국립문화재연구소 아카이브장은 기관이나 단체 또는 개인이 소장한 문화재 관련 자료를 수집한다. 수집 과정에서 자료 기증과 지적재상권 양도에 기증자가 동의하여 작성한 '자료기증서'가 필요하다.
국립문화재연구소아카이브운영규정은 연구자료의 수집과 관련하여, 아카이브장은 유관 기관·단체 또는 개인이 소장하고 있는 문화재 관련 자료를 수집 할 수 있으며, 관련 자료를 수집할 때 기증자에게 별지 제9호 서식 ‘자료기증서’를 작성하여 받도록 규정하고 있다. 동 자료기증서에는 “본인은 국립문화재연구소 아카이브 이용자들의 학술연구에 보탬이 되고자 그동안 소중히 간직해 오던 자료를 귀 아카이브에 무상으로 기증하고자 하오며, 아래 기증자료의 처리에 관한 사항은 귀 아카이브의 규정에 따를 것에 동의합니다.”고 기재되어 있는 한편, “본인은 아래 자료를 기증함과 동시에 저작재산권을 국립문화재연구소에 양도하 고자 합니다.”라고 기재되어, 기증자의 저작재산권을 양도받도록 하고 있다.