전자문서의 보관 요건은 전자문서를 문서로 인정할 수 있는 요건을, 서면 요건은 종이 문서와 동일한 효력을 가지게 하는 형식과 내용을 다룬다. 일반 종이 문서와 달리 전자문서는 원본성에 대한 규정을 두고 있지 않다. 쉽게  작성·변환되거나, 송신·수신 또는 저장될 수 있는 전자문서 특성상 이러한 상황에서의 재현가능성과 열람가능성을 지닐 때에 서면성을 지닌다는 점을 새롭게 규정해야한다.
전자문서가 종이문서와 등가성을 갖추고 종이문서와 같은 서면으로서의 법적 효력을 인정받기 위해서는 형식요건(서면요건)으로 열람가능성, 재현가능성 및 보존성이 필요하다. 그런데 전자문서법은 전자문서의 원본성에 관한 규정을 두고 있지 않지만 전자문서법 제5조는 전자문서의 보관요건으로 열람가능성과 재현가능성을 규정하고 있다. 그러므로 서면성 요건 중에서 재현가능성은 서면성 요건으로 불필요하다는 견해와 서면성 요건이 신설될 경우에 전자문서 일반에 대한 보관 요건이 불필요하다는 견해가 있다. 그러나 개별 법령에서 서면을 요구하는 경우에 그 역할과 의미는 매우 다양하므로 전자문서의 형식요건은 보관 요건과 체계 정합적으로 규정될 필요가 있다. 즉 전자문서의 서면성은 전자문서가 문서로서 인정될 수 있는 요건을 갖추고 있을 것을 전제로 하며, 전자문서의 형식요건은 종이문서와 동등한 효력을 인정받을 수 있는 형식과 내용을 갖추고 있어야 하므로 보관 요건과 구분된다. 그리고 전자문서의 형식요건으로 열람가능성과 재현가능성은 전자문서가 데이터메시지를 의미하는 경우에는 전자문서의 개념표지로서 의미가 있지만 일반 서면의 개념표지로는 적합하지 않다. 이를 위해서 전자문서의 서면성은 “법령에서 서면을 요구하는 경우에 다음 각 호의 요건을 모두 갖추면 전자문서는 서면으로 본다. 1. 전자문서의 내용을 나중에 열람할 수 있을 것. 2. 전자문서가 작성·변환되거나, 송신·수신 또는 저장된 형태로 재현될 수 있도록 보존되어 있을 것”이라고 신설하는 것이 타당하다.