Many systems, especially for electronic records, require documents to be formally declared as a record so they can be managed.
بسیاری از سیستم‌ها، مخصوصاً برای سوابق الکترونیکی، مستلزم اسنادی هستند که به صورت رسمی به عنوان یک رکورد مشخص می‌شوند تا بتوان آن‌ها را مدیریت کرد.