 روابط عمومی جایگاهی است که به تنهایی نمی تواند مفهوم و معنی پیدا کند و نقش آن با سازمان روشن می شود. روابط عمومی کمتر می تواند نقشی مستقل داشته باشد. روابط عمومی جایگاهی است که سازمان خود را در هر بخش سیاسی ،اقتصادی ،اجتماعی،فرهنگی،خدماتی ،تولیدی و...معرفی می کند و برای اندازه گیری وسنجش و ارزیابی فعالیتهای آن به سادگی نمی توان اظهار نظر کرد.سازمانی می تواند بهره وری را تمرین کند که دارای روابط عمومی ایده آل در بهره وری باشد .
روابط عمومی می تواند با بهره وری در صحنه رقابت پذیری سازمان ها با ایجاد سازوکار لازم برای رشد بهره وری عوامل مختلف در سازمان حرکت کند.
آیا این جایگاه را می توان به وسیله " وزن تبلیغات" اندازه گیری کرد یا برای اندازه گیری به وسیله میزان مناسب بودن رفتارهای برونی مخاطبان که به تحقق اهداف سازمانی ما کمک می کند؟
روابط عمومی مسئول ایجاد انگیزه های درون سازمانی برای توسعه بهره وری است.مردم بر اساس استنباط های شخصی خودشان در برابر حقایق واکنش نشان می دهند و عملکرد هر سازمانی را مورد سنجش قرار می دهند که در نتیجه این موضوع موجب رفتارهایی از آنها در مقابل عملکرد هر سازمان می شود و ایجاد انگیزه برای درک متقابل است، متخصصان روابط عمومی هر سازمان به خوبی قادرند بوسیله ارتباط برقرار کردن، ترغیب کردن و بااقدام مناسب در زمان معین مخاطبین خود را تحت تاثیر رفتارهای سازمان خود قرار دهند.
تنها پس از آن است که می توانیم عنوان کنیم که ماموریت استراتژیک روابط عمومی انجام شده است،نه اینکه فقط به سادگی یک تکلیف و وظیفه تاکتیکی راانجام داده باشد.
حال براین اساس فرض می شود که متخصصین ما در روابط عمومی از گام بعدی آگاه هستند و همچنین گام های بعدی همانطوری که به دنبال بهره وری فزاینده هستند.
در ابتدا چنین دستاوردهایی در روابط عمومی باید بوسیله اولویت بندی موثر مخاطبان بیرونی سازمان براساس اهمیتی که دارا هستند،آغاز شوند.آنهایی که رفتارشان بزرگترین تاثیر راروی سازمان می گذارد.
با تکمیل اطلاعات وتکمیل آنچه مخاطبان نیاز دارند باید بصورتی برنامه ریزی کرد و اعضا گروه مخاطبان را آموزش داد که دریابیم مخاطبان درباره سازمان شما چگونه فکرمی کنند وچه احساسی دارند.این موضوع مهم است به این خاطر که چیزی که مردم درک میکنند معمولا منجر می شود به رفتارهای قابل پیش بینی درباره آن موضوع که معمولا مسبب انجام عملی برآن اساس می شود.
بنابراین کشف چنین اطلاعات باارزشی نیازمند این است که شما دقیقا بدانید مخاطبان شما چگونه عمل شما را درک و برداشت می کنند.این بدین معناست که شما می بایست با آنها در ارتباط و تعامل باشید وسوالات زیادی را مانند نظر شما راجع به سازمان ما چیست؟ یا راجع به محصولات و خدمات ما چگونه فکر می کنید؟ را از آنها بپرسید.به دقت آماده شنیدن گرایش های منفی ،فرض ها و تفکرهای نادرست، سوبرداشت ها، عدم شفافیت ها وبه خصوص شایعات خطرناک باشید.
پاسخ به سوالات شما و توضیحاتی که مردم در ارتباط به دلیل احساس و یا استنباط خود ارائه می دهند، شما را مستقیما به سمت هدف روابط عمومی هدایت می کند.به عنوان مثال تصحیح سوبرداشت ها ویا پرده برداشتن از عدم شفافیت وابهام ها ورد کردن شایعات به سریع ترین شکل ممکن.
در ضمن،همانطور که شما به طور موثر در میان مراحل حل مشکل حرکت می کنید،بهره وری افزوده انباشته می کنید واین بوسیله فرضیه وجودی روابط عمومی تضمین شده است که درپاراگراف آغازین شرح داده شد.
اکنون شما هدف روابط عمومی را تعیین می کنید بگونه ای که مستقیما به سوی مشکلی که از رصد کردن استنباط مخاطبان خود شناسایی کرده اید حرکت می کند.
ممکن است این هدف شامل برطرف نمودن و پاک کردن یک سو برداشت، تصحیح یک ابهام،اطلاع رسانی در ارتباط با یک سوتفاهم یاخفه کردن یک شایعه در نطفه باشد. کاری که شما انجام داده اید در حقیقت هدفی برای روابط عمومی تعیین می کند که در راستای آن،تلاش می کنید استنباط های خاصی را که توسط مخاطبان هدف شما پایه گذاری شده است به سوی رفتارهای مد نظر سازمان تغییر دهید.
اما چند لحظه تامل کنید،چه استراتژی را در راستای هدف تغییر استنباط ها و رفتارهای مورد نظر برخواهید گزید؟ استراتژی هایی که می توانید انتخاب کنید محدود اما دارای تاثیر و قدرت هستند. شما می توانید به سرعت به سمت خلق دیدگاهی (استنباطی )بروید در جایی که استنباط ودیدگاهی وجود ندارد.می توانید روی تغییر دیدگاه های فعلی تمرکز کنید و یاممکن است کاملا راضی باشید که دیدگاه های فعلی را تقویت کنید.
این یک تصمیم مهم وکلیدی است زیرا که استراتژی شما انتخاب،جهت ،محتویات ،و آهنگ ارتباطات بعدی شما را تحت تاثیر قرار می دهد.
در این جا این سوال مطرح می شود که چگونه پیامی را که به گوش مخاطبان خود می خواهید برسانید را تهیه و تدوین کنید. مقدم تر اینکه ،پیام شما باید به صراحت مشکل را بیان کند و مهم تر اینکه این موضوع باید براساس واقعیات باشد.همزمان پیام شما باید معقول و قابل باور باشد که در نتیجه این امر به پیام اعتبار می بخشد. کار مشکلی نیست!
اکنون پیام در دست شماست و زمان آن فرا رسیده است که برای رساندن پیام به گوش مخاطبان هدفش به گونه ای موثر تاکتیک ارتباطی خود را انتخاب کنید.
درمورد تاکتیک های ارتباطی نیز محدودیت وکمبود وجود دارد.می توانید از بروشورهای اطلاع رسانی،دادن خبر به نشریات ورسانه ها ،نشست با رهبران و افراد تاثیر گذار جامعه هدف استفاده کنید.
همچنین نامه به نشریات (جوابیه ها)، مصاحبه های رادیویی،پست الکترونیک،سخنرانی و...که البته این تکنیک ها به میزان بودجه سازمان شما نیز بستگی خواهد داشت.
به طور ناگزیر،شما می خواهید بدانید که آیا برنامه و استراتژی روابط عمومی شما پیشرفتی داشته یا خیر؟ اگر مایل نباشید هزینه کلانی را بابت این کار بپردازید فقط یک راه وجود خواهد داشت که سریع و دقیق باشد آن هم همان حضور در بین اعضای جامعه مخاطبان هدف سازمان شماست ،با تعدادی از آنها ارتباط برقرار کرده و سوالاتی را که قبلا در مرحله رصد افکار عمومی از آنها پرسیده بودید را دوباره بپرسید.
تفاوت در اینجا در این موضوع است که اکنون شما به دنبال تغییر در استنباط ها هستید به سمتی که انتظار داشتید بوسیله پیام شما به آن سو تغییر کند.به بیان دیگر شما مایلید بدانید که آیا استنباط های مورد نظر شما به سمتی که مایل بودید تغییر کنندپیش رفته اند برای اینکه به این وسیله فرصت را خواهید داشت تا به هدف اصلی خود دست یابید که همان رفتارهای اصلاح شده مخاطبان است.
زمانی که این کار را انجام می دهید ممکن است فکر کنید کار بیشتری مورد نیاز است تابه طور موثر روی دیدگاه های مخاطبان هدف شما تاثیر بگذارد.در این مورد شما نیاز دارید ارزیابی مجددی روی ترکیب تاکتیک های ارتباطی خود که قبلا انتخاب کردید،انجام دهید و همان قدر میزان وتعداد آنها برای مخاطبانی که هدف گرفته اند. همچنین توصیه میشود یک بازبینی دقیق دیگر روی حقایق بیان شده وآمار وارقام ارائه شده در پیامی کهبه مخاطبان اعلام شده انجام دهید.
همانطور که برنامه های روابط عمومی پیش بینی وبرنامه ریزی شما در حال اجراست ،درخواهید یافت که پیام شما توسط اعضای جامعه هدف شما درونی سازی شده است وبازخورد آنبه گوش شما خواهد رسید.این موضوع در افزایش آگاهی مخاطبان هدف نسبت به سازمان شماونقش آن در جامعه،بخش صنعت ومنطقه جغرافیایی که در آن به فعالیت مشغول است ،تاثیرخواهد گذاشت.
روش دیگر اجرای این برنامه بدین صورت است که وقتی جمعیت قابل ملاحظه وکافی از جامعه هدف شما ترغیب شدند به سمت طرز فکر مورد نظر شما گرایش پیدا کردند رفتار آنها شروعبه تغییر در جهت دلخواه شما می نماید ونمایانگر آن است که تلاش های شما در روابط عمومی نشانه های برنامه ریزی ،حرکت اصولی و بی نقصی بوده وموفقیت روابط عمومی را درجهت شناخت نیاز مشتریان ومخاطبین نشان می دهد.
روابط عمومی ها می توانند پیچ های هر مسیری را شناسایی کنند تا سازمان آنها مسیرحرکت را بهتر تشخیص داده و آسانتر آن را طی کند . امروزه بسیاری از روابط عمومی ها هنوز در ابتدای راه هستند و شناختی از بهره وری ندارند و برای آنکه در مسیر سازمان قرار گرفته و آن را راهنمایی کنند باید توان مدیریتی هم خواهان بهره وری روابط عمومی باشد . انتظار، دیدگاه و خواسته مدیران با شناختی که از جامعه دارند درمتعالی کردن روابط عمومی نقش بسزایی دارد و آن روابط عمومی که از بهره وری لازم برخوردار است می تواند سازمان خود را تا پایان راه همراهی کند . 
منبع : انجمن روابط عمومی ایران


روابط عمومی می تواند با بهره وری در صحنه رقابت پذیری سازمان ها با ایجاد سازوکار لازم برای رشد بهره وری عوامل مختلف در سازمان حرکت کند