회의 진행 전 의장은 꼼꼼한 준비가 필요하다. 이는 회의 진행에 있어 의장에게는 자신감을, 회원들에게는 신뢰감을 줄 것이다. 의장의 회의 준비 미흡은 회원들의 불신으로 이어진다. 따라서 의장의 회의 준비는 회의의 성공과도 직결된다.
(1) 회의 준비의 필요성
모든 일에는 준비가 필요하다. 개인이 어떤 일을 해나가려고 할 때 사전 계획을 수립하지 않으면 결과를 예상할 수 없고 따라서 무의미한 결과를 얻기 쉽다. 하물며 의견을 달리하는 여러 회원이 모여서 일을 하려고 할 때는 몇 배의 준비가 필요함은 더 말할 필요가 없다. 모든 성공은 준비에 달려 있다고 해도 과언이 아니다. 사소한 일이라도 빠뜨리지 않고 준비해 두는 것은 회의를 소집하고 진행할 의장에게 회의 진행에 자신감을 가져다줄 뿐만 아니라 회의에 참가한 회원들에게 만족감과 신뢰감을 가지도록 하여 준다.
준비를 게을리하면 회원들도 회의 중 불쾌해서 의장의 능력을 낮추어 보고 불신하게 된다. 그러므로 의장은 회의를 개최할 때에는 항상 완전한 준비를 갖추도록 노력해야 하고 또 회의의 완벽한 준비는 회의의 성공과 직결된다는 것을 잊어서는 안 될 것이다.