비서는 상사에게 면담 일정을 잊지 않도록 확인하여 내방객이 기다리게 하지 않는다. 일정이 지연됬을 경우 손님에게 설명을 하고 양해를 구한 후 메모로 상사에게 알린다. 대기실에서 사람들 관계에도 주의한다.
비서는 선약된 내방객이 오기 전에 상사에게 면담 일정을 상기시켜 상사가 선약된 내방객을 기다리게 하는 일이 없도록 사전에 조치를 취한다. 만약, 앞의 일정지연으로 상사가 약속시간을 지킬 수 없는 경우 손님에게 상황을 설명하고 양해를 구한 후 상사에게 상황을 메모로 전달한다. 동시에 두 사람 이상이 방문했을 경우 먼저 온 사람이나 선약된 사람을 우선 안내한다. 대기하는 내방객에게는 정중하게 이유를 설명하고 대기실로 안내한다. 기다리는 동안 신문이나 잡지 또는 차를 미리 권하면 좋다. 대기실에 여러 사람이 함께 기다릴 경우에는 그 사람들 간의 관계에도 주의를 기울여야 한다. 즉, 서로 알아도 될 경우에는 양측을 소개한 후 함께 대기실에서 기다리도록 안내한다. 그러나 입찰이나 기타 업무 내용 상 내방객들이 서로 마주치지 않는 것이 좋은 경우는 다른 장소에서 기다리게 한다.