행정주체가 법령에 따라 행정행위를 할 때 필요한 정보는 수요기관이 작성･관리하거나 행정의대상인 국민들로부터 수집, 타 행정기관이 보유한 정보를 이용하는 방법이 있다.
행정주체는 법령에 따라 부여된 소관 목적을 달성하기 위하여, 사회 공공의 안녕･질서의 유지에 필요한 조치(규제 행정)를 하거나 행정의 대상이 되는 국민의 요구에 따라 행정의 수요자가 필요로 하는 서비스를 제공하는(급부행정) 등 다양한 행정행위를 하게 되고, 여기에는 합리적 의사결정이나 구체적인 집행을 위하여 다양하고 신뢰할만한 정보의 필요성은 매우 크다 할 것이다. 그런데 이러한 정보를 얻는 방법은 당해 수요기관이 직접 작성･관리하거나 행정의 대상인 국민들로부터 수집할 수도 있지만, 다른 행정기관이 그 행정업무 수행을 위하여 기보유한 행정정보를 함께 이용하는 방법이 있을 수 있을 것이다.