Digitaalisen työpaikan anatomia - Atea
Digitalisaatio2017-09-19
Matka kohti digitaalista työpaikkaa lähtee organisaation johdosta. Tietotekniikan rooli on auttaa liiketoiminta läpi vaativan, mutta palkitsevan prosessin, kertoo Atean teknologiajohtaja Tommi Heiniö.
Digitaalinen työpaikka ei tarkoita pelkästään sitä, että kaikki on sähköistä. Se on ajatusmalli, jossa ei enää toimita analogisen maailman reunaehdoilla. Kyse on prosessien suoraviivaistamisesta, paperien hävittämisestä ja esimerkiksi siitä, että tuodaan muissa maissa olevat kollegat joka päivä työskentelemään samaan tilaan.
Atean tekologiajohtaja Tommi Heiniö sanoo, että digitaalisten työvälineiden pitää olla sellaisia, että työntekijät haluavat oikeasti käyttää niitä.
”IT-hankinnat ovat olleet monille yrityksille viimeisen kymmenen vuoden ajan lähinnä välttämätön kuluerä. Nyt elämme taas aikoja, jolloin tietotekniikalla voidaan saavuttaa merkittäviä kilpailuetuja liiketoiminnassa”, sanoo Heiniö.
”Monessa yrityksessä on lähdetty digimatkalle sieltä täältä, ilman kunnollista kokonaiskuvaa. Se ei riitä muuttamaan työtapoja. Muuttuva työnteon malli lähtee johdosta ja digitaalisen työpaikan idea on koota palasista saumaton kokonaisuus. Silloin koko organisaatio alkaa hyödyntää uusia työnteon malleja, joista tulee ennen pitkää luontaisia.”
Muutoksen onnistuminen vaatii paljon pitkäjänteistä työtä. Yksi tärkeimmistä toimenpiteistä on kolmivuotisen liiketoiminta- ja teknologiasuunnitelman tekeminen.
”Siinä määritellään mahdollisimman tarkasti, millä prioriteetilla ja aikataululla liiketoiminnalle tärkeät ominaisuudet tuodaan käytettäviksi, missä vaiheessa rakennetaan yhteiset tiedostonjakojärjestelmät ja missä vaiheessa varmistetaan, että IT-ympäristö ja verkot ovat modernissa kuosissa. Ja tietenkin se, miten nämä kaikki linkittyvät toisiinsa.”
Tietoturvan merkitys kasvaa kyberhyökkäysten lisääntyessä. Tämäkin otetaan vuosisuunnitelmissa huomioon, jotta tietoturva-asiat eivät enää jarruta uusien toimintojen käyttöönottoa, vaan ne hoidetaan kuntoon modernein ratkaisuin.
”Tämä kaikki yhdistettynä nopeaan verkkoon antaa koko organisaatiolle selvästi entistä paremman käyttökokemuksen. Toimiva alusta mahdollistaa uudet työtavat ja digitaaliset työvälineet saavat ihmiset ottamaan laitteistaan kaiken tehon irti”, valistaa Heiniö.
Ensin tulee bisnesjohdon tahtotila
Digitaalisen työpaikan peruskiven voi muurata vasta, kun yrityksen johto seisoo muutoksen takana. Heiniön mukaan johdon pitää ymmärtää, mitä nykypäivän IT on. ”Järjestelmiin tulee uusia ominaisuuksia jopa viikoittain. Ne eivät ole aina teknisiä ominaisuuksia, vaan esimerkiksi liiketoiminnan ratkaisuja, jotka mahdollistavat asioiden tekemisen uudella tavalla.”
”Me Atealla olemme havainneet, että näitä ominaisuuksia tulee niin paljon, että yrityksissä ei yksinkertaisesti ehditä ottaa uusia palveluja käyttöön kyllin nopeasti. Tässä ulkopuolisen kumppanin käyttö tuo tehoa ja tuloksia, kun bisnes alkaa hyödyntää uusia ominaisuuksia.”
Kun raamit on määritelty, luodaan digitaalisen ympäristön alusta. Silloin myös työnteon tavat alkavat hahmottua. Sähköpostin käyttö vähenee ja videohuoneiden käyttö kasvaa. Organisaation läpinäkyvyys lisääntyy ja koko henkilöstön osaamista voidaan hyödyntää aiempaa dynaamisemmin. Tiedonkulku on nopeampaa ja kaikkien käyttökokemus paranee.
Kuvaan astuvat myös digitaaliset työvälineet. ”Niiden pitää olla sellaisia, että työntekijät haluavat oikeasti niitä käyttää. Ei siis tietohallintolähtöisiä, vaan käyttäjälähtöisiä laitteita. Kun tämä on todellisuutta, työteho lisääntyy. Ilman kunnollisia työvälineitä digitaalisen työpaikan rakentaminen ei onnistu”, sanoo Heiniö.
Kaiken takana on pilvi
Digitaalisen työpaikan taustalla on järjestelmä, jota normaali käyttäjä ei koskaan näe; pilvi ja konesali. Myös niihin pätee kolmen vuoden suunnitelma: mitkä ovat bisnekselle kriittisimmät sovellukset ja miten ne saadaan pyörimään entistä jouhevammin.
”Kun kaikki data on pilvessä, onnistuu uusien ratkaisujen pystyttäminen jopa minuuteissa – analogisessa maailmassa puhuttaisiin kuukausista. Lopputuloksena koko yritys reagoi nopeammin. Uudet liiketoimintalähdöt eivät hidastu tietoteknisten projektien takia. Eikä digitaalisen työpaikan rakentaminen maksa yhtään sen enempää kuin vanhan analogisen pyörittäminen ja hoitaminen.”
Uudet keinot ovat parempia kuin pussillinen vanhoja
Yksi digitaalisen työpaikan tärkeimmistä onnistumisen edellytyksistä on se, että yrityksen johto ja tietohallinto keskustelevat jatkuvasti bisneksen tarpeista. Kyse ei ole enää ylläpidosta, vaan jatkuvasta kehittämisestä ja työn tekemisestä uusilla tavoilla.
”Kun me Atealla uudistimme omaa organisaatiotamme, rakensimme kaiken digitaalisen työpaikan ehdoilla – myös koko tarjoamamme asiakkaille. Lähtökohtanamme oli miten IT hyödyttää niin liiketoimintaa, johtoa, työntekijöitä kuin sidosryhmiäkin.”
”Mitä me sitten opimme omista kokemuksistamme? Nykyään suosittelemme asiakkaidemme liiketoimintajohtoa kiinnittämään aina huomiota seuraaviin seikkoihin: Oletteko ketteriä? Kestääkö asioiden toteuttaminen viikkoja tai kuukausia? Tuntuuko, että kilpailijat ajavat vasemmalta ja oikealta ohi? Onko niillä teknistä etumatkaa? Moititaanko meitä jäykkyydestä?”, Heiniö kertoo.
Matka kohti digitaalista työpaikkaa voi alkaa, kun yrityksen johdossa tiedetään, millaisia asioita teknologian avulla halutaan saavuttaa.