열린소통포럼은 국민의 제안을 정책으로 실제 반영할 수 있는 권한을 가진 담당자가 더욱 신뢰를 줄 수 있었기 때문에 필요했다. 반면 담당부서는 현장에서 발언이나 답변에 대한 부담이 크게 작용하여 정책담당자 섭외에 어려움을 겪었다.
열린소통포럼은 포럼의 주제와 토론을 진행하는 사안에 대한 행정 실무 담당자와 책임과 권한을 가진 결정권자가 함께 참여하는 구조로 설계되었다. 열린소통포럼 초기에는 이 구조가 유지되어 참여자들의 기대와 참여로 이어졌다는 의견이 많았다. 정확하고 구체적인 정책 방향과 정보 전달, 책임감 있는 발언을 해 줄 정책담당자가 필요하다. 국민의 제안을 정책으로 실제 반영할 수 있는 권한을 가진 담당자라면 더욱 신뢰를 줄 수 있다. 반면, 이런 기대가 행정 담당자의 소극적인 참여 이유이기도 하다. 앞서 담당부서가 각 부처 정책담당자 섭외에 어려움을 겪는 이유중의 하나로 현장에서 발언이나 답변에 대한 부담이 크게 작용했다. 민간 참여자들은 행정의 ‘끌려나오는 구조’ ‘소극적인 참여’와 ‘교육이수용 시간 때우기’와 ‘일단 듣고 가겠다’는 태도 역시 문제점으로 지적했다.