연구책임자는 시설의 기록이 적절한지 체크하고, 시설 관리자와 이해당사자들에게 이니셔티브의 목적을 설명한다. 이후 의무기록 표본이 검토에 충분한지 확인 후 이해 당사자들이 기록 검토를 시작한다. 
시설  이해당사자와  접촉하고  기록이  적절한지에  대해  체크하라. 그런    다음,   연구책임자는    시설     관리자와    주요    이해당사자들의     동의를     얻기 위하여   이   이니셔티브의    목적을    설명하여야   한다.   그   후   연구책임자는    후향적 기록  검토에  기록이  충분한지에  대해  체크하기  위하여  의무기록  표본에  접근한 다.  이를  위하여,  연구책임자는  특히  초기의  의료적  평가,  진료  경과  기록지, 간호  경과  기록지,  시술에  대한  문건,  병리  보고서와  퇴원  요약에  초점을  두어 살펴본다.  만일  기록이  적절하지  않다면  다른  방법이  선택되어야  한다.  만일  기록이  의무기록  검토를  하는데  충분하다면,  연구  책임자는  다음  단계에서  이해 당사자에게  정보를  제공하고,  그들이  기록  검토를  시작할  때,  그들이  이  이니셔 티브를  지지할  수  있고, 그들과  동의할  수  있는  방법을  설명하여야  한다.