비즈니스 문서를 작성할 때는 어떤 조직 구성원이 읽어도 문서 내용을 쉽게 알 수 있게 해야한다. 이때, 필요한 요건은 오탈자 없이 핵심정보를 포함한 정확성과 군더더기 없이 작성하는 간결성, 문서가 의사 결정에 도움이 되도록 하는 설득력, 문서의 내용이 일관되고 구조도 통일된 일관성 등이다.
비즈니스 문서의 작성 원칙은 정확성, 간결성, 설득력, 일관성 있게 문서를 작성하여 조직 구성원 누가 읽더라도 문서 내용을 쉽게 알 수 있도록 하는 것이다. 정확성은 비즈니스 문서에 오자나 탈자 없이 맞춤법과 띄어쓰기 원칙에 맞게 써야 하고, 알려야 할 핵심 정보를 누락하지 않고 객관적 사실에 충실하게 작성하여야 한다. 이를 위하여 5W2H 원칙을 준수해야 하고, 객관적이고 구체적으로 표현하며 사실과 의견을 명확하게 분리하여 서술한다. 간결성은 군더더기 없이 간결하고 깔끔한 문장으로 작성하여 읽는 사람이 최대한 이해하기 쉽게 구조화한 상태를 말한다. 기호와 부호를 사용하여 개조식 문장으로 작성하며, 문장이나 단어가 중복되지 않도록 한다. 설득력은 문서가 모호하거나 추상적인 내용이 아니라 의사 결정에 도움이 되도록 구체적이고 객관적으로 표현하며, 간접 표현보다는 직접 표현을 하며 피동형 문장보다는 능동형 문장을 사용해야 한다. 일관성은 문서의 종류, 목적, 배경 및 취지, 실천 방안, 기대 효과 등 문서의 전체적 내용이 일관되고 문장 구조와 표현 형태가 짜임새가 있으며, 작성된 글자의 크기와 색 등이 통일된 것을 말한다.