Tietosuojaseloste | Zonta e-Club of Finland 1
Y -tunnus 2856897-6 | PRH Rek.nro 215 378 | ZI Club nro 1942
2. Rekistereistä vastaava henkilö
Rekistereistä vastaa yhdistyksen puheenjohtaja.
3.Rekisterien nimi ja rekisteröidyt henkilöt
Rekistereitä ovat zontatoiminnan apuna käytettävät Yhdistyksien tilapäiset ja pysyvät henkilörekisterit. Henkilötietoja tallennetaan mm. Yhdistyksen hallinnon asiakirjoihin sekä kirjanpitojärjestelmään.
Zonta Internationalin päämajassa sijaitsee yhteinen Zonta Internationali ja Zonta e-Club of Finland1 jäsenrekisteri, josta on laadittu omat tietosuojalomakkeet.
Zonta International Data Protection Guidelines
Zonta International Foundation Data Protection Policy
Data Protection – Consent to Store and Use Member Data
Jäsenrekisteri sijaitsee USA:ssa. Jäseneksi liittyessään ja sen jälkeen vuosittain uusi sitoumuksen kerhon kanssa. Sitoumuksen säilyttää Rahastonhoitaja/Tietosuojavaltuutettu. Kansainvälisen jäsenmaksun yhteydessä vahvistaa sitouksen jäsenen maksun yhteydessä vuosittain.
Member Form B lomakkeella lähetetään seuraavat tiedot jäsenen liittyessä e-Clubiin:
Sukupuoli nainen/mies/muu sekä
Jos olen ollut aikaisemmin jäsen: (Kerhon/e-Clubin nimi ja jäsenyyden kesto)
Muu jäsenen antama tieto perustuu suostumukseen ja kerääntyy tehtävien ja lahjoittamisen yhteydessä.
Kun jäsen on hyväksytty, jäsen hallinnoi omia jäsentietojaan Zonta Internationalin jäsenrekisterissä My Zonta -tilin avulla. Zonta Internationalin ja Zonta e-Club of Finland1 noudattaa EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia ohjeita henkilötietojen suojauksessa ja käyttötarkoituksessa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on zontatoiminta. Tiedot palvelevat jäsenten keskinäistä yhteydenpitoa, tilaisuuksien järjestämistä, varainhankintaa, lahjoitusten organisointia, Yhdistyksien lakisääteistä hallintoa, jäsenlehtien ja -tiedotteiden jakelua sekä kansainvälisen zonta järjestön tarpeita ja muuta zontatoimintaa. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.
Rekistereissä käsitellään vain toiminnan kannalta välttämättömiä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi henkilön nimi, yhteystiedot, syntymäaika, ilmoittautuminen tilaisuuteen, tilaisuuteen liittyvät lisätiedot, lahjoitustiedot, zonta toimihenkilöasema, zontatoimintaan liittyvät matkustustiedot.
Rekisterien pitämisen peruste on ns. oikeutettu etu zontatoiminnan organisoimiseksi sekä Yhdistyksen velvollisuuksien hoitamiseksi.
Kaikki tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Rekistereissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa rekisteröidyn suostumuksella tai lainsäädännön niin vaatiessa.
Rekistereissä olevia henkilötietoja luovutetaan Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Zonta Internationalin jäsenrekisterijärjestelmään, jonka palvelimet sijaitsevat USA:ssa. e-Clubin rahastonhoitaja/tietosuojavaltuutettu pyytää jäseneltä vuosittain Data Protection – Consent to Store Member Data lomakkeella, joka jää kerhon haltuun. Rahastonhoitaja vahvistaa suostumuksen tietojen siirtoon maksaessaan päämajan jäsenmaksut (INVOICE) vuosittain.
Tiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat, rekistereissä olevat tiedot tai saada tietää, että rekistereissä ei ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia häntä koskevan tiedon korjaamista, poistamista ja täydentämistä. Tarkastus- ja korjausoikeutta käyttääkseen rekisteröidyn tulee olla yhteydessä Yhdistyksen rekisterin pitäjään. Jäsen voi My Zonta tilin kautta hallinnoida omia päämajan jäsenrekisterijärjestelmässä olevia tietoja henkilökohtaisilla tunnuksilla.
Tiedot rekistereissä säilytetään vain tarpeellisen ajan. Vanhat ja tarpeettomat tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa.
Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojensa käsittelyä koskeva asia valvontaviranomaisen