Vidensdeling i danske virksomheder. - En kvalitativ undersøgelse af danske virksomheders fokus mod medarbejdernes interne vidensdeling. - PDF
Download "Vidensdeling i danske virksomheder. - En kvalitativ undersøgelse af danske virksomheders fokus mod medarbejdernes interne vidensdeling."
1 Vidensdeling i danske virksomheder - En kvalitativ undersøgelse af danske virksomheders fokus mod medarbejdernes interne vidensdeling. Fremforsk, Center for fremtidsforskning Praktikant Julie Nygaard, Stud.scient.soc. Foråret 2008
2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Fremtidens udfordring for danske virksomheder Den aktualiserede værdi af vidensdeling Operationalisering 5 2. Metodisk tilgang til undersøgelsesfeltet Udvælgelse af virksomheder Analysestrategi 9 3. Analyse Top-down vidensdelingsorganisationer 10 Vertikal vidensdeling 11 Virksomhedskultur Kommunikative vidensdelingsorganisationer 15 Det kommunikative forum 16 Personlige netværksdannelser 18 Skjulte videnskanaler Virtuelle vidensdelingsorganisationer 21 Det virtuelle forum 21 Viden på tværs af organisationen Vidensdeling i danske virksomheder 25 Vidensdeling i praksis 26 Hovedproblematikker ved vidensdeling 30 Brugerdrevet udviklingsmodel Konklusion Litteraturliste 38 Side 2 af 38
3 1. Indledning Det danske samfund har bevæget sig fra at være et industrisamfund til i dag at være et informations- og videnssamfund. Derfor er viden inden for de seneste årtier blevet en vigtig faktor for danske virksomheder samtidig med, at vidensarbejde og vidensmedarbejdere er blevet relevante begreber for udviklingen af det danske arbejdsmarked. I takt med at viden i stigende grad er kommet i fokus på det danske arbejdsmarked, skal virksomheders eksisterende viden medvirke til at sikre den fremtidige udvikling og eksistens på det danske såvel som det internationale konkurrenceprægede marked. Som følge deraf har vidensdeling udviklet sig til at udgøre et af tidens mest anvendte begreber i det moderne videnssamfund. Hos de industrielle virksomheder, der var før i tiden, forgik der vidensdeling primært i udviklingsafdelingerne, hvor der blev udviklet nye produkter, og hvor vidensdelingen var forbeholdt udviklingsafdelingerne og bredte sig derfor ikke til medarbejdere i den øvrige organisation 1. Dette forholder sig anderledes i nutidens moderne virksomheder, som har fået øjnene op for, at virksomheders værditilvækst afhænger af, at medarbejderne er i stand til at samarbejde og dele deres viden på tværs af virksomhedens respektive afdelinger, teams og sektioner. Derfor er det således blevet essentielt for moderne virksomheder at rette fokus mod vidensdeling. 1.1 Fremtidens udfordring for danske virksomheder Parallelt med at moderne vidensvirksomheder retter blikket mod vidensdeling forholder de selv samme virksomheder sig til, at deres eksistensberettigelse i stadigt stigende grad konstitueres af innovative medarbejdere, der formår at skabe konkret og specialiseret viden. Den amerikanske økonom Richard Florida taler i denne forbindelse om den kreative klasse i samfundet 2, som består af innovative og nytænkende medarbejdere, der udgør drivkraften for, at virksomheder kan opnå succes i fremtiden. Som følge heraf skal virksomheder i udpræget grad investere i den fremtidige udvikling ved at tiltrække og udvikle kreative og innovative medarbejdere og yderligere sikre, at jobfunktionerne konstant sigter mod udvikling og nytænkning, der stiller medarbejderne over for personlige udfordringer. En vigtig fremtidig faktor for danske virksomheder består således i at skabe kreative medarbejdere, know how samt evnen til konstant at udvikle og tilpasse sig hastigt forandrende 1 Hildebrandt & Brandi Florida 2005 Side 3 af 38
4 markeder og øvrige omgivelser 3. Udviklingen fordrer bl.a., at medarbejderne er i stand til at samarbejde på tværs af organisatoriske skel og samarbejde uafhængigt af alder, kulturelle baggrund, uddannelse osv. Derfor bliver en af virksomhedernes største fremtidige udfordringer at rette optikken mod vidensdeling således, at medarbejdernes kompetencer bliver udnyttet og anvendt på optimal vis. Med andre ord består virksomhedernes udfordring i at motivere medarbejdere til at dele deres viden på tværs af virksomheden. Forsøget herpå bliver dog problematiseret yderligere af den stigende autonomi, som i dag præger arbejdet i moderne virksomheder. Antropolog Susanne Ekman konkretiserer i forbindelse hermed, hvordan arbejdslivet i dag bliver betragtet som en personlig rettighed og et individuelt livsprojekt frem for en decideret samfundspligt, som det tidligere var tilfældet for den enkelte medarbejder. Denne udvikling har medført, at jobbet i dag har karakter af et eksistentialistisk projekt for medarbejderen, der således kæmper for at udvise sin originalitet, og søger personlige udfordringer for at opnå tilfredsstillelse gennem arbejdsopgaverne. Som følge heraf er jobfunktioner i dag meget identitetspræget samtidig med, at den dertilhørende viden er dybt internaliseret hos den enkelte medarbejder 4. Derfor er det ikke muligt at betragte viden som en åben kilde, der er tilgængelig for alle i virksomheden. Til forskel herfra er virksomheders viden iboende og identitetspræget af den enkelte medarbejder. 1.2 Den aktualiserede værdi af vidensdeling Undersøgelsens belysning af vidensdeling i danske virksomheder er relevant ud fra den betragtning, at det moderne samfund i stadigt stigende grad avler individer, som i langt større grad end tidligere dyrker sin individualitet 5. Således har såvel samfundet som danske virksomheder at gøre med individer, som i alle tilværelsens sammenhænge forsøger at bevise sit værd i de sociale samt fritids- og arbejdsmæssige sfærer, som individet er en del af i dag. Dette indikerer samtidigt, at problematikkerne omkring vidensdeling i særlig grad er relevant for det moderne samfund. Herudover er danske virksomheder først gennem de seneste år begyndt at etablere deciderede strukturer, som har til hensigt at sikre vidensdeling fremover. Derfor kan indeværende undersøgelse bidrage til at belyse, hvilke tiltag danske virksomheder har foretaget for at sikre vidensdeling samt forklare, hvorvidt tiltagene har aktualiseret værdi og fungerer inden for rammerne af moderne virksomheder. 3 Hildebrandt Giddens Giddens 1997 Side 4 af 38
5 Indeværende undersøgelse sigter derfor mod at afdække, hvordan danske virksomheder har fokus på vidensdeling samt, hvilke strukturelle ændringer de enkelte virksomheder har foretaget - eller mangler at implementere for at sikre vidensdelingen internt i virksomheden fremover. Med andre ord vil undersøgelsen have hovedfokus på, hvilke tiltag de enkelte virksomheder foretager for at sikre at eventuelle videnstab bliver minimeret eller elimineret. Som omtalt bliver vellykket vidensdeling anset som virksomhedens formåen til at sikre, hvorledes deling af viden ikke blot er forbeholdt enkelte medarbejdere, teams, afdelinger eller sektioner, men hvorledes virksomheden formår at dele viden på tværs af virksomheden. På denne måde bliver det væsentligt, hvordan danske virksomheder er i stand til at synliggøre den eksisterende viden således, at den enkelte medarbejder uproblematisk kan anvende de respektive videnskanaler, der er indlejret i virksomheden. 1.3 Operationalisering I praksis er vidensdeling generelt en ubevidst mekanisme, der foregår mellem mennesker i forbindelse med læringsprocesser. Derfor kan vidensdeling forekomme vanskeligt at strukturere inden for virksomhedsmæssige rammer, eftersom vidensdeling ofte bliver betragtet som et magtfænomen, som er iboende hos det enkelte individ. Således er viden en subjektiv substans, som er internaliseret i det enkelte menneske, hvilket medvirker til, at den virksomhedsmæssige udfordring i dag beror på at skabe koblingen fra den menneskelige viden til dataregistre og andre informationslagre i computersystemer, så den menneskelige know how dermed bliver til gavn for den samlede virksomhed. Vidensdeling skal forstås som en proces, der fokuserer på at udnytte den eksisterende og internaliserende viden i virksomheden. Vidensdeling skal derved ikke udelukkende betragtes som en deling af medarbejdernes faglige kompetencer, men derimod som at blive bedre til at dele den eksisterende viden i virksomheden. Vidensdeling kan forekomme gennem to former kaldet henholdsvis den formelle og uformelle vidensdeling. Den formelle vidensdeling finder bevidst sted gennem personalemøder, nyhedsmails internt i virksomheden, kurser, læringsprocesser m.v.. Med andre ord er den formelle vidensdeling bevidst og struktureret inden for givne rammer i virksomheden. Til forskel herfra forekommer den uformelle vidensdeling i forbindelse med kommunikation mellem to eller flere aktører, hvor denne dog afhænger af aktørernes lyst til at videregive sin viden til andre i organisationen. Belysningen af vidensdeling på et organisatorisk niveau sker gennem et fokus på virksomhedens overordnede strukturer. Med andre ord er der fokus på koordinering, som finder sted gennem både intern og ekstern motivation. Derudover vil virksomhedernes vidensdeling blive vurderet ud fra, hvordan den enkelte virksomhed opstiller en decideret platform eller et forbindelsesled, hvor det er muligt for medarbejderne at dele deres viden. Side 5 af 38
6 Den viden som undersøgelsen har fokus på er medarbejdernes erfaringsbaserede viden. Den erfaringsbaserede viden konstituerer viden som den enkelte medarbejder har opnået gennem sit arbejde. I forbindelse hermed er der både tale om de færdigheder, som medarbejdere har opnået gennem sit arbejde og den almene viden, som ligger til grund for arbejdsfunktionen. Med andre ord konstituerer den erfaringsbaserede viden, viden som er internaliseret hos den enkelte medarbejder. Den erfaringsbaserede viden befinder sig i spændingsfeltet mellem indoktrinering og socialisering af medarbejderen og dennes faglige kunnen. På baggrund heraf forekommer medarbejdernes erfaringsbaserede viden særligt individualiseret, og udvekslingen heraf forbeholder, at medarbejderen formår at formidle sin særlige viden sådan, at virksomhedens øvrige aktører kan optage den. Den erfaringsbaserede viden bliver brugt af medarbejderne som en eksplicit viden omkring bl.a. virksomhedens kunder og særlige arbejdsmetoder. Dette gør, at den erfaringsbaserede viden forekommer lettere tilgængelig i tilfælde af, at dens udveksling sker i selve arbejdssituationen. I modsætning til erfaringsbaseret viden sigter indeværende undersøgelse ligeledes mod at afdække, hvorledes medarbejdernes tavse viden er mulig at dele i virksomheden. Den tavse viden forekommer som en personlig del af medarbejderen. Med andre ord kan der være tale om bestemte handlingsmønstre, som medarbejderen er i besiddelse af, og som er et resultat af vedkommendes unikke ageren i forbindelse med eksempelvis virksomhedens kunder, andre medarbejder eller etablerede netværk både i og uden for virksomheden. Dette bevirker, at medarbejderen i mange tilfælde ikke er klar over sin specielle viden samt, at det yderligere er en meget vanskelig opgave for medarbejderen at dele sin tavse viden, da den forekommer som en naturlig del af sin daglige omgang med kolleger. Den tavse viden bliver derfor hovedsageligt delt gennem uformel vidensdeling, hvor medarbejderen implicit italesætter den tave viden. Side 6 af 38
7 2. Metodisk tilgang til undersøgelsesfeltet Ovenstående har placeret rammerne for rapportens undersøgelsesområde. Formålet med denne rapport bliver derved at undersøge, hvilke rammer danske virksomheder opstiller for, at medarbejdere kan dele deres viden og erfaringer med hinanden i virksomheden. Derudover sigter analysen mod at anskueliggøre, hvordan vidensdeling i praksis foregår i danske virksomheder, og hvorvidt der er forskellige tendenser inden for de forskellige typer af virksomheder. 2.1 Udvælgelse af virksomheder Undersøgelsen er foretaget i danske virksomheder på geografisk spredte områder, som repræsenterer differentierede brancher og udgør både private såvel som offentlige organisationer. På denne måde sigter undersøgelsen mod at opnår en høj repræsentativitet og derved valide undersøgelsesresultater, som er i stand til at give et generelt og fyldestgørende billede af tendenserne i danske virksomheder. Den geografiske spredning omfatter danske virksomheder i henholdsvis København, Aarhus, Aalborg, Viborg, Nordborg og Frederikshavn. Den geografiske spredning mellem virksomhederne medvirker til at belyse eventuelle nuancer, der kunne forekomme som en konsekvens af, at virksomheden ligger i hovedstadsområdet eller i et udkantsområde i Danmark. Det er valgt, at både private virksomheder såvel som offentlige virksomheder skal repræsentere grundlaget for analysen. Dette valg er primært foretaget ud fra hensigten om, at belysningen af vidensdeling i danske virksomheder påkræver inddragelsen af såvel private som offentlige organisationer, der tilsammen er i stand til at skabe et samlet billede af vidensdeling i danske virksomheder. Udvælgelsen af de konkrete virksomheder for undersøgelsesfeltet udgør seks særskilte brancher; offentlige virksomheder, produktionsvirksomheder, finansielle virksomheder, byggevirksomheder, detailvirksomheder og teleservice virksomheder. Valget heraf er gjort ud fra den forudsætning, at den senere analyse ville være i stand til at betragte forskelle mellem brancherne. I hver virksomhed er der blevet udført 2 interview, som fordeler sig mellem en mellemleder og en medarbejder fra samme afdeling i virksomheden. På denne måde bliver virksomhedens fokus på vidensdeling belyst ud fra to vinkler, som giver et mere validt billede af den praktiske hverdag i den enkelte virksomhed. Side 7 af 38
8 Udover udvælgelsen af en medarbejder og mellemleder i hver virksomhed er der foretaget en selektiv udvælgelse af den konkrete afdeling. I forbindelse med udførslen af interviewene er der ikke valgt samme afdeling i de respektive brancheinddelinger. Årsagen hertil beror på, at analysen sigter mod at betragte differentierede vinkler på, hvordan virksomhederne har fokus på den interne vidensdeling. Interviewene i de finansielle virksomheder er foretaget i såvel erhvervsafdelinger som privatafdelinger. Interviewene i produktionsvirksomhederne er foretaget i selve produktionen og i en marketingsafdeling. Hos byggevirksomhederne er interviewene foretaget blandt arkitekter. Hos televirksomhederne er interviewene foretaget i HR-regi, og i detailvirksomheder er interviewene foretaget blandt salgsassistenter. Endeligt er interviewene i de offentlige virksomheder foretaget i HR-afdelinger og økonomiske afdelinger. Forinden undersøgelsen er der foretaget to pilotinterviews med henholdsvis en mellemleder og en medarbejder fra samme virksomhed. Den konkrete undersøgelse bygger på 30 interviews, hvoraf de 15 interviews er udført med medarbejdere og de resterende 15 interviews er foretaget med mellemledere. De i alt deltagende 15 virksomheder er afbildet i nedenstående figur: Side 8 af 38
9 2.2 Analysestrategi Hensigten med analysen er at udlede centrale karakteristika ved danske virksomheders fokus på medarbejdernes interne vidensdeling i virksomhederne. Med andre ord vil undersøgelsen have hovedfokus på, hvilke tiltag de enkelte virksomheder implementerer for at sikre sig mod eventuelle videnstab. Analysen er opdelt i fire hovedanalyseafsnit, hvoraf de tre første afsnit fremstiller tre grupper, som virksomhederne er inddelt i. Inddelingen af virksomhederne er sket på baggrund af, hvilket hovedfokus virksomhederne har på vidensdeling. Herefter vil sidste afsnit dels samle op på analyseresultaterne og derudover betragte de mere generelle problemstillinger ved praktiseringen af vidensdeling. Første analyseafsnit behandler de virksomheder, som er inddelt i grupperingen top-down vidensdelingsorganisationer. Denne gruppe er særligt kendetegnede ved, at de har det mindste fokus på vidensdeling. Andet analyseafsnit skildrer den næste gruppe af virksomheder, som fremstilles som kommunikative vidensdelingsorganisationer. Denne gruppe af virksomheder har et udpræget fokus på vidensdeling gennem møder, og forsøger derved at sikre en kontinuerlig strømning af viden blandt medarbejderne. Tredje analyseafsnit betragter gruppen af virksomheder, som har det største fokus på vidensdeling. Denne gruppe af virksomheder omtales som virtuelle vidensdelingsorganisationer. Virksomhederne forsøger sig med anderledes tiltag til vidensdeling, som foregår gennem sociale medier. Endeligt vil fjerde analyseafsnit opsamle på de sammenhænge, der er hos inddelingen af involverede virksomheder. Yderligere vil afsnittet antage et mere overordnede perspektiv på vidensdeling, hvor problematikker som storrumskontorer, intranet osv. diskuteres mere overordnet. Derudover vil afsnittet opstille en brugerdrevet udviklingsmodel og dermed betragte, hvordan danske virksomheder i fremtiden skal sikre vidensdeling. Gennem analysen vil de respektive virksomheder blive refereret til med den dertilhørende branchekategori. Derudover vil hver virksomhed i de forskellige branchekategorier få påført et mærkat i form af et bogstav. På denne måde er det muligt at følge de enkelte virksomheder til trods for, at virksomhederne er anonyme i undersøgelsen. Side 9 af 38
10 3. Analyse Gennem analysen er det hensigten at bearbejde de indsamlede interviews og dermed give et fyldestgørende indblik i, hvorledes vidensdeling foregår i praksis hos danske virksomheder i såvel offentligt som privat regi. På denne måde vil både perspektiver på vidensdeling fra mellemledere og medarbejderne blive inddraget i analysen. Analysen er som tidligere beskrevet inddelt i fire afsnit, hvoraf de tre første konstituerer en opdeling af de involverede virksomheder i tre grupperinger kaldet henholdsvis top-down vidensdelingsorganisationer, kommunikative vidensdelingsorganisationer og virtuelle vidensdelingsorganisationer. Opdelingen af virksomhederne er foretaget på baggrund af, hvordan virksomhederne har fokus på vidensdeling. Med andre ord er virksomhederne inddelt efter, hvilket primært tiltag, der anvendes for at fremme vidensdeling hos virksomhederne. De tre første afsnit vil derfor udgøre overordnede analyser af, hvordan vidensdeling foregår indenfor de tre organisationstyper. På baggrund af de tre første afsnit vil sidste og fjerde analyseafsnit samle op på de tendenser, der er opstillet for danske virksomheder i de foregående analyseafsnit. Derudover vil afsnittet betragte de problematikker, der er ved den tilgang danske virksomheder har til vidensdelingen. Endeligt vil afsnittet opstille en brugerdrevet udviklingsmodel, og derved betragte hvilke tiltag danske virksomheder i fremtiden skal tage for at sikre vidensdeling. 3.1 Top-down vidensdelingsorganisationer Første gruppe af danske virksomheder inkluderer detailvirksomheder samt en enkelt produktionsvirksomhed. Virksomhederne er særligt kendetegnende ved, at de alle er hierarkisk opbyggede. Den hierarkiske organisering medfører, at virksomhedernes interne vidensdeling er topstyret. Virksomhedernes viden tilgår på denne måde den øverste ledelse, som herefter udvælger de relevante mellemledere, som skal behandle den konkrete viden. Processen gentages nedefter i den øvrige organisation, hvor viden endeligt tilkommer medarbejderne. Implementeringen af processen er det eneste tiltag, der udgør en form for vidensdeling i virksomhederne. Derfor vil dette udgøre grundlaget for det følgende afsnit. Som afsæt på analyseafsnittet vil det blive belyst, hvordan vidensdelingen fra ledelsen til medarbejderne foregår i praksis, hvilket bliver omtalt som den vertikale vidensdeling. Herefter vil virksomhedernes brug af vidensdelingsværktøjer eller mangel på samme blive skildret. Endeligt Side 10 af 38
11 bliver top-down vidensdelingsorganisationernes overordnede vidensdelingskultur belyst, hvilket samtidig opsamler på afsnittets hovedtendenser. Vertikal vidensdeling Som sagt er det et generelt træk ved top-down vidensdelingsorganisationer, at beslutningerne bliver taget i toppen i virksomhederne, hvorefter de bliver ført ned gennem de enkelte organisationsled. Dette er et bevidst træk fra ledelsens side, da ledelsen i disse virksomheder generelt er af den holdning, at det ikke er al viden, der er væsentlig for den enkelte medarbejder at have kendskab til. På denne måde beslutter ledelsen, hvor langt ned i virksomhedens hierarki at viden skal vandre, hvilket ofte ikke er til de yderste led i virksomheden: Jeg tror faktisk, at mange af de teamlønnede meget gerne ville vide noget mere om, hvad der bl.a. sker i udviklingsafdeling, og hvad status er på produkterne. Det er vi ikke gode nok til, dem som ikke gør brug af mails, de får sgu ikke informationen før, at der kommer en supporter ud og går i dialog med dem derude. Der sker så meget, og det går så stærkt, at der ikke er nogen som orker at holde alle timelønnede medarbejdere informeret. (mellemleder, produktionsvirksomhed A) Den vertikale vidensdeling bliver ofte begrænset af, at ledelsen ikke har tid til at sikre, at virksomhedens viden tilkommer medarbejderne. Eftersom virksomhederne ikke har etablerede faste rammer for, hvor meget viden, og hvilken viden den enkelte medarbejder skal have til rådighed, er tiden en afgørende faktor i forbindelse hermed. Hvis der ikke er tid til at vidensdele, bliver det ikke gjort og andre faktorer bliver i stedet prioriteret som mere væsentlige. Vidensdelingen fra ledelsen til medarbejderne er yderligere afhængig af implicitte normer i de enkelte afdelinger/teams i virksomheden. Det er mellemlederne i afdelingerne, som beslutter, hvorvidt viden fra direktionen skal videreformidles til medarbejderne i de respektive afdelinger. I de fleste tilfælde forbliver den overordnede viden hos ledelsen. Dette skyldes bl.a., at virksomhederne er underlagt målsætninger fra ledelsen, som ikke indbefatter vidensdeling i virksomheden. Da vidensdeling ikke står som et krav fra den øverste ledelse, og et aspekt de bliver målt på, vælger mellemlederne derfor at bruge tiden på det, de bliver målt på, nemlig salg, profit osv.. Det er således et manglende krav fra den øverste ledelse og mangel på tid, som bevirker, at medarbejderne ikke er oplyst omkring virksomhedens overordnede tiltag. Medarbejderne er af den overbevisning, at de ikke mangler den overordnede virksomhedsviden for at kunne udføre deres arbejdsopgaver. Til trods herfor har det stor interesse for medarbejderne, at blive mere inddraget og få en større overordnet viden omkring virksomheden. Medarbejderne søger specielt Side 11 af 38
12 viden om, hvad virksomheden arbejder hen imod, hvilke nye tiltag der skal foretages, og hvad disse har af indflydelse for den enkelte medarbejder. På denne måde er der et dysfunktionelt forhold i forbindelse med, at lederne i virksomhederne ikke prioriterer vandring af viden til de yderste led i virksomheden højere, eftersom medarbejderne i vid udtrækning efterspørger mere viden omkring virksomheden, der rækker ud over deres egne afgrænsede fagområder og jobfunktioner. Med andre ord bør virksomhedsledelsen i top-down virksomheder overveje, at medarbejderne har behov for viden omkring virksomhedens udvikling, forskelligartede opgaver osv. fordi det netop er en hierarkisk opbygget organisation, hvor viden er forbeholdt topledelsen. Medarbejderne mener, at det undertiden kan være vanskeligt at arbejde for virksomhedens målsætning. Det bunder primært i, at virksomhederne ikke har definerede faste kommunikationsveje for den vertikale vidensdeling. Derfor påpeger medarbejderne, at hvis den tilstrækkelige information fra ledelsen ikke tilkommer dem, arbejder de ikke for virksomhedens overordnede mål. I stedet arbejder medarbejderne udelukkende for den tilhørende afdeling, som er bekendt for dem: Hvis varehuschefen sidder med et eller andet så ved jeg intet om det, der er kommunikationen meget dårlig. Alle de der overordnede ting, det må jeg gå ud fra, at nogle af afdelingscheferne får noget at vide om, men det kommer ikke meget videre. Vi har ikke et mailsystem, vi har kun et brevsystem, men der kommer ikke noget fra varehuschefen, det er mest fra indkøb. Der er ingen kommunikationen den vej. Hvis ledelsen i det her hus ikke melder ud, hvad deres mål er, så kæmper vi for afdelingen. Vi er meget fokuseret på, hvad målene er for vores afdeling, men vi hører aldrig noget om, hvad målet er for huset, hvilken omsætning skal vi have, det foregår alt sammen i toppen. (medarbejder, detailvirksomhed A) Den manglende vertikale vidensdeling er et strategisk valg fra ledelsen. Virksomhederne etablerer fastlagte systemer for medarbejdernes arbejdsrutiner, som opstiller den nødvendige viden for at kunne udføre arbejdsopgaverne. Disse systemer har samtidig til hensigt at gøre virksomhederne uafhængig af den enkelte medarbejders personlige viden. Dette skyldes dels, at virksomhederne vil sikre sig mod et potentielt videnstab og derudover, at virksomhederne vil sikre, at medarbejderne agerer ensrettet i virksomheden: Der var en medarbejder før, som havde en stor rutine, fordi hun selv var afdelingschef et andet sted. Dét at hun nu er stoppet gør, at vi har mistet en masse viden, men katastrofe er ikke større end, at alt i den her virksomhed er sat så meget i system, at groft sagt så kan det ikke gå galt, hvis man bare gør som der står. Jo mere man kan sætte tingene i Side 12 af 38
13 system, jo mindre baserer man sig på menneskelige kompetencer og menneskelige fejl. I forbindelse med vores varebestilling har vi et automatisk varebestillingssystem, hvor det er systemet, som styrer bestillingerne og ikke personen. Man mener, at systemet er bedre til at vurdere, hvad vi sælger, noget andet er, at hvis der er en, som stopper eller går på ferie, så sørger systemet stadig for at bestille varerne. På denne måde er vi ikke afhængig af den personlige viden. (mellemleder, detailvirksomhed A) Gennem fastlagte systemer som varebestilling og skemalagte procedurer for arbejdsrutiner gør virksomhederne det muligt at etablere en afhængighed af systemerne frem for af medarbejdernes viden. Dette medvirker til, at viden hos virksomhederne bliver sat lig med rutine i forhold til at løse konkrete opgaver. Mellemlederne påpeger, at man som medarbejder kan begå sig godt, hvis man kan computersystemet, hvorimod former for viden og kompetencer vil gå lidt i glemmebogen. (mellemleder, detailvirksomhed B) Uagtet frigørelsen fra medarbejdernes viden mener både medarbejdere og mellemledere, at de hver især har en unik viden, som er brugbar for virksomheden. I forbindelse hermed efterspørger medarbejderne, at virksomhederne har et større fokus på, at der sættes mere ind for at bevare de erfarne medarbejders viden. Virksomhedskultur Som antydet har virksomhederne ikke udarbejdet deciderede strukturer på medarbejdernes vidensdeling. Til trods herfor mener mellemlederne, at der ligger en implicit vidensdelingskultur i virksomhederne. Vidensdelingskulturen er kendetegnende ved at være en kultur, som opfordrer medarbejderne til at arbejde sammen og gå til hinanden med problemer og løsninger heraf. På denne måde har virksomhedskulturen netop den hensigt at sikre vidensdeling mellem medarbejdere: Vi har ikke en vidensdelingspolitik. Det er mere ånden, det er virksomhedskulturen. Vores virksomhed er en entreprenør virksomhed, hvor man forsøger at være god til at dele viden. Det er virksomhedskulturen, der er nok nogen som vil sige, at den er ikke så stor, som den har været en gang, efter vi er blevet større og større. Den gang man var hundrede ansatte, der viste alle jo om vores virksomhedsånd, men jeg kan ikke vise dig et eneste papir, hvor det står på. (mellemleder, produktionsvirksomhed A) Mellemledernes betragtning af en implicit vidensdelingskultur stemmer dog ikke overens med medarbejdernes syn derpå. Medarbejderne er ikke af den opfattelse, at de bliver styret af en implicit vidensdelingskultur. Vidensdeling for medarbejderne foregår ad hoc og ofre ubevidst. De Side 13 af 38
14 mener, at dette sker som en konsekvens af deres tilgang til arbejdet og som en del af deres menneskelige interaktion med andre. På denne måde mener de ikke, at vidensdelingen sker qua en ubevidst vidensdelingskultur. På denne måde indikerer dette ligeledes et dysfunktionelt forhold mellem mellemledelsen og medarbejdere i afdelingen, fordi mellemlederne betragter viden som en decideret virksomhedskultur, mens medarbejderne blot tilkendegiver, at de udelukkende modtager viden sporadisk og ikke i strukturerede former. Dette bliver også underbygget af de interne kommunikationsmidler i hierarkisk strukturerede virksomheder, hvor bl.a. intranettet bliver betragtet som topstyret af medarbejderne Som alle andre virksomheder har disse ligeledes et intranet. Intranettet bærer præg af, at virksomhedernes viden er topstyret. Intranettet er stærkt styret af ledelsen, og nogle medarbejdere har derfor ingen adgang dertil: Vi har et intranet, men vi kan ikke gemme på det, vi har et intranet som ledere kan komme på, og der er der mulighed for at gennem noget i de forskellige mapper, hvis man for eksempel har lavet et regneark, men det er ikke noget medarbejderne har adgang til. Det er selvfølgelig altid en god ting at formidle viden, hvis man vil have, at virksomheden skal blive bedre, men vi har det ikke som noget krav. Det største problem for virksomheden er, at dét, at jeg kommer og siger Vil I ikke alle bruge det her, det er ikke noget, jeg bliver målt på. Det er ikke noget man for en gulerod for, og derfor kommer man jo oftest til at gå og tænke på sig selv, man har nok svært ved at se, at hvis jeg giver noget her, så får jeg også noget nyt. (mellemleder, detailvirksomhed A) Virksomhedernes intranet er forbeholdt ledelsen, og er derfor ikke tilgængelig for medarbejderne. Dette skyldes primært, at virksomheder ikke har fokus på vidensdeling. Derudover er vidensdelingen for denne gruppe stærkt afhængig af tiden. Hvis ledelsen ikke giver tid til at vidensdele og anerkender det som noget værdifuldt, bruger medarbejder tid på det, de bliver målt på. En enkelt virksomhed giver medarbejderne adgang til intranettet, men i dette tilfælde gør medarbejderne ikke brug af det, hvilket skyldes, at det ikke foreligger som et krav fra ledelsen, hvilket igen bekræfter, at tiden for disse virksomheder er altafgørende. Opsamlende forekommer det klart, at top-down vidensdelingsorganisationer ikke har fokus på, at medarbejderne skal vidensdele. Medarbejdernes erfaringsbaserede viden er ikke synlig. Noget viden bliver delt med kolleger, som der indgås et tæt samarbejde med gennem uformel vidensdeling, men virksomhederne har ikke struktur på vidensdelingen - hverken mellem medarbejderne eller på den vertikale vidensdeling fra ledelsen. Side 14 af 38
15 På den måde har medarbejderne ikke mulighed for at holde sig opdateret omkring, hvad der bliver foretaget af nye tiltag i virksomheden. Medarbejderne er vant til, at beslutningerne træffes ovenfra, og føres ned gennem organisationen. Medarbejderne følger målsætningerne for den tilhørende afdeling eller team, men alligevel kan de se fordelene i, at man arbejder mere sammen på tværs af virksomheden: Jeg tror, at folk har nok at gøre i deres egen afdeling, vi bruger ikke hinanden. De erfaringer vi gør os i den afdeling vi er i, bliver ikke brugt af medarbejder fra andre afdelinger. Det ville være en god idé, hvis vi begyndte at samarbejde lidt mere på tværs af afdelingerne så vi kunne erfare, hvem der er god til hvad, og derved gøre brug af det. Man kunne godt sige, at hvis der var en afdeling som ikke kørte så godt, så kunne man invitere en anden afdeling over og samarbejde og tale om, er der nogle ting vi kan gøre bedre herover. Når man går i sit lille land så har man det jo med at blive immun, og der kunne vi helt sikkert bruge hinanden. Jeg tror helt sikkert, at det kunne være en god idé. Hvis man bare opfodrer medarbejderne til det, og sætte det i værk. (medarbejder, detailvirksomhed B) Detailvirksomhederne, som bl.a. udgør en del af top-down vidensdelingsorganisationerne, har som de andre virksomheder i denne gruppe ikke fokus på at udnytte viden fra en afdeling i en anden. Det paradoksale i denne forbindelse er dog, at netop detailvirksomheder har mere homogene afdelinger, og de ansatte har mulighed for at udnytte den erfaring, der bliver gjort af medarbejdere i en anden afdeling. Dette skyldes, at medarbejderne i detailvirksomheder ofte bliver konfronteret med samme problemstilling som for eksempel håndteringen af kunder, varebestilling osv. 3.2 Kommunikative vidensdelingsorganisationer Gruppen af kommunikative vidensdelingsorganisationer indbefatter en bred vifte af virksomheder. Der er således både produktionsvirksomheder, offentlige virksomheder, finansielle virksomheder samt televirksomheder. Derfor udgør de kommunikative vidensdelingsorganisationer den største gruppe i undersøgelsen. Den strukturelle organisering inden for de kommunikative vidensdelingsorganisationer er differentieret. Virksomhederne er overvejende matrixorganisationer, hvor der bliver etableret projektgrupper på tværs af organisationen afhængig af, hvilke opgaver den enkelte virksomhed skal udføre. Udover matrixorganisationerne er andre af virksomhederne organiserede afhængig af, hvilke arbejdsopgaver der bliver varetaget eller afhængig af, hvilken afdeling man betragter. Disse virksomheder er således alt fra matrixorganisationer, projektorganisationer, hierarkiske i nogle situationer til flade i strukturen i andre situationer. Side 15 af 38
16 Trods virksomhedernes differentierede strukturelle organisering og brancheforskellighed er virksomhederne placeret i samme gruppe. Årsagen hertil beror på virksomhedernes ensartede tilgang til vidensdeling. De kommunikative vidensdelingsorganisationers overordnede fokus på vidensdeling er ved at opstille møder, netværk o. lign. Virksomhederne forsøger således at sikre sig mod videnstab gennem kontinuerlige strømme, som giver viden fra en medarbejder til en anden. Med andre ord bevirker de kontinuerlige strømninger til, at ikke kun én medarbejder går med sin viden men derimod, at denne viden bliver spredt til andre relevante medarbejder sådan, at der er flere, som deler samme viden. Analyseafsnittet vil indledningsvist behandle, hvordan virksomhederne anvender de kommunikative fora. Herefter vil medarbejdernes personlige netværk blive betragtet for til sidst at se nærmere på, hvilke videnskanaler de enkelte virksomheder opstiller. Det kommunikative forum Virksomhederne er typisk funderet i mindre eller større teams. De enkelte teams har til hensigt, at medarbejderne opnår bedre og tættere samarbejdsforhold, og at der netop gennem samarbejdet foregår vidensdelingssynergier mellem medarbejderne. I tilknytning hertil er det specielt de adskillige møder, der bliver afholdt i teamet og på afdelingsniveau, som er med til at sikre, at medarbejdernes erfaringsbaserede viden bliver overgivet fra den ene medarbejder til den anden: Det er altid vores problem, at få delt den viden vi har. Vi har ikke nogen politik, procedurer eller systemer som tilsigter, at vi får delt den viden, som skal deles. Der er selvfølgelige mange indsatser i gang for at få delt den viden, vi holder mange møder; indsatsmøder, gruppemøder og afdelingsmøder, som skal sikre, at vidensdeling sker. (mellemleder, televirksomhed B) Mellemlederne fra de respektive afdelinger opstiller møder som et forum, hvor det bliver muligt for medarbejderne at vidensdele. Møderne bliver brugt til at tale om de eventuelle problematikker, der end måtte være i afdelingen. Dette kan eksempelvis være hos de finansielle virksomheder, som gør brug af møderne til at diskutere eventuelle kundesituationer. Yderligere bruges møderne til at holde hele afdelingen opdateret omkring, hvilke projekter der er igangsat. Andre gange forsøger mellemlederne sig med utraditionelle tiltag i form af opgaver for at få medarbejderne til at vidensdele deres erfaringsbaserede viden på en anderledes måde. Disse tiltag bliver oftest foretaget, da mellemlederne er bevidste om, at nogle medarbejdere sidder med en speciel viden, som er tilsigtet, at andre medarbejdere bliver en del af: Side 16 af 38
17 Vi har i år haft tre til fire workshops, hvor vi prøver at øse ud af erfaringer. Vi havde en som hedder mødeforberedelser, hvor vi lavede tre virksomheder, som blev lagt op på bordet, og hvor vi satte tre grupper sammen. Opgaven lød på, at ingen havde den daglige kontakt til netop disse virksomheder, så opgaven var lidt fremmede for dem, og der skulle de nå frem til en eller anden mødeforberedelse, hvad kunne være en god ide at tale med de her virksomheder om. Vi forsøger at give hinanden lidt indspark til, hvordan de skal håndtere situationer, hvis nogle sidder med en speciel viden indenfor et område og vi vil sikre os, at alle for del i den viden. Derved forsøger vi at få den viden spredt gennem de her workshops. (mellemleder, finansiel virksomhed B) Ifølge medarbejderne bruger de deres kolleger dagligt i de teams, de er en del af. Kollegerne bliver brugt til at sparre med i forbindelse med forskellige opgaver, og de påpeger i forlængelse heraf, at dette foregår uafhængigt af, hvorvidt de bliver opfordret til det. Det er ikke på baggrund af påbud fra ledelsen, at medarbejderne arbejder sammen men hovedsageligt fordi, at de opgaver som bliver løst fordrer, at medarbejderne bruger kollegerne som sparringspartnere. Eftersom mange af virksomhederne i denne gruppering er matrixstrukturerede foregår der projekter på tværs af den øvrige organisation. Udover de teams som medarbejderne dagligt er en del af, indgår de i perioder i andre projektgrupper eller teams. Med dette tiltag bliver der forsøgt at fortsætte den kontinuerlige strøm af viden, som foregår i teamet på tværs af teamene og dermed ud til den øvrige organisation: Vi er organiserede i nogle ikke selvstyrende grupper, hvor man selv melder sig ind på nogle kerneområder. Jeg er tovholder for kompetenceudvikling og kurser, og så kan jeg melde mig til nogle andre grupper, hvor jeg kan bidrage med diskussion, input eller konkret samarbejde. Omvendt har jeg også nogle som bidrager og hjælper i den gruppe, jeg er tovholder for. Jeg indgår i 2-3 grupper, hvor jeg bruger meget tid i nogle af grupperne. Det er meget forskelligt, hvor mange møder osv. man holder i de forskellige grupper, det gør man lidt som det passer bedst i gruppen. (medarbejder, offentlig virksomhed D) De kommunikative vidensdelingsorganisationer bruger primært fora til at sikre virksomhedens vidensdeling. Formålet er, at medarbejderne mødes fysisk og dermed udveksler deres erfaringsbaserede viden med hinanden. På denne måde bliver der skabt og opretholdt kontinuerlige vidensstrømme, og virksomhedens viden forbliver i virksomheden i kraft af den konstante udveksling af viden til nye medarbejdere. Side 17 af 38
18 Virksomhedernes brug af de kommunikative fora gør, at medarbejderne får mulighed for at udveksle deres erfaringsbaserede viden. Det er dog essentielt i forbindelse med de kommunikative vidensdelingsorganisationer at påpege, at virksomhedernes interne vidensdeling udelukkende foregår til de enkelte teams eller afdelinger. Personlige netværksdannelser Virksomhedernes fokusering på netværksdannelser er endnu et tiltag i forbindelse med at sikre vidensdeling i de kommunikative virksomhederne. Virksomhederne har stort fokus på, at medarbejderne etablerer et arbejdsrelateret netværk i organisationen og gerne på tværs af afdelinger og teams. Netværkene gør, at medarbejderne er i stand til at navigere bedre i virksomheden. Netværkene bliver etableret, når medarbejderne indgår i forskellige arbejdsrelationer. Derfor er det opgaverne og dermed de mennesker, som de er omgivet af, som er bestemmende for, hvilket netværk den enkelte medarbejder etablerer: Medarbejderne skaber deres eget netværk i virksomheden sådan, at de ved hvilke snitfalder der er vigtige at have. I starten sørger vi selvfølgelig for, at de kan få det rette netværk, og vi sørger for, at de kommer hen og snakker med de folk som er væsentlige at tale med. Derfra skaber man så selv netværket i forhold til de projekter, man er med i. Vores virksomhed er meget projektorienteret, så det gør selvfølgelig også, at man kommer meget rundt og får skabt sig et netværk hurtigt. (mellemleder, televirksomhed B) Da medarbejderen selv skaber sit netværk, er det personligt, og derfor svært for andre medarbejdere at gøre brug af. Dette skyldes primært, at medarbejderne har netværk, som er funderet ud fra personlige relationer og tidligere arbejdsrelationer, som måske andre medarbejdere ikke har været en del af. På denne måde er medarbejdernes netværk meget personbåret, hvilket gør, at de udelukkende forekommer synlige for de medarbejdere, som er en del af netværket. I denne sammenhæng er det centralt, at en stor del af virksomhederne gør brug af at rekruttere medarbejdere internt. På denne måde har medarbejderne dels et stort kendskab til den øvrige organisation og dels etableret sig et netværk, som de er i stand til at bruge i en anden stilling i virksomheden. I forbindelse med den interne rekruttering sikrer virksomhederne, at den internaliserede viden, som bliver båret af medarbejderne, ikke forsvinder. I stedet forbliver viden i virksomheden, den flytter blot plads, hvilket er fordelagtigt. Virksomhederne søger dels, at medarbejderne har en grundlæggende viden for at kunne varetage de opgaver, som foreligger vedkommende i den nye stilling. Derudover bevirker rekrutteringsmetoden til, at det personlige netværk forbliver i virksomhederne, og medarbejderne har derved et netværk, som breder sig til den øvrige organisation, hvilket medarbejderen med stor fordel kan gøre brug af: Side 18 af 38
19 Det netværk jeg har, det er noget jeg selv skaber, meget af det er noget jeg har i kraft af min uddannelse. Det netværk mine kolleger har, det er noget de har fordi de har stået i butikken, så kender de nogle der, eller også har de siddet i en salgsafdeling og kender nogle der. Man kan sige, at du skal hundrede procent selv skabe dit netværk, det er helt fra bunden. Der står ikke nogle og banker på din dør og spørger om du vil være i netværk med dem. (medarbejder, televirksomhed B) Til trods herfor har virksomhederne ikke fokus på at gøre medarbejdernes viden synlig. Medarbejdernes erfaringsbaserede viden er synlig i den tilhørende afdeling i kraft af de adskillige møder og tætte teamwork, der foregår. Til trods herfor føler nogle medarbejdere sig isoleret fra den øvrige organisation i forhold til at skulle dele viden. Dette beror overordnet på, at medarbejdernes viden og kompetencer ikke er synlige og dermed svært tilgængelige for medarbejdere i andre afdelinger eller teams. Skjulte videnskanaler Medarbejderne ønsker at dele deres viden med hinanden, og de kan se en klar fordel i, at de har nogle kolleger at trække på i forbindelse med deres opgaver. Til trods herfor påpeger medarbejderne, at det er vanskeligt at vidensdele med kolleger, fordi det ikke altid er tydeligt, hvem de skal dele deres viden med. Yderligere oplever nogle medarbejdere, at deres viden ikke bliver brugt tilstrækkeligt fordi, der ikke er oplysning i virksomheden omkring, hvilke kompetencer de enkelte medarbejdere har: Ud fra de behov jeg ser, synes jeg min viden er kæmpe stor, og hvis min viden er 100 % bliver der brugt ca. 30 % lige nu, så der er masser at give af. Jeg kan bruge mere af min viden, hvis man kommunikerer ud, hvem er det er, vi har ansat, og hvilke kompetencer de enkelte har. Vi mangler ikke ressourcerne i vores virksomhed, men vi mangler at udnytte dem fuldt ud. (medarbejder, televirksomhed B) Mange medarbejdere oplever, at deres viden er skjult overfor andre kolleger fra andre afdelinger eller teams i virksomheden. Medarbejdernes skjulte viden hænger i dette tilfælde sammen med medarbejdernes kompetencer. Dette skyldes, at medarbejdernes erfaringsbaserede viden oftest bliver synliggjort gennem de enkelte kompetencer og de uddannelsesmæssige baggrunde, som medarbejderne har. Medarbejderne mener, at det kan være svært at dele viden på tværs af virksomheden. Dette beror på, at virksomhederne ikke opstiller rammer, som medarbejderne kan agere indenfor. Side 19 af 38
20 Yderligere skyldes det, at medarbejdernes kompetencer, og dermed viden, ikke er synlig. I forsøget på at gøre medarbejdernes viden synlig gennem eksempelvis medarbejderkategoriseringer er nogle af medarbejderne blevet fejlplaceret. Medarbejderne får således påført en etikette, som ikke stemmer overens med den viden eller den arbejdsfunktion, som de har i praksis. Enkelte medarbejdere fortæller eksempelvis om, at konkrete ting som deres outlook signatur signalerer, at de beskæftiger sig med noget andet end, hvad tilfældet er. Andre medarbejdere beskriver, at de bliver kategoriseret efter, hvilket niveau deres funktion ligger på i virksomheden, hvilket gør, at deres oprindelige titel ikke fremgår: Det kunne være rart at vide om der sidder nogle medarbejdere i virksomheden med nogle kompetencer, som kunne bruges. Vi har stillingsbetegnelser, hvor jeg af en eller anden årsag indgår som ingeniør, og jeg er ikke ingeniør, men for at ligge på det rigtige niveau i forhold til nogle andre klassifikationer, så skal jeg stå som ingeniør, hvilket virker helt tåbeligt nu, hvor man prøver at afdække, hvad det er for nogle kompetencer, som er i virksomheden. Nu vil man jo ikke kunne se, at jeg har en master i computermedieret kommunikation, det fremgår ingen steder. Inde i directory har vi et frit område, hvor vi kan skrive, hvad vi beskæftiger os med, men det er ikke søgbart, det kunne jo være rigtig rart, men igen der er intet krav om, at du skriver noget i det felt, hvilket også er synd for det er netop der, det vil fremgå, hvad du beskæftiger dig med. (medarbejder, produktionsvirksomhed B) Medarbejderne tilkendegiver, at de har faglige kompetencer, som er relevante for deres arbejdsopgaver i virksomheden, men simplificerede aspekter såsom stillingsbetegnelser, dårlig medarbejderbeskrivelser osv. medvirker til, at de faglige kompetencer ikke er synlige for andre medarbejdere. Med andre ord er det ikke muligt for medarbejderne at holde sig opdateret om, virksomheden har medarbejdere, der har nogle relevante kompetencer, der kan være nyttige for andre teams eller afdelinger. For netop de kommunikative vidensdelingsorganisationer er den formelle vidensdeling, som finder sted i de kommunikative fora, god. Mellemlederne og ikke mindst medarbejderne oplever, at de får delt deres viden i forbindelse med teammøder og afdelingsmøder. Det problematiske opstår dog, når man skal betragte, hvordan vidensdelingen foregår på tværs af organisationen. Virksomhederne forsøger at arbejde mere på tværs, hvilket dels sker gennem projekter, som bliver nedsat af mellemlederne. Medarbejderne oplever dog, at vidensdeling på tværs af organisationen er svært tilgængelig. Dette skyldes, at medarbejdernes kompetencer ikke er synlige for alle medarbejdere. På denne måde forekommer det ikke muligt for medarbejderne at tage kontakt til kolleger i den øvrige organisation udover de, som vedkommende indgår i netværk med. Side 20 af 38