Den Digitale Forslagskasse i Falck - PDF
Den Digitale Forslagskasse i Falck
Download "Den Digitale Forslagskasse i Falck"
1 Den Digitale Forslagskasse i Falck Humanistisk-teknologisk basisstudium, Roskilde Universitet, Forår 2010 Jacob B. Mortensen Bjarke A. Hedegaard Maria L. Jensen Louise Jørgensen Josefine K. Boisen Christina Tausbo Troels Siggaard
2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Problemfelt Problemformulering Projektfremgangsmåde Rapportmodel Metode Overordnet tilgang Designmetode Organisationsteori Kommunikationsteori Falck som organisation Falcks nuværende kommunikationsmidler iteration For-analyse Design Udvikling af prototype Evaluering Teoriafsnit om magt Teoriafsnit om brugervenlighed iteration Analyse Design Udvikling af prototype Evaluering Teoriafsnit om motivation iteration Analyse Design Udvikling af prototype af 123
3 11.4 Evaluering Endeligt designforslag Datakritik Metarefleksion Konklusion Perspektivering Litteraturliste Bilag Bilag 1: Brev Bilag 2: Guide til interview d. 14. april Bilag 3: Referat fra interview d. 14. april Bilag 4: Guide til interview d. 12. maj Bilag 5: Referat fra interview d. 12. maj Bilag 6: Guide til interview d. 27. maj Bilag 7: Referat fra interview d. 27.maj Bilag 8: Billeder fra Falckstationen i Holbæk Bilag 9: Skræmprint fra Falcks intranet Bilag 10: Endelige prototyper af 123
4 1. Indledning 1.1 Problemfelt Danmarks Radio viste i vinteren 2010 på DR1 en serie af programmer under titlen Undercover chef. I hvert af disse seks programmer lod DR en person fra topledelsen i en stor dansk organisation heriblandt Falck bytte skrivebord og jakkesæt ud med arbejdsuniformen for den menige medarbejder manden på gulvet i virksomheden for, anonymt og gennem en almindelig arbejdsuge, at få indsigt i hverdagen længere nede i hierarkiet. I programmerne fremgår det tydeligt, at denne oplevelse for alle seks medvirkende ledere var en stor øjenåbner og har givet anledning til eftertanke. For på vegne af deres virksomheder har de alle gennem deltagelse i eksperimentet fået en meget håndgribelig påmindelse om, at organisationer kan gå glip af vigtig information, medarbejderfeedback samt nye idéer og inputs ved på ledelsesniveauet at mangle en tæt kontakt nedadtil. Et dybdegående indblik i medarbejdernes arbejdsgange og et overordnet overblik omfattende hele virksomheden haves ifølge Undercover chef -programmerne tilsyneladende ikke i topledelsen hos de deltagende virksomheder. Dette er naturligvis ikke nogen nyskabende erkendelse i erhvervslivssammenhæng generelt. F.eks. skriver Søren Thorup, direktør for arkitektfirmaet Signal, i sin internetklumme: Jo større organisationer, jo længere afstand fra top til bund, jo flere udfordringer for cheferne, når der skal hands on på kompetencer, opgaveløsning og effekter [ ] Det handler om dialog og den gensidige respekt, der skabes, når leder og medarbejder interesserer sig for hinanden og opbygger viden om hinandens arbejdsforhold og vilkår.[ ] I gamle dage kaldte vi det for personaleledelse. Det har ikke været på mode de senere år, hvor strategisk ledelse og kriseledelse har blokeret dagsordenen. Den går bare ikke. (Kommunernes Landsforening, 2010). Som det allerede fremgår af titlen på programserien Undercover chef, er DR-udsendelserne også produceret ud fra dette ledelsessynspunkt. I kraft af skildringen af ledernes interaktion med medarbejderne på gulvet, som bliver deres midlertidige nærmeste kolleger i forsøgsugen, får programmerne dog også præsenteret de menige medarbejderes perspektiv på sagen. Det er tydeligt, at det i høj grad huer medarbejderne på gulvet at komme til orde over for ledelsen og vise, hvad det er, de går rundt og bakser med til daglig. Som projektgruppe er vores tese, foranlediget af ovenfor beskrevne problemstilling, derfor, at der må være et generelt, reelt og aktuel behov for bedre kontakt mellem medarbejdere og ledelse i hierarkiske 4 af 123
5 organisationer, som befordrer kommunikation og sikrer viderebringelse af idéer, (ændrings)forslag og indvendinger. Disse ytringer kan henvise til enten medarbejdernes arbejdsgange og -organisering eller bestå i henvendelser vedrørende deres arbejdsredskaber og -værktøjer, såvel håndfaste som uhåndgribelige. Jagten på en understøttelse af netop det antagne og oven for beskrevne behov ligger til grund for dette semesterprojekt. Det er klart, at der her er tale om en sag med mange forskellige sider og aspekter, og det er naturligvis ikke realistisk at tro på én endegyldig løsning. Vi, som projektgruppe, er interesserede i én specifik vinkel på problemet: Vi ønsker at se på deling af den i tesen benævnte information fra bund til top i en større, hierarkisk virksomhed. Større hierarkisk opbyggede virksomheders informationsflow foregår hovedsageligt nedadrettet: fra top til bund. Informationskanaler, kommunikationsveje og -systemer er således traditionelt tilrettelagt eller designet derefter, og dermed kan den menige medarbejders stemme nemt blive overhørt, hvis han modsat forsøger at nå opad gennem mellemleddene for at komme til orde. Vi ser dette som en barriere for lederne, når det kommer til at have indblik i og overblik over hele deres organisation (Haslebo, 2004). Blandt andet på baggrund af en gennemgang af de seks førnævnte DR-programmer udleder vi et behov for en modsatrettet kommunikationsvej, som befordrer, at den enkelte menige medarbejder i en virksomhed uhindret og ubesværet kan komme til orde over for ledelsen. På den måde vil organisationen være godt hjulpet i sin stræben efter bedre resultater hvilket vi antager, må være det fælles, grundlæggende mål. Det er således en designløsning, der understøtter det ovenfor beskrevne behov, vi ønsker at udtænke i gennem projektet. Yderligere er vejen frem til dette designforslag interessant at undersøge for os. Vi ønsker at undersøge om den designmetode, som vi lægger til grund for projektet, reelt er velegnet til dette formål. Således styres projektet af følgende problemformulering. 5 af 123
6 1.2 Problemformulering Hvordan udvikles et designforslag til udveksling af idéer og ændringsforslag fra den menige medarbejder til ledelsen i en konkret større virksomhed via en iterativ designproces? Problemformuleringen lægger op til en konklusion på følgende to punkter: 1. Hvordan kan et system til tværhierarkisk kommunikation i en specifik virksomhed se ud? 2. Hvilket bidrag til designvidenskaben, kan dette projekt, vurderet gennem en kort metarefleksion, siges at udgøre? 1.3 Projektfremgangsmåde Projektgruppens udgangspunkt er, som beskrevet ovenfor, ønsket om at designe en løsning, der indfrier netop behovet for, at den menige medarbejder på gulvet i en hierarkisk organisation kan trænge igennem til ledelsen med sine idéer, forslag og indvendinger, samt for at ledelsen herigennem opnår overblik og indblik. Projektet omhandler således ikke traditionel vidensdeling eller knowledgemanagement-systemer i bred forstand, men stiler snarere mod design af en slags moderne forslagskasse, hvor alle medarbejdere har mulighed for at aflevere indlæg og derved ytre sig til ledelsesniveauet. Herigennem skal det sikres, at viden som denne ikke risikerer at blive holdt tilbage af medarbejderne på gulvet eller gå tabt i vandring op igennem hvert eneste mellemled i virksomheden. Designprocessen, der leder frem mod det endelige designforslag, udgør et eksempel på brug af iterativ designmetode. Vi vil i denne konkrete designproces inddrage en større hierarkisk virksomhed, for hvem vi igennem dialog med menige medarbejdere og ledere ønsker at komme frem til en løsningsmodel, der kan gavne netop den pågældende virksomhed. Efter at have set DR s programmer, Undercover chef, var det oplagt at tage kontakt til en af de medvirkende virksomheder, som gennem deres deltagelse havde anerkendt den problematik, som projektet har som omdrejningspunkt. En af de deltagende organisationer i DR s programmer var Falck. Falck er en større hierarkisk organisation, som har afdelinger over hele landet og dermed ikke har en direkte kontakt mellem den 6 af 123
7 menige medarbejder og ledelsen. Af denne årsag har vi set det oplagt og relevant at tage kontakt til netop Falck, der også viste stor interesse for vores projektet, og straks indvilgede i at deltage som casevirksomhed. Projektets designproblem søger vi gennem dette projekt at løse med en iterativ og dermed relativt eksperimentel tilgang. Desuden bidrager brugerinddragelsen med et omfattende empirisk element. De designbeslutninger, som vi tager i designprocessen, vil således træffes primært på baggrund af den empiriske erfaring opnået i forbindelse med de casespecifikke og brugerinddragende aktiviteter i de forskellige iterationer. Derudover vil designovervejelserne blive støttet af teoretisk viden hentet fra kilder, vi finder relevante i de enkelte sammenhænge samt naturligvis almindelig sund fornuft og rationelle slutninger. Designvalgene bestemmer projektets retning og udgør projektets afgrænsning. Vi vil i processen gennemføre tre hele iterationer og derefter præsentere det endelige designforslag. De løbende foreløbige designforslag i hver iteration, vil blive visualiseret gennem skitser eller primitive mockups, som benyttes ved evaluering af designforslag i hver iteration. Gennem evalueringerne med medarbejdere i Falck får vi feedback på vores designforslag og kan derved gentagne gange redesigne og videreudvikle forslaget frem imod en stadig bedre løsning og et endeligt designforslag. Denne eksemplificering af en konkret designproces, som selve designdelen og også hovedparten af projektet udgør, vil vi sluttelig træde et skridt tilbage og anskue i et mere generelt, videnskabsteoretisk perspektiv. I en form for metarefleksion vil vi på baggrund af vores designprojekts udformning, udførsel og det deraf afledte resultat vurdere hvilket bidrag til designvidenskaben, dette projekt kan siges at konstituere. 7 af 123
8 1.4 Rapportmodel Forudgående gennemgang af hele projektforløbet illustreres herunder med en oversigt over projektrapportens komposition og selve designdelens udformning og placering heri: Figur 1 - Rapportmodel Som det fremgår af rapportdispositionen efterfølges dette indledningskapitel af et metodeafsnit. Her vil vi redegøre dybere for fremgangsmåde, metoder og teknikker benyttet i dette projekt. 8 af 123
9 2. Metode Dette metodekapitel har en række formål: For det første vil vi i det følgende redegøre for de metodiske overvejelser, der ligger til grund for projektet. Kapitlet har således den gennemgående funktion at beskrive og argumentere for de forskellige beslutninger og vægtninger, der er kommet til at forme projektet og denne rapport. Yderligere vil tankerne om projektets struktur komme til at stå klart for læseren, ligesom også begreber, som benyttes gennem rapporten vil blive præsenteret og behandlet, så de for læseren er forståelige og klare. Indledningsvis præsenterer vi tilgangen til vores problemformulering og besvarelse af denne. Vi tilstræber herefter en redegørelse for metodologien og arbejdsteknikkerne brugt i selve designprocessen og dennes afsmittende effekt på opbygningen samt projektet som helhed. 2.1 Overordnet tilgang Dette projekt er et hands on procesorienteret, empiriinddragende designprojekt, som afrundes med en videnskabsteoretisk vinkel. Kogt ned til essensen går det, som det fremgår af ovenstående indledning og problemformulering, ud på at undersøge, hvordan og hvorvidt vi via en iterativ- og brugerinddragende designmetode kan designe en kommunikationsplatform til tværhierarkisk kommunikation, som findes velegnet og behovsopfyldende hos vores casevirksomhed Falck. I vores forståelse af problemformuleringen lægger vi vægt på, at projektet egentlig har to adskilte delmål, hvoraf det førstnævnte er det primære: For det første forsøger vi at se, om det er muligt for os at designe os frem til et system, der kan afhjælpe det behov, vi har en tese om, findes i tværhierarkiske virksomheder og hvordan vores designforslag til en specifik casevirksomhed vil se ud. For det andet ønsker vi at udarbejde dette designforslag ved hjælp af en iterativ designmetode, og herigennem sætter vi således denne designmetode på prøve. Hovedparten af denne projektrapport skildrer derfor selve designprocessen og ikke blot dens resultat. Sluttelig vil vi vurdere, hvor vellykket vores designforslag er blevet samt afveje, hvor hensigtsmæssig og succesfuld designmetoden har vist sig at være ud fra dette konkrete eksempel. Som den iterative designmetode foreskriver, er vores fremgangsmåde i udarbejdelsen af designet eksperimentel og cyklisk, og denne projektrapports opbygning er, som det også ses af modellen i ovenstående kapitel, styret af netop designmetoden og dermed vores designproces, som rapporten dokumenterer og bearbejder. 9 af 123
10 2.2 Designmetode design, stripped to its essence, can be defined as the human capacity to shape and make our environment in ways without precedent in nature, to serve our needs and give meaning to our lives. (Pries-Heje2, 2008) Ifølge Pries-Heje handler design om forandring, dette kan f.eks. være en løsning af et problem eller forbedring af en situation, hvor man er målrettet og stræber efter denne forandring, design kan aldrig være noget der er opstået tilfældigt. Desuden handler design om at beskrive noget nyt, som ikke endnu eksisterer i nuet. Imidlertid findes der mange forskellige måder at gribe denne forandring an, dette sker ved hjælp af planlægning og udtænkning af et nyt artefakt eller system. Det at designe selve designprocessen kan tage mange forskellige former alt efter kontekst. En designmetode, som kan benyttes, er en rationel systemudvikling, som f.eks. vandfaldsmodellen, hvor man trinvist gennemgår de forskellige delkomponenter af systemudvikling. Figur 2 Vandfaldsmodellen (Hertzum, 2010) Her går man serielt gennem de fire skridt på modellen, for til sidst at have udviklet et system. Iterationer kan laves på alle skridt, men vi arbejder således kun med udviklingstrinnet, hvor prototyper er et stærkt værktøj til både at skabe fælles forståelse for de funktioner der er brugbare, samt virker som god indikator for, hvor lang systemet er nået. I dette projekt vælger vi at anskue designprocessen ud fra følgende definition: Det at designe kan ses som det at skabe noget ud fra det, man har, der skal løse et problem (Hertzum, 2010) 10 af 123
11 Iboende i citatet er to vigtige pointer, som er styrende for designmetoden der er valgt i dette projekt: Leddet ud fra det, man har siger noget om, at alt design i en eller anden forstand tager afsæt i noget, der i forvejen er. Mennesket har svært ved at forestille sig noget der er væsensforskelligt fra alt det kender til, og derfor vil idéer, hvilke alt design må siges at udspringe fra, oftest bygge oven på allerede eksisterende objekter, elementer eller standarder. Efter vores opfattelse taler dette i høj grad for benyttelse af såkaldt iterativ designmetode til udarbejdelse af vores designforslag. Gennemførelse af flere iterationer understøtter eksempelvis dette bygge ovenpå -princip. Leddet der skal løse et problem vidner om, at ethvert design er tiltænkt at skulle understøtte eller dække et slags behov. Dette taler for at benytte brugerinddragelse i designprocessen, hvilket vil muliggøre en reel behovsafdækning og realistiske delevalueringer. Disse to principper brugerinddragelse og iterativ designmetode som komplementerer hinanden særdeles godt, udgør hjørnestenene i vores designproces, og herunder vil vi redegøre for de nærmere omstændigheder omkring dem. Figur 3 - Iterativ Prototyping (Hertzum, 2010) Ovenstående illustration viser, hvordan vi itererer udviklingstrinnet. 11 af 123
12 2.2.1 Iterativ designmetode A process of repeating a set of operations until a specific result is achieved (Pries-Heje1, 2008) Figur 4 - Iterativ designcyklus (University of Calgary, 2008) Figuren illustrerer den iterative designproces, hvor én runde i cyklus udgør én iteration, og denne proces gentages for yderligere udvikling af produktdesignet. Ordet iteration betyder gentagelse, og det er gentagelsen af en cyklisk proces der kendetegner iterative designmetoder. Hvad enten der er tale om design af artefakter, systemer eller processer kan det typiske designforløb i hovedtræk beskrives kronologisk på følgende måde: Ved benyttelse af iterativ designmetode drejer det sig indledningsvis om, at designe frem imod en mere eller mindre simpel udgave af det færdige design, også kaldet en prototype. Denne prototype implementeres eller testes, så den kan evalueres og analyseres. Dette giver mulighed for at konsolidere eller genoverveje aspekter af designet, hvorefter der kan gennemføres en række justeringer og forbedringer, før hele processen (gennemgangen af hele den cyklus, der er afbildet i figur 4) gentages, således at man hver gang yderligere tilnærmer sig den perfekte løsning på det initiale designproblem. Metoden kan naturligvis benyttes kritisk og kontekstualiseret og justeres efter brugssituationen. Eksempler på, at de gentagne overvejelser af designet eller prototypen har fordele, er mange: Man kan under denne form for produktudvikling undgå spildt arbejde (inkl. spildte ressourcer af forskellig art) i kraft af at det endelige artefakt først produceres, når designet er finjusteret og raffineret tilpas meget i forhold til de krav, der stilles til det. Dette er især betydningsfuldt inden for design af teknologiske artefakter, da marked og muligheder konstant er i forandring og fremdrift, og kravene til slutproduktet følgelig også hurtigt kan forandre sig - selv i selve designprocessens forløb. Designeren og evaluatorer af designet har i en iterativ proces desuden bedre forudsætninger for at tage stilling til designets forskellige facetter og derigennem udpege fordele, ulemper og idégenerere videre. 12 af 123
13 Så snart et designforslag visualiseres og dermed kontekstualiseres for en given bruger, kan vedkommende i langt højere grad vurdere, hvilke problemer det kan medføre, og konstruktiv kritik fremprovokeres. Når nye tekniske muligheder opstår, kan de ganske enkelt afprøves i en iteration og dermed vurderes deres relevans i designet, i stedet for at revidere en prædefineret specifikationsliste. Det er lettere at tænke sig til nye, mulige tilføjelser, når man har noget at tænke ud fra. (Pries-Heje, 2008) Det er på baggrund af bl.a. disse klare fordele ved iterativ designmetode, vi har valgt at basere vores proces herpå. Modellen i figur 4 har vi ladet os inspirere af, da vi har udviklet en illustration af vores konkrete fortolkning og brug af den iterative metode. Modellen ser således ud: Vores cyklus, som viser én iteration, består af fire delprocesser. Den skal aflæses fra toppen som en urskive og processen gennemføres i urets retning. Første delproces i hver iteration er Analyse. Analysen består i bearbejdning af det materiale eller den erfaring og viden, forrige iterations evaluering har bidraget med. Her adskiller første iteration sig naturligvis, da man normalt ikke har noget forudgående empiri at analysere på, og denne iteration indledes derfor traditionelt i andet kvartal af cyklussen. Vi vælger dog i vores tilfælde at placere en foranalyse i første kvartal af den første iteration i og med at vi, med afsæt i MUSTmetoden som beskrives kort senere i dette kapitel, indleder vores designproces med at tilegne os viden Figur 5 - Iterationsmodel om organisationer og kommunikation generelt samt kendskab til Falck som virksomhed. De efterfølgende to iterationer i vores designproces forløber som illustreret ved figur 5. Slutteligt i 3. iteration suppleres der dog med en afrunding af den forudgående evaluering. Her redesignes løsningsforslaget altså en sidste gang og de sidste designbeslutninger træffes. Anden delproces i vores iterationscyklus hedder og består kort og godt af Design. Her udarbejdes systemet på et teoretisk eller idémæssigt plan på baggrund af netop den forudgående analyse og eventuelle nye idéer eller input, der er opstået. 13 af 123
14 Designdelen efterfølges af delprocessen Prototype. Her besluttes det, hvordan det udtænkte system bedst kan illustreres eller formgives og præsenteres for vores evaluatorer. Den optimale præsentation udfærdiges og udgør prototypen. Den sidste delproces er Evaluering. Her udtænkes måden, hvorpå vi vil præsentere vores prototype samt have vores evaluatorer til at forholde sig til den, hvorefter dette planlagte forløb så gennemføres. I projektet her gennemfører vi, som det fremgår af rapportillustrationen i indledningskapitlet, tre hele iterationer. I kapitlet efter iterationskapitlerne opsummeres alle egenskaber, som er valgt til og føjet til designet gennem designprocessen. Prototyper Prototyping er, som det ses af figur 5 og beskrevet ovenfor, et vigtigt element i den iterative designproces, og princippet forklares her. I traditionel designteori er definitionen af en prototype relativt bred. Her opfattes den som en foreløbig udgave af et design, og prototypen kan i og for sig antage et utal af forskellige former lige fra helt primitive skitser på papir til fuldt funktionelle modeller eller produkter. Disse kan have kaldenavne som prototype, mockup, model, udkast eller skitse, der bruges mere eller mindre i flæng. Inden for dette felt beskrives selve prototyping-princippet som: The use of simplified and incomplete models of a design to explore ideas, elaborate requirements, refine specifications, and test functionality. (Pries-Heje, 2008). Inden for softwareudvikling er der derimod mere faste rammer for, hvordan forskellige typer af foreløbige designmodeller benævnes, og hvad de har af egenskaber. En prototype ses her som en alfaudgave af et IT-system eller -program, der således, omend yderst primitivt, er programmeret og udviklet, og som besidder i det mindste en eller anden grad af funktionalitet og kan afprøves virtuelt. En papirmodel, som viser (på hinanden følgende) skærmbilleder og kan bruges til helt primitivt at gennemgå et handlingsforløb kaldes en mockup. Den minimale funktionalitet forbundet med en såkaldt mockup består oftest i, at et udkast til en brugergrænseflade, i form af et billede, tilbyder specifikke funktioner, som kan tilvælges, hvorefter det næste skærmbillede også er illustreret og printet og kan vises efterfølgende. I dette projekt vælger vi, at benytte en blanding forståelser af de mere traditionelle designbegreber og moderne IT-design-termer: Vi bruger benævnelsen prototype som et overordnet term for samtlige typer af test-modeller, man kan forestille sig. Som underbegreber og underinddeling benyttes termerne skitse og mockup, der 14 af 123
15 referer til specifikke varianter eller kategorier af modeller, der kan præsentere og håndgribeliggøre vores foreløbige design eller system. Helt simple, beskrivende og overbliksskabende illustrationer på papir, som viser selve konceptet, benævner vi i denne rapport skitser. Termet mockups forstås i rapporten som modeller over skærmbilleder, der illustrerer men ikke besidder, (dele af) designets funktionalitet, og kan faktisk nogenlunde sidestilles med den forståelse, man inden for IT-design har af begrebet af mockup. Inden for mockups kan man tale om horisontale og vertikale mockups. Horisontale visualiserer en hel række funktioner på samme niveau eller lag i et system, mens vertikale viser én eller få specifikke funktioner og følger denne i dybden ned gennem et systems lag. Evaluering De nævnte gentagne evalueringer af det foreløbige produkt (prototyperne) i designprocessen, som den iterative metode forudsætter, består helt basalt i, at en eller flere personer (i evalueringsakten kaldet evaluatorer) tester det på tidspunktet foreløbige design (i evalueringsakten benævnt som evaluanden). Evaluatorens feedback registreres og tages til efterretning af designgruppen, og benyttes i det videre designudviklingsforløb. Denne evalueringsakt kan foregå under forskellige forudsætninger, og i denne forbindelse vil vi præsentere modellen vist som figur 6. Figur 6 (Pries-Heje, 2008) Denne matrix udgøres af fire komponenter: Ex Ante, Ex Post, Naturalistic og Artificial. Ex Ante og Ex Post hæfter sig ved, hvorvidt man evaluerer før eller efter en implementering af et design, og dermed også systemet eller prototypens udviklingsstadie og beskaffenhed. Det kan formuleres som før- eller efter-evaluering. Naturalistic (naturligt) eller Artificial (kunstigt) er udtryk for det miljø eller setup, i hvilket man tester sit design: Er det inden for virksomhedens egne rammer og gennemføres det i realistiske brugssituationer, eller gør mere kunstige forhold sig gældende? Disse forhold kunne 15 af 123
16 eksempelvis omfatte de fysiske rammer (naturlige omgivelser over for f.eks. isolerede laboratorieforsøg ) samt den sociale kontekst (testes der f.eks. repræsentanter inden for designgruppen som evaluatorer, med tilfældige personer eller med repræsentanter for de specifikke, kommende brugere?). Prototypens form vil ofte være den faktor der er styrende for, hvilken form for evalueringstype der er mulig at gennemføre. Jo mere udviklet og funktionel prototypen er, jo mere vil man kunne overlade designet til evaluatoren og lade denne teste helt objektivt. Dette kan ske gennem en såkaldt usabilitytest eller et tænke-højt-forsøg, hvor evaluatoren f.eks. bliver bedt om at udføre udvalgte handlinger i forbindelse med designet og fortælle, hvilke tanker han/hun gør sig imens. Samtidig kan evaluatoren også betragtes, så evalueringsakten både har karakter af interview og observation. På denne måde testes især brugervenlighed og dermed den intuitive brug af designet/prototypen. Med en mere primitiv prototype kan evalueringen i stedet forestilles at bestå i en præsentation af prototypen for evaluatoren, som herefter er genstand for et tilrettelagt interview med fokus på evaluatorens generelle opfattelse af prototypen og udpegelse af fordele, ulemper og udviklingsidéer. Vurderinger og valg omkring disse forhold må foretages af den pågældende designgruppe. Ideelt set er det mest optimale at nå til, at kunne benytte en evalueringstype som kan placeres øverste og længst muligt til højre i modellen (Pries-Heje, 2008). Da vi med dette projekt ikke kommer til at færdiggøre og implementere et reelt system, vil vi på den horisontale led aldrig kunne bevæge os over i Ex Post-kolonnens felter til højre i modellen. Vi arbejder i udviklingsfasen og evaluerer løbende udelukkende på skitser og/eller mockups. Vertikalt set benytter vi os af en overvejende kunstig evalueringstype, idet vores primitive prototyper ikke tillader simulering af en reel brugssituation (f.eks. tænke-højt-forsøg). Vores type af evaluering placerer sig således umiddelbart noget fra den optimale naturalistiske i matrixen, i kraft af, at dette designprojekts placering er relativt tidligt i designets udviklingsstadie. Når det angår testpersoner til udførelse af evalueringsakten, har vores evalueringstype imidlertid et vigtigt, naturalistisk element. Vi benytter, i kraft af, at vi samarbejder med en casevirksomhed, naturligvis også i forbindelse med designevalueringerne ansatte hos Falck. Dette sker desuden i deres vante fysiske omgivelser og arbejdsmiljø. Inddragelse af repræsentanter for de reelle slutbrugere er det forhold, vi i evalueringsøjemed vægter højest, i og med projektets egentlige slutprodukt nu engang er et designforslag: Det er primært selve idéen eller konceptet, der har vores fokus, og uden grundlæggende opbakning fra de potentielle brugere intet system. Den bredere og dybere mening med samarbejdet med casevirksomheden Falck i dette projekt, beskrives i det følgende afsnit. 16 af 123
17 2.2.2 Brugerinddragelse For at undersøge om og hvordan vi kan benytte den netop beskrevne iterative designmetode til at udtænke en tværhierarkisk kommunikationsplatform til brug i en organisation, har vi, som det fremgår, valgt at gennemføre et konkret eksempel eller forsøg på dette i form af udførsel og skildring af en iterativ designproces med udgangspunkt i en specifik case-virksomhed. Vi har i det foregående afsnit redegjort for, at en designmetode der bygger på det iterative element, potentielt kan øge mulighederne for at ende ud med et tilfredsstillende og behovsopfyldende slutprodukt. I dette afsnit vil vi gøre rede for, at også reel brugerinddragelse er et konstruktivt tiltag og yderligere kan være med til at forbedre designprocessens resultat. Desuden vil vi beskrive mere konkret, hvordan vi vil organisere og gennemføre denne inddragelse af brugere. I dette projekt arbejder vi med udvikling af en form for kommunikations- eller vidensdelingssystem til brug for en organisation, vi i forvejen blot besidder et overfladisk kendskab til. Således bevæger vi os inden for et fremmed domæne, og det er i denne indledningsvist ukendte kontekst, vores slutdesign skal kunne benyttes. Imidlertid er enhver medarbejder hos Falck naturligvis i et eller andet omfang bekendt med virksomheden og besidder en mængde viden inden for genstandsfeltet, vi kun kan få indblik i og tage hensyn til, hvis vi tager dem med på råd. Pelle Ehn beskriver meget simpelt og rammende, hvor vigtigt brugerinddragelse er, når han definerer netop design af systemer til organisationer som a democratic and participatory process (Hertzum, 2010). Vi lader os inspirere af hans tankegang. Vores indstilling til brugerinddragelse er desuden lettere inspireret af den såkaldte MUST-metode ( Metode til forundersøglse i Systemudvikling - og Teori herom ), som præsenteres i Professionel ITforundersøgelse (Hertzum, 2010). Metoden er udviklet til benyttelse ved IT-forundersøgelser rettet mod design eller redesign af ITsystemer og disses brug i organisationer. Målet er opnåelse af bæredygtig IT-anvendelse i den pågældende virksomhed. Vores designprojekt udføres ikke direkte efter MUST-metodens forskrifter, men da vi via en iterativ proces så vidt mulig prøver at redesigne løbende, vil vi holde os metoden for øje, således at vi kan drage nytte af de fordele, vi ser i MUST. Et af MUST-metodens bærende principper er det såkaldte princip om en samlet vision. Med dette princip for øje sigter metoden mod analyse af samt udvikling inden for de tre dimensioner i en virksomhed: Arbejdsorganisering, IT og medarbejderkompetencer. De tre dimensioner skal ikke nødvendigvis vægtes lige højt i enhver sammenhæng, men de er gensidigt forbundne og afhængige, og områderne må alle tilgodeses enkeltvist samt betragtes i en sammenhæng, hvis IT-anvendelsen skal 17 af 123
18 blive optimal (Bødker et al., 2000). Vi mener, elementer af princippet om en samlet vision er overførbare til vores designprojekt, og vi søger at efterleve anvisningerne via følgende aktiviteter eller delmål: - Organisation: Vi ser det som essentielt, at få overblik over organisationen og dermed have kendskab til det overordnede billede af arbejdets organisering hos Falck. - Medarbejderkvalifikationer: Vi har for øje, at medarbejderne skal være i stand til at bruge vores designløsning. - IT-udvikling: Vi udvikler en løsning for Falck MUST-metoden taler varmt for reel brugerinddragelse, og det er netop gennem dette værktøj, vi søger at sikre bedst muligt udbytte af berøringen med samtlige af de tre ovenfornævnte dimensioner. Involvering af repræsentanter for de potentielle fremtidige slutbrugere spiller desuden rigtig godt sammen med den iterative designmetode som helhed, og det er således i følgende sammenhænge, vi gør brug af den: - Til at få et overordnet overblik og indblik i, hvilken virksomhed, hvilken type organisation og hvilke medarbejdere kommunikationsplatformen skal designes til. Dette understøtter MUSTmetodens forundersøgelse - I forbindelse med hver enkel iteration gennemføres evalueringen i samarbejde med Falck, således at vi modtager relevant og realistisk feedback hvilket understøtter og styrker den iterative designmetode. Vores tiltænkte brugerinddragelse Evaluering af prototyperne udgør den sidste fjerdedel af hver iterationscyklus i designudviklingsprocessen, og størstedelen af brugerinddragelsen i projektet består altså heri. Ved hver iterationsevaluering afholder vi et møde med den eller de til evalueringsakten udvalgte ansatte fra virksomheden. Det er de ansatte, som er såkaldte testevaluatorer, og den aktuelle mockup er evaluand. Møderne foregår i medarbejdernes egne, vante omgivelser. Den enkelte evalueringsakt faciliteres af repræsentant(er) fra projektgruppen og består i et interview, hvor den eller de nyeste prototype(r) præsenteres. Hver evalueringsakt planlægges særskilt og styres af et specialforberedt interview. Forberedelsen skal fokusere specifikt på, at kunne levere feedback på de centrale elementer, som i den pågældende iteration er blevet tilføjet eller justeret fra foregående 18 af 123
19 iteration. Desuden stiles der mod at opnå viden om, hvordan påtænkte nye tiltag vil blive modtaget af brugerne, og hvordan de, i fald de bifaldes, efterfølgende skal udformes. Derudover håber vi, at medarbejderne kan byde ind med nogle nye idéer. Det er altså feedback angående fordele, ulemper og forslag, der kan benyttes fremadrettet i designprocessen, som er målet for empiriindsamlingen i forbindelse med evalueringsprocedurerne Empiriindsamling Dette projekt er i kraft af brugerinddragelsen i høj grad styret af empiri. Selve formen og indholdet af de empiriske undersøgelser i forbindelse med hver enkel evaluering redegøres der for gennem iterationsbeskrivelserne. Empiriindsamlingen i anledning af foranalysen til 1. iteration beskrives her. Som forklaret tidligere involverer dette projekt brugerdeltagelse fra casevirksomheden på to forskellige planer. Dels er der foretaget indledende research for opnåelse af kendskab til virksomheden, og dels inddrager vi repræsentanter fra Falck aktivt i evalueringsakterne i forbindelse med selve designprocessen. Når vi i dette projekt taler om topledelsen, mener vi den landsdækkende organisationstop (se kapitel 5 Falck som organisation). Ledelsen benyttes generelt her i projektet som en fællesbetegnelse for topledelsen og de umiddelbart efterfølgende led nedad i hierarkiet, nemlig lederne for de enkelte rør samt for de forskellige regionsdirektører. Benævnelsen mellemleder bruger vi om de enkelte ledere, når de i organisationshierarkisk sammenhæng befinder sig mellem to andre led. Stationslederne er eksempler på dette. Den menige medarbejder eller manden på gulvet refererer til de ansatte nederst i organisationen, eksempelvis ambulanceførere, autoteknikere og assistancemedarbejdere. Den indledende og opklarende undersøgelse af virksomheden har indebåret følgende aktiviteter: - Der er foretaget en gennemgang af DR-programserien Undercover chef, som hele projektet udspringer fra og som definerer problemfeltet. - Undercover chef (udgaven om Falck med salgs- og marketingsdirektør Jens Lunn som deltagende leder sendt kl. 20:30) er analyseret med fokus på, hvilke behov for kommunikation udsendelsen afslører hos såvel ledelsens og Falcks medarbejdere på gulvet. Denne analyse benyttes til foranalysen i 1. iteration. - For at involvere brugere (som MUST-metoden foreskriver), og yderligere derigennem få fuldendelse af en form for triangulering i erhvervelsen af viden om Falck, har vi bedt om et møde med en mellemleder i Falck. Mellemlederen besidder selvfølgelig den største viden om og erfaring med sin egen praksis inden for organisationen, men efter vores vurdering har han 19 af 123
20 desuden et vidst kendskab til både de arbejdsgange og praksisser, der har plads umiddelbart under og over ham i organisationshierarkiet. Vi vil foretage et eksplorativt interview med vedkommende som har fokus på, at få indsigt i organisationen set indefra. Indledningsvist vides ikke meget om de lokale forhold, og det kan derfor være svært at vide præcis, hvad der kan være relevant og interessant at spørge ind til. I kraft af det åbne eksplorative interview, med en meget løst defineret interviewguide, opstår der imidlertid mulighed for at lære domænet at kende på dets præmisser. Den interviewede mellemleder kan, når han er blevet præsenteret for projektidéen og vores indledende rammesættende spørgsmål, bedst selv vurdere, hvilke hovedområder det vil være oplagt at berøre og fortælle mere om. Dermed kan der åbnes døre og spørges ind til ting, der ikke på forhånd kunne forudses som værende interessante emner at berøre, og et overordnet billede kan tegnes. Det eksplorative interview, håber vi, efterfølges af et interview i walking and talking -stil, hvor mellemlederen viser projektgruppen rundt med indføring i arbejdsforholdene på en Falckstation. At få indsigt i den menige medarbejders arbejdsprocedurer og præsentation af Falcks informationssystemer har det primære formål for dette interview. - Kontakt med casevirksomheden Falck etableres helt indledningsvis i projektforløbet, og det brev, vi har udarbejdet i forbindelse hermed er vedlagt som bilag 1. Empiriindsamlingen i forbindelse med evalueringerne er den vigtigste i projektet. I den anledning ønsker vi, at inddrage personer fra forskellige led i Falcks organisation. Det mest naturlige i en iterativ proces ville være at inddrage de samme medarbejdere, men da vores intenderede slutprodukt her udgøres af en tværhierarkisk kommunikationsløsning, finder vi det relevant og gavnligt at inddrage repræsentanter fra flere forskellige niveauer i organisationshierakiet. Interviewene med disse, vil foretages i form af kvalitative metoder, som i det relevante iterationsafsnit vil blive beskrevet og begrundet Teoriinddragelse Vores projekt bygger hovedsagligt på at være et designprojekt med brugerinddragelse, og af denne grund er det naturligt, at empirien får den centrale rolle. Dette betyder dog ikke, at projektet ikke også vil være teoretisk funderet. Vi vil benytte designteori i vores valg og formning af selve designprocessen, og vores empiriindsamlingsmetode vil ligeledes være forankret teoretisk. I selve den iterative designproces inddrager vi yderligere teori inden for de felter, vores design bevæger sig inden for eller berører. Den teoretiske viden, vi erhverver os ad hoc gennem designprocessen, når vi oplever behov herfor, vil i rapporten placeres i den rækkefølge, den i processen er relevant, hvilket også er illustreret i rapportmodellen i slutningen af indledningskapitlet. Vi benytter teori som opklarende og 20 af 123
21 som inspiration, og bygger således ikke vores design udelukkende på teori. Vi vil forsøge at supplere og understøtte empiri, almindelig sund fornuft og refleksion baseret på vores hands-on-erfaringer med begreber og teorier fra de forskellige relevante videnskabsfelter. 3. Organisationsteori Vi vil i de følgende kapitler præsentere den del af organisations- og kommunikationsteori som vi mener, kan give os en bedre forståelse af Falck som organisation. Vi vil bl.a. beskrive klassiske synspunkter der florerer i organisationer samt former for organisationsstrukturer. Derudover vil vi beskrive, hvilken betydning kommunikation har i en organisation og hvor vigtigt det er, at afsender og modtager tydeligt forstår den besked der sendes imellem dem. Vi håber at teorien kan give os en baggrund for, at vi i et følgende afsnit kan beskrive Falck som virksomhed samt kortlægge, hvilke kommunikationsveje de har. Denne indsigt, vi får om Falck, skal hjælpe os i gang med vores 1. iteration, som beskrives i et efterfølgende afsnit. I dette afsnit vil vi præsentere organisationsteorien, som først vil give en definition på, hvad en organisation er. Ved organisation forstås et antal mennesker, der samarbejder om at nå et eller flere fælles mål (Bentsen& Hansen, 2006). En dybere definition vil sige, at en organisation er: et større socialt system med veludviklet arbejdsdeling, forskellige regler eller normer for tilhørsforhold, samhandling og for belønning og ofte med forestillinger om, hvilke mål man søger at opnå. (Juul, 2010). Bødker og Pedersen mener, at begrebet organisation spænder bredt og besidder mange forhold, og det er derved svært at give en endelig definition på, hvad en organisation er. Dette mener de dog er en fordel, da man derved selv kan komme med sin egen definition på, hvad en organisation er (Juul, 2010). Det er i dag mere normalt at have en flad horisontal struktur, hvor arbejdet bygger på tæt samarbejde og kommunikation. Her kan bl.a. nævnes agile organisationer, hvor et af grundvilkårene er usikkerhed og forandringsparathed. Derudover kan nævnes de videntunge organisationer, hvor det kræves at størstedelen af medarbejderne har en længerevarende uddannelse og stor indsigt i arbejdet. Vores interesse ligger dog mere i at beskrive hierarkiske organisationsstrukturer, da vi mener kommunikationen besværliggøres i en mere vertikalpræget organisation. 21 af 123
22 I en hierarkisk organisation bygger mange principper stadig på helt klare bestemmelser for, hvordan kommunikationen skal foregå, hvordan magtforholdene er og hvor ansvaret ligger. Karlöf og Lövingsson beskriver 12 klassiske principper, vi har udvalgt 5 af dem, da vi mener de har mest relevans for vores beskrivelse af Falck: 1. Beslutninger skal være entydige og enstemmige og skal gives til en underordnet af en enkelt overordnet. 2. Beslutningskæden går kun i en retning og går ovenfra til underordnede og ikke sidelæns eller nedefra. 3. Kontrolafstanden må ikke være for stor, hvilket indebærer, at det antal personer, der rapportere til en overordnet skal være til at håndtere. 4. Opdelingen mellem stab og linje indebærer, at stabsmedarbejderne giver rådgivende information men ikke blander sig i linjens beslutningstagning. 5. Arbejdet skal fordeles med det formål at opnå specialisering, hvilket fører til effektivitet. (Karlöf& Lövingsson, 2006) Disse fem principper lægger op til et klassisk bureaukratisk og hierarkisk syn på en organisation. Virksomheder er i dag både større og berører et bredere spektre af arbejdsområder. Organisationer kan i dag have forskellige strukturer og f.eks. ses som kulturer eller politiske systemer. Mintzberg taler om forskellige organisationsstrukturer, som illustreres nedenfor Figur 7 (Mintzberg et al., 2009): (fra venstre) 1. Entrepreneurial Organization 2. Machine Organization 3. Professional Organization. The Entrepreneurial Organization handler om virksomheder med en relativ lille top, og så alle andre lige under topchefen, hvilket gør virksomheden dynamisk og mindre bureaukratisk. The Machine Organization, er en struktur der opererer meget som en maskine, hvor der i bunden ses det mindre specialiserede hårde arbejde og hvor der så opefter sker en gradvis specialisering som skal 22 af 123
23 styre bunden. Derudover har den på den ene side det teknokratiske personale og på den anden side hjælpe -personalet. The Machine Organization ses ofte i industriarbejde med masseproduktioner (Bødker, 2010). The Professional Organization har en decentraliseret top og er overvejende professionel i sine led og tilgang til virksomhedens opgaver. Dette er muligt fordi arbejdet kan standardiseres og hver gruppering har deres specifikke professionelle arbejdsområde, hvilket bevirker at hver enhed kan arbejde mere eller mindre uafhængigt, så længe det holdes indenfor de retningslinjer topledelsen har udstukket (Bentsen & Hansen, 2006). Selve strukturen indebærer en differentiering af arbejdsstillinger og områder, dette vil sige at hver gruppering indenfor virksomheden med hvert deres hovedområde har meget lidt eller slet ingen kendskab til arbejdet der bliver lavet i de andre led og grupperinger hvilket ligger i ordet professionel organisation. Hvor Mintzberg taler kort om de mere overordnede strukturer en organisation kan følge, går Bødker og Pedersen mere i dybden med, hvad en organisation kan sammenlignes som. Bødker og Pedersen vælger, at beskrive organisationer ud fra Morgans billeder på organisationer, da de mener et billede ikke beskriver hvordan organisationer altid er, men at man igennem billeder kan vælge at se organisationer eller situationer i organisationer på sin egen måde. De forklarer kun fire af Morgans billeder, hvordan en organisation kan være som en maskine, organisme, kultur og politiske systemer, vi vælger derfor også kort kun at ridse disse fire billeder op. Bødker og Pedersens artikel henvender sig primært til systemudviklere, men disse nævnte billeder over organisationer kan også bruges i andre sammenhænge. Morgans billeder på organisationer: Organisation som maskine Denne type organisation, som Mintzberg også nævnte ovenfor, er stadig meget udbredt, da biledet fokuserer på at udforme en hel organisation som en maskine. Der skal være størst mulig effektivitet og produktivitet, som opnås bedst gennem en fast opdeling af opgaver, hierarkisk overvågning og opstilling af regler og retningslinjer, og der stræbes efter præcision, hastighed, klarhed i opgaver og pålidelighed. Maskinebilledet har derfor strukturen meget i fokus. Et organisationsdiagram i organisationen som maskine angiver funktioner og roller i et præcist defineret hierarki med klare kommando- og kommunikationslinier. Organisationen ses som et redskab der skal realiserer bestemte mål og interesserer sig derfor kun for, hvordan redskabet skal udformes således at det på en hensigtsmæssig og effektiv måde kan realiserer målene. Opdelingen i organisationen følger derfor ofte en funktionel 23 af 123
24 specialisering, hvorved afdelingerne på linien bidrager til at skabe det samlede produkt, hvortil stabsafdelingerne ved siden af bidrager med råd og vejledning (Juul, 2010). Organisation som organisme Som organisme ses organisationer som levende i deres omgivelser. Organisationen påvirkes og er afhængige af, hvad der sker i eksterne omgivelser, og tilpasser sig efter de eksterne krav og interne behov. Man siger, at forskellene i omgivelserne kan lede til fremkomst af nye og forskellige arter af organisationer. Organismebilledets formål er overlevelse og vækst, ligesom en biologisk organisme. Derved er den langt mindre instrumentel og mere åben end maskinebilledet, og fokus handler mere om den uformelle struktur og viser at arbejdsgrupper har stor betydning for etableringen af normer og rammer for arbejdets udførelse, som er modsat den formelle struktur i maskinebilledet (Juul, 2010). Organisation som kultur I en organisation skal kulturbegrebet opfattes som et selvstændigt samfund med sine egne værdisæt, normer og ritualer. Det er både igennem de materielle genstande som arkitekturen, kontorudformning eller påklædning, men det kan også være igennem de arbejdsmæssige handlinger f.eks. samarbejdsformer, arbejdsrutiner eller dagligdagsritualer. Derudover kan kulturen også opfattes igennem historien, vittigheder og jargonen. Kulturen giver således et samlet mønster af værdier og antagelser som der findes i organisationen. Det vigtigste for kulturbilledet er, at dette mønster af værdier og antagelser deles blandt medarbejderne ellers findes kulturen ikke i organisationen (Juul, 2010). Dette kulturbillede vælger vi at uddybe med, hvad Bakka og Fivelsdal siger om kultur i organisationer. De fortæller at der ofte dannes grupper, hvilket medfører en orden og en uformel struktur i virksomheden (Bakka & Fivelsdal, 1999). En gruppe kan bestå af medarbejdere, som er en del af den samme afdeling eller som deler jobtitel. Grupperne skaber en indbyrdes fælles forståelse og på denne måde kan der i en organisation opstå mange små separate kulturer. I større organisationer med spredte afdelinger, har afdelingerne ofte deres egen specifikke kultur som medarbejderne er en integreret del af. De forskellige kulturer, kan medvirke at kommunikationen mellem afdelingerne forringes, da det kan være svært at udtrykke sig til medarbejdere i højere eller lavere organisationslag samt forstå andre. Dette er både gældende for kommunikationen vertikalt og horisontalt (Bakka & Fivelsdal, 1999). Dette uddybes også mere i det sidste politiske billede. 24 af 123
25 Organisation som politiske systemer Organisation som politiske systemer vil som sådan ikke have et fælles mål, fokus her er mere begreberne interesse, konflikt og magt. Intentionen i dette billede er at blive i stand til, at forstå de processer der opstår på baggrund af konflikter mellem grupper med forskellige og måske endda modsatrettede interesser. I en stor organisation kan der være mange faggrupper som har forskellige interesser, ledelsen kan i sig selv være en interessegruppe, og således kan der opstå konflikter. Magt kan i disse konflikter opfattes som det middel, hvormed konflikterne kan løses. Magten opfattes både som noget nogle af menneskerne har, men også som noget der udøves. I det politiske billede er det således processen bag om disse tre begreber der er fokus. Med ovenstående beskrivelser af Morgans billeder, er det vigtigt at forstå at det er måder hvorpå man kan anskue organisationer: Morgan bruger begræbet billede til at fremhæve, at vi kan vælge at se en organistation eller en konkret situation i en organisation med det ene eller det andet sæt briller, forståelsesramme eller perspektiv. Det er altså noget, vi vælger at gøre, situationen eller organisationen er altså ikke bare sådan, som vi nu siger (Juul, 2010) Vi har nu opnået kendskab til en række optikker, hvorved vi er bedre i stand til at beskrive Falck som organisation. 25 af 123
26 4. Kommunikationsteori Kommunikationen i en organisation er uhyre vigtig. Bakka og Fivelsdal (1999) siger endda, at kommunikation er grundlaget for en organisation (Bakka & Fivelsdal, 1999). Kommunikationen binder organisationen sammen og er typisk direkte årsag til fejl i virksomheder. Dog kan kommunikation i sig selv ikke løse alle problemer, men det er derimod en essentiel del af god ledelse (Milton, 1981). En leder bruger typisk procent af sin tid på kommunikation, hvorfor det er vigtigt at belyse aspekter af teorien (Milton, 1981). Figur 8 - Klassisk Kommunikationsmodel Herover ses den typiske kommunikationsmodel, som udover at være utrolig simpel, viser den klassiske definition på kommunikation: En afsender sender en besked til en modtager. Denne model følges dog altid op af følgende, der tager hånd om et centralt aspekt af enhver kommunikation: indkodning og dekodning: Figur 9 - Kommunikationsprocessen med ind- og dekodning (Milton, 1981) Afsenderen skal sende en klar besked. En sådan besked kan f.eks. være i form af information, ny viden, best-practice, idéer, forslag til ændringer osv. Beskeden skal først og fremmest være præcis og yderligere medieres korrekt. Der er mange forskellige medier at benytte i den moderne organisation, og det er op til afsenderen at vælge den mest optimale i forhold til situationen. De forskellige medier har forskellige svagheder og fordele i forhold til hinanden. F.eks. kan s indeholde både tekst, billeder, film samt andet data. Dette kræver dog naturligt, at afsender og modtager er habile udi det skrevne 26 af 123
27 sprog, og især i situationer, hvor sproget forventes formelt, kan det frembringe en utryg fornemmelse hos afsenderen. I modsætning er det talte ord mere håndterligt for majoriteten, men det kræver både modtager og afsender er optaget i kommunikationen på samme tid - dermed i første og fjerde kvadrant i matrixen herunder. Figur 10 Kommunikationsmatrix (Bødker, 2010) Alternative kommunikationsveje kan være face-to-face, møder, optagelser, opslagstavler, og nogle gange flere kanaler på samme tid. Alle kommunikationsveje passer i matrixen herover (figur 10). Det interessante ved modellen på figur 9 er, hvordan meningen findes i dekodningen og ikke ved indkodningen eller i beskeden. Derfor er det også bydende nødvendigt, at man modtager en form for feedback, således man kan vurdere, om beskeden er modtaget korrekt. Dette ser man blandt andet i militæret, hvor feedbackbegrebet, også kaldet tilbagekobling, blev introduceret og bruges stadig i situationer, hvor kommunikationen er følsom eksempelvis Roger. I hverdagen er feedback dog typisk mere i form af mimik. Den avancerede figur er yderligere delt op i afsender og modtager der beskæftiger sig med, hvordan en idé opstår, og det er altså denne idé vedkommende ønsker at formidle. Ved modtageren er der tale om den aktion vedkommende udfører som resultat af beskeden. Det er vigtigt at lave denne opdeling, netop fordi det er beskeden, afsenderen ønsker at formidle samt handlingen som modtageren udfører på baggrunden af, hvordan beskeden er modtaget, og dermed bliver det klargjort, at disse kan afvige både fra hvad der bliver afsendt, men også hvad der bliver modtaget. 27 af 123
28 I virksomheder eksisterer en række fordomme om kommunikation som Charles R. Milton udpensler: - Kommunikation er udelukkende et spørgsmål om at transmittere fakta, og er derfor en proces der kan betragtes som værende helt logisk - altså enten er beskeden modtaget, eller også er den ikke. Dette er ikke sandt, fordi ethvert individ opfatter og fortolker information forskelligt, og kan ydermere være under indflydelse af forskellige sindsstemninger. - Jo flere fakta jo bedre. Dette er ikke altid rigtigt, eftersom nogle uenigheder mellem to parter kan blive endnu mere fremtrædende, hvis flere fakta kommer på bordet. - Hvis fakta præsenteres ét af gangen og med tilpas stor tydelighed, vil det altid give fælles forståelse. Dette er en for enkel antagelse eftersom modtageren ikke nødvendigvis forstår, hvad han bliver fortalt samt der ikke tages højde for personlige værdier og overbevisninger. - Kommunikation er kunsten, at fortælle ledelsens historie på en troværdig måde. Dette er kun halvt sandt, da kommunikation er en proces, hvor man bør kunne give og tage. Dermed er det bydende nødvendigt, at medarbejdere også får lov til at kommunikere deres mening til ledelsen. Ledelsen skal være interesseret i medarbejdernes mening. - Kommunikation kræver primært en udspekuleret præsentation. Dette er usandt fordi risikoen for at blive gennemskuet er for stor. Det hjælper ikke noget at man tror, man kan snøre medarbejderne og vende fakta på en måde, så det kommer dem til gode. Det vigtigste for en leder er, at man er ærlig. Kommunikation er dog aldrig kun op til afsenderen. Der er en række barrierer der besværliggør kommunikation, hvor netop modtageren også spiller en stor rolle. Barrierer i kommunikationen er et stort problem og er ofte undervurderede. Man tror alt for ofte, at modtageren forstår det kommunikerede i første omgang og korrekt. Barrierer: - Folk hører kun hvad de vil høre. De bygger deres dekodning på tidligere erfaringer og filtrerer derefter i informationen. Medarbejdere der læser nyhedsbrevet om virksomheden, læser kun det de er enige i, ligesom den politisk aktive der kun lytter efter, hvad hans parti siger. - Forskellige perception. En virksomhed har været gennem et godt år og chefen viser det med grafer og tal i virksomhedens nyhedsbrev. Hans intention er, at vise virksomheden er sund og medarbejdernes job er sikre. Medarbejderne tolker det som om, at de ikke får deres del af det gode overskud. Perception er meget formet af de kollegaer man har, hvis gruppen man arbejder sammen med går meget op i en høj standard, gør man selv det samme for at passe ind og vice versa. 28 af 123
29 - Modtagerens tiltro til afsenderen er afgørende for, hvor seriøst budskabet tages. Er afsenderen der kommunikerer et budskab troværdig? Kan man regne med informationen? Alle sådanne tanker bygger på tidligere erfaringer med afsenderen og determinerer fuldstændigt, hvordan information tolkes og vægtes. - Konfliktende information ødelægger troværdigheden. Der må være en konsistens mellem det man siger og det man gør. Handlinger er lige så meget information som det sagte, og dermed skal overensstemmelsen mellem det sagte og gjorte altid være tydelig. Hvis lederen i en virksomhed siger, at alle har lige muligheder, men en eller flere specifikke medarbejdere favoriseres, ødelægger det totalt troværdigheden. - Semantikken er afgørende. Ord har en forskellig klang alt efter position, uddannelseskapital, tidligere erfaringer osv. Dette er en stor kommunikationsmæssig udfordring, da man ikke kan forudse præcist hvad den anden tolker. Dermed er vi tilbage ved vigtigheden af tilbagemelding. Et godt eksempel på, hvordan semantikken spiller ind i kommunikationen er lederen der benytter termen automatisering. For ledere har dette ord en klang af færre omkostninger og højere effektivitet, men for medarbejderen kan det være synonym for medarbejdernedskæringer. - Følelsernes magt. Følelser er afgørende for, hvordan budskaber tolkes og hvordan de vægtes. Ethvert individ står sig selv nærmest, og den information der på en eller anden måde knytter sig til en persons interesser, jobposition, fordomme eller lignende, vil altid blive vægtet højest. Dermed kan anden information negligeres, ligesom den interesserelevante information kan blive vægtet for højt (Milton, 1981). Figure 11 - Feedback i kommunikationen 29 af 123