전자 자료는 방대한 자료를 저장 가능하며 비용 면에서 관리가 효율적이다. 또한 일반적 문서 파일일 경우 종이 자료에 비해 내용을 검색하기 쉽다.
반면, CD-ROM은 기억 용량이 650MB(메가바이트)로서 325,000페이지 분량의 정보를 저장할 수 있으며, 1GB(기가바이트)는 500,000페이지의 정보량과 맞먹는다. 기업의 네트워크는 TB(테라바이트)로 측정하는데 각각의 TB는 5억 페이지 백업 정보나 자료를 기록할 수 있다.14) 이와 같이 일반적으로 전자 자료는 방대한 분량의 자료를 저장할 수 있기 때문에 비용측면에서 매우 효율적인 관리 수단이다. 뿐만 아니라, 전자 자료는 일반적인 문서 파일을 기준으로 했을 때 종이 자료에 비해 내용 검색이 용이하다. 물론 종이 자료도 OCR(광학적 문자 판독장치)을 이용하여 전자 매체로 읽을 수 있게 변환한 후 검색할 수 있지만 절차와 비용, 시간 측면에서 비효율적이다.