Tietoja SharePointin työnkuluista - SharePoint
SharePoint-työnkulut ovat valmiiksi ohjelmoituja pienoissovelluksia, jotka nopeuttavat ja automatisoivat useita liiketoimintaprosesseja, kuten säännöllisen prosessin nykyisen tilan seuraamista tai allekirjoitusten, palautteen tai hyväksyntöjen keräämistä suunnitelmaa tai asiakirjaa varten. SharePoint-työnkulut on suunniteltu säästämään aikaa ja vaivaa sekä yhtenäistämään ja tehostamaan säännöllisesti suoritettavien tehtävien suorittamista.
Kun sama prosessi suoritetaan SharePointin asiakirjan hyväksyntätyönkulun avulla, kaikki tarkistus-, seuranta-, edelleenlähetys- ja muistutustoimet tapahtuvat työnkulussa automaattisesti. Jos joku suorittaa tehtävän myöhässä tai vastaan tulee jokin muu este, työnkulku luo asiasta kertovan ilmoituksen. Kenenkään työryhmän jäsenen ei tarvitse aktiivisesti valvoa prosessia, sillä SharePoint-työnkulussa prosessi valvoo aina itse itseään.
SharePoint-työnkulun suorittaminen on helppoa. Valitse tarvittava työnkulun tyyppi, määritä tilanteeseen parhaiten sopivat asetukset ja anna työnkulun huolehtia muusta. Voit myös peruuttaa tai lopettaa työnkulun tarvittaessa milloin tahansa.
Jokainen sisällytetyistä työnkulun tyypeistä toimii mallin tapaan. Työnkulun versio lisätään yksittäiseen luetteloon tai kirjastoon tai koko sivustokokoelmaan aloituslomakkeen avulla. Lomakkeeseen määritetään esimerkiksi seuraavat versiossa käytettävät asetukset ja valinnat: kenelle työnkulku määrittää tehtäviä, tehtävän määräajat, miten työnkulku käynnistetään ja kuka sen käynnistää sekä tehtäväilmoituksiin liittyvät ohjeet.
Tärkeää: Oletusarvoisesti Hyväksyminen-, Palautteen kerääminen- ja Allekirjoitusten kerääminen -työnkulkuja ei ole kytketty päälle eikä niitä ole lueteltu liittämislomakkeen Valitse työnkulun malli -luetteloruudussa. Sivuston järjestelmänvalvoja voi ottaa ne käyttöön kytkemällä ne päälle sivustokokoelmatasolla.
On viisi valmiiksi ohjelmoitua työnkulun tyyppiä.
Hyväksyntä (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen hyväksyttäväksi tai hylättäväksi)
Hyväksyntätyönkulku reitittää asiakirjan tai muun kohteen liittäminen nimettyjen henkilöiden niiden hyväksyttäväksi tai hylättäväksi. Voit myös määrittää luettelon tai kirjaston sisällön hyväksymisen hyväksymistyönkulun. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa hyväksyntätyönkulut.
Palautteen kerääminen (asiakirjan tai kohteen ohjaaminen palautetta varten)
Palautteen kerääminen-työnkulku reitittää asiakirjan tai muun kohteen nimettyjen henkilöiden antamaan palautetta. Palautteen kerääminen-työnkulun kokoaa kaikki työnkulun omistaja osallistujien palaute ja sisältää tarkistus. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa tietoja palautteen kerääminen-työnkulusta.
Allekirjoitusten kerääminen (asiakirjan, työkirjan tai lomakkeen ohjaaminen digitaalisia allekirjoituksia varten)
Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku reitittää Microsoft Office-asiakirjan nimettyjen henkilöiden digitaaliset allekirjoitukset. Huomaa, että Allekirjoitusten kerääminen-työnkulku toimii vain Word-asiakirjat, Excel-työkirjojen ja InfoPath-lomakkeiden kanssa. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa tietoja Allekirjoitusten kerääminen-työnkulusta.
Kolmen tilan työnkulku on suunniteltu seuraamista luettelokohteen kolmen tilan (vaiheen) kautta. Sen avulla voidaan hallita liiketoimintaprosesseja, joissa organisaatioiden on suurta asioiden tai kohteiden – asiakastukea ongelmat, myyntimahdollisuuksia tai projektitehtäviä, kuten.
Kun tilasta siirrytään seuraavaan tilaan, työnkulku delegoi tehtävän tietylle henkilölle ja lähettää tälle tehtävää koskevan sähköpostiviestin. Kun tehtävä on suoritettu, työnkulku päivittää kohteen tilan ja siirtyy seuraavaan tilaan. Kolmen tilan työnkulku on tarkoitettu Seuranta-luettelomallille, mutta tätä työnkulkua voi käyttää missä tahansa luettelossa, johon on määritetty vähintään kolme arvoa sisältävä Vaihtoehto-sarake.
Katso lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet artikkelista Kolmen tilan työnkulun käyttäminen.
Julkaisemisen hyväksyntä (sisällön automaattinen reitittäminen tarkistettavaksi tai hyväksyttäväksi)
Julkaisemisen hyväksynnän työnkulun muistuttaa muihin SharePoint-työnkulkujen siten, että se automatisoi reititys sisällön asiantuntijoina ja sidosryhmän tarkistettavaksi tai hyväksyttäväksi. Minkälainen julkaisemisen hyväksynnän työnkulun yksilöllinen on, että se on suunniteltu erityisesti julkaisusivustot, jossa uusien ja päivitettyjen verkkosivujen julkaisemisen tiiviisti hallitaan. Tällaiset sivustot-ei uutta sisältöä voidaan julkaista, ennen kuin se on hyväksynyt jokaisen työnkulun hyväksyjän. Lisätietoja ja vaiheittaiset ohjeet ovat kohdassa julkaisemisen hyväksynnän työnkulun käsitteleminen.
Työnkulun aloittaminen Myös oletusarvoisesti, sinun on oltava Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, voit käynnistää työnkulun, joka on jo lisätty. (Ryhmän jäsenet ja omistajat-ryhmään oletusarvoisesti on Muokkaa kohteita-käyttöoikeudet, sivuston vierailijat-ryhmän ei tue.)
Voit myös omistajat voivat määrittää tietyn työnkulkujen siten, että ne on aloitettu vain omistajat-ryhmän jäsenille.
Jos tarvitset lisää joustavuutta valmiisiin työnkulkuihin, voit mukauttaa niitä esimerkiksi SharePoint Designer 2013 -työkalulla. Voit myös luoda omia mukautettuja työnkulkuja alusta alkaen.
Voit myös määrittää työnkulun toisiinsa liittyviä tiedostoja varten. Jos työnkulku liittyy esimerkiksi tiedostokirjastoon tai jos se on suodatettu Tiedosto-sisältötyypillä, tilannekohtaisten Tiedostojoukko-toimintojen ryhmä tulee näkyviin. Tiedostojoukolla asiakirjaryhmää voidaan käsitellä yhtenä yksikkönä, jolloin tiedostojoukkoa koskeva toimenpide suoritetaan jokaisessa siinä olevassa kohteessa.