Rozhoduje se o rozsahu prací a identifikují se potřebné zdroje (např. rozsah dovedností, počet pracovníků a jejich funkce, potřebné nástroje) a rovněž nebezpečí a bezpečnostní opatření, která je třeba přijmout. Do procesu plánování je vhodné zapojit pracovníky údržby nebo jejich zástupce. Pracovní prostor musí být zabezpečen a udržován čistý a bezpečný – vypnuté napájení, zabezpečené pohyblivé části strojního zařízení, nainstalované nouzové větrání, vybudované přístupové a výstupní cesty atd. Musí být k dispozici vhodné nástroje (včetně osobních ochranných pracovních prostředků). Postupy schválené ve fázi plánování musí být dodržovány, je však také nutné počítat s řešením neočekávaných problémů. Je třeba zdokumentovat proces a ověřit a schválit záznamy provedených úkolů a také stav dokončení. Činnosti v oblasti údržby mohou pracovníky ohrozit, neprovedení údržby však může ohrozit více pracovníků. Zaměstnavatelé, kteří nezajišťují řádnou údržbu pracovního zařízení nebo nevěnují pozornost bezpečnosti zařízení, zejména prvků, které jsou pro bezpečnost rozhodující (např. ochranných a chladicích systémů), riskují havarijní poruchu.
Doch auch wenn die Beschäftigten vielseitig einsetzbar sind und routinemäßige Instandhaltungsarbeiten Bestandteil ihrer Tätigkeitsbeschreibung sind, sollten Arbeiten, die nicht regelmäßig durchgeführt werden, durch Schulungsmaßnahmen unterstützt werden. Wenn Arbeitnehmer versuchen, Aufgaben auszuführen, für die sie nicht geschult sind, besteht Unfallgefahr. Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Arbeitnehmer über die erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten für die Ausführung der Aufgaben verfügen, über Gefahren und sichere Arbeitsmethoden unterrichtet sind und wissen, was zu tun ist, wenn eine Situation ihre Fähigkeiten überfordert. Beschaffung der erforderlichen Ausrüstung Der Ablauf muss dokumentiert und die Aufzeichnungen über die ausgeführten Arbeiten sowie der Abnahmezustand überprüft und abgezeichnet werden. Instandhaltungsarbeiten bergen Gefahren für diejenigen, die sie ausführen. Auf Instandhaltung zu verzichten, würde jedoch noch mehr Menschen in Gefahr bringen. Arbeitgeber, die Arbeitsausrüstung nicht sachgemäß instand halten oder die Anlagensicherheit und insbesondere sicherheitskritische Anlagenteile (z. B. Schutzeinrichtungen, Kühlsysteme, Alarmanlagen) vernachlässigen, gehen das Risiko eines Anlagenausfalls ein.