비서는 발신자에게 상사의 상황을 전하며 용건과 전화 회신 희망여부를 묻는다. 다만 급한 용무일 때 노크를 하지 않고 메모지로 용건을 전달하며 상사의 지시에 따른다. 
비서는 상사가 회의 중이거나 손님과 면담 중일 때 전화를 건 상대방에게 상사의 상황을 사과의 말과 함께 전한다. 그리고 용건을 메모하고 전화 회신 희망여부를 물어보도록 한다. 그러나 상대방이 급한 용무로 지금 당장 통화를 원할 때 상대방의 소속과 이름, 용건을 메모지에 적어 회의 또는 면담 중인 상사에게 전달하고 상사의 지시에 따르도록 한다. 이 때 메모 내용을 다른 사람들이 보지 않도록 메모지를 접어서 상사에게 전달한다. 회의실에 들어갈 경우는 노크를 하지 않는다. 노크를 하게 되면 회의가 중단되므로 조용히 회의실 문을 열고 안으로 들어간다.