처리부서 기록물의 기본목록 작성 시, 해당 기록물에 포함된 각종 자료의 저작권자 정보 및 이용 가능범위, 동의 혹은 기증·위탁 일시, 기타 참고사항 등의 기입이 필요하다.
처리부서 기록물의 기본목록 작성서식은 아래의 표와 같다. 이 중 특히 저 작권의 권리관계에 관한 사항은 27~31 항목이다. 27항목에는 해당 기록물에 포함된 사진, 도면 등 해당 자료의 저작권자·단체 등의 정보를 기입하며, 29항목에는 해당 기록물에 관한 저작권과 저작권 이용 허락 동의를 받은 연월일이나 해당 기록물을 기증·위탁 받은 연월일을 기입한다. 30항목에는 해당 기록물의 저작권 과 저작권 이용 가능범위를 모두 기입하며, 31항목에는 해당 기록물과 관련하여 처리부서 또는 담당자 입장에서 특별히 관리해야 할 정보를 기입하되, 기타정보의 항목은 추가할 수 있다.