기관은 EYFS를 이해하고 영유아가 학습 목적에 따라 얼마나 성장하고 있는지를 확인하고 설명할 수 있도록 준비하고 중요한 변화를 평가자에게 알리도록 하고 요구하는 정책, 절차, 결과를 평가자에게 보여줄 준비를 해야 함을 권고한다. 교사나 영유아를 모니터링하고 지원하는 관리도 중요하다.
현장 방문 전에 기관에서는 EYFS를 이해하고 있거나 EYFS의 원리를 준수하고 있는 정도를 확인해야 한다. 특히 기관은 영유아가 학습 목적에 따라 얼마나 성 장하고 있는 지를 확인하고 설명할 수 있도록 준비해야 한다. EYFS는 기관에 관련된 중요한 변화를 평가자에게 알리도록 하고 있으며 평가자가 요구할 경우 EYFS 내에서 요구하는 정책, 절차, 결과를 평가자에게 보여줄 준비를 해야 함을 권고하고 있다. 또한 다른 Early Years 기관, 부모, 지역사회 건강과 같은 다른 분야의 전문가와 밀접한 관계를 가지는 것은 영유아의 학습적 요구를 확인하는 데 매우 중요하다고 여겨진다는 측면에서 이들과의 관계를 먼저 고려해보아야 한다. 만약 영유아가 두 기관에서 EYFS를 제공 받고 있다면, 다른 기관에서의 활 동을 알아보고 그 기관에서 부족한 부분을 채워주려고 하거나 부모가 가정에서 영유아의 학습을 지원하는 것에 대해서 어떻게 평가자에게 보여줄지 근거를 마련하는 것이 중요하다. 기관 시스템 수준에서 전반적으로 교사나 영유아를 모니터링하고 지원하는 관리 차원도 중요한 부분이다.