om din virksomheds behandling af persondata.
Hvis du har konkrete spørgsmål til den nye persondataforordning og hvad den kommer til at betyde for din virksomhed, er du velkommen til at sende en mail til ak@partneradvokater.dk.
Vi ønsker alle en god december.