Pat Terenzini는 기관연구를 Fincher(1978)의 조직지능이라는 정의를 세 가지 수준으로 확장하여 기술함으로써 구체화하였다. 첫째 수준은 기술 및 분석적인 조직지능이고, 둘째 수준은 쟁점파악지능이고, 셋째 수준은 맥락지능이다.
Joe Saupe(1990)는 기관연구를 ‘고등교육기관의 기획, 정책 형성, 의사결정을 위한 정보를 제공하기 위해서 고등교육기관 내부에서 수행되는 연구’라고 정의하였다. Cameron Fincher (1978)는 기관연구를 조직지능(organizational intelligence)이라고 정의하였으며, Pat Terenzini(1993)는 Fincher의 조직지능이라는 정의를 세 가지 수준으로 확장하여 기술함으로써 구체화하였다. 첫째 수준은 조직지능의 가장 기본적인 단계로 기술적이고 분석적인 조직지능이다. 기술적･분석적 단계의 조직지능은 기관의 기본적인 프로필(입학, 등록, 학위수여, 교수 업무량, 재정 등)을 분석하고 기술하는 수준으로, 엑셀 활용기술, 통계적 지식, 통계프로그램 활용기술, 설문연구기술 등의 기초 수준의 지식을 필요로 한다. 둘째 수준은 쟁점파악지능(issues intelligence)으로, 기술적인 지식 뿐 아니라 기관이 직면하고 있는 특정 사안이나 쟁점(학생 및 교수진 구성의 다양상, 자원 할당 우선순위, 프로그램 평가 및 개선 요구, 입학 목표 설정, 자본 구축 등)과 관련된 지식을 요구한다. 쟁점파악지능은 기관 내 주요 인사들에 대해 파악하고, 기관의 주요 쟁점들을 적절한 주요 인사들과 함께 해결해 나가는 것 또한 포함한다. 셋째수준은 맥락지능(contextual intelligence)으로 기관의 내부 사정 뿐 아니라 외부적 요인(기관의 역사, 문화, 유래, 외부 환경 등)까지 이해하는 단계이다. 맥락지능 단계에서는 재정, 사회, 정치,인구 등 기관 관련 외부 추세들까지 파악하고 활용하기를 요구한다.