문제현상 기술은 문제해결 과정 전반을 지배하는 과정으로 무엇을 문제로 규정하느냐에 따라 인과관계 분석의 양상이 달라지게 되므로, 문제를 정확하게 정의해야 한다.
앞서 설명했던 치과용 핸드피스 사례의 경우, 해결해야 할 구체적인 문제 현상은 “푸시 버튼을 누르기 어려운 점”과 큰 헤드로 인해“구강 내 삽입이 어려운 점”이며, 이 두 가지 문제점은 공통적으로“핸드피스의 사용이 불편하다”는 문제로 귀결된다. 따라서,“핸드피스의 사용이 불편하다”를 해결해야 할 문제로 정의할 수 있다. 문제 현상 기술은 근본원인분석의 출발점이기 때문에 무엇으로 정하느냐에 따라 인과관계 분석의 양상이 크게 바뀔 수 있어 이후문제해결 과정 전반을 지배하는 매우 중요한 단계이다. 따라서 시스템 도식화, 기능분석 과정을 통하여 문제를 충분히 고민하고 정확하게 정의해야 할 필요성이 있다.