PwC - Palvelut - Liikkeenjohdon konsultointi - Palvelukeskukset ja ulkoistaminen
Kilpailuetua palvelukeskusten ja ulkoistamisen avulla
Monet yritykset ovat jo siirtäneet talous-, raportointi-, IT-, HR-, asiakaspalvelu- ja hankintatoimintojaan palvelukeskusmalliin tai siirtyneet käyttämään kokonaan ulkoistettua palveluntarjoajaa (Shared Services and Outsourcing, SS&O).
Globalisaatio ja tietotekninen saavutettavuus mahdollistavat uusia tapoja harjoittaa liiketoimintaa. Yritykset hyödyntävät palvelukeskus- ja ulkoistusmallia nykyisin myös liiketoimintaan tiukemmin sidottuihin toimiin kuten tutkimus, tuotekehitys sekä verotus ja oikeusasiat.
Palvelukeskukset ovat keino ajaa laadullisia ja taloudellisia hyötyjä. Palvelukeskusratkaisun ajureina voivat olla liiketoimintamallin muutos (esim. päämies, principal-mallin käyttöönotto), yritysjärjestelyt, tarve parantaa toiminnan laatua, kustannustason alentaminen tai kontrollin ja läpinäkyvyyden parantaminen.
Operatiiviset kustannussäästöt palvelukeskuksen toteuttamisesta ovat tyypillisesti 20–50 %:n luokkaa, riippuen yrityksen lähtötilanteesta ja annetuista palvelukeskusmallin reunaehdoista. Yritysten paine tehostaa toimintojaan haastaa uudelleenarvioimaan myös jo perustettujen palvelukeskusten sijaintia ja prosesseja.
Ulkoistamisen mittakaava ja rakenteellinen monimutkaisuus ovat lisääntymässä. Aivan ensimmäiset ulkoistamissopimukset olivat pitkän aikavälin kahdenvälisiä sopimuksia. Nykyisin, kun tietotekninen saavutettavuus on suurta, trendi kulkee kohti multi-sourcing-mallia, jossa vastuussa oleva toimittaja toimii hankkijana ja järjestää muut toimittajat, tai jossa ryhmä toimittajia tarjoaa yhdessä joukon palveluita.
Ulkoistamisen elinkaaren eri vaiheisiin liittyy omat haasteensa. Keskitymme kokonaisuuteen ja tarkastelemme koko sopimuskautta sekä kunkin vaiheen erityiskysymyksiä. Voimme auttaa
tunnistamaan ulkoistettavat toiminnot ja laatimaan konkreettisen esimerkin, jonka pohjalta johto voi päättää, kannattaako ulkoistusta ja kumppanivalintaa lähteä suunnittelemaan tarkemmin
määrittelemään yksityiskohtaisen työnjaon ja vastuut palveluntuottajan ja asiakkaan välillä
määrittelemään tarvittavan oman osaamisen ja resurssitarpeen ulkoistetun palvelun hallintaan sekä tarvittavat muutokset omaan organisoitumiseen siirryttäessä ulkoistetun palvelun käyttöön
määrittämään vaatimukset ja arvioimaan potentiaaliset toimittajat
neuvottelemaan oikeista ehdoista
laatimaan keskeiset asiat huomioivat sopimukset, jotka kattavat aineettoman omaisuuden jakamisen, kriteerit suoritukselle sekä laiminlyönnistä seuraavat sakot
arvioimaan vaikutusta työntekijöihin, suunnittelemaan toimintatapa- ja henkilöstömuutoksen läpiviennin yksityiskohdat
toteuttamaan palvelun käyttöönoton sekä tekemään vaaditut muutokset prosesseihin, tietojärjestelmiin, juridisiin rakenteisiin, verojärjestelyihin ja organisaatioon sekä tiedottamaan työntekijöille heidän työympäristöönsä liittyvistä muutoksista
hallinnoimaan poliittisia, lainsäädäntöä koskevia ja operatiivisia riskejä liittyen kumppaniin, ulkoistettaviin toimintoihin tai maiden paikallisiin säädöksiin
tarkastamaan ja hallinnoimaan olemassa olevia sopimuksia ja ratkaisemaan erimielisyyksiä.