전자인사관리시스템은 다양한 인사기록에 관해 손쉽게 접근할 수 있도록 하여 조직 내 구성원들의 의사소통을 활성화하고, 일반 국민에게 공무원 인사 자료를 열람할 수 있게하여 정부의 투명성 강화에 기여하며, 공직 지원자들에게 접근성과 편리성을 제공한다.
인사관리시스템의 중요한 기능 중 하나는 공무원 개인이 자신의 신상정보를 비롯한 다양한 인사기록에 관한 자료를 손쉽게 접근할 수 있는 것이다. 과거에는 인사기록이 종이의 형태로 되어 있기 때문에 공무원 개인이 자신의 기록을 열람을 하기 위해서는 직접 인사부서에 방문하여 기록카드를 열람하고 확인하는 번거로움이 있었다. 그러나 전자인사관리시스템은 인트라넷 등의 네트워크를 통해 실시간으로 개인정보를 확인하고 변동사항이 발생하는 경우 직접 변경하거나 인사담당자에게 변경을 요청할 수 있게 된다. 그밖에도 전자인사관리시스템은 추가적인 기능 등을 통해 조직 내 구성원들의 의사소통을 활성화시킨다. 일반 국민과 공직 지원자들의 경우 공무원 현황에 대한 통계자료 및 공무원 인사에 대한 자료를 열람할 수 있으며 이에 따라 정부의 투명성 강화에 긍정적인 기여를 한다. 또한 공직을 지원하는 사람들의 경우 서류 접수를 전자화된 방식으로 처리하여 접근성과 편리성을 강화시킨다. 이러한 전자인사관리시스템의 기능과 특성을 정리하면 아래와 같다.