1 REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä: Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä (nimi ja yhteystiedot) Potilasrekisteri Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä PL 100, Hallintoaukio Kauhajoki 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (nimi ja yhteystiedot) 3a. rekisteriasioista vastaava henkilö: Hoidon ja hoivan palvelualue Terveyspalvelujohtaja Kirsti Kähärä Prännärintie 6-8, Kauhajoki 3b. rekisteriasioiden yhteyshenkilö: Henkilö, johon rekisteröity/asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Hoito- ja hoivatyönjohtaja Tarja Toivonen Prännärintie 6-8, Kauhajoki 4. Rekisterin käyttötarkoitus (henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja/tai rekisterin pitämisen peruste) Potilasrekisterin käyttötarkoituksena on: asiakkaan ajan- ja hoidonvarauksen, neuvonnan, tutkimuksen, hoidon, palvelun ja kuntoutuksen suunnittelu, toteutus ja/tai järjestäminen sekä seuranta, asiakassuhteen hoitaminen ja palvelun tuottaminen asiakkaan mahdollinen ohjaaminen muuhun hoitolaitokseen, asiakaslaskutus, asiakastietojen käyttö liikelaitoskuntayhtymän toiminnan tilastointi- ja seurantatarkoituksiin, asiakkaiden tietojen käyttö opetus- ja tutkimustoiminnassa sekä sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden toiminnan valvonta. Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: Kansanterveyslaki (66/1972) Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989)
2 Asetus neuvolatoiminnasta, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuorten ehkäisevästä suun terveydenhuollosta (380/2009) Asetus lääkinnällisestä kuntoutuksesta (1015/1991) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Sosiaalihuoltolaki (710/1982) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992) Laki omaishoidon tuesta /937 Mielenterveyslaki /1116 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä /569 Sotilasvammalaki /404 Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista / Rekisterin tietosisältö (rekisteriin tallennetut tiedot, käytössä olevat osarekisterit) Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot) ajan- ja hoidonvarauksen, neuvonnan, tutkimuksen, hoidon, palvelun ja kuntoutuksen järjestämisen yhteydessä syntyneet tai niitä varten asiakkaalta, omaisilta tai muilta hoitolaitoksilta saadut tiedot. Rekisteriin merkitään kaikki asiakkaan ajan- ja hoidonvarauksen, neuvonnan, hoidon ja palvelun suunnittelun ja toteuttamisen tai järjestämisen sekä seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot. Potilasrekisteri sisältää seuraavat toiminnot/osajärjestelmät: ajanvaraus kertomus (sis. myös ekg, osastonlääkitys, lähete- ja palaute ja digitalisoinnin myötä radiologia) työnantajakertomus osastonhallinta kotihoito kunto laboratorio kutsu seuranta hallinta Tietojen merkitseminen perustuu potilaan asemasta ja oikeuksista säädettyyn lakiin ja STM:n asetukseen potilasasiakirjoista (298/2009). 6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet asiakkaan tai hänen omaisensa ilmoittamat tiedot hoitohenkilökunta: asiakkaan ajan- ja hoidonvaraukseen, neuvontaan, hoitoon, tutkimukseen ja kuntoutukseen liittyvät tai niihin liittyvien tehtävien yhteydessä muodostuneet tiedot ja merkinnät potilasrekisteriin
3 väestörekisterikeskus (esimerkiksi kotikunta- ja osoitetiedot) asiakkaan, omaisen tai edunvalvojan suostumuksella muilta hoitavilta yksiköiltä saadut tiedot verotustiedot verohallinnolta sosiaalietuustiedot Kela Soky- järjestelmästä eläketiedot eläkelaitoksilta 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset (luovutuksen periaatteet, luovutuksen saajat ja peruste) Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/92). Käytäntönä ja pääsääntönä on, että asiakastietoja luovutetaan vain asiakkaalle itselleen. Jos asiakkaasta tehdään lähete toiseen hoitolaitokseen, se tehdään asiakkaan luvalla. Asiakastietoja voidaan luovuttaa: 1. Tarvittaessa asiakkaan kirjallisella yksilöidyllä suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Molemmissa tapauksissa suostumus kirjataan potilastietojärjestelmään. Lisäksi asiakkaan kirjallista, yksilöityä suostumusta varten on potilastietojärjestelmässä erillinen lupalomake, joka tulostetaan ja jonka asiakas tai hänen laillinen edustajansa allekirjoittaa. Lupalomake säilytetään siinä yksikössä, jossa suostumus pyydetään. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen. 2. Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa ilman potilaan suostumusta toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos asiakkaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto asiakkaan hoidossa olosta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista785/1992, 13 ). Jos alaikäinen asiakas ikänsä ja kehitystasonsa puolesta kykenee päättämään hoidostaan, hänellä on oikeus kieltää terveydentilaansa ja hoitoansa koskevien tietojen antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 9 ).
4 Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kun tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 13 ). Tietoja voidaan luovuttaa myös toimintayksikön tai sosiaalija terveysministeriön antamalla luvalla tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 28 ). Tarvittavia potilastietoja voidaan luovuttaa myös nimenomaisen lainsäädöksen nojalla. 3. Potilasrekisteristä luovutetaan säännönmukaisesti tietoja terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten. Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämät rekisterit: hoitoilmoitusrekisteri syntyneiden lasten rekisteri raskauden keskeyttämis- ja sterilointirekisteri syöpärekisteri epämuodostumarekisteri näkövammarekisteri implanttirekisteri Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskuksen (Fimea) ylläpitämät rekisterit: lääkkeiden haittavaikutusrekisteri huumausaineseurantarekisteri Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä rekisteri: tartuntatautirekisteri 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Tietoja ei siirretä.
5 9. Rekisterin käyttö ja suojauksen periaatteet (käyttöoikeus, säilytys, arkistointi ja hävittäminen) Asiakastietoja saavat käyttää kyseessä olevan asiakkaan ajan- ja hoidonvaraukseen, neuvontaan, hoitoon, tutkimukseen, kuntoutukseen tai niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat liikelaitoskuntayhtymän työntekijät. Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus, mikä jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Rekisterinpitäjän ylin johto ja rekisteriasioista vastaava henkilö päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Potilasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. A. Sähköisessä muodossa oleva potilasrekisteri (Terveys-Effica): käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana (erillinen käyttöoikeussopimus) rekisteritietojen käyttöä valvotaan käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti käyttöoikeus päättyy työ-/virkasuhteen päättyessä ulkoista yhteyttä valvotaan ns. palomuurein ylläpidosta on erilliset käyttö- ja ylläpitosopimukset Atk-laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. B. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) asiakirjoja säilytetään asiakaskansioissa asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. 10. Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Asiakkaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena kopiona (Henkilötietolaki 523/ ). Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena erillisellä lomakkeella ja osoitetaan terveyspalvelujohtaja Kirsti Kähärälle (Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, Prännärintie 6-8, Kauhajoki). Tiedot antaa asianomaisessa toimintayksikössä potilasta hoitava lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö terveyspalvelujohtajan ohjeiden mukaisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että
6 tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille Tällöin asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus tarkastusoikeuden epäämisestä (kieltäytymistodistus). Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (Henkilötietolaki 523/ ). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. 11. Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/ ). Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti erillisellä lomakkeella ja osoitetaan terveyspalvelujohtaja Kirsti Kähärälle (Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä PL 100, Kauhajoki). Korjauksen tekee asiakkaan asiaa hoitava henkilö terveyspalvelujohtajan ohjeiden mukaisesti. Korjaus tehdään siten, että virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatietoihin siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, asema ja päiväys tulee ilmetä asiakirjasta. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus Henkilötietolain 523/ :n mukaisesti. Kieltäytymistodistuksen antaa terveyspalvelujohtaja. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (esim. HetiL 30 )