Selkeät perehdyttämisen tavoitteet - Jaana Johanna
Perinteisen määritelmän mukaan perehdytys tarkoittaa työnantajan työsuhteen alussa järjestämää koulutuskokonaisuutta, jossa tutustutaan työtehtäviin ja organisaatioon. Kun perehdytyskäytäntöjä lähdetään kehittämään, päädytään usein siihen, että kaikki sanat tässä määritelmässä ovat virheellisiä ja pitää korvata toisilla. Englannin kielessä on alettu käyttää perehdytyksestä eri termejä tavoitteenasettelun mukaan:
Orientaatio on työsuhteen alun yleisperehdytystä eli tähtää työn tekemisessä tarvittavien perusvalmiuksien hankkimiseen.
Onboarding on laajempi termi ja siinä tavoitteet ovat korkeammalla. Sen tarkoituksena on saada uusi tulija mahdollisimman nopeasti kiinni tuottavaan tekemiseen, varmistaa hänen sitoutumisensa ja edistää strategisten tavoitteiden jalkautumista uuden henkilön kohdalla.
Mistä Onboarding-prosessissa on kyse?
Onboarding on kokonaisvaltainen tulokaskokemusta kehittävä jatkuva prosessi. Se huomioi organisaation näkökulman sekä yksilön taidot, asenteet ja aiemmat kokemukset. Onboarding alkaa rekrytoinnista, kulminoituu hyvään ensimmäiseen työpäivään ja jatkuu myöhemmin vastuuperehdyttäjän avulla, valmentavan mentoroinnin muodossa jopa kuukausien tai vuoden ajan.
Onnistuneen Onboarding-prosessin tavoite
Onboarding-prosessin tavoitteena on vahvistaa uuden työntekijän sitoutumista ja muodostaa positiivista työnantajakuvaa pitämällä yhteyttä sopivalla tavalla tulevaan työntekijään ja huolehtimalla käytännön asiat valmiiksi kuntoon. Työsuhteen alettua perehdytyksen tavoitteena ei ole vain välittää tietoa, vaan virittää halu ja oikeanlainen tunnelma työskentelyyn yrityksessä sekä antaa tulijalle isompi kuva organisaation tarkoituksesta ja siitä, mikä sille on tärkeää. Näissä tehtävissä ylimmän johdon mukanaolo on usein välttämätöntä.
Edistyneet organisaatiot eivät näe perehtymistä pelkästään yhdensuuntaisena tapahtumana organisaatiolta henkilölle, vaan kyseessä on rikkaampi prosessi.
Kehitä perehdytysprosessia uusilla ajattelu- ja toimintatavoilla:
1. Perehtyjä ideoivana kehittäjänä
Osallista perehtyjä ja pyydä häntä kertomaan vaikutelmistaan organisaation visiosta ja arvoista, joihin vanhat työntekijät voivat olla jo osittain kyllästyneitä ja ”sokeita” ottamaan kantaa.
2. Viestintä ja verkostoituminen perehdyttämisen keskiössä
Perehdytyksen tarkoituksena on myös valmistaa organisaatio työskentelemään uuden tulijan kanssa. Riittävä viestintä ja tiedottaminen uudesta työntekijästä ja hänen vastuualueistaan on ensimmäinen askel. Etenkin johtoa ja asiantuntijoita perehdytettäessä verkostoitumisen tukeminen on tarpeellista ja nopeuttaa pääsyä tuloksentekoon.
3. Perehdytyksen hyvä ja laadukas toteutus
Huolellisesti suunniteltu perehdytysohjelma tapaamisineen ja alustuksineen on hyvää ja laadukasta palvelua, mutta työläs järjestää eikä välttämättä vastaa työskentelytapaa, jota tulijalta odotetaan jatkossa. Halutaanko perehdytyksellä ohjata passiiviseen ja ulkoa ohjattuun toimintaan, vai omakohtaiseen ongelmanratkaisuun? Perehtyjää voidaan ohjata muutamien ensimmäisten päivien jälkeen rakentamaan itse itselleen sovitun tavoitteen mukaisen perehdytysohjelman. Samalla monet käytännölliset seikat, kuten neuvottelutilojen sijainnit ja varaamiset, tulevat luontevissa yhteyksissä selville.
Perehdytysprosessi osaksi organisaatiota
Perehdytysprosessi ei ole irrallinen osa organisaatiota, eikä myöskään ensimmäinen asia minkä uusi työntekijä kohtaa uudesta työantajastaan. Perehdytysprosessi alkaa jo rekrytoinnista, jolloin mahdollinen uusi työntekijä saa ensikosketuksen yritykseen.
Onboardingissa on neljä kriittistä ajanjaksoa, jolloin työntekijä suurella todennäköisyydellä irtisanoutuu, ellei Onboardingia hoideta näinä kriittisinä ajankohtina hyvin:
• Sopimuksen allekirjoittamisesta ensimmäiseen työpäivään
• Ensimmäinen työpäivä
• Ensimmäiset 30 päivää
• Ensimmäiset 90 päivää
Perehdytysprosessin pituus tulisi olla vähintään kolme kuukautta, ja sille ajanjaksolle tulisi olla suunnitelma, miten prosessi toteutetaan. Suunnitelma ei myöskään saa olla liian jäykkä, vaan sen tulee elää perehdytyksen mukana. Prosessin pituus voi vaihdella työtehtävien mukaan. Toimiala ja yrityksen sisäiset käytännöt vaikuttavat prosessin pituuteen. Vähemmän taitoa vaativiin töihin 30 päivän onboarding-prosessi voisi olla riittävä. Vaativimmissa rooleissa prosessi voisi olla vähintään 90 päivän mittainen ja asiantuntija- ja johtajatason rooleissa prosessin tulisi olla vähintään 180 päivän mittainen.
Onboardingissa tunteet ovat myös suuressa roolissa, sekä motivaation ylläpitämisestä että hyvän ensivaikutelman saannissa. Mikäli uusi työntekijä saa työnantajastaan huonon ensivaikutelman, mielikuvaa on hankala muuttaa. Onboardingin kannalta ensimmäiset kuukaudet ovatkin kriittisiä, siksi hyvän ensivaikutelman antaminen jo rekrytoinnista alkaen on äärimmäisen tärkeää.
Ydinasiat, jotka työntekijän tulisi tietää perehdyttämisen jälkeen:
millainen työntekijän oma työnkuva on ja millaisia vastuita siihen liittyy?
Eklund. Tervetuloa Meille! Helsinki: Grano Oy 2018.
Corporate Spirit Oy. Tulokaskokemus vaikuttaa pitkään.
Luoto, L. 2012. Psycon. Ajattele perehdytys uudelleen. Blogi.
Koodiystävä, Marco Willgren. Onboarding on parempaa kuin perehdytys.