1 VELKOMMEN TIL KONTORFÆLLESSKABET 38K Husorden for kontorfællesskabet 38 K Vedtaget af den ekstraordinære generalforsamling den 30. september 2003 med færdiggørelse af bestyrelsen den 10. november 2003: Herefter tilrettet senere ændringer vedtaget på generalforsamlinger. Godkendt af generalforsamlingen den 18.april 2012 og herefter kaldet Husorden for kontorfællesskabet version A. Seneste ændringer markeret med kursiv. Hjemmesideadressen På finder du en række praktisk information. Foreningen 38 K og udlejer I forhold til udlejer er virksomhederne i 38 K i kraft af deres lejemål repræsenteret af foreningen. Medlemskontingentet fastsættes af foreningens generalforsamling. Kontingentet andrager p.t. kr. 300,00 pr. år pr. lejer (2011). Alarm, låsesystemer, vinduer, skylights og døre Evt. omkodning af lås på eget kontor kan ske via direkte henvendelse til udlejer, tlf Nøglechip udleveres hos udlejer Olav de Linde. Alle mellemdøre samt yderdøre på etagen er monteret elektroniske låse. Se vejledning om alarmer og låsning af kontorfællesskabet 38K for brug af låsechip samt låsetidspunkter. Vejledningen er ophængt ved alarmskabene og kan evt. rekvireres hos bestyrelsen.
2 Når kontoret forlades for natten, skal alle vinduer og skylights være lukkede og døren til kontoret være låst. Er du den sidste, der går fra en sektion, skal også sektionsdørene være låste (der skal bruges nøglechip til at låse udenfor perioden med automatisk låsning), og du skal slå sektionens alarm til. Vær i øvrigt opmærksom på, at din forsikring sandsynligvis ikke dækker tyveri fra et kontor med ulåst dør, eller hvis alarmen ikke er slået til. Der findes ingen fælles forsikring på stedet. Etagen skal altid være aflåst på hverdage i perioden kl til kl. 07:30, på lørdage, søndage samt helligdage. Kopi- og postrum Posten sorteres hver morgen ud i dueslaget af den førstankommende. Ved ferie og andet længerevarende fravær skal man huske at få nogen til at tømme dueslaget. Brugerne har et fælles ansvar for, at rummet er ryddeligt og ordentligt. Nye lejere påsætter selv navn på dueslag i postrummet i alfabetisk orden. Skiltning Ved indflytning i 38K er det muligt at få sat et skilt op pr. lejemål i forgangen i stueetagen. Dette gøres ved at kontakte Hubert Skilte Tlf eller Rygning Rygning er ikke tilladt på etagen eller på trappeområderne. Det gælder fællesarealer, mødelokaler, kantine, toiletter samt egne kontorer. Rygning er ikke tilladt ved arrangementer i kantinen. Al rygning foregår udenfor i det fri, men må ikke genere omgivelserne, f.eks. naboer som har åbentstående vinduer. Affald mv. Det er ikke tilladt at stille emballage, affald, møbler og andre effekter, der ikke tilhører 38 K, på fællesarealerne. På parkeringspladsen ud for hovedindgangen til 38 K står containere til almindeligt affald samt papir/pap. Papkasser skal foldes sammen, inden de lægges i containeren. Mødelokaler Vi har to mødelokaler, der ligger i den lille gang ved kantinen. Mødelokalerne skal altid reserveres på forhånd, hvilket sker via 38 K s intranet på Vedrørende log-in se venligst punktet Internet/Intranet/Mailingliste. Husk at slette bookinger, der alligevel ikke skal benyttes. Mødelokalerne kan fortrinsvis bookes til møder. Mødelokalerne kan kun bookes af lejere på etagen. Det er ikke tilladt den samme 38K lejer at booke begge mødelokaler på samme tid. Der er selvafrydning i mødelokalerne, og vinduerne skal være lukkede, når lokalerne forlades. Møblementet skal stå som opstillet, og lokalerne skal være ryddede. Bordet skal være tørret af. Kantinen Der er selvafrydning i kantinen 24 timer i døgnet, og alle brugere har ansvar for, at kantinen til enhver tid fremstår pæn og ryddelig. Efter brug skal service mv. stilles i opvaskemaskinen i et af te- 2
3 køkkenerne eller evt. vaskes op i hånden, krummer mv. skal fjernes fra bordene og disse aftørres, og eventuelt flyttede møbler skal sættes på plads. Der må ikke fjernes møbler eller andet inventar fra kantinen. Brug af service fra tekøkkenerne, skal altid returneres til tekøkkenerne efter brug. Har kantinen været ommøbleret i forbindelse med et arrangement, skal den daglige opstilling af møblerne genetableres. Arrangementer på fællesarealer På hverdage kan kantinen bookes til fællesarrangementer og lejlighedsvis til egne firmaarrangementer eller kundearrangementer. Der skal dog altid samtidigt være adgang for øvrige lejere til almindeligt brug af kantine, køkken og mødelokaler. Kantinen skal efterlades i samme stand, som den er modtaget. Ved arrangementer er det altid 38 K- lejeren, som har booket kantinen, der er ansvarlig for, at kantinen efterlades som aftalt. Det vil bl.a. også sige evt. aflåst og alarmen tilsluttet. I weekender kan kantinen bookes fra 12 til 12. Hvis der er et efterfølgende arrangement som har behov for at komme ind tidligere skal man være ude kl K-lejere kan leje kantinen til private arrangementer for 500 kr. per dag efter aftale med Kasseren og ved forudbetaling på Reg Kt Tekøkkenet i vestfløjen og i kantine Der er indgået aftale omkring rengøring m.v. af tekøkkenet, hvilket omfatter: - Rengøring fem gange ugentligt - Rengøring af køkkenbord, vask m.m. - Tømning og igangsætning af opvaskemaskine - Opvasketabletter, salt og afspænding. - 2 x årlig hovedrengøring i køkkenet (skabe, skuffer og køleskab) Såfremt tekøkkenet kræver yderligere rengøring, skal dette gøres af brugerne. Det er ikke tilladt at efterlade beskidt service i tekøkkenerne. Service skal altid sættes i opvaskemaskinen eller evt. afvaskes manuelt. Såfremt opvaskemaskinen er fuld skal den igangsættes. Såfremt man ikke kan komme af med beskidt service ja, så må man tømme opvaskemaskinen først. Hvis man har kommentarer eller ønsker til rengøringen kan man lægge en seddel til dem på kontoret. Rengøring Kontorer og fællesarealer rengøres to gange om ugen, hvor også papirkurve tømmes. Toiletter rengøres dog alle hverdage. Orden på eget kontor På grund af vinduerne ind til de enkelte kontorer skal virksomhederne sørge for, at kontorerne fremstår sådan, som man med rimelighed kan forlange af et professionelt kontormiljø. På grund af brandreglementet er det ikke tilladt at afblænde ruderne ind til kontorerne. 3
4 Orden på fællesarealer Beboere i 38K opfordres til at medvirke til, at fællesarealerne altid fremstår opryddelige og præsentable. I den forbindelse skal nævnes, at brugere af bordfodbold bør tage hensyn til møder i henholdsvis mødelokaler og i kantine. Kontakt til udlejer Henvendelse vedrørende spørgsmål og problemer, der udelukkende vedrører ens eget lejemål (fx en ødelagt kontakt eller et utæt vindue), skal rettes direkte til Olav de Lindes kontor, tlf.: , enten Charlotte L. Clausen eller Jens M. Boeriis eller alternativt til viceværten via Olav de Lindes hjemmeside under punktet Lejerservice. Al anden kontakt til udlejer foregår via bestyrelsen i 38K. Internet/intranet/mailingliste Virksomhederne har adgang til 38 K s intranet og ekstranet, som ligger på adressen Vi har en fælles mailingliste i 38K. Adressen er Man skal tilmelde sig listen ved at rette henvendelse til kasseren, som derefter fremsender en invitation til medlemskab af 38K på GroupCare. Alle lejere skal være tilmeldt. Nye lejere For at styrke fællesskabet her på etagen, opfordres alle nye lejere til at præsentere sig på den fælles mailingliste efter indflytning. Netværk og internetforbindelse Internetforbindelse: Internetforbindelsen der stilles til rådighed for lejer er en 100/100 fiberforbindelse leveret af Profiber. Forbindelsen er en delt forbindelse uden båndbreddestyring aktiveret i forhold til de enkelte lejere. Ved fejl på Internetforbindelsen kan Profiber support kontaktes. Support telefon: Installation nr.: I forhold til anvendelsen af internetforbindelsen gælder følgende regler:! Det er ikke tilladt at dele filer ud af huset via programmer som eksempelvis Kazaa! Det er ikke tilladt at benytte sig af net-tv/netradio i miljøet! Det er kun tilladt at opkoble FTP-servere og lignende fildelingsfaciliteter til intern brug. Koden til det trådløse netværk kan rekvireres hos bestyrelsen. Terrorlogning: Der foretages terrorlogning på Internetforbindelsen, idet dette er et lovmæssigt krav. 4
5 Netværk: Det interne netværk i huset er leveret af FLC Danmark ApS, Trindsøvej 7a, 8000 Århus C. Ved fejl på det interne netværk indenfor normal arbejdstid hverdage kl , kan FLC Danmark kontaktes. Support telefon: :30 (dog 15:00 fredag) BEMÆRK Al support fra FLC faktureres, der er ingen fast supportaftale. Gælder supporten eget udstyr/egen opsætning faktureres lejeren. Vedr. Ændringer i routeren, kontakt FLC. Telefoni De enkelte virksomheder er selv ansvarlig for eventuel tilslutning af telefonlinier, idet det dog anbefales, at hver virksomheds telefontilslutning foretages af dennes respektive telefonudbyder, således at de øvrige telefontilslutninger i 38K ikke berøres af tilslutning (eventuelle fejltilslutninger). Bestyrelsen: Bestyrelsen består p.t. (2012) af: Per Søgaard Jan Kirk, DaCore Ole Bach Andersen, Newsperience Carl Johan Jensen, Seacom Gitte Jensen, Jensens Kurser A/S Oversigt over gældende bestyrelse finds på 5