به گزارش تبیان به نقل از تابناک، در این بخشنامه آمده است: در راستای اهتمام به رفاه و تسهیل برخورداری اعضای هیات علمی و غیرهیات علمی دانشگاه و خانواده‌های محترم آنان از امکانات اقامتی- رفاهی واحدها و مراکز آموزشی دانشگاه آزاد اسلامی در تعطیلات نوروز سال 1397، واحدها و مراکز آموزشی موظفند با به کارگیری حداکثر توان و ظرفیت و با برنامه‌ریزی مناسب نسبت به تشکیل ستاد اسکان نوروزی تحت نظارت مستقیم روسا و معاونان اداری مالی مطابق دستورالعمل‌ زیر اقدام کنند.
1. کلیه واحدها مکلفند با هماهنگی هیات امنای استانی و نظارت مستقیم دبیر کمیته بیمه و رفاه استان متبوع خود نسبت به تشکیل ستاد اسکان نوروزی از تاریخ 1396/12/24 لغایت 1397/1/17 به صورت شبانه‌روزی اقدام نموده و گزارش عملکرد خود را تا تاریخ 1397/1/18 از طریق دبیرخانه هیات امنای استان مربوطه (دبیران کمیته بیمه و رفاه استان) به اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی دانشگاه اعلام نمایند.
2. هرگونه پذیرش و رزرو اماکن اقامتی واحدها صرفاً براساس معرفی‌نامه از واحدهای مبدأ و با اولویت تاریخ وصول آن مورد تاکید است. از رؤسا و معاونان اداری و مالی و دبیران کمیته بیمه و رفاه انتظار می‌رود از رزرو محل اقامت بدون معرفی‌نامه و خارج از ضوابط و مقررات پرهیز کنند. بدیهی است در صورت وصول شکایات و صحت و سقم موضوع، پس از بررسی و ارزیابی، برابر مقررات و آیین‌نامه‌های مربوطه اقدام خواهد شد.
تبصره: به منظور برنامه‌ریزی واحدهای مقصد در پذیرش میهمانان گرامی، زمان دریافت تقاضای اسکان، از تاریخ ابلاغ بخشنامه و نهایتاً تا تاریخ 1396/12/23 تعیین می‌شود.
3. به منظور نظارت، راهنمایی و رفع اشکالات احتمالی، ستاد مرکزی اسکان نوروزی در سازمان مرکزی (اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی با شماره تماس 14-47916311-021 و شماره موبایل 09104482562) به صورت شبانه‌روزی دایر می‌شود و همچنین به همین منظور در صورت صلاحدید دبیرخانه هیات امنای استان‌ها، ستادی در تاریخ‌های اشاره شده تشکیل می‌شود.
4. با توجه به کثرت متقاضیان و محدودیت ظرفیت اماکن رفاهی و اقامتی واحدها و جهت انتفاع عموم همکاران و خانواده‌های ارجمند ایشان، حداکثر مدت زمان استفاده از اماکن اقامتی واحدها و مراکز دانشگاهی سراسر کشور برای همکاران 3 شب و 4 روز تعیین می‌شود. تنها کارکنان و منسوبین آنها مجاز به استفاده از اماکن اقامتی دانشگاه خواهند بود.
5. واحدها و مراکز آموزشی موظفند در کلیه اماکن اقامتی و رفاهی اعم از مجتمع رفاهی، مهمانسرا، استادسرا، سوئیت، آپارتمان، خوابگاه و یا سایر فضاهای مشابه، ضمن تأمین فضای مطلوب و مناسب کلیه نکات بهداشتی و ایمنی را فراهم کنند.
6. مسئولان محترم واحدها به محض وصول بخشنامه، نسبت به بازبینی و رفع عیوب احتمالی تمامی سیستم‌های تأسیساتی اماکن رفاهی واحد متبوع خود اعم از گرمایشی و سرمایشی اقدام کرده و نسبت به رفع نواقص و کمبودها اعم از یخچال، تلویزیون، فرش، پتو و ملحفه و حتی‌الامکان (قند و چای و مواد شوینده) و سایر وسایل و ملزومات رفاهی آن حداکثر تا تاریخ 1396/12/16 اقدام کنند.
7. هزینه اقامت به ازای هرشب اقامت در مهمانسرا، سوئیت، آپارتمان برای هر خانوار 5 نفره مبلغ 300هزار ریال و استادسرا، خوابگاه و سایر فضاهای آموزشی 150هزار ریال تعیین شده است. اخذ هرگونه وجه مازاد بر مبلغ مقرر شده ممنوع است.
تبصره (1): در اختیار قرار دادن امکانات رفاهی و اقامتی در ایام یادشده به مهمانان گرامی به صورت رایگان، در صورت صلاحدید رؤسای واحدها و مراکز آموزشی، بلامانع است.
تبصره (2): به ازای هر نفر مازاد بر 5 نفر، مبلغ 50هزار ریال تا سقف حداکثر 10 نفر بلامانع است.
تبصره (3): هزینه اقامت پس از تایید ثبت‌نام صرفاً به حساب اعلام‌شده توسط واحد مقصد واریز شده و از دریافت وجه نقد جداً خودداری شود.
تبصره (4): هزینه اقامت در هتل فرهیختگان، مجتمع رفاهی مشهد (سازمان مرکزی)، مهمانسرای تبریز، مهمانسرای کرمانشاه، مهمانسرای سرعین، مهمانسرای قشم، مهمانسرای رامسر (واحد اراک) و مهمانسرای ساری شامل بند 7 این بخشنامه نبوده و براساس مجوزهای ابلاغی از سوی سازمان مرکزی دانشگاه دریافت خواهد شد.
8. واحدهای مستقر در شهر تهران و یا سایر واحدها و مراکزی که فاقد اماکن اقامتی و رفاهی هستند، موظف به تجهیز محلی از ساختمان اداری یا کلاس‌های آموزشی با رعایت شرایط بهداشتی و ایمنی جهت اقامت موقت مهمانان نوروزی هستند.
9. در راستای حفظ کرامت دانشگاه و شأن و منزلت همکاران گرامی و پرهیز از ایجاد هرگونه وهن و سوء‌تفاهم، رؤسای واحدهای دانشگاهی پرمخاطب موظفند تدابیری اتخاذ فرمایند تا با توجه به ظرفیت موجود حداکثر پذیرش ممکن انجام پذیرد و از سردرگمی این عزیزان در شهر واحد متبوع جلوگیری به عمل آید.
10. اضافه کار دبیران کمیته بیمه و رفاه و کادر رفاهی و خدماتی واحدها در صورت حضور و ثبت ورود و خروج پرداخت شود.
11. برای تشویق و جبران زحمات و خدمات اعضای فعال ستاد اسکان نوروزی، پاداشی معادل 75 ساعت اضافه کار جهت اعضای فعال برای هر مجموعه رفاهی برابر شرایط ذیل تعیین می‌شود. (علاوه بر مسئولان مرتبط با ستاد اسکان و دبیران کمیته واحدها و استان ها)
- در هر هتل و مهمانسرا تا سقف 4 نفر نیروی خدماتی و 2 نفر پذیرش
- برای هر خوابگاه تا سقف 3 نفر نیروی خدماتی و 2 نفر پذیرش
12. واحدها مکلفند به محض وصول بخشنامه، مفاد آن و فهرست دبیران کمیته بیمه و رفاه به نحو شایسته به همکاران اطلاع‌رسانی کنند.
13. دبیران کمیته بیمه و رفاه موظفند با نصب پلاکارد در ابتدای شهر متبوع و یا معابر اصلی با درج کروکی محل اسکان و همچنین در سایت واحد، موقعیت دقیق ستاد اسکان را برای مهمانان گرامی مشخص کنند.
14. دبیران هیات امنای استان‌ها موظفند به نحو مقتضی نسبت به ارزیابی ستاد اسکان نوروزی مستقر در سطح استان تحت پوشش، اقدام و نتیجه را به اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی دانشگاه جهت رتبه‌بندی ارسال کنند.
15. متقاضیان می‌توانند هرگونه شکایت، انتقاد و پیشنهاد خود را به اداره کل منابع انسانی و سیاست‌های رفاهی ارسال کنند.
16. واحدهای برتر در هر استان از نظر نحوه ارائه خدمات مطلوب، نحوه برخورد و تعداد پذیرش میهمانان ستاد اسکان نوروزی در سال 96 عبارتند از: اردبیل، بندرعباس، شاهرود، کرمانشاه، نجف‌آباد، لاهیجان و همدان.
تبصره (1): به منظور قدردانی به 5 نفر از پرسنل واحدهایی که امتیازات لازم را پس از بررسی گزارش عملکرد کسب کنند، مبلغ 2میلیون و 500هزار ریال علاوه بر بند 11 پرداخت خواهد شد.
17. کارکنان بازنشسته می توانند با اخذ نامه از واحد دانشگاهی خود همانند سایر کارکنان از مزایای بخشنامه بهره‌مند شوند.منبع: تابناک

معاون توسعه مدیریت و منابع دانشگاه آزاد اسلامی، بخشنامه تشکیل ستاد اسکان نوروزی سال 97 دانشگاه آزاد اسلامی را به روسای واحدها، مراکز آموزشی و سازمان سما دانشگاه آزاد اسلامی ابلاغ کرد.