육아휴업을 하고자 하는 직원은 육아휴업 승인청구서를 작성하고 증명서류를 첨부하여 임명권자에게 육아휴업개시예정일 1개월 전까지 승인을 청구해야 한다. 임명권자는 승인여부를 빨리 직원에게 알려야 한다. 또 임명권자는 육아휴업 승인 청구에 대해 사유 확인이 필요하면 증명서류 제출을 요구할 수 있다.
육아휴업을 승인받고자 하는 직원은 육아휴업 승인청구서에 필요사항을 기입하고 자녀의 출생 등을 증명할 서류를 첨부하여, 임명권자에 대해 그 승인을 청구하여야 한다(규칙 18-0 제5조). 육아휴업청구서의 양식은 통달로 정하고 있다(통달 제1의8, 별지 제1)
육아휴업의 승인청구는 육아휴업개시예정일 1개월 전까지 한다. 이는 여러 가지 조치 등을 고려하여 시간적 여유를 가지고 승인할 수 있도록 한 것이다.
임명권자는 직원이 육아휴업승인을 청구한 경우에는 빨리 그 승인여부를 당해 직원에게 통지하려고 노력해야 한다. 정식 승인은 인사이동통지서의 교부에 의해 행해진다(규칙 18-0 제12조 제1호).
임명권자는 육아휴업 승인의 청구에 대해 그 사유를 확인할 필요가 있다고 인정되는 때는 당해 직원에게 증명서류의 제출을 요구할 수 있다(규칙 18-0 제5조 제2항). 육아휴업 승인의 청구에 관한 사실의 확인은 원칙적으로 육아휴업 승인청구서의 기재와 의견의 청취에 의하지만, 특히 의심이 있다고 인정되는 때는 당해 직원에게 증명서류의 제출을 요구할 수 있는 것으로 한 것이다. 마찬가지의 규정이 직원의 휴가에 관한 인사원규칙 15-11에도 마련되어 있다.