졸업유예를 결정하면 대학은 승인위원회를 구성하고, 체계적으로 운영할 지침을 마련해야 한다. 현재 졸업유예제도를 유지하는 대학을 살펴보면 공통적으로 승인하는 기준이 명시되어 있으며 승인과 허가의 과정을 거쳐야 한다.
접수 상담 단계를 거쳐 최종적으로 졸업유예를 결정하였다면, 졸업유예학기의 학업계획에 대한 승인이 이루어져야 하며, 학생은 승인을 위해 기본적으로 제출해야하는 졸업유예학기의 학업계획을 세우면서 다시 한 번 졸업유예의 필요성에 대해 스스로의 계획을 검토해 볼 수 있는 기회를 갖는다. 대학은 승인의 기준을 학칙으로 규정하고, 단과대학 또는 학과단위 등 대학의 여건에 맞추어 “승인위원회”를 구성하고, 체계적으로 운영될 수 있도록 운영 지침을 마련한다. 예컨대 2008년 금융위기에 한시적으로 졸업유예제도의 도입이 증가하였던 일본의 사립대학들 중 현재까지 지속적으로 운영하고 있는 몇몇 대학의 졸업연기제도에 관한 규정을 살펴보면, 공통적으로 졸업유예를 승인하는 기준이 명확하게 명시되어 있으며 승인 또는 허가의 과정을 거쳐야 함을 명시하고 있다.