성공적인 아트페어 행사에 있어서 컬렉터의 데이터베이스 확보와 관리는 중요한 요소이다. 이를 위하여 기존의 컬렉터 관리뿐만 아니라 새로운 컬렉터들의 유치를 위하여 내외부적으로 다양한 방법이 활용하여되어야 한다.
둘째, 컬렉터의 데이터베이스 확보와 관리가 필요하다. 아트페어에서 이야기하는 VIP는 컬렉터이고컬렉터는 행사의 성공여부를 판가름한다. 관람객의 수에 의지하는 행사보다 컬렉터의 수에 주력하는 아트페어 행사여야 성공한다. 국내 아트페어의 취약점 중에 하나는 컬렉터의 데이터베이스 확보가 미약하다는 점이다. 그래서 참가하는 갤러리에 의지하는 편이지만 상대적으로 갤러리는 아트페어에서 만나는 새로운 컬렉터에 기대하고 이는 작품 판매만큼이나 중요한 결과로 남는다. 아트페어 주최자는 기존의 컬렉터와 개발가능성 있는 컬렉터를 갤러리로 어떻게 연결시켜 주느냐는 막중한 의무를 가지고 있다. 따라서 갤러리가 확보하고 있는 기존의 컬렉터를 배제한 새로운 컬렉터의 유형의 분석과 유치범위 및 유치방법에 대한 구체적인 전략이 필요하다. 내부 시스템에서 부족하면 외부 기업과의 협업을 통해 컬렉터 개발 가능성이 있는 고객을 대상으로 하는 프로그램을 개발하여 유입하는 방법도 충분히 활용해야 한다. 아트스테이지 싱가포르(ArtStage Singapore)의 설립초기에 디렉터인 로렌조 루돌프(Lorenzo Rudolf)가 VIP오픈에서 컬렉터 리스트를 갤러리에 배포하고 갤러리가 미리 응대할 수 있는 준비를 하게 하여 거래액을 올리고 새로운 컬렉터의 확보에 대한 기대감을 높여 다음해 해외 갤러리들의 참가율을 끌어올리는 전략으로 활용했다는 것을 한 사례로 들 수 있다.