29.01.2015 | Mette Helm
"Vi skal sørge for, at vi får oprettet de nødvendige fora til samarbejde, koordinering og videndeling mellem administrative enheder og mellem administration og fagmiljø, for det er det, der gør os til en sammenhængende organisation," siger universitetsdirektør Jane Kraglund. Foto: Lars Kruse, AU.
Justeringerne af administrationen skal imødekomme fagmiljøernes behov for effektiv og kvalificeret understøttelse, og ændringerne vil også komme de administrative medarbejdere til gavn, vurderer universitetsdirektør Jane Kraglund.
”Når man oplever ændringer i sin arbejdssituation, kræver det naturligvis lidt tilvænning. Men det er både min forhåbning og min forventning, at de administrative medarbejdere vil opleve, at de ændringer der er sket, giver nogle bedre rammer for opgaveløsningen, og at den øgede nærhed til de faglige miljøer sikrer den bedst mulige understøttelse. Mindst lige så vigtigt gør vi administrationen mere transparent,” siger hun og fortsætter:
”Jeg er helt overbevist om, at de justeringer, vi gennemfører, er med til at gøre universitetet bedre, og nu skal vi samarbejde om at udnytte det potentiale, der ligger i ændringerne.”
Samarbejdet skal styrkes på tværs af administrationen
Det er vigtigt for administrationen at sikre sammenhængskraft i opgaveløsningen på tværs af universitetet og at udnytte synergien mellem enheder med overlappende arbejdsområder bedre. De mange formelle og uformelle fora i enhedsadministrationen spiller derfor en stor rolle i den forbindelse.
”Uanset hvor i administrationen man sidder, skal man også have blik for helheden og koordineringen på tværs. Vi skal sørge for, at vi får oprettet de nødvendige fora til samarbejde, koordinering og videndeling mellem administrative enheder og mellem administration og fagmiljø, for det er det, der gør os til en sammenhængende organisation,” lyder det fra universitetsdirektøren.
Ledelseskredsen for Enhedsadministrationen (LEA) vil i løbet af foråret 2015 danne sig et overblik over de eksisterende netværk og fora, og i det omfang det viser sig nødvendigt, justere og videreudvikle dem under inddragelse af relevante enheder og medarbejdere.
Administrationen skal fortsat udvikle sig
Ikke alle administrative forhold er afklaret på nuværende tidspunkt. Eksempelvis er flere af de administrative centre fortsat i gang med at organisere sig, og snitfladerne mellem flere af de administrative enheder skal klarlægges i løbet af de kommende måneder.
”Det vil være en illusion at tro, at der ikke vil ske justeringer og tilpasninger i den tid, der kommer, for det gør der selvfølgelig. Vi er nødt til at forandre os i takt med de behov, der nu er i organisationen, og vi skal altid have blik for, om der er noget, vi kan gøre bedre. I den forstand bliver vi aldrig færdige med at være i proces, men som jeg ser det, er proces også noget positivt. Det giver jo os et stort udviklingspotentiale. Vi kaster ikke alle bolde op i luften, men der vil løbende ske ændringer i fremtiden, og så er det jo fordi, vi finder nogle bedre måder at gøre tingene på,” siger hun og uddyber:
”Jeg har stor forståelse for medarbejdernes ønske om at få lov til at koncentrere sig om arbejdet i stedet for at bruge energi på organisatoriske processer, men et universitet er en dynamisk enhed, så det at udvikle sig er en del af vores arbejde.”
Jane Kraglund er således opmærksom på forandringsprocessernes ressourcekrævende natur, men ser ikke desto mindre udviklingen som et meget væsentligt skridt hen imod en mere sammentømret og funktionsdygtig organisation ovenpå de senere års organisationsændringer.
”Med de beslutningerne, vi nu har truffet, er organisationen grundlæggende ved at falde på plads. Opgaverne bliver placeret der, hvor opgaverne fremadrettet skal varetages, og det er min forventning, at det vil skabe den klarhed over den administrative understøttelse, som universitetet efterspørger,” siger Jane Kraglund.
Fakta: Ændringer i administrationen
Som opfølgning på den interne problemanalyse har universitetsledelsen ved et møde d. 28. januar 2015 truffet beslutning på en række spørgsmål om den fremtidige organisering af administrationen. Det betyder, at nogle administrative funktioner flyttes fra ét vicedirektørområde til et andet, mens andre flyttes fra fællesadministrationen til de administrative centre.
Forskermobilitetsteamet overføres fra Internationalt Center under vicedirektørområdet Uddannelse til vicedirektørområdet Forskning og Eksterne Relationer
Administration af de administrative centre finder som udgangspunkt sted i hvert af de fire administrative centre
1. level-supporten på AV-området overføres fra vicedirektørområdet IT og Digitale Medier til hvert af de fire administrative centre på nær to personer, der fastholdes i IT og Digitale Medier til håndtering af tværgående opgaver samt ekspertopgaver
IT-supporten til Fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til vicedirektørområdet IT og Digitale Medier under funktionsområdet Drift og Teknologi
Kommunikationsbistanden til Fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til Universitetsledelsens Stab
Sprogservice overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til vicedirektørområdet Forskning og Eksterne Relationer
HR-bistanden til Fællesadministrationen overføres fra Team Administration på Administrationscenter Arts til HR i Fællesadministrationen
Ændringerne træder i kraft 1. februar 2015, dog under iagttagelse af personalemæssige processer, aftaler og opgaveoverdragelse.
Politik og strategi, Alle grupper, Alle AU-enheder, Enhedsadministration, Politik og strategi, Administrativt