Erilliset kytkentäsanat, konnektorit, ilmaisevat varsinkin lauseiden mutta myös virkkeiden ja kappaleiden välisiä loogisia suhteita. Konnektorien tärkeyteen on syytä kiinnittää kirjoituksessa erityistä huomiota, sillä puhekielessä on yleistynyt niiden epätäsmällinen käyttö.
Kirjoittajan asiantuntemus heijastuu suoraan myös virkerakenteeseen, käsitteiden tarkkuuteen ja sananvalintaan. Hyvin rakennettu asiatyylinen virke on lyhyt, selvä ja helppotajuinen, sana- ja lausekejärjestykseltään harkittu sekä sananvalinnaltaan kiinnostava ja luonteva. Varsinaista tutkimusraporttia kirjoitettaessa on mahdollista käyttää apuna oikeakielisyysoppaita. Myös asiakirjoittamista ja tutkimusraportin ulkonäköä määrittelevät ohjeistot ovat käytettävissä.
On kohtuullista odottaa, että ammattikorkeakoulun ulkopuolelta tilatun tutkimuksen tuottama tieto leviää verrattain laajalle yleisölle. Tällöin tutkimusraportti edellyttää yleisesti hyväksyttyä ilmaisua ja tehokasta tekstirakennetta. Virke- ja lausetasolla on syytä kouliutua noudattamaan seuraavia periaatteita:
Kirjoita suomenvoittoista yleiskieltä. Vaikka alan vakiintunutta käsitteistöä tulee käyttää, vaikeaselkoinen terminologia ei ole itsetarkoitus. Ammatti- ja ns. työpajaslangia ei pidä käyttää, jos vakiintunut suomenkielinen termi on olemassa.
Kiinnitä huomiota esitystapaan. Tutkimusraporteissa käytetään usein passiivimuotoista ilmausta. Taustalla on oletus, että esitetyt havainnot ja päätelmät ovat havaitsijasta riippumattomia ja periaatteessa kenen tahansa asiaa tuntevan tehtävissä.
Termit ovat olennainen osa tutkimuksen kieltä. Kaikki termit ja ammattisanat eivät ole vakiintuneita. Selvä ilmaisu, ilman runsasta oppisanojen käyttöä, vie sanoman ehkä suoremmin perille. Vierasperäistä sanaa pitävät monet laajalti kansainvälisenä ja täsmällisempänä kuin omaa termiä. Ennen vierassanan käyttöä on syytä tarkastaa, millaiseen kielenkäytön alueeseen sana alkukielessään kuuluu. Kansainvälisyys voi olla harhaa ja täsmällisyys vai kuvitteellista. Sitä paitsi: myös tutkijan velvollisuutena on kehittää ja vaalia suomenkielistä sanastoa sekä ymmärrettävää ja kaikin puolin kunnollista suomenkielistä ilmaisua.
Kirjoittaja jäsentää esityksensä lukijaa varten eriasteisiin lukuihin ja kappaleisiin. Lukujen ja alalukujen otsikot samoin kuin kappalejako kertovat, miten asiat on jäsennetty ja miten johdonmukaisesti asian käsittely etenee. Otsikoinnin tulee olla asiallista, niin kuin koko raportinkin kieliasun. Pitkiä lausemuotoisia otsikoita tulee välttää. Otsikkoon ei saa tunkea liikaa informaatiota, otsikko ei ole tarina. Otsikko ei tarvitse informaatioarvoltaan tyhjiä yleiskäsitteitä, kuten "huomioita", "havaintoja" tai "tutkimus". Otsikon jälkeen ei tule pistettä.
Pääluvut aloitetaan aina uudelta sivulta. Jaoteltaessa lukuja pienempiin osiin on huomattava, että alalukuja tulee samaan sarjaan vähintään kaksi. Jokaisen otsikon jälkeen tulee tekstiä: pää- ja alaotsikko eivät siis ole peräkkäin.
Otsikkoa tai alaotsikkoa ei pidä jättää yksinäiseksi tekstiosaksi sivun alareunaan. Otsikoiden alle täytyy sopia vähintään kaksi tekstiriviä. Jos se ei ole mahdollista, aloitetaan uudelta sivulta. Ennen lopullista tulostamista on tarkastettava tekstin taitto (asettelu sivuille).
Liiallisella otsikoinnilla ei saa pirstoa tekstin eheyttä. Laajakin teksti tulee jäsennellä siten, että kolme otsikkotasoa riittää. Eri tasot ilmaistaan yleensä desimaalijaotuksen mukaisesti numeroilla (esim. 2.1.2). Pääotsikon numeron ja alaotsikoiden viimeisen numeron jäljessä ei käytetä pistettä.
Kappalejako on tekstin jäsentymisen ja luettavuuden kannalta keskeinen kirjoittamisen teksti-yksikkö. Kappalejaon avulla kirjoittaja jäsentää ajatuksia johdonmukaisiksi kokonaisuuksiksi.
Liian pitkät kappaleet tekevät tekstistä raskaslukuisen ja vaikeaselkoisen. Toisaalta peräkkäisistä lyhyistä (yhden tai kahden virkkeen) kappaleista syntyy levotonta ja katkonaista tekstiä, josta lukijan on vaikea havaita asioiden keskinäisiä yhteyksiä ja laajempia asiakokonaisuuksia. Jos kappale jatkuu seuraavalla sivulla, pitää kummallekin sivulle tulla tekstiä vähintään kaksi riviä.
Kappaleitten rakentamisessa on syytä pitää mielessä kappaleen stilistiikka: kappaleen ensimmäinen virke ilmoittaa kappaleen asiasisällön ja sen jälkeen tarvittava määrä tukivirkkeitä täsmentää ja havainnollistaa ydinvirkkeen sisältöä. Näin kappaleitten alkuvirkkeet muodostavat helposti silmäiltävän sisältörungon ja kuhunkin kappaleeseen tulee vain yksi selostettava pääasia.
Aiempia tutkimustietoja ja muuta kirjallisuutta voidaan tuoda omaan tekstiin joko epäsuorina tai suorina lainauksina. Tavallisin lainaamisen muoto on tiivistävä referointi: kirjoittaja tiivistää käyttämästään lähteestä ydinasian ja ilmaisen sen omin sanoin. Lähteen tietoa voidaan selostaa myös ilman tiivistämistavoitetta, jolloin kyseessä on parafraasi. Näiden epäsuorien lainaustapojen lisäksi käytetään myös suoria lainauksia eli sitaatteja.
Suorien lainauksien laadinnassa on syytä muistaa seuraavat periaatteet:
Tutkimuskirjallisuutta lainataan osoittamaan väitteen oikeellisuutta tai tukemaan väitettä. Tällainen lainaus tulee tehdä mahdollisuuksien mukaan ensikäden lähteestä, sillä esimerkiksi käännöskin on jo kääntäjän tulkinta asiasta.
Lainauksen ymmärretään tukevan esitettyä väitettä, ellei sitä vastaan nimenomaan esitetä kritiikkiä.
Lainauksen lähde tulee ilmaista selvästi ja yksiselitteisesti.
Lyhyt suora lainaus (enintään kolme riviä) merkitään aina lainausmerkkeihin ("--"). Sen on oltava sana sanalta, merkki merkiltä samanmuotoinen kuin alkuperäisteksti. Lainattavasta kohdasta ei saa jättää mitään pois ilman poistomerkintää.
Pitkä suora lainaus (vähintään neljä riviä) on hyvä sisentää omaksi kappaleekseen ja kirjoittaa muuta tekstiä tiheämmällä rivinvälillä. Sisennetyn tekstin ympärille ei merkitä lainausmerkkejä, mutta lähde tulee olla tarkasti mainittuna joko edeltävässä tekstissä tai heti lainauksen jäljessä. Viitteeseen on tällöin aina merkittävä myös lähteen sivunumero(t)!
Lainauksen sisällä tehtävät poistot ilmaistaan joko kahdella peräkkäisellä tavu- / ajatusviivalla (--) tai kolmella pisteellä, joiden väliin kuuluu välilyönti (. . . ).
Sitaatteihin ei lisätä omia kommentteja. Jos lainaukseen on syytä lisätä sana tai sanoja selventämään esimerkiksi pronominin viittaussuhdetta, tämä selventävä aines merkitään lainauksen sisään hakasulkuihin [--]. Jos haluaa korostaa jotakin kohtaa sitaatissa, on viitteessä ilmoitettava, että alleviivaus tai kursivointi on kirjoittajan (kurs. AL). Jos sitaatissa esiintyy asia- tai kirjoitusvirhe, sitä ei korjata, vaan lukijalle osoitetaan virhe kirjoittamalla välittömästi virheellisen kohdan jälkeen merkintä [sic].
Tekstinkäsittely ja välitulostukset
Kirjoittaminen on kurinalaista toimintaa. Yksin ajankäytön suunnittelu ja ulkoisten työskentelyolojen järjestäminen vaatii usein erillistoimenpiteitä. Pitäisi päästä jo tuottamisvaiheessa kirjoittamaan yhtäjaksoisesti mahdollisimman pitkiä jaksoja, esimerkiksi lukuja, jotta asiat saisi pysymään koossa. Monet tutkijat korostavat, että pitäisi kirjoittaa päivittäin.
Tekstinkäsittelyohjelmat ovat tehokkaita, mutta niilläkin on rajoituksensa. Päätetyöskentely on luonteeltaan aktiivista ja tuottavaa, mutta kontrolloiva puoli jää usein vähemmälle. Tietokoneen ruudusta on vaikea seurata kokonaisuutta. Samoin siitä on vaikea kontrolloida pienen pieniä detaljeja. Siksi on hyödyllistä rytmittää kirjoittamistaan niin, että sopivien kokonaisuuksien tai vaiheiden valmistuttua ottaa tekstistä välitulostuksen ja tarkistaa sen kynän kanssa.
Moniin tekstinkäsittelyohjelmiin sisältyy nykyisin myös oikoluvun suorittavia apuohjelmia. Näitä ohjelmia on käytettävä viisaasti. Mekaaniseen tarkistukseen, varsinkaan tavutukseen, ei sellaisenaan saa koskaan luottaa, vaan lopullinen tuotos on aina tarkistettava omin silmin ja ajatuksin.