의장은 회의에서 심의될 의제에 대해 사전에 확실히 알아야 한다. 즉, 심의된 안건과 그 안건이 상정되었을 때 심의 과정 등에 대해서도 미리 추측해야 한다. 또 회의에 종류나 토의 주제 등에 계획이 필요하므로 이에 대해 메모하여 회의 준비서를 작성하는 것이 좋다.
(2) 회의 준비서 작성
의장은 개최될 회의에서 무엇이 심의될 것인가를 확실히 알고 있어야 한다. 그러나 막연히 알고 있는 것만으로는 회의 진행에 자신감을 가질 수 없으므로 실제 회의에 부딪혀서 결정이나 해명을 망설이는 수가 있고 어떤 때는 예측하지 못한 다른 방향으로 회의를 이끌어 나가게 되는 때도 있다. 이러한 불상사를 예방하기 위해서 의장은 심의된 안건에 대한 골자와 그 안건이 회의에 상정되었을 경우 어떻게 심의될 것이라는 것을 사전에 추측할 수 있도록 해야 한다. 또한 안건에 따라 회의가 총회든지, 이사회든지, 임원회든지, 정기 월례회든지 간에 회의 개최 일시, 장소, 참가 예정 회원 수, 토의 주제, 회의 소요시간 등을 미리 계획하여야 하므로 이런 사항을 메모지에 기록해 두는 것이 회의 준비에 편리하다. 이것이 회의 준비서이다. 그러나 회의 준비서는 본래 회원에게 나누어 주는 것이 아니고 의장 개인과 임원의 준비 메모로서 작성 형식이 따로 있는 것은 아니다.