En balancerapport, der repræsenterer din virksomheds aktiver og forpligtelser, skal udlignes til nul mellem alle kategorierne. Med andre ord skal summen af ​​dine virksomheds aktiver, forpligtelser og egenkapital altid ligge på nul. Hvis du genererer en balancerapport, der ikke er lig med nul, kan der være en fejl i hovedbøgerne. At forstå, hvor man skal kigge, kan hjælpe dig med at isolere fejlen og rette den for at producere nøjagtige rapporter.
Balancekonti er de konti, der ikke direkte påvirker indkomst- og udgiftsnumrene. Assetkonti såsom forudbetalte kontrakter, kontanter og tilgodehavender indgår i aktivbalancekategorierne. Ansvarskonti som betalingsforpligtelser og egenkapitalkonti hører til kategorien for passivbalance. Korrekt klassificering og forståelse af, hvilke konti der hører hjemme på balancen, er afgørende for en nøjagtig prøvebalance.
Prøvebalance
Start med en prøvebalancerapport for at gennemgå saldoen på alle dine konti ét sted. Rapporten om prøvebalance viser hver hovedbokskonto, der har en saldo for rapporteringsperioden. Udeladelse af nulbalancekonti hjælper dig med kun at gennemgå de konti, der er relevante for rapporteringscyklussen, hvilket sparer tid og forvirring. Gennemgå kontosaldoen, som de vises i prøvebalancerapporten. Hvis der er nogen konti, der ser forkert ud, skal du fremhæve dem på listen eller notere et stykke papir for at gennemgå aktiviteten på kontoen.
Gennemgå Ledger Activity
Gennemgang af hovedaktiviteter kan hjælpe med at finde årsagen bag din ubalancerede balance. Gå ind på hver hovedbokskonto individuelt for alle konti, som du sætter spørgsmålstegn ved saldoen for. Gennemgå listen over transaktioner for perioden, og bemærk, hvad der synes at være usædvanligt. Kontroller for journalposter eller forkerte transaktionsopslag, der kan være utilsigtet bogført på en balancekonto. Klassificer eventuelle unøjagtige transaktioner med en generel journalpost for at korrigere saldoen.
Tidsskriftsindgange
En fejl i journalposter kan forårsage en ubalanceret balance. Gennemgå hver journalpost, der er bogført i de konti, som du er usikker på. Kontroller, at de beløb, der er anført i posten, er korrekte. Se gennem papirerne, der understøtter journalposten, for at bekræfte, at posten blev bogført korrekt og lagt til den relevante periode. Kontroller oplysningerne om posten i hovedbogen for at være sikker på, at posten er placeret korrekt og uden systemfejl. Nogle ubalancerede konti er resultatet af journalposter, der bogførte to gange utilsigtet.
Kontroller tallene i din aktionærs egenkapital, eller ejerens kapital, hvis virksomheden er et enkeltpersonforetagende. Egenkapitalkategorien svarer til forskellen mellem aktiver og forpligtelser. Hvis din virksomhed har flere aktiver end passiver, har din virksomhed egenkapital. Når aktiverne stiger, øges egenkapitalen. Ligeledes, hvis du har et fald i aktiver eller en stigning i passiver, falder egenkapitalen. Hvis denne egenkapitalberegning ikke frembringer forskellen mellem dine aktiver og forpligtelser, vil din balance ikke balance.
Hvad er omfattende tab i regnskab?