
Cite: Sukhotina M. L., Panfilov S. V. The data acquisition methodology to build the source information base for personnel monitoring (technological approach) // Scientific and technical libraries. 2024. No. 5. pp. 102–117. https://doi.org/10.33186/1027-3689-2024-5-102-117

    
Сбор данных всероссийского мониторинга 
кадровой потребности в библиотечной сфере в РГБ
    Необходимость проведения всероссийского мониторинга кадровой потребности в библиотечной сфере обусловлена «Стратегией развития библиотечного дела в Российской Федерации на период до 2030 года» [1], являющейся основой для отраслевых научных исследований в сфере развития библиотечного дела в субъектах Российской Федерации и планом мероприятий по реализации данной Стратегии [2].
    Совет библиотек при Министерстве культуры Российской Федерации [3] поручил провести мониторинг РГБ.
    На первом промежуточном этапе мониторинга в 2022 г. предполагался дифференцированный подход с учётом уровня управления учреждениями: федеральный уровень, уровень субъектов Российской Федерации, муниципальный. Было решено сосредоточиться именно на региональном и муниципальном уровнях.
    Отметим, что среди методических решений по проведению мониторинга были разработанные специалистами Центра мониторинга образовательных программ Департамента научно-образовательной деятельности Российской государственной библиотеки (ЦМОП ДНОД РГБ) типовые для всех библиотек формы сбора данных, предусматривающие получение аналогичных сведений по кадровому составу библиотек всех видов и уровней [4. С. 159].
Выбор платформы
    Крупные мировые и российские компании предоставляют льготный или бесплатный доступ к своим продуктам для учебных организаций, некоторые из них – для некоммерческих организаций, в том числе библиотек (лицензия на осуществление образовательной деятельности – один из критериев доступа для библиотек). Компания Google в апреле 2019 г. предоставила РГБ доступ к своему продукту Google Workspace [5], включающему пакет профессиональных бизнес-приложений (ранее продукт назывался G-Suite, Google Apps). Это набор облачных сервисов для предприятий, в частности некоммерческих организаций, и групп людей, работающих совместно (рис. 1, 2).
    На момент проведения этапа сбора данных для мониторинга кадровой потребности в библиотечно-информационной сфере альтернатив от отечественных производителей программного обеспечения не было.
    Google предоставила РГБ доступ к Workspace бесплатно, а отечественные производители в этом вопросе оказались не столь щедры, что повлияло на выбор инструмента для проведения мониторинга.



Рис. 1. Облачные сервисы компании Google
для совместной работы
    
    В частности, затраты на виртуальный офис «Яндекс 360 для бизнеса» [6] российской транснациональной компании Яндекс могли бы быть существенными.
    Google Workspace – это аналог программ Microsoft Office, ориентированных на работу онлайн: Google Документы – Word, Google Таблицы – Excel, Google Презентации – Power Point.


Рис. 2. Облачные сервисы компании Google
для предприятий
    Основные отличия инструментов Google от инструментов Microsoft:
    файлы (данные) создаются и хранятся на облачной платформе вычисления (облаке), а не на компьютере пользователя;
    для работы с файлами не нужно устанавливать программное обеспечение на компьютер, достаточно браузера;
    доступ к облачному хранилищу и документам в нём (Google Диск) осуществляется по ссылкам, каждый документ имеет оригинальный адрес в сети интернет;
    таблица может быть заполнена с любого устройства, имеющего доступ в интернет (смартфон, планшет, персональный компьютер).
    При проведении мониторинга эта возможность оказала нам огромную поддержку.
    В настоящее время отечественные производители программного обеспечения разработали и продолжают разрабатывать облачные сервисы, выполняющие схожие с Google Workspace функции, например Яндекс.Документы [7], «R7-Офис» [8], «МойОфис» [9]. Эти сервисы можно использовать для ускорения сбора и обработки данных.
Методика сбора данных
    В контексте данного исследования был применён технологический подход, позволивший в наиболее сжатые сроки с использованием удобного и бесплатного программного обеспечения осуществить сбор информации, выстроить цепочку между группой аналитиков ЦМОП ДНОД РГБ и респондентами –библиотеками субъектов РФ для формирования базы данных кадрового мониторинга с последующим анализом полученных относительных (абсолютных) показателей.
    В конце 2021 г. ЦМОП ДНОД РГБ начал разрабатывать методику сбора данных. Были подготовлены следующие документы: «Методика сбора данных мониторинга» [10], «Методические указания по заполнению таблиц мониторинга» [11].
    В начале 2022 г. к работе подключился отдел поддержки интернет-технологий (ОПИТ) РГБ. При поддержке руководителя ОПИТ Василия Владимировича Павлова и специалиста подразделения Сергея Владимировича Панфилова для взаимодействия с участниками мониторинга было решено использовать инструменты Google Workspace. Напоминаем, что поиск подходящих решений был вызван, в том числе, неординарной ситуацией, связанной с вынужденной самоизоляцией сотрудников многих учреждений и организаций в период пандемии COVID-19.
    Возможности Google Workspace позволили ускорить процесс заполнения таблиц и обработки данных пользователями − участниками мониторинга. Для этого были созданы:
    отдельный Google Диск,
    отдельная папка на Google Диске для каждого пользователя с инструкциями и таблицей для заполнения,
    Google-таблица для каждого пользователя с разрешёнными для редактирования ячейками,
    Google-таблица для сбора сводных данных,
    инструкции для заполнения Google-таблицы,
    логин и пароль для каждого пользователя (библиотеки субъекта РФ) для доступа к папке и документам в ней.
    
    Участники исследования были условно поделены на три группы. 
В первую группу вошли центральные библиотеки субъектов РФ (универсальные, детские, детско-юношеские, молодёжные, специальные – для слепых), во вторую и третью – муниципальные библиотеки городских поселений и округов и библиотеки сельских поселений и округов
[12. С. 7].
    Всего в кадровом мониторинге 2022 г. приняли участие 29 375 общедоступных библиотек 64 субъектов РФ (75,3% от общего числа регионов страны).
    Особо отметим работу коллег из муниципальных городских/сельских библиотек городских/сельских поселений, которые наиболее полно предоставили данные по кадровой потребности в библиотечной сфере. Нами получены сведения из 60 субъектов РФ, представившие данные по этим видам библиотек:
    

1) Карачаево-Черкесская 
    Республика,
2) Республика Алтай,
3) Республика Башкортостан,
4) Республика Дагестан, 
5) Республика Ингушетия,
6) Республика Калмыкия,
7) Республика Карелия,
8) Республика Коми,
9) Республика Крым,
10) Республика Марий Эл,
11) Республика Саха (Якутия),
12) Республика Татарстан,
13) Республика Тыва,
14) Республика Хакасия,
15) Удмуртская Республика,
16) Чеченская Республика,
17) Чувашская Республика,
18) Алтайский край, 
19) Забайкальский край,
20) Краснодарский край,
21) Красноярский край,
22) Пермский край,
23) Ставропольский край,
24) Хабаровский край,
25) Астраханская область, 
26) Белгородская область,
27) Владимирская область,
28) Волгоградская область,
29) Вологодская область,
30) Воронежская область,
31) Ивановская область,
32) Иркутская область,
33) Калининградская область,
34) Калужская область,
35) Кемеровская область 
       (Кузбасс),
36) Кировская область,
37) Костромская область,
38) Курганская область,
39) Курская область,
40) Магаданская область,
41) Мурманская область,
42) Нижегородская область,
43) Новгородская область,
44) Новосибирская область,
45) Омская область,
46) Оренбургская область,
47) Орловская область,
48) Псковская область,
49) Ростовская область,
50) Самарская область,
51) Сахалинская область,
52) Смоленская область,
53) Тамбовская область,
54) Тюменская область,
55) Ульяновская область,
56) Челябинская область,
57) Ярославская область,
58) г. Севастополь,
59) Еврейская автономная 
      область,
60) Ханты-Мансийский 
       автономный округ – Югра.
      
    
    Таким образом, в кадровом мониторинге приняли активное участие 29 207 муниципальных библиотек городских поселений и округов, муниципальных сельских поселений и округов перечисленных субъектов РФ [13. С. 24].
    Для проведения опроса во все регионы страны были направлены 250 электронных писем-приглашений к участию в мониторинге. Рассылка осуществлялась в адрес федеральных и центральных региональных библиотек (универсальные, детские, юношеские, специальные).
    Письма включали персональные данные (пароль для доступа в личный кабинет, а также прямые ссылки на доступ к личному кабинету и непосредственно к документам).
    Для упрощения прямого доступа в личный кабинет была исключена процедура самостоятельной регистрации. Каждому пользователю были предоставлены сформированные индивидуальные логин и пароль.
    Пользователи переходили по ссылке, вводили логин и пароль и получали доступ к папке с документами на Google диске (четыре файла для ознакомления и таблица для заполнения). 
    После заполнения определённых ячеек таблицы субъекта Российской Федерации данные в реальном времени копировались в сводную таблицу по библиотекам всех типов субъектов Российской Федерации, принявших участие в мониторинге кадровой потребности.
    В реальном времени высчитывалось количество ответов, а в ячейках сводной таблицы автоматически отображалась сумма ответов пользователей (библиотек субъектов Российской Федерации).

Первые результаты анализа данных
    Результаты применения методики отражены в анализе данных о кадровом составе общедоступных библиотек из 54 субъектов Российской Федерации, которые представили полные данные по всем типам библиотек, что было предусмотрено методикой мониторинга и в последующем стало основой его информационной базы.
    В силу сложившихся на момент проведения мониторинга экстремальных обстоятельств – обострения эпидемиологической обстановки в стране, осуществление предварительного пилотного исследования не представлялось возможным.
    Регионы осваивали процесс в рабочем режиме, вопросы респондентов формировались фактически по мере заполнения таблиц.
    Сотрудники ЦМОП ДНОД РГБ подготовили документы: «Образец формы мониторинга», «Консультации по вопросам, поступившим от региональных библиотек», а также отвечали на вопросы письменно. Разработанные документы были опубликованы на официальной странице мониторинга на сайте РГБ.
    При анализе таблиц было выявлено, что не все регионы сумели полностью собрать и корректно предоставить данные по типам библиотек, входящих в общий перечень библиотек субъекта Российской Федерации.
    Десять субъектов Российской Федерации – участников мониторинга представляли данные только по отдельным типам библиотек, среди них: Республика Мордовия – данные по республиканской детской библиотеке и республиканской библиотеке для слепых; Республика Саха (Якутия) – данные по республиканской библиотеке для слепых и муниципальным библиотекам городских/сельских поселений, городских/сельских округов; Новосибирская область – данные по центральной универсальной библиотеке и муниципальным библиотекам городских/сельских округов; Свердловская область – данные по центральной детско-юношеской библиотеке.
    Корреляционный сравнительно-региональный анализ данных по основным профессиональным группам работников (библиотечные специалисты, специалисты по IT-технологиям, административно-хозяйственный и технический персонал) общедоступных библиотек 
54 субъектов Российской Федерации осуществлялся путём определения относительных показателей по каждой из перечисленных профессиональных групп ранжирования субъектов Российской Федерации с последующей интерпретацией данных на основе базовых индикаторов, определённых методикой кадрового мониторинга. 
    Например, в группе «Библиотечные специалисты» показатель совокупной численности 65 632 сотрудника, что составляет в среднем 86,28% от общей численности кадрового состава общедоступных библиотек этих регионов. Наиболее высокий относительный показатель в Тамбовской области – 99,46%, наименьший – 72,67% – зафиксирован в Республике Алтай.
    Совокупная численность специалистов по IT-технологиям в общедоступных библиотеках анализируемых субъектов Российской Федерации насчитывает 1406 сотрудников, что составляет в среднем 1,89% от общей численности кадрового состава общедоступных библиотек регионов. Наивысший относительный показатель совокупной численности IT-специалистов по результатам анализа данных был зафиксирован в библиотеках Ханты-Мансийского автономного округа – Югра (4,36%), наименьший (0,34%) – в Республике Дагестан.
    В последующем специалистам ЦМОП ДНОД РГБ предстоит анализ данных, характеризующих динамику кадрового состава библиотек, в том числе прогностический, определяющий факторы, влияющие на кадровый состав библиотек и их потребности в специалистах других отраслей с учётом цифровизации.
    Первые данные мониторинга отражены в отчёте НИР ФГБУ «РГБ» на 2022 г. «Кадры библиотечной сферы: мониторинг и прогноз развития» (122042000146-4), а также направлены в Минкультуры России. Эти сведения в дальнейшем послужат основой для формирования «госзаказа» на подготовку библиотечных специалистов с высшим и средним библиотечно-информационным образованием в соответствии с потребностью отрасли.
    
Заключение
    Применение инструментов Google Workspace позволило собрать и частично обработать данные быстрее, чем если бы документы отправлялись по электронной почте. При использовании данного сервиса получен ряд преимуществ:
    доступ пользователя только к своей таблице,
    возможность дополнить данные,
    автоматическая обработка полученных данных,
    количество ответивших и содержание ответов видны в режиме реального времени,
    высокая скорость и надёжность передачи данных.
    Сбор данных с помощью сервиса Google Workspace позволил не только отслеживать динамику работы с таблицами (активность их заполнения), прирост или стагнацию количественных показателей каждой конкретной библиотеки и региона в целом, но и выявлять и устранять ошибки при взаимодействии пользователей с сервисом.
    В ходе проведения мониторинга непрерывно осуществлялось техническое сопровождение пользователей.
    Результатом данного исследования является, прежде всего, апробация технологии сбора сведений, ход которой освещён в настоящей статье, а также формирование методологии и методики проведения мониторинга, отражённое в целом комплексе методических документов. Например, для участников были подготовлены рекомендации 
в кратком и полном формате «Руководство пользователя о порядке доступа к форме мониторинга» [14].
    Этот и другие документы были опубликованы на официальной странице «Всероссийский мониторинг кадровой потребности в библиотечной сфере» в разделе «Профессионалам» на сайте РГБ [15].
    Информирование библиотечного сообщества (библиотечного общественно-профессионального объединения России) осуществлялось по каналам информационно-телекоммуникационной сети: сайт «Российская библиотечная ассоциация» [16] и cайт «Российская государственная библиотека» [17].
    Таким образом, в результате предложенной методики появилась возможность: запустить систему сбора данных всероссийского мониторинга кадровой потребности в библиотечно-информационной сфере, сгруппировать данные как по отдельным субъектам РФ, так и в виде единого свода данных, создать исходную информационную базу данных кадрового мониторинга библиотечной сферы.
    Полученные в ходе проведения первого промежуточного этапа мониторинга кадровой потребности в библиотечной сфере данные подтверждают работоспособность созданной системы сбора информации и удобство её совместной эксплуатации в масштабном дистанционном онлайн-формате.
    Презентация доклада представлена на YouTube-канале @RussianStateLibrary РГБ по адресу: https://youtu.be/PFMohnQMb9s.
