상담기록에서도 기록이 위조되거나 훼손되지 않은 원본임을 가리키는 특성인 진본성, 기록이 완전하게 보존되어 있는 상태를 말하는 무결성, 기록의 내용이 입증하고 있는 것이 업무처리나 활동 혹은 사실을 정확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는 성질인 신뢰성, 기록의 위치를 찾을 수 있고, 검색할 수 있는 등의 상태를 말하는 이용가능성, 이 4가지 속성이 유지되는 것은 중요하다. 그리고 기록관리의 국제기준인 ISO 15489가 기록관리의 단계를 일곱 단계로 규정하고 있는 것처럼, 상담기록도 이 같은 단계를 거쳐 관리되어야 한다.
기록은 기록의 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리, 보존되어야 한다(이원규, 2015). 진본성이란 기록이 위조되거나 훼손되지 않은 원본임을 가리키는 특성이다. 기록관리에 관한 국제표준인 ISO 15489(207)에서는 기록의 진본성을 보증하기 위하여 기관은 기록의 생산·접수·전송·유지와 처분을 통제하는 정책과 절차를 시행하고, 이를 문서화해야 한다고 규정한다. 무결성은 기록이 완전하게 보존되어 변경되지 않은 상태를 말한다. 기록의 무결성을 유지하기 위해서는 기록이 생산된 이후에 무엇을 추가하거나 수정할 수 있는지, 어떤 조건에서 추가나 수정이 허용되는지, 누가 어떤 절차에 의해 허용되는지를 기록관리 정책과 절차에 명시하여야 한다. 신뢰성은 기록의 내용이 입증하고 있는 것이 업무처리나 활동 혹은 사실을 완전하고 정확하게 표현하고 있다고 믿을 수 있는 성질이다. 상담기록의 경우 상담자의 기록이후에 누가 그 기록에 접근할 수 있으며, 열람 및 복사, 수정 등이 가능한지 명료화된 규정을 가지고 관리되어야 함을 의미한다. 이용가능성이란 기록의 위치를 찾을 수 있고, 검색할 수 있고, 재현할 수 있으며, 해석할 수 있는 상태를 말한다. 기록은 나중에도 그것을 생산한 업무처리와 행위 등이 연결되어 재현되어야 하고, 일련의 활동과정에서 생산된 기록들 간의 연계성도 유지되어야 한다(한국기록관리학회, 208; ISO 15489-1, 207). 상담기록에서도 4가지 속성이 유지되는 것은 매우 중요하다. 상담기록의 진본성과 신뢰성을 유지하기 위해서는 기록 속에 상담의 과정이 온전히 표현되어야 함은 물론 기록의 생산과 관리에 관한 정보가 동시에 온전히 기록되어야 한다. 기록관리의 국제기준인 ISO 15489는 기록관리의 단계를 획득, 등록, 분류, 저장, 접근, 추적, 처분의 일곱 단계로 규정하고 있다. 상담자에 의해 생성된 상담기록도 이와 같은 단계를 거쳐 관리되어야 한다(Shepherd & Yeo, 203).