کار مجازی یا کار از راه دور محصول و نتیجه دو تحول بزرگ در عرصه فناوری است. تحول اول مربوط به ظهور صنعت ه ارتباطات است که امکان ارتباط از راه دور را به صورت همزمان فراهم کرده و به نوعی در جهان ارتباطات اهمیت فاصله، مکان و زمان خطی را از بین برده است. 

تحول دوم مربوط به تبدیل ماهیت آنالوگ به ماهیت دیجیتال است. ماهیت آنالوگ محدود به جهان شیئی و فیزیکی بود و تحولات آن در ماده، صدا، تصویر و خدمات محدود به اقدامات آنالوگ بود. ماهیت دیجیتال از یک منطق الگوریتمی برخوردار است که نظام برنامه و هوش مصنوعی را با انعطاف تغییر، تنوع، عملیات مبتنی بر زمان و موقعیت مجازی فراهم می کند.

شاید دورکاری برای برخی از افراد چیز تازه‌ای نباشد، ولی این امر باعث شده که خیلی از مدیران و کارمندان برای اولین بار محیط کار را ترک کرده و از خانه کار کنند. 

البته باید اشاره کرد که این کار چالش ها و مشکلاتی را برای آنها به بار آورده که برای رفع این مشکلات می بایست چاره ای اندیشید. 

اگرچه بهتر است سیاست‌های کاری ازپیش برنامه ریزی‌  شوند، زیرا در مواقع بحرانی ممکن است این مقدار از آمادگی در دسترس نباشد. مدیران می‌توانند با برداشتن گام‌هایی که پژوهش‌های پیشین اثربخش بودنشان را ثابت کرده‌اند، به‌راحتی بهره وری کارمندان دورکار را افزایش دهند، حتی وقتی زمان کمی برای آمادگی وجود دارد.
چالش‌های دورکاری چیست؟البته مدیران باید در مرحله اول عوامل ایجاد مشکلات در دورکاری را به‌خوبی درک کنند؛ در غیر این صورت، کارمندانی که تا پیش از این بازدهی بالایی داشته‌اند، در زمان دورکاری و درصورت نبود برنامه ریزی و آموزش مناسب، تعهد کاری‌ و عملکردشان کمتر شود. در اینجا به چالش‌هایی که در دورکاری وجود دارند اشاره می کنیم:

- نبود نظارت: هم مدیران و هم کارمندان اغلب نگران نبود نظارت رودررو هستند. مدیران معمولا نگران این هستند که کارمندان به اندازه‌ای که باید کار نکنند و بهره‌وری آنها کاهش پیدا کند. (البته، پژوهش‌ها، دست‌کم درمورد بعضی از مشاغل، عکس این موضوع را ثابت کرده‌اند).

از طرف دیگر، خیلی از کارمندان از کاهش دسترسی به منابع و ارتباطات مدیریتی شکایت می‌کنند. در بعضی موارد، کارمندان حس می‌کنند که مدیران دورکار نیازهای آنها را نمی‌شناسند و درنتیجه نمی‌توانند در انجام کارها به آنها کمک یا پشتیبانی کنند.

- نبود دسترسی به اطلاعات: کارمندانی که به‌تازگی دورکار شده‌اند معمولا از زمان اضافی‌ای که باید برای جابه‌جایی اطلاعات بین همکارانشان صرف کنند متعجب می‌شوند. حتی پاسخ‌دادن به سؤالی که به‌نظر ساده می‌رسد، می‌تواند برای کارمندی که در خانه کار می‌کند تبدیل به مانعی بزرگ شود. این پدیده می‌تواند از حوزه کاری هم فراتر رفته و تبدیل به چالش بین‌فردی در بین همکاران دورکار شود. همچنین نبود دانش مشترک میان کارمندان دورکار باعث می‌شود در شرایط دشوار کمتر به یکدیگر اعتماد کنند. 

- انزوای اجتماعی: تنهایی و نبود روابط اجتماعی در محل کار، یکی از رایج‌ترین شکایت‌هایی است که کارمندان دورکار دارند. تصور می‌شود که افراد برونگرا، به خصوص اگر با افراد خارج از محیط کار خود روابط زیادی نداشته باشند، در کوتاه‌مدت بیشتر از این موقعیت رنج ببرند. با‌این‌حال، انزوای اجتماعی در طولانی‌مدت روی همه کارمندان اثر می‌گذارد و باعث می‌شود احساس تعلق کمتری به محیط کار داشته باشند و حتی ممکن است بیشتر به ترک شغل تمایل پیدا کنند.

- حواس‌پرتی در خانه: گاهی در تصاویری که از کارمندان دورکار نشان می‌دهند، آنها را در حالی می‌بینیم که فرزندشان را در آغوش کشیده‌اند و مشغول تایپ هستند یا روی کاناپه یا کف اتاق پذیرایی لم داده‌اند. درواقع، این تصویر خیلی بدی از کار مفید مجازی است. 

معمولا باید کارفرمایان تا قبل از اینکه به کارمندان اجازه دورکاری بدهند، مطمئن شوند کارمندان دورکارشان هم محل کار و هم سیستم نگهداری مناسب از فرزندانشان را دارند؛ ولی، در مواقعی که تصمیم به دورکاری ناگهان و بدون برنامه‌ریزی قبلی اتفاق می‌افتد، احتمال اینکه کارمندان درگیر محل کار نامناسب یا (در شرایطی مانند شرایط فعلی که مدارس و مهدهای کودک نیز تعطیل هستند) مشکلات نگهداری از فرزندانشان نیز بشوند زیاد است؛ حتی در شرایط عادی، نیازهای خانه و خانواده می‌توانند بر دورکاری اثر بگذارند. مدیران باید انتظار داشته باشند که در شرایطی غیرعادی مانند شرایط کنونی این مشکلات افزایش می یابد.

راه‌های حمایت مدیران از کارمندان دورکاراگرچه دورکاری می‌تواند چالش‌های زیادی داشته باشد، مدیران می‌توانند با چند کار ساده و کم‌هزینه این انتقال را آسان‌تر کنند. 

- کنترل روزانه: خیلی از مدیران موفق دورکار، تماس‌های روزانه با کارمندان دورکارشان برقرار می‌کنند. درصورتی‌که کارمندان مستقل از یکدیگر کار کنند، این تماس‌ها می‌تواند به‌شکل مجموعه‌ای از تماس‌های فردی باشد و درصورتی‌که گروهی کار کنند می‌تواند تماس گروهی باشد. 

نکته مهم: این تماس‌ها باید منظم و قابل‌پیش‌بینی باشد و تالار گفت‌وگویی وجود داشته باشد که کارمندان بتوانند در صورت بروز مشکل به‌راحتی با مدیرشان ارتباط برقرار کنند.

- فراهم‌کردن گزینه‌های مختلف فناوری ارتباطات: ایمیل به‌تنهایی کافی نیست. کارکنان دورکار نیاز به تکنولوژی غنی‌تری مانند ویدئوکنفرانس دارند که امکان ارتباط رودررو را برای آنها فراهم می‌کند. ویدئوکنفرانس، به‌ویژه برای گروه‌های کوچک‌تر، مزیت‌های زیادی دارد.

این کار دانش مشترک درباره کارکنان را افزایش می‌دهد و باعث بهبود حس انزوای اجتماعی بین تیم‌ها می‌شود. شرایطی نیز وجود دارند که همکاری سریع مهم‌تر از جزئیات تصویری است. در چنین شرایطی، می‌توانید از ابزارهای پیام‌های شخصی بر پایه موبایل استفاده کنید که برای مکالمات ساده‌تر و سریع‌تر مناسب هستند.

نکته مهم: اگر شرکت شما ابزارهای فناوری لازم را در اختیار ندارد، روش‌های ارزانی برای به‌دست‌آوردن نسخه‌های ساده‌تر این ابزارها به‌شکل موقتی برای تیمتان وجود دارد. قبل از استفاده از هرکدام از این ابزارها، حتما با بخش آی.تی سازمان مشورت کرده تا مطمئن شوید سطح مناسبی از امنیت داده‌ها وجود دارد.

- قوانین ارتباطی ایجاد کنید: وقتی مدیران قوانینی برای ابزارهای ارتباطی و زمان و میزان برقراری ارتباط مشخص می‌کنند، دورکاری مفیدتر می‌شود. برای نمونه، می‌توانید از ویدئوکنفرانس برای کنترل روزانه و از پیام‌های فوری برای کارهای ضروری استفاده کنید. 

- ایجاد فرصت‌ برای تعاملات اجتماعی از راه دور: یکی از ضروری‌ترین گام‌هایی که مدیر باید بردارد، تعیین راه‌هایی برای ایجاد تعامل اجتماعی بین کارمندان است (این یعنی مکالمات غیررسمی درباره موضوعاتی که به کار مربوط نمی‌شوند). این موضوع برای همه کارمندان صدق می‌کند، اما برای کارمندانی که ناگهان مجبور به دورکاری شده‌اند ضروری‌تر است.

- تشویق و حمایت احساسی: در مواقعی مانند شرایط کنونی که کارمندان بدون برنامه‌ریزی قبلی مجبور به دورکاری می‌شوند، مدیران باید استرس آنها را به‌خوبی درک کنند، به نگرانی‌ها و اضطراب کارمندان گوش بسپارند و با آنها همدردی کنند. اگر متوجه می‌شوید یکی از کارمندانی که به‌تازگی دورکار شده استرس دارد اما استرس یا اضطرابش را نشان نمی‌دهد، حتما احوالش را جویا شوید.
این روزها به‌دلیل شیوع ویروس کرونا، بسیاری از کارمندان مجبور به دورکاری و فعالیت در خانه شده‌اند و این یکی از راه‌های امن برای مقابله با ویروس کرونا است.