합의회의를 진행하기 전 ‘조정위원회’를 구성하는데, 합의회의의 심판자 역할을 담당하게 되는 조정위원회는 독립성 및 중립성을 유지해야 하며 시민패널들에게 공정하고 정확한 자료를 투명하게 제공하기 위한 노력을 기울여야 한다.
이러한 목적을 추구하는 합의회의는 다음과 같은 방식으로 운영된다. 먼저, 합의회의를 본격적으로 진행하기에 앞서 ‘조정위원회(steering committee)’를 구성한다. 주최기관에서 합의회의의 주제, 시기, 참여의 범위 등을 결정한 후, 관련 전문가와 주요 이해당사자 대표들로 조정위원회를 구성해야 한다. 여기서의 조정위원회는 합의회의의 심판자 역할을 담당하게 된다(지속가능발전위원회, 2005c:43-44). 합의회의가 원활하게 진행되고, 최종 합의안에 대한 이행을 담보하기 위해서는 참여자 간 상호신뢰와 운영주체의 공정성 등이 전제되어야 한다. 조정위원회는 최종 정책을 입안･설계하는 관련 정부부처 및 합의회의 주최기관으로부터 독립적이어야 하며, 중립성을 유지한 채 합의회의를 진행해야 할 것이다. 또한 조정위원회는 관련 전문지식이 부족한 시민패널들에게 공정하고 정확한 자료를 투명하게 제공하기 위한 노력을 기울어야 한다.