준비 단계에는 팀 구성, 목적 합의 도출등이 포함되며 일관성 있는 전략 제시 및 배포 자료 기능이 있어야 한다. 진단과 설계 과정을 거쳐 잠재력 파악 및 해결방안 수립 후 개선 수단을 결정한다.
‘준비 단계(1단계)’에는 프로젝트 팀의 구성, 목적의 개발 및 책임 경영진과 목적에 대한 합의 도출이 포함된다. 이른바 ‘변화 스토리’에는 현 상황과 프로젝트 목적이 요약된다. 또한 일관된 커뮤니케이션 전략이 제시되어야 하며, 각 프로젝트의 시작 행사들을 위한(각 5페이지 정도의) 근로자 배포 자료로서 기능하여야 한다. 일반적으로 ‘읽기 쉽게’ 작성되며 사진이나 그림이 포함되기도 한다.준비 단계 다음으로 ‘진단(2단계)’과 설계(3단계)’가 진행된다. 실제 상황과 기존 프로세스에 관한 분석으로 시작하는 이 두 단계에서는 최적화 잠재력을 파악하고 시행착오를 포함한 해결방안 가설을 수립한 뒤, 전반적인 개념과 그에 따른 결정적인 개선 수단을 결정한다.