Parlament uvedl, že kdyby stÙžovatel tento formulá% použil, obdržel by brzkou odpovÙÒ. Pracovníci kancelá%e ve%ejného ochránce práv poslali do poštovní schránky „Civis“ zkušební e-maily, avšak standardní odpovÙÒ, o níž se zmiýoval Parlament, neobdrželi. Ve%ejný ochránce práv požádal Parlament o další informace. Parlament ve své odpovÙdi vysvÙtlil, že v dobÙ, kdy stÙžovatel poslal své e-mailové zprávy, mÙl jeho systém elektronické pošty vážné problémy v d7sledku p%ívalu velkého množství nevyžádaných zpráv. Podle Parlamentu byly p%íchodem více než 300 000 e-mail7 do poštovní schránky „Civis“ paralyzovány naprogramované pokyny %ídícího programu elektronické pošty, které aktivovaly funkci automatické odpovÙdi. Parlament dále uvedl, že situace byla vy%ešena, když se zaÏal používat nový program elektronické pošty, a systematické zasílání odpovÙdí nyní probíhá bez problém7. Parlament také vysvÙtlil, že automatické odpovÙdi fungovaly jen u e-mail7, které nep%icházely z evropských institucí. Ve%ejný ochránce práv poukázal na to, že Parlament odpovÙdÙl na e-mail stÙžovatele až témÙ% po sedmi mÙsících od obdržení žádosti a po více než dvou mÙsících od doby, kdy ho ve%ejný ochránce práv o p%ípadu stÙžovatele informoval. Ve%ejný ochránce práv se domnívá, že se to oÏividnÙ vymyká všemu, co by se dalo považovat za p%imÙ%enou dobu pro odpovÙÒ na takové žádosti.
Häme der Beschwerdeführer das Formular verwendet, häme er rasch eine Antwort erhalten. Darau[in sandten die Dienststellen des Bürger b e au W ragten T es t botschaW en an die „Civis“-Mailbox, erhielten jedoch nicht die vom Parlament angegebene Standardantwort. Der Bürger b e au W ragte ersuchte das Parlament um weitere Aus k ü n W e. In seiner Antwort führte das Parlament aus, es habe zu dem Zeitpunkt, als der Beschwerdeführer seine E-Mails an das Parlament richtete, Probleme mit dem elektronischen Postsystem des EP gegeben, die auf eine unkontrollierte Anzahl von S p am botschaW en zurückzuführen waren. Der Empfang von mehr als 300 000 E-Mails im Brie]asten „Civis“ habe u. a. die programmierten Anweisungen, die dem elektronischen Postverwaltungsprogramm gegeben wurden – d. h. die Aktivierung einer automatischen Antwort – neutralisiert. Die Situation habe inzwischen stabilisiert werden können, indem ein neues Programm für die Verwaltung der elektronischen Post installiert wurde, und der Versand einer automatischen Antwort funktioniere zur Zeit reibungslos. Das Parlament erklärte ferner, dass die automatische Antwort nur dann funktioniere, wenn die E-Mails von außerhalb der europäischen Institutionen ein t r eT en. Der Bürger b e au W ragte stellte fest, dass das Parlament die E-Mail des Beschwerdeführers fast sieben Monate nach Eingang der Anfrage und mehr als zwei Monate, nachdem es der Bürger b e au W ragte von der Beschwerdesache in Kenntnis gesetzt hame, beantwortet hame. Seiner Ansicht nach wurde damit die als angemessen zu erachtende Frist für die Beantwortung derartiger Anfragen deutlich überschrimen.