Arkivere et færdigt projekt - Project Online
Arkivere et færdigt projekt
Når du har færdiggjort et projekt, er det sandsynligvis, du ikke længere skal bruge øjeblikkelig adgang til den, og du overveje at skjule det i at blive vist i Projektcenter og i gruppemedlemmers mine opgavevisninger. Arkivering og skjule gik reducerer "rod" i disse visninger, og hjælper med at forhindre brugere i at foretage ændringer til projekter, der ikke længere aktiv.
Der er en "standard" metode til at arkivere projekter effektivt ved hjælp af Microsoft Project Server 2010. Hvis denne metode ikke opfylder dine behov, er der et par alternative metoder, som passer til din organisation muligvis bedre. I denne artikel omhandler disse metoder samt bedste fremgangsmåder langsigtede arkivering.
Arkivere et projekt ved hjælp af metoden standard
Trin 1: Annullere publiceringen af alle projektopgaver
Trin 2: Deaktiver opdateringer i projektets hovedopgave
Trin 3: Opsætning af en sikkerhedsgruppe for brugere, der ikke er administratorer
Trin 4: Konfigurere et arkiv sikkerhedskategori
Trin 5: Arkivere teamwebstedet project
Bedste fremgangsmåder til langsigtede arkivering
Den almindelige metode til at arkivere et projekt er en proces med flere trin:
Disse trin udføres af projektlederen og administratoren, som angivet i hver af de følgende afsnit.
Hvis projektet har tidligere publiceret til teammedlemmer, og du nu vil fjerne projektet og dets opgaver fra deres visninger, skal projektlederen at annullere publiceringen af alle opgaverne i projektet, du arkiverer. Projektlederen kan begynde at denne proces i Microsoft Project Web App, men faktisk annullerer publiceringen af processen er gjort i Microsoft Project Professional 2010.
Bemærk!: Annullere publicering en opgave fjerne ikke eventuelt accepteret og anvendte arbejde fra projektet. Dog slettes eventuelle opdateringsoversigt om godkendelse, der er tilknyttet en opgave.
Hvis du vil annullere publiceringen af project alle opgaver:
Klik på Projektcenter under Projekter på Hurtig start.
Klik på navnet på det projekt, du arkiverer i kolonnen Projektnavn.
Klik på pilen på knappen Rediger i gruppen projekt under fanen opgave, og klik derefter på I Project Professional.
Rul til kolonnen længst til højre i tabel del af visningen Gantt-diagram i Project Professionel 2010, klik på Tilføj ny kolonne overskriften, og klik derefter på Udgiv. Hvis der allerede er i Gantt- diagramvisningen kolonnen Udgiv vises, kan du springe dette trin over.
Klik på Nej i kolonnen Publicer for hver opgave i projektet.
Tip!: For hurtigere at denne proces for større projekter, kan du angive den første opgave til Nej. Derefter skal du klikke på håndtaget til nederste højre hjørne af cellen, og træk den for at kopiere celleindholdet i kolonnen Udgiv.
Klik på Publicer under fanen filer.
Når projektet er blevet publiceret, Luk, og markér i projektet.
Dernæst skal projektlederen kan være nødvendigt at deaktivere opdateringer i projektets hovedopgave, så ingen timeseddelrapportering er muligt.
Sådan slås fra opdateringer i projektets hovedopgave:
Markér afkrydsningsfeltet Projektets hovedopgave i gruppen Vis/Skjul under fanen Indstillinger.
Klik på Luk opdateringer i gruppen opgaver under fanen Indstillinger.
Markér afkrydsningsfeltet for projektets hovedopgave (ID er 0) i sektionen Vælg opgaver, og klik derefter på Udgiv.
Når projektlederen har forberedt projektet til at arkivere, opretter administratoren en sikkerhedsgruppe, der indeholder alle brugere med undtagelse af administratorer.
Sådan oprettes en sikkerhedsgruppe for brugere, der ikke er administratorer:
Klik på Indstillinger for Server under Indstillinger på værktøjslinjen Hurtig start.
Klik på Administrer grupper under sikkerhed på siden Serverindstillinger.
Skriv Alle Non-Admin-brugere i feltet Gruppenavn i sektionen Gruppeoplysninger.
Vælg navnene på alle brugere, der ikke er administratorer, og klik derefter på Tilføj for at flytte dem til feltet Markeret brugere i sektionen brugere, i feltet Tilgængelige brugere.
Når administratoren har oprettet gruppen Alle Non-Admin-brugere, er næste trin at oprette et arkiv sikkerhedskategori. Administratoren vælger under denne proces, hvilke projekter at arkivere ved at medtage dem i denne kategori.
Sådan oprettes en arkiv sikkerhedskategori:
Klik på Administrer kategorier under sikkerhed på siden Serverindstillinger.
Skriv arkiv i feltet Navn til kategorien i sektionen navn og beskrivelse.
I sektionen brugere og grupper under tilgængelige brugere og grupper, skal du klikke på Alle Non-Admin-brugere, og klik derefter på Tilføj for at flytte gruppen til feltet brugere og grupper med tilladelser.
Marker afkrydsningsfeltet Afvis alle tilladelser under tilladelser for alle Non-Admin brugere (gruppe).
Tip!: Markér afkrydsningsfeltet Afvis for hver enkelt på øverste niveau tilladelse node (projekt- og ressourceydeevne ) til at afvise alle tilladelser, der er indrykket under hver node.
Vælg kun de projekter, der er angivet i sektionen projekter, og klik derefter på navnet på det projekt, du arkiverer i feltet Tilgængelige projekter.
Bemærk!: Sørg for ikke at vælge en af de afkrydsningsfelter, der er angivet under gælder ovenstående Project sikkerhedstilladelser for alle projekter hvor. Hvis du gør det, kan du oprette spørgsmål om tilladelser på andre projekter og ressourcer.
Klik på Tilføj for at flytte projektet til feltet Markeret projekter.
Mange projekter Brug teamwebstedet tilknyttede project til at indsamle oplysninger, der supplerer projektplanen. Du muligvis vil sikre dig, at disse oplysninger er også arkiveret. Microsoft SharePoint Server 2010 backup på webstedsniveau. Yderligere oplysninger om hvordan administratoren er færdig med dette trin, kan du se eksportere et websted, liste eller dokumentbibliotek (SharePoint Server 2010).
Når webstedet er sikkerhedskopieret, kan administratoren derefter slette webstedet.
Slette et project-teamwebsted:
Klik på Projektwebsteder under Driftspolitikker på siden Serverindstillinger.
Klik på den række, der indeholder det project-teamwebsted, du har sikkerhedskopieret, og klik derefter på Slet websted.
Metoden standard for arkivering er fuldstændig og giver mulighed for gendannelse, hvis det bliver nødvendigt. Dog omfattende arkivering er ikke altid hvad der skal en organisation. Nogle gange skjule fuldført projekter fra visningen eller gemme et projekt lokalt, er nok til at opfylde dine krav til arkivering.
Hvis metoden standard for arkivering ikke tilsyneladende passer til dine behov, er her nogle alternativer:
Skjule projektet i Projektcenter Hvis du kun vil skjule færdige projekter i Projektcenter, kan du føje et arkiv med flag til siden Projektdetaljer, og derefter filtrere en Projektcenter-visning for at få vist kun de pågældende projekter, hvor flaget arkiv er indstillet til Nej.
Fjerne projektet fra kladde-database En anden mulighed er at sikre, at projektet er sikkerhedskopieret til arkiv-databasen, og slet derefter projektet fra kladde, Published og rapportering databaser. Hvis du skal bruge data fra arkiverede projektet på et senere tidspunkt, bruge indstillingen Administrative gendanne på siden Serverindstillinger til at finde den tilbage til kladde-databasen, og derefter udgive projektet.
Gemme projektet som en. MPP-fil Hvis du vil fjerne projektet helt fra Project Server, en anden mulighed er at åbne projektet fra Project Server ved hjælp af Project Professionel 2010, og derefter gemme projektet som en MPP-fil. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet med titlen, "Gemme projektet lokalt," i gemme et projekt. Vi anbefaler, at du gemmer projektet med alle data i brugerdefinerede felter, så MPP-fil er adskilt fra eventuelle yderligere ændringer til brugerdefinerede felter i Project Server. Når du har gemt og sikkerhedskopieret projektet som en MPP-fil, kan slettes fra Project Server. Hvis du vil gendanne projektet på et senere tidspunkt, kan du åbne MPP-fil i Project Professionel 2010 mens forbindelse til Project Server og derefter gemmer projektet på serveren. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet med titlen "Gem et lokalt projekt til projektserver," i gemme et projekt.
Bemærk!: Ved hjælp af denne metode, afbrydes alle leverance, problemer og risikoen links mellem projektet og dens project teamwebsted i Project Server.
Fra tid til anden kan ændre i project MPP-filformatet, Project Server indholdsdatabase skemaer og SharePoint-websted skemaer afspejler nye funktioner. Dette kan få indflydelse på bagudkompatibilitet, i det omfang, ikke et projekt, der er gemt som en MPP-fil, en gammel sikkerhedskopi af en indholdsdatabase til Project Server eller en sikkerhedskopi af project team websted kan muligvis bruges med det samme.
Den bedste fremgangsmåde er altid planlægge på herunder arkiverede indholdet i din planlægning af opgraderinger. Dette reducerer tid til at gendanne en gamle projekt, der kræver muligvis flere opgraderingstrin ellers.